Projekthantering för företag: vad är det?

Projekt är som byggstenar för ett företags framgång. För att hjälpa dem att fungera smidigt och effektivt förlitar sig företag på projekthantering. 

För stora organisationer som har flera pågående projekt samtidigt kan projektledning skalas upp till nivån för företagsprojektledning (EPM).

En projektledare för företag övervakar de olika projekten som pågår samtidigt på olika avdelningar för att säkerställa att de uppfyller företagets förväntningar och mål. 

Från en strategisk synvinkel kan tillämpningen av den här metoden ge avkastning i form av vinst, produktivitet och förbättrade projekthanteringsmetoder. 

Att övergå till EPM kan vara en stor utmaning, så för att hjälpa dig att förstå processen bättre förklarar den här guiden hur EPM fungerar, dess fördelar, hur det påverkar olika projektledningsfaser och sätt att implementera EPM för att förbättra teamsamarbetet. 

Vad är företagsprojekthantering?

Företagsprojektledning innebär att man hanterar flera projekt på företagsnivå. Det kräver att man utvecklar standardprocesser för att effektivisera projekthanteringen i hela företaget.  

Syftet med EPM är att koppla företagets mål till pågående projekt för att säkerställa att företaget riktar sina resurser till rätt ställen vid rätt tidpunkt. 

Det innebär också att hantera de ömsesidigt beroende delarna mellan projekten och se till att projekten når mållinjen i tid och inom budget. 

Företagshierarkier och teamstruktur varierar, men företagets projektledningskontor (EPMO) bör ligga på den strategiska planeringsnivån. EPM kan övervakas av företagets projektledare eller leveranschefer. PMO:n rapporterar till ledningsgruppen, till exempel den operativa chefen eller projektchefen. 

Förutom projektportfoliohantering kan PMO också:

• Ge mentorskap till projektledare.

• se till att projekten ligger i linje med övergripande Business-mål

• övervaka och samordna insatserna från projektledningskontor (PMO)

• Åtgärda eller minimera problem i projekt. 

• Genomföra regelbundna projektgranskningar.

• Fastställa riktlinjer och bästa praxis för projekthanteringsteam. 

• Förbättra resurshanteringen.

I huvudsak är syftet med EPM att förbättra kvaliteten och effektiviteten i projekthanteringen i stor skala och se till att projekten levererar värde till företaget.

Delar av företagsprojekthantering

Enligt PMI består EPM-modellen av sju delar. Vissa processer härrör från traditionell projektledning men tillämpas i större skala, medan andra är unika för ett PMO. 

1. Riskanalys

Riskanalys handlar om att identifiera och bedöma den kvalitativa och kvantitativa påverkan av riskerna för ett projekt så att lämpliga åtgärder kan vidtas för att minska dem. 

Riskanalys kan vara komplex eftersom den kräver erfarenhet och grundlig kunskap om projektportföljen och företaget. För att göra riskanalysen mer hanterbar kan du tillämpa EPM-standarder, till exempel:

• Få företagets produktchef att hålla projektledare ansvariga för sina riskreduceringsplaner.

• Upprätta ett mätvärde för att mäta prognostiserade risker, nuvarande risker och beredskapsreserver.

• Använda en teknik för projektuppskattning som möjliggör riskreducering genom beredskapsplaner.

Att integrera riskanalys med EPM-processer kan ge ledningsgruppen mer kontroll när de bestämmer hur mycket risk de ska acceptera i förhållande till projektets avkastning. 

2. Strukturerad uppskattning

Projektuppskattning är en viktig del av projektledning, vilket inkluderar uppskattning av projektkostnader, resurser eller varaktighet. EPM sätter standarderna för strukturerad uppskattning för projektledare. EPMO definierar till exempel standardlivscykeln för projektleverans och ger exempel på tidigare projekt som projektledare kan referera till. 

PMO:er kan också få utbildning i olika uppskattningsstrategier, såsom trepunktsuppskattning och Delphi-metoden. 

3. Projektgranskningar

Periodiska projektgranskningar tittar på förloppet för nuvarande projekt samt potentiella risker. PMO kan genomföra fyra typer av granskningar: projektåtagande, uppstart, förlopp och avslutning. Syftet med granskningarna är att kontrollera projektstandarder, status och problem och om uppdateringar behövs för riskreduceringsplanen.

Ett sätt att göra projektgranskningar är att tilldela färger som anger hur viktiga olika aspekter av projektet är (röd/gul/grön), till exempel leverans, kundhantering, team och budget. På så sätt kan de mest brådskande frågorna tas upp och hanteras på ledningsmöten. 

4. Coaching i projekthantering

Projektledning kan vara ett stressigt jobb utan tillräcklig utbildning och resurser. Ett EPMO investerar i PMO genom att tillhandahålla utbildning för att hjälpa projektledare att utveckla de tekniska och ledningsmässiga färdigheter som krävs för jobbet. Utbildning kan tillhandahållas av interna eller externa experter på projekthantering.

Dessutom tillhandahåller ett EPMO mentorer till projektledare för att stödja dem under projektplanering, projektgenomförande, beslutsfattande och problemlösning.  

5. Hantering av eskalerade problem

Eskalering inom projekthantering flyttar ett problem till en högre prioritetsnivå. De här problemen kan kräva ingripande från ledningsgruppen. För att förbättra systemet för ärendehantering ansvarar PMO för att utveckla gemensamma regler och processer för eskalering som tillämpas i olika avdelningar. 

PMO:t granskar listan över öppna eskalerade problem vid ledningsmöten för att identifiera gemensamma orsaker till problemen och föreslå nödvändiga avdelningsrelaterade, systemiska eller organisatoriska förändringar. 

6. Tidsredovisning

Tid kan vara avgörande i projektets livscykel. Ett bra tidsspårningssystem gör det möjligt att exakt mäta hur mycket tid som läggs på ett projekt. PMO:t kan använda data från varje teams tidrapporter för att utveckla riktlinjer för framtida projektplanering och uppskattning.

7. Informationssystem

Informationssystemet är ryggraden i företagsprojekthantering. Att använda en robust programvara för företagsprojekthantering kan vara en enorm tidsbesparing när det gäller att planera, rapportera och spåra projekt. 

Asanas rapporteringsverktyg är till exempel praktiskt för att spåra projektförloppet i realtid och ger flexibilitet när det gäller att samla in och dela insikter mellan projektteam och avdelningar. 

Projektdata som samlas in kan användas i följande fyra typer av rapporter:

1. Resursutnyttjande

2. Resursanvändning

3. Projektförlopp

4. Projektaktivitet

Med insikter från de här rapporterna är du bättre rustad för att ge teamet möjlighet att göra ett bättre jobb.  

Så här implementerar du företagsprojekthantering

Om dina team har svårt att hålla reda på nuvarande projekt och effektivt övervaka förlopp och resultat är företagsprojektledning en potentiell lösning. 

Först bör företagets struktur stödja EPM-systemet, vilket kan innebära förändringar för företaget. Innan man går över till EPM måste ledningsgruppen analysera den nuvarande företagsstrukturen, identifiera potentiella hinder ur en operativ synvinkel och avgöra om det är en bra strategi på lång sikt.

När företaget är redo att implementera EPM kan du följa de här stegen för att komma igång:

1. Definiera hur EPM ska användas

Det första steget innebär att bestämma hur EPM ska användas genom att granska nuvarande processer och identifiera problem. Överväg frågor som:

• Vilka är ansvarsområdena för ett EPM-kontor?

• Vilka resurser krävs för att genomföra det här?

• Hur kommer EPM att bidra till företagets strategiska mål?  

• Vem ska ta på sig den nya rollen?

Var och en av de här frågorna hjälper dig att implementera en framgångsrik EPM-process.  

2. Intressenternas deltagande

Nästa fas innebär att förmedla planen till intressenter eller tavlan. Förklara fördelarna med att gå över till EPM och hur det kommer att genomföras. 

3. Lansera EPM-processer

För att få igång EPM måste du skapa en lista över krav och faser för din implementeringsplan. Listan beskriver ändringarna av nuvarande team, teknik och utbildning som intressenterna har kommit överens om. Lanseringen kan fasas in över tid eller ha ett fastställt datum.

4. Kontrollera EPM-implementeringen

Genomför regelbundna granskningar av förloppet för EPM-implementeringen. Kontrollera hur det går för det nya PMO:t, hur väl det samarbetar med andra PMO:er och identifiera potentiella utmaningar under övergången. Det är också dags att ta upp eventuella problem med ledningsgruppen och göra justeringar av utrullningsplanen vid behov. 

När teamen ändras kan personalavdelningen också behöva ändra processer för att stödja den nya EPM-modellen. EPMO-teammedlemmar kan också behöva ytterligare resurser såsom utrustning, EPM-programvara och relevant utbildning. 

Metoder för företagsprojekthantering

Det finns ingen enskild metod för företagsprojekthantering eftersom det beror på företagets resurser, processer och mål. Här är några sätt som EPM kan integreras med nuvarande projekthanteringsprocesser.

Projektval

Det är processen för att utvärdera projektidéer och prioritera idéer som stöder det övergripande organisatoriska målet. Projekt måste godkännas och bidra till organisationens framgång, annars kan de slösa bort företagets resurser. 

Projektplanering

Innan man kastar sig in i ett projekt är det viktigt att börja med en tydlig projektplan med de olika faserna kartlagda. Det är särskilt viktigt för komplexa projekt som har längre tidslinjer eller involverar flera avdelningar. När du planerar kan det vara bra att använda Gantt-diagram eller Kanban-tavlor för att dela upp och schemalägga uppgifter. PMO:n bör fastställa standarderna för att skapa projektplaner och budgetprognoser. 

Projektavslutning

Det är inte alla utvalda projekt som blir framgångsrika eller levererar förväntade resultat. Företagsprojektledare bör kunna känna igen projekt som har potential att leverera utlovad avkastning och underpresterande projekt som bör avslutas i förtid. PMO:t bör också utforma avslutningsplaner för både framgångsrika och misslyckade projekt.

Projektkontroller

Projektkontroller är processer för att samla in projektdata och spåra förloppet. Aktiviteter kan inkludera att övervaka kostnader, skapa en uppdelad arbetsstruktur för att visualisera leveranser och komma på strategier för att förbättra projektets resultat.

Att standardisera projekthanteringsprocesser med hjälp av företagsprojekthantering effektiviserar framtida projektlivscykler, vilket gynnar både PMO:er och företaget. 

EPMO vs PMO

Företagsprojektledning och traditionell projektledning har överlappande ansvarsområden, men de skiljer sig åt i syfte och omfattning. Nedan följer en mer detaljerad jämförelse av de två systemen.

Traditionell projekthantering

Projektledning handlar om hur man får ett projekt gjort ”effektivt och ändamålsenligt”, enligt Paul Dinsmore från Project Management Institute (PMI). 

• Hur det fungerar: Ett projektledningskontor (PMO) ansvarar för att planera, hantera och genomföra projekt för att uppfylla kraven utan att nödvändigtvis fokusera på företagets övergripande mål. PMO:er arbetar på en taktisk och operativ nivå och rapporterar till EPMO:er. 

• Vad rollen kräver: Projektledare bör vara skickliga på att leda, kommunicera och lösa problem. Projektledare bör vara väl insatta i projektöversikter, planering och uppgiftshantering. Dessutom bör de känna till olika ledarstilar såsom agil, Scrum och vattenfall.  

Företagsprojekthantering (EPM)

Enligt Dinsmore är EPM mer fokuserat på frågan om hur man kan göra verksamheten ”mer anpassningsbar, lyhörd och därmed mer lönsam i en snabbt föränderlig miljö med flera projekt”.

• Hur det fungerar: EPMO:er har liknande ansvar som PMO:er, med den extra uppgiften att anpassa projektportfolior till företagsomfattande mål. EPMO:er arbetar också på en strategisk nivå. 

• Vad rollen kräver: Företagsprojektledare måste vara uppmärksamma på detaljer, kunna balansera beroenden mellan olika projekt och ha en djup förståelse för företaget och branschen. Jobbet kan kräva specialiserad utbildning för ytterligare tekniska färdigheter. 

Oavsett deras skillnader kan PMO:er och EPMO:er arbeta tillsammans för att synliggöra projekt som körs i hela företaget. 

Fördelar med företagsprojekthantering

Den största fördelen med att införa EPM i ett företag är att det kan förbättra de nuvarande projekthanteringsmetoderna avsevärt för att bättre anpassa sig till företagets strategiska mål. 

Här är en översikt över hur företagsprojekthantering kan hjälpa dig och ditt team. 

Ger dig de resurser du behöver

Ett PMO tar hand om resursfördelningen för att se till att du får de resurser du behöver för dina projekt. FPMO kan också identifiera och uppmärksamma underfinansierade projekt som har potential. Omvänt kan de identifiera underpresterande projekt och rekommendera nödvändiga ändringar för att minska förluster.  

Ger ytterligare stöd till ditt team

Om du någonsin stöter på problem som överskrider omfattningen av din roll kan du be om hjälp från PMO. De kommer att kunna ge vägledning om hur man löser problem eller be ledarskapsteamet att kliva in om det behövs. Ett PMO kan också tillhandahålla mentorskap och utbildning för att stödja din professionella utveckling.   

Förbättrar projektets framgång

team lägger 30 % mer tid på dubbelarbete varje vecka. Projektledning hjälper till att ta itu med det problemet och förbättra effektiviteten genom att analysera teamets tidrapporteringsdata och identifiera sätt att effektivisera projektets arbetsflöde för att säkerställa att tiden används väl.

Förbättrar de övergripande projekthanteringsstandarderna

EPM innebär att man skapar ett konsekvent ramverk för rapportering, processer för riskhantering och centralisering av projekt- och uppgiftshantering. Att följa dessa riktlinjer hjälper dig att hålla dig organiserad när du samordnar projekt och rapporterar till PMO. 

Ta din projekthantering till företagsnivå

Att gå över till EPM är ett stort steg för ett företag eftersom det kan innebära viss omstrukturering, men det kommer att förbättra projekthanteringen över hela tavlan i det långa loppet. 

När du definierar nya projekthanteringsprocesser kan du dra nytta av EPM-verktyg som projekthanteringsprogramvara för enklare projektplanering och rapportering. 

Att hantera projekt på företagsnivå kan vara mycket arbete. Läs vår guide med nio strategier för att framgångsrikt hantera flera projekt.