Plano de políticas e procedimentos

Tentar escrever ou atualizar políticas sem um plano pode ser como entrar em um labirinto sem um mapa. As tarefas podem ser duplicadas, as etapas podem ser negligenciadas e pode ser difícil determinar qual versão é a mais atualizada. É aí que um modelo de plano de políticas e procedimentos pode ajudar. Ele oferece à equipe um processo estruturado para redigir, revisar e implementar políticas e procedimentos eficazes.

Este modelo faz parte da plataforma de gestão do trabalho da Asana, o que facilita a reutilização para novas políticas, a organização do trabalho relacionado e a atribuição de tarefas entre as equipes. Em vez de PDFs estáticos e documentos isolados do Google, você recebe instruções colaborativas passo a passo, desde o rascunho até a implementação. Seja para documentar um fluxo de trabalho de mídia social, revisar uma política de assédio ou desenvolver procedimentos de integração, este modelo de políticas e procedimentos ajuda a criar um processo repetível e compartilhado.

Quem se beneficia dos modelos de plano de políticas e procedimentos?

Na Asana, vimos como é importante fornecer às equipes uma maneira simples de gerir a criação de políticas. Sem isso, os documentos de políticas acabam espalhados por unidades de armazenamento e e-mails, e ninguém sabe quem é responsável pelas atualizações.

Este modelo de política funciona para qualquer pessoa responsável por escrever ou gerir procedimentos internos:

• Equipes de recursos humanos que padronizam descrições de cargos, políticas de segurança do escritório ou processos de avaliação de desempenho.

• Equipes de operações que documentam horas de trabalho, código de vestimenta ou procedimentos operacionais padrão (POPs) para o local de trabalho.

• Equipes jurídicas e de conformidade que elaboram ou atualizam políticas de segurança e ações disciplinares.

• Pequenas empresas que organizam o primeiro conjunto de políticas e fluxos de trabalho da empresa.

• Organizações sem fins lucrativos que criam guias para gestão de mudanças, conflitos de interesse ou conduta dos funcionários.

• Líderes de departamento que compartilham expectativas com novos contratados e funcionários de longa data.

Por que usar o modelo de plano de políticas e procedimentos da Asana?

A implementação de políticas envolve mais do que apenas escrever documentos. É preciso uma maneira de coletar feedback, marcar rascunhos para revisão, monitorar as revisões e atribuir as próximas etapas. Este modelo ajuda a fazer tudo isso em um único espaço de trabalho compartilhado.

Use este modelo de política e procedimento para:

• Padronizar a forma como a sua equipe redige e atualiza as políticas.

• Atribuir a responsabilidade por cada parte do processo, desde a redação até as aprovações.

• Documentar o histórico de versões e as datas de vigência de cada política.

• Manter os novos contratados e os funcionários atuais informados por meio de fluxos de trabalho e processos integrados.

• Vincular políticas ou manuais de procedimentos relacionados para que nada se perca.

Como usar este modelo de plano de políticas e procedimentos

Um modelo de plano de políticas e procedimentos ajuda a sua equipe a criar, revisar e implementar políticas com um processo consistente. Veja como começar:

1. Duplique o modelo

Clique em “Usar modelo” na Asana para criar o seu projeto de política. Dê um nome ao projeto com base na política que você está desenvolvendo, como “Política de trabalho remoto” ou “Atualização de segurança no local de trabalho”.

2. Defina o escopo e o proprietário da política

Na guia Visão geral, esclareça a que a política se aplica, a quem ela se destina e quando é necessária. Atribua um proprietário para gerir o rascunho e impulsionar a implementação.

3. Divida o trabalho em etapas

Use tarefas para as principais fases: pesquisa, elaboração, revisão jurídica, feedback das partes interessadas, formatação, aprovações e publicação. Adicione subtarefas para detalhes como redigir a declaração da política, listar as leis aplicáveis ou definir a data de vigência.

4. Colabore num único lugar

Use os comentários para coletar feedback das partes interessadas e marque os colegas de equipe com perguntas que exijam a atenção deles. Anexe documentos de referência, fluxogramas ou versões anteriores para contextualizar.

5. Acompanhe as revisões e aprovações

Assinale tarefas como “Revisão jurídica concluída” ou “Aprovado pelo quadro de administração” como marcos. Use campos personalizados para exibir o status da política (rascunho, em revisão, final).

6. Publique e notifique

Depois de finalizado, envie o documento da política ou incorpore-o por meio do Google Drive. Crie uma tarefa para notificar as equipes, atualizar os manuais ou adicionar materiais de integração.

7. Programe revisões periódicas

Defina tarefas recorrentes para revisitar as políticas com base nas necessidades do Business, nas mudanças na lei ou na evolução da cultura da empresa.

Recursos de políticas e procedimentos da Asana

A Asana inclui ferramentas integradas que facilitam a gestão de cada etapa do fluxo de trabalho da política, desde a elaboração e o feedback até as aprovações e a publicação. Você pode explorar a lista completa de recursos da Asana para ver o que está disponível.

Tarefas e subtarefas: divida as políticas em partes menores para poder atribuir tarefas como redação, revisão e publicação separadamente.

Campos personalizados: acompanhe o tipo de política, a data de revisão ou o status (rascunho, em revisão, final) com menus suspensos ou campos de texto.

Visualização de projeto: escolha entre várias opções de layout para planejar e acompanhar o trabalho de desenvolvimento de políticas, incluindo uma visualização de lista para detalhes de tarefas, uma visualização em quadro para etapas do fluxo de trabalho, uma visualização de calendário para os principais prazos e uma visualização de cronograma para etapas de sequenciamento.

Aprovações: adicione campos de aprovação às tarefas para que os revisores possam aprovar formalmente os rascunhos antes de serem publicados.

Formulários: colete novas solicitações de políticas ou sugestões de revisão dos funcionários em um formato estruturado que alimenta o fluxo de trabalho.

Anexos: incorpore documentos relacionados, fluxogramas ou versões anteriores diretamente nos cartões de tarefas para manter o histórico da política centralizado.

Integrações recomendadas da Asana

A Asana Connect se conecta às suas ferramentas do dia a dia para simplificar a forma como você escreve, revisa e compartilha políticas. Explore a lista completa de integrações para encontrar aplicativos que apoiem o seu processo de políticas, desde o armazenamento até a comunicação.

Google Drive: anexe documentos de políticas em tempo real para que a equipe sempre tenha acesso à versão mais recente.

Slack: envie atualizações automáticas da Asana para os canais do Slack quando uma nova política for publicada ou quando for solicitado feedback.

Dropbox: compartilhe e organize documentos de procedimentos e ativos relacionados para facilitar a consulta.

Microsoft Teams: colabore no planejamento de políticas sincronizando tarefas da Asana com conversas do Teams.

Gmail: converta e-mails sobre alterações de políticas em tarefas da Asana para manter o trabalho fluindo.

Perguntas frequentes sobre modelos de plano de políticas e procedimentos