Modelo de encerramento de projeto

Os finais são importantes, especialmente na gestão de projetos. Mesmo após alcançar o marco final, você ainda precisará garantir que o trabalho foi concluído, compartilhar os resultados e tomar decisões sobre as próximas etapas. 

É fácil se deixar levar pelo sucesso de um projeto quando ele termina bem e passar por cima destas etapas fundamentais. No entanto, com um modelo de encerramento de projeto, a sua equipe poderá solucionar as questões em aberto sem esquecer nenhuma ponta solta. 

O que é um modelo de encerramento de projeto?

Trata-se de um guia previamente elaborado que delineia todas as etapas necessárias para concluir projetos com êxito. Este modelo dá à equipe uma rota a seguir em cada iniciativa, garantindo que todas as pessoas cumpram requisitos como realizar testes finais, fazer o fechamento orçamentário do projeto e enviar um relatório final aos colaboradores. 

Criar um modelo demanda certo esforço inicial, mas pode poupar tempo e trabalho à sua equipe mais adiante ao longo da jornada. Em vez de recomeçar do zero ao fim de cada projeto, você simplesmente copia o modelo, preenche-o e segue em frente. 

Os benefícios de um modelo digital de encerramento de projeto 

O processo de encerramento do projeto envolve muitos aspectos dinâmicos, desde a obtenção de aprovações até a realização de testes finais. Com tanto para se acompanhar, um modelo estático pode rapidamente ficar ultrapassado, exigindo atualizações constantes para manter os colaboradores a par do que está acontecendo. 

Em contrapartida, com um modelo digital de encerramento de projeto, você gasta menos tempo do que ao atualizar planilhas de acompanhamento no Excel e dedica mais tempo a fazer o trabalho que realmente importa. Esse modelo residirá no mesmo local em que o trabalho acontece, assim, em vez de alternar entre diferentes ferramentas, toda a sua equipe terá um núcleo central de referência para acompanhar o status do trabalho. 

Com um modelo digital de encerramento de projeto, é possível: 

• Ajudar a equipe inteira a seguir o mesmo processo de encerramento de projeto em cada iniciativa.

• Ver o status em tempo real das atividades de encerramento do projeto.

• Monitorar aprovações, marcos e tarefas em um só lugar.

• Evitar a alternância entre diferentes ferramentas de comunicação.

• Compartilhar facilmente o processo de encerramento de projeto com os colaboradores. 

• Evitar a criação de documentos separados (p. ex., relatório de encerramento do projeto ou uma lista de conferência para o encerramento do projeto).

• Visualizar o processo de encerramento de projeto como uma cronograma, quadro Kanban, lista ou calendário.

• Anexar documentos essenciais ao projeto diretamente às tarefas (p. ex., o termo de abertura do projeto ou a visão geral do projeto).

O que incluir em um modelo de encerramento de projeto

O modelo deve apresentar todas as etapas necessárias para concluir uma iniciativa. Cada equipe é diferente, mas em geral é possível dividir as tarefas de encerramento do projeto nestes quatro grupos:  

• Tarefas administrativas: as etapas logísticas, tais como a revisão do plano do projeto, o fechamento do orçamento e da linha de base do projeto, a atualização da documentação e a realização de uma reunião retrospectiva do projeto. 

• Plano de testes: as medidas a tomar para medir e compartilhar os resultados após o lançamento do projeto. Por exemplo, medir os resultados após uma semana ou um mês.  

• Aprovações dos projetos: as aprovações necessárias para confirmar que você concluiu o projeto e que este cumpre as especificações exigidas. 

• Repasses: o acompanhamento dos entregáveis do projeto e dos itens realizáveis que restaram e necessitam ser atribuídos após a conclusão do projeto. 

No seu modelo, crie uma seção separada para cada um destes quatro grupos. Ao concluir as tarefas dentro de cada seção, pense no que seria o processo ideal de encerramento de projeto para a sua equipe. Que tarefas logísticas vocês deveriam concluir para confirmar que não restaram problemas em aberto? Como vocês vão verificar os resultados e compartilhá-los? Quem deverá aprovar os seus projetos e que tarefas restantes precisam ser atribuídas a outra pessoa? 

Para adicionar um nível extra de detalhe, crie campos personalizados para acompanhar o estado de cada tarefa (use algo como “não iniciado”, “em andamento” ou “concluído”). Também é possível criar marcos para acompanhar conquistas fundamentais do projeto e utilizar as aprovações da Asana para facilitar a aprovação do projeto com um clique. 

Ao criar o seu modelo, lembre-se de que não é necessário finalizar todos os detalhes dele; você sempre poderá adicionar e ajustar tarefas mais tarde para adequá-lo a cada projeto futuro. 

Recursos integrados

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Aprovações. Às vezes, não basta concluir uma tarefa — você precisa saber se o trabalho a entregar está aprovado ou não. As Aprovações são um tipo especial de tarefa na Asana que oferece as opções de “Aprovar”, “Solicitar alterações” ou “Recusar” a tarefa. Assim, os responsáveis podem saber claramente como proceder e verificar se o trabalho foi aprovado ou não.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Salesforce. Remova gargalos ao possibilitar que as equipes de vendas, serviços e sucesso do cliente se comuniquem diretamente com as suas respectivas equipes de suporte na Asana. Compartilhe anexos e crie tarefas práticas e monitoráveis para as necessidades pré-venda. Use o Service Cloud para conectar as suas equipes de implementação e serviços às equipes de suporte na Asana, proporcionando experiências incríveis para os clientes.

• Hubspot. Automatize a criação de tarefas Asana usando os HubSpot Workflows. Com os HubSpot Workflows, você pode usar todos os dados de clientes no HubSpot CRM para criar processos automatizados. Esta integração permite que você atribua trabalhos às equipes de forma integrada quando, por exemplo, as negociações ou tíquetes forem encerrados no HubSpot.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

Perguntas frequentes