Formel för kostnadsavvikelse: hålla projekt inom budget

Formeln för kostnadsavvikelse är ett verktyg för projekthantering som hjälper dig att hålla projekt inom budget. ”Kostnadsavvikelse” är skillnaden mellan den förväntade kostnaden för projektet (eller det budgeterade beloppet) och den faktiska kostnaden för projektet (eller det belopp som spenderats). När värdet är positivt indikerar det att ett projekt ligger under budget, medan en negativ avvikelse indikerar att ett projekt kostar mer än vad du budgeterade.

När du hanterar ett projekt bör du regelbundet beräkna kostnadsavvikelsen för att avgöra om projektet ligger inom eller under budget. Du kan även beräkna individuella avvikelser för olika budgetkategorier, såsom arbetskraft eller material, för att hitta områden som är mest sannolika att driva ett projekt över budget.

I det här inlägget förklarar vi vad kostnadsavvikelse är och hur du kan använda formeln för kostnadsavvikelse. Vi kommer också att titta på olika formler för individuella kostnadsavvikelser och hur man beräknar var och en.

Vad är kostnadsavvikelse?

Kostnadsavvikelse är skillnaden mellan den planerade kostnaden för ett projekt och den faktiska kostnaden efter att ha redovisat eventuella extra kostnader eller oväntade besparingar. Formeln för att beräkna kostnadsavvikelse är:

• Prognostiserad kostnad – faktisk kostnad = kostnadsavvikelse

En positiv kostnadsavvikelse indikerar att ett projekt ligger under budget, medan en negativ kostnadsavvikelse innebär att projektet ligger över budget. Om kostnadsavvikelsen är noll betyder det att den faktiska kostnaden för projektet är lika med den förväntade kostnaden för projektet. 

Positiv vs negativ kostnadsavvikelse

I en idealvärld skulle kostnadsavvikelsen för ett projekt vara noll, vilket innebär att den budgeterade kostnaden och det faktiska beloppet som spenderas matchar exakt. I verkligheten är det extremt sällsynt att ett projekts faktiska kostnad matchar den ursprungliga budgeten perfekt. 

Generellt sett bör man sikta på en positiv eller gynnsam avvikelse, eftersom det indikerar att projektet är i fas och inom budget. En negativ eller ogynnsam avvikelse betyder dock inte nödvändigtvis att projektet är i fara. Det kan helt enkelt betyda att den ursprungliga budgeten var för optimistisk och att du behöver vidta åtgärder för att säkerställa att alla kostnader hålls under kontroll. Ditt team kan använda en mall för kostnadsjämförelse för att lägga upp utgifter sida vid sida och snabbt upptäcka var justeringar behövs.

Enkelt exempel på kostnadsavvikelse

Det är lättare att förstå kostnadsavvikelser när man ser dem i praktiken. Låt oss säga att du är en småföretagare som nyligen har anställt en grafisk formgivare. Designern ansvarar för att skapa marknadsföringsmaterial, webbplatsdesign och andra visuella tillgångar till en kostnad av 500 kronor per timme. Om du förväntar dig att hela projektet ska vara klart om två månader – eller 1 200 arbetstimmar – bör du budgetera 60 000 USD för projektet. 

Projektet tar ungefär 10 veckor längre än du ursprungligen hade räknat med, och den grafiska formgivaren har arbetat totalt 1 600 timmar. Sammantaget kostade projektet 80 000 kronor i grafisk designtid.

För att beräkna kostnadsavvikelsen för företagets budget för grafisk design skulle du subtrahera den faktiska kostnaden (80 000 USD) från den budgeterade (eller prognostiserade) kostnaden (60 000 USD) för en kostnadsavvikelse på -20 000 USD. När kostnadsavvikelsen är negativ innebär det att projektet överskred budgeten med det beloppet.

I vårt exempel ovan beräknade du (företagsägaren) endast kostnadsavvikelsen i slutet av projektet. Kostnadsavvikelser är mer användbara när de kan identifiera överbudgettrender när de händer, så att du har möjlighet att korrigera och få projektet på rätt spår igen ekonomiskt. För att göra det behöver du ta hänsyn till intjänat värde.

Vad är hantering av intjänat värde?

Intjänat värde, ibland kallat planerat värde, representerar den budgeterade kostnaden för arbete som utförts vid en viss tidpunkt i ett projekt. Hantering av upparbetat värde kan hjälpa dig att regelbundet kontrollera förloppet och se till att projektet är i fas och inom budget. 

Om vi går tillbaka till exemplet ovan, låt oss säga att du kollade in på det grafiska designprojektet när 25 % av arbetet var gjort. Vid 25 % slutförande bör din beräknade kostnad – det belopp som du förväntade dig att ha spenderat vid den här tidpunkten – vara 15 000 USD, eller 25 % av din totala budget. 

Men i det här fallet tog det din designer 400 timmar att slutföra 25 % av projektet. Den faktiska kostnaden för arbetet som utfördes vid 25 % av förloppet var 20 000 USD (eller 400 arbetstimmar till 50 USD/timme).

Om du hade beräknat kostnadsavvikelsen vid 25 % av förloppet – genom att subtrahera den faktiska kostnaden (20 000 USD) från den beräknade kostnaden eller intjänade värdet (15 000 USD) för en kostnadsavvikelse på -5 000 USD – skulle du tidigt ha sett att projektet överskred budgeten och justerat därefter.

Den här processen för att utföra en värdeanalys med jämna intervall under hela projektet för att säkerställa att det intjänade värdet matchar eller överstiger den faktiska kostnaden för ett projekt kallas intjänad värdehantering. Att använda en budgetmall gör det enklare att konsekvent spåra dessa siffror och jämföra beräknade kostnader med faktiska utgifter.

Tre sätt att beräkna kostnadsavvikelser

Det finns tre olika metoder för att beräkna avvikelser i kostnadsredovisningen: 

• Kumulativ metod för kostnadsavvikelse

• Metod för kostnadsavvikelse per period

• Metod för avvikelse vid slutförande 

Alla tre metoderna använder samma formel, men de tillämpar beräkningen på olika sätt för att fastställa olika saker.

Metod för kumulativ kostnadsavvikelse

Kumulativ kostnadsavvikelse beräknas genom att ta skillnaden mellan projektets faktiska kumulativa kostnad och projektets förväntade kumulativa kostnad. Metoden kan användas för att få en överblick över hur mycket ett projekt har avvikit från sin ursprungliga budget.

I vårt exempel ovan använde vi den kumulativa kostnadsavvikelsemetoden för att avgöra hur mycket kostnaden för hela projektet hade avvikit från budgeten fram till den tidpunkten.

Metod för kostnadsavvikelse per period

Du kan beräkna kostnadsavvikelser per period genom att ta skillnaden mellan projektets faktiska kostnad och projektets förväntade kostnad vid en viss tidpunkt eller under en viss projektfas. 

Låt oss säga att du kontrollerar förloppet för ditt grafiska designprojekt igen när halva tiden har gått. För att beräkna kostnadsavvikelsen per period beräknar du kostnadsavvikelsen för projektets första och andra kvartal separat. 

Fördelen med kostnadsavvikelser per period är att du får en bättre bild av var budgetfluktuationer inträffar i projektschemat. Om ett projekt är i fas halvvägs men ur fas vid trekvartspunkten vet du inte bara att något gick fel – du vet också när det gick fel. Med en smalare tidsram kan du hitta och åtgärda problem lättare. 

Metoden för varians vid slutförande

Du kan använda metoden för varians vid slutförande när som helst under projektet för att förutsäga hur mycket över eller under budget projektet kommer att ligga när det är slutfört, baserat på hur mycket framsteg som har gjorts hittills. Du kan beräkna variansen vid slutförande genom att subtrahera vad du för närvarande tror att hela projektet kommer att kosta (eller prognostiserad kostnad) från vad du ursprungligen trodde att projektet skulle kosta (den förväntade kostnaden). 

När du utvärderar ditt grafiska designprojekt vid 25 % slutförande och upptäcker att du redan har spenderat 20 000 USD, skulle din prognostiserade kostnad för projektet vid denna tidpunkt vara 80 000 USD. Genom att subtrahera den prognostiserade kostnaden från den ursprungliga förväntade kostnaden på 60 000 USD kan du fastställa att variansen vid slutförande, om projektet fortsätter i den här takten, kommer att vara -20 000 USD.

Med metoden för varians vid slutförande kan du använda nuvarande information om arbetstakten för att förutsäga hur mycket projektet kommer att ha avvikit från budgeten vid slutförandet.

5 typer av kostnadsavvikelser

De tre kategorierna ovan beskriver tre olika sätt att beräkna kostnadsavvikelser. Här går vi igenom de fem typerna av kostnadsavvikelser som du kan beräkna.

Var och en av dessa formler beräknar kostnadsavvikelsen för en annan budgetkategori, vilket gör det möjligt för projektledare att gå in på detaljer och identifiera var kostnaderna ligger under eller över budgeten och göra justeringar i enlighet med detta.

Materialkostnadsavvikelse

Projekt som kräver direktmaterial kommer att ha en materialkostnadsavvikelse, som beräknar skillnaden mellan det belopp som budgeterats för material och det belopp som faktiskt spenderats. 

Materialkostnader kan beräknas genom att multiplicera mängden material med materialpriset. Den faktiska materialkostnaden kan skilja sig från den budgeterade kostnaden om antingen mängden eller priset på materialet ändras.

Om du beräknar kostnadsavvikelsen halvvägs in i projektet och upptäcker att materialkostnadsavvikelsen är högre än förväntat måste du justera projektomfattningen eller hitta extra medel någon annanstans som kan täcka de extra materialkostnaderna.

Arbetskraftsavvikelse

Arbetskostnadsavvikelse är skillnaden mellan budgeterade och faktiska kostnader för direkt arbetskraft. Arbetskostnaderna kan avvika från budgeten om projektet kräver fler timmar än väntat eller om timlönerna ökar. Vårt exempel på grafisk design ovan är ett exempel på arbetskostnadsavvikelse.

Om ditt företag har en stor positiv arbetskostnadsavvikelse, vilket innebär att mer budgeterades för arbetskraft än vad som visar sig vara nödvändigt, justera arbetskraftsbudgeten och omdirigera extra medel till andra budgetkategorier med negativa kostnadsavvikelser. Om arbetskostnadsavvikelsen är negativ indikerar det att teamet underproducerar eller att projektomfattningen är större än väntat. Ytterligare utbildning eller bättre kvalitetskontroll kan hjälpa dig att sänka arbetskraftskostnaderna.

Försäljningsavvikelse

Försäljningsavvikelser skiljer sig från alla andra typer av kostnadsavvikelser eftersom de har att göra med inkommande kostnader (intäkter) snarare än utgående kostnader (utgifter). Försäljningsavvikelser är bara relevant i projekt med en försäljningskomponent. Vårt exempel med grafisk design skulle inte ha en försäljningsavvikelse eftersom inget i projektet säljs. 

Beräkningen för försäljningsavvikelse är skillnaden mellan budgeterad försäljning och faktisk försäljning. Det är den enda typen av avvikelse på listan som är bra när den är negativ. Om din budgeterade (eller förväntade) försäljningssumma var 1 000 USD och din faktiska försäljningssumma var 2 000 USD, då är din försäljningsavvikelse -1 000 USD. När den faktiska försäljningen överstiger den budgeterade försäljningen kommer din avvikelse att vara negativ, men din vinst kommer att vara positiv.

Variabel omkostnadsavvikelse

Omkostnader är kostnader som är förknippade med att driva ett företag. Rörliga omkostnader är kostnader som uppstår under affärsverksamheten som ökar eller minskar beroende på hur produktivt ditt företag är. Fraktkostnader, lagerenergikostnader och maskinunderhåll är alla exempel på rörliga omkostnader.

För att beräkna kostnadsavvikelsen för rörliga omkostnader måste du först hitta den "standardiserade rörliga omkostnaden per timme". Det är summan av rörliga kostnader som uppstår under en timmes produktion. Om du till exempel betalar 20 kronor per levererad enhet och producerar 10 enheter per timme, skulle din standardfraktkostnad per timme vara 200 kronor.

Variabel omkostnadsavvikelse ��r skillnaden mellan den standardiserade rörliga omkostnaden under en tidsperiod och vad den faktiska rörliga omkostnaden visar sig vara efter att eventuella prisändringar eller förändringar i arbetade timmar har räknats in.

Varians för fasta omkostnader

Fasta omkostnader förblir desamma, oavsett hur mycket arbete som görs. Hyra, fastighetsskatter och prenumerationer är alla exempel på fasta omkostnader. Det "fasta" i fasta omkostnader avser specifikt typen och mängden omkostnader – till exempel behöver du inte betala mer hyra ju mer du använder ditt kontorsutrymme, men det betyder inte att din hyresvärd inte kan höja din hyra.

Formeln för avvikelse i fasta omkostnader är standard (eller budgeterad) omkostnad minus faktisk omkostnad. Båda siffrorna är totala omkostnader, så de omfattar den totala kostnaden för alla dina omkostnader för en viss period.

Låt oss säga att ditt företag bara har två fasta omkostnader: hyra (10 000 USD/månad) och Business-försäkring (500 USD). Din standardomkostnad för ett sexmånadersprojekt skulle vara 10 500 USD/månad, eller 63 000 USD. Om din hyresvärd höjer din hyra till 15 000 USD/månad halvvägs genom projektet kommer din faktiska fasta omkostnad att vara högre – 10 500 USD för de första tre månaderna plus 15 500 USD för de återstående tre månaderna, eller totalt 78 000 USD.

För att beräkna avvikelsen för fasta omkostnader subtraherar du de faktiska fasta omkostnaderna från de standardiserade fasta omkostnaderna för en slutlig avvikelse på -15 000 $.

Använd kostnadsavvikelser för att hålla projektbudgetar i fas

Den första nyckeln till att hålla ett projekts kostnader under kontroll är att se till att de ursprungliga kostnadsberäkningarna är rimligt korrekta. För att göra det bör du se till att du har ett nära samarbete med projektteamet för att fastställa de nödvändiga utgifterna för ett projekt. Samarbeta sedan med andra interna intressenter inom ekonomi- och redovisningsavdelningar för att korrekt beräkna framtida kostnader och priser för dessa utgifter.