5 projektkontroller och var de ska implementeras

Tid och pengar är två saker som de flesta skulle erkänna att de vill ha mer av, men att spara det vi har av dem är inte alltid lätt. Business måste dock prioritera besparingar eftersom det ofta är det som håller dem flytande. Det enklaste sättet att hjälpa företaget att spara tid och pengar är att kontrollera projekt med projekthantering. 

I den här artikeln förklarar vi vad projektkontroller är och hur du kan använda dem för att förutsäga och förstå hur mycket tid och pengar som spenderas på dina projekt.

Vad är projektkontroller inom projekthantering?

Projektkontroller är en uppsättning processer som används för att förstå och påverka hur mycket tid eller pengar som spenderas på ett projekt. Varje projektkontroll fokuserar på en viss del av projektplanen, till exempel schemat, resurserna eller potentiella risker.

Målet med att använda projektkontroller är att hålla sig inom projektomfattningen, minimera projektbudgeten när det är möjligt och hålla sig till projektschemat.

Projektkontroller vs projekthantering

Projektkontroller och projekthantering har överlappande funktioner. Båda processerna hjälper dig att hålla ett projekt i fas och inom omfattningen. Projektkontroller är dock inte lika omfattande som projekthantering. 

Medan projekthantering fokuserar på att hålla hela projektet i fas, inklusive personer, processer och leveranser, fokuserar projektkontroller specifikt på kvalitetskontroll för att spara tid och pengar. 

Varför projektkontroller är viktiga

Projektkontroller ger information som gör det möjligt för projektledare att fatta välgrundade och snabba beslut som förebygger projektrisker. Från projektets början till slutförande är din roll som projektledare att hålla saker och ting på rätt spår och inom ramen för omfattningen. 

Utan en projektkontrollprocess är det svårt att svara på viktiga frågor om projektet, vilket kan påverka eller komplicera projektets framgång. Några anledningar till att projekt kan spåra ur utan projektkontroller är:

• Personer: Utan projektkontroller kan frågor uppstå om vem som är tillgänglig för att arbeta med ett projekt, vem som ansvarar för vilka roller och ansvarsområden och vem som ska ta ägarskap för specifika uppgifter under projektutvecklingen.

• Kvalitet: Projektkontrollprocessen säkerställer att förväntningarna uppfylls, att punkter i varje projektfas är slutförda och att allt fungerar på vägen.

• Kostnad: När projektkostnaden inte kontrolleras kan oförutsedda avgifter uppstå på grund av ändringar från intressenter eller felberäkningar under projektplaneringen. 

• Tid: Att övervaka projekttiden förhindrar problem som schemaläggningsförseningar, ändrade prioriteringar och resurskonflikter, vilket kan leda till otillfredsställande projektresultat.

Genom kontrollprocessen kan du upptäcka när saker och ting inte går som planerat och snabbt korrigera för att hålla projektet i fas. 

De fem projekthanteringskontrollerna

Det här är de fem projektkontroller du kan implementera för att få bättre insikt i projektplanen.

1. Schema

Att öka insynen i projektschemat hjälper dig att veta att du följer projekttidslinjen. För att göra det bör du se till att du spårar allt projektarbete på ett och samma ställe, till exempel i ett projekthanteringsverktyg. På så sätt kan du få en snabb inblick i dina uppgifter, deadliner och beroenden. Dessutom kan du sätta upp projektmilstolpar som kontrollpunkter för att mäta förloppet.

Använd projektstatusrapporter för att hålla intressenterna informerade om projektets förlopp. Dessa rapporter, som kan vara tvåveckorsvisa eller månatliga, är ett utmärkt sätt att utvärdera om projektet är i fas eller inte. Om projektet inte går som planerat kan du snabbt hitta orsaken och åtgärda problemet. Dela sedan informationen med intressenterna så att alla är informerade.

Snabbtips: Använd ett Gantt-diagram för att se projektschemat uppdelat i uppgifter och milstolpar. Ett Gantt-diagram är ett horisontellt stapeldiagram som illustrerar tidslinjen för ett projekt, program eller arbete. Den här typen av diagram kan hjälpa dig att bedöma hur lång tid ett projekt kommer att ta och visa beroenden mellan uppgifter.

2. Resurs

Alla projekt är beroende av resurser, till exempel tid, pengar eller projektteamets tillgänglighet. Resurshantering är en viktig del av projektkontrollprocessen eftersom det är ditt teams chans att effektivt kontrollera kostnader och övervaka tillgänglig tid och material. Kostnadsberäkning och resursplanering under projektinitieringen kan också hjälpa dig att hålla dig inom budget. 

Du behöver inte bara ha en tydlig uppfattning om vilka resurser som finns tillgängliga när projektet börjar, utan också ett sätt att hålla koll på kostnader och resurser under projektets gång. Om en del av projektet överskrider budgeten, eller om en teammedlem inte längre är tillgänglig när du trodde att hen skulle vara det, kan proaktiva projektkontroller hjälpa dig att snabbt hitta ett alternativ. 

Snabbtips: Försök att beräkna kostnadsavvikelser för att analysera om ni presterar i rätt takt för att hålla er inom budget. För att beräkna kostnadsavvikelsen drar du av den faktiska kostnaden från det intjänade värdet. Intjänat värde är beloppet för en faktiskt slutförd uppgift. Den faktiska kostnaden är den summa pengar som har spenderats för det arbete som redan har utförts.  Formeln för att beräkna kostnadsavvikelse är CV = EV – AC.

3. Risk

Projektriskhantering är en viktig del av projektkontrollen för att proaktivt identifiera och förhindra att risker får projektet att spåra ur. Det bästa sättet att göra det är att använda ett riskregister, där du rangordnar potentiella risker efter prioritet och bedömer hur de ska hanteras. 

Snabbtips: Vanliga riskscenarier som du kan stöta på i projektet inkluderar datasäkerhet, kommunikationsproblem, schemaläggningsförseningar, oplanerat arbete och materialstöld. Du kan använda de här kategorierna för att börja brainstorma ditt riskregister.

4. Ändring

Ändringskontroll är ett av de bästa sätten att förhindra omfattningskrypning, vilket kan leda till förseningar, ökad budget och projektfel. När du implementerar en ändringskontrollprocess kommer du att känna dig förberedd för eventuella projektändringar som kan uppstå. 

Det beror på att en ändringskontrollprocess kan hjälpa dig att utvärdera om föreslagna ändringar är viktiga och, om så är fallet, vilka ändringar som ska implementeras utan att öka projektets tidslinje eller påverka projektomfattningen. Genom att använda den här processen kan du se till att teamet hanterar förändringen effektivt eftersom de känner sig informerade, involverade och validerade.

Snabbtips: Vanligtvis är ändringskontrollprocessen projektspecifik. För större, organisatoriska förändringar kan det vara bra att implementera en process för ändringshantering. Ändringshantering är processen för att förbereda och hantera organisatoriska förändringar.

5. Resultat

Resultathantering är den breda processen för att övervaka projektets framgång. Det enklaste sättet att göra det är att fastställa nyckeltal (KPI:er) för att utvärdera projektets resultat. Det kan till exempel handla om att spåra kostnader mot utgångsvärden, slutförande i tid, fakturerade timmar och avkastning på investeringar.

Oavsett vilka mål du sätter upp bör du se till att de är kvantifierbara, specifika och mätbara. Om du är osäker kan du använda metoden för smarta mål. SMART är en akronym som står för specific (specifik), measurable (mätbar), achievable (uppnåelig), realistic (realistisk) och time-bound (tidsbegränsad). 

Snabbtips: En bra KPI bör spåra ett mätbart värde som du eller ditt team kan påverka i tid. Den bör också hjälpa dig att uppnå dina strategiska mål och ge teammedlemmarna en tydlig uppfattning om hur deras projekt bidrar till företagets mål. 

När du använder de här projektkontrollerna kan du vara säker på att du övervakar projektet från alla vinklar. Det kommer i slutändan att spara tid och pengar och hjälpa dig att skapa framgångsrika projektleveranser. 

Var ska projektkontroller användas?

Att kontrollera projektet är lika viktigt som att skapa projektleveranser. Implementera projektkontroller i varje fas av projektets livscykel om du vill undvika oväntade överraskningar.

Projektplanering (initiering)

Projektplaneringsfasen är din chans att bygga in projektkontroller i projektets grund. Ju mer detaljerad planen är, desto mindre kontrollhantering behöver du göra senare. 

Projektplanering omfattar:

• Skissera projekttidslinjen.

• Tilldela roller och ansvarsområden.

• Skapa en uppdelad arbetsstruktur (WBS).

• Identifiera intressenter.

• Skapa projektmål.

Du bör också planera din budget under projektplaneringsfasen och försöka uppskatta framtida kostnader. Att förbereda sig för vad som kommer är en del av kontrollprocessen eftersom det håller projektet i fas innan det börjar.

Projektgenomförande

När projektet väl är i utveckling är det dags för kontrollprocesserna. När ditt team designar, kodar och skapar produkten hjälper projektkontrollerna dig att övervaka projektets förlopp.

Se till att du har redogjort för de fem projektkontrollerna när du går igenom varje fas i projektet. Under implementeringen ger de dig en bild av hur arbetet fortskrider och var justeringar kan behövas. Om du vill dela uppdateringar snabbare kan du använda en mall för förloppsrapporter. Den omvandlar de pågående uppföljningarna till snabba, konsekventa sammanfattningar för teamet.

Projektavslut

När du har skickat in dina slutförda leveranser till alla projektintressenter kan du använda informationen du har samlat in från projektkontrollprocesserna för att hålla ett utvärderingsmöte. 

Utvärderingsmötet är en möjlighet att bedöma vad man har lärt sig och få vägledning inför framtida projekt. Oavsett om du förlorade pengar och tid på grund av misstag eller hanterade saker exceptionellt bra, kan du med det här steget ta med dig lärdomar från den här erfarenheten till framtida projekt.

Styr projektet med hjälp av en programvara för projekthantering

Att kontrollera olika delar av ett projekt samtidigt kan bli kaotiskt. Eftersom kontrollprocessen sker medan projektet pågår måste du hålla koll på projektkontrollerna samtidigt som du ser till att ditt team förblir engagerat och fokuserat på viktigt arbete. 

Med en programvara för projekthantering kan du spåra och övervaka projektförloppet, hålla koll på viktiga mätvärden och statusändringar och få den överblick du behöver för att hålla projektet i fas och inom budget.