Planejamento para 30/60/90 dias

Os primeiros três meses de um funcionário podem favorecer (ou atrapalhar) o seu sucesso na nova função. De fato, uma pesquisa revelou que um processo consolidado de integração pode aumentar a retenção em 82% e a produtividade em mais de 70%.

Se você pretende criar um processo eficaz de integração, é importante planejar. E é nisso que um modelo de planejamento para 30 / 60 / 90 dias pode ajudar. 

O que é um modelo de planejamento para 30 / 60 / 90 dias?

Um modelo de planejamento para 30 / 60 / 90 dias é uma estrutura reutilizável que serve para orientar os colaboradores durante os seus três primeiros meses no trabalho. Funciona como uma checklist de integração com tudo o que os novos integrantes da equipe devem fazer, aprender e alcançar à medida que eles evoluem na empresa. Com este modelo de planejamento, os recém-contratados podem definir metas alcançáveis, concluir tarefas essenciais e ambientar-se aos poucos à função. 

Ao transformar o planejamento em um modelo, padronizamos o processo de integração da equipe e asseguramos que os novos membros tenham tudo o que precisam para ter sucesso. O modelo também oferece uma estrutura predefinida que podemos reutilizar, em vez de criar um plano do zero a cada contratação: bastará copiar o modelo, fazer os ajustes necessários e iniciar rapidamente o processo de integração. 

Quais são os benefícios de um modelo digital de planejamento para 30 / 60 / 90 dias?

A integração não acontece de forma isolada, pelo contrário: trata-se de um processo multidisciplinar que envolve diferentes equipes, partes interessadas e etapas. Os novos colaboradores precisam participar de sessões de treinamento, construir relações, praticar habilidades importantes e receber feedback durante todo o processo de integração. 

Documentos e planilhas estáticas não dão espaço para esse nível de colaboração. Por outro lado, uma plataforma de gestão do trabalho concentra a comunicação e as tarefas de integração num só lugar. Isso significa que os novos funcionários terão um lugar central para realizar tarefas, fazer perguntas e receber feedback, sem ter de ficar alternando entre diversas ferramentas.

Criar o planejamento para 30 / 60 / 90 dias em uma plataforma de gestão do trabalho possibilita: 

• Dar aos colaboradores um plano de ação concreto para o seu primeiro dia, primeira semana e primeiros meses na empresa. 

• Concentrar os detalhes de integração num só lugar, para que os novos funcionários possam encontrar facilmente as informações de que precisam.

• Definir metas mensuráveis para cada semana e mês da integração. 

• Acompanhar em tempo real à medida que o novo colaborador conclui as tarefas.

• Anexar documentos relevantes e vídeos de treinamento às tarefas. 

• Ajustar prazos e metas de acordo com o ritmo de integração do novo membro da equipe. 

• Facilitar a colaboração entre o novo funcionário e pessoas de todos os departamentos. 

• Fornecer um roteiro abrangente de tudo o que os novos membros precisam realizar nos primeiros três meses. 

Como criar um modelo de planejamento de 30 / 60 / 90 dias

Cada contratação é diferente, portanto o modelo de planejamento deve ser genérico o suficiente para ser reutilizado e personalizado para cada novo membro. Isto é, em vez de pensar em cada detalhe, reúna as tarefas que todos os recém-contratados devem cumprir nos primeiros 90 dias, independentemente da sua função ou experiência. Geralmente isso inclui atividades como conhecer a missão e a cultura da empresa, programar encontros de apresentação com os colegas de equipe e definir metas pessoais. Essa lista de tarefas gerais pode ser a base do seu modelo, a partir da qual você poderá incluir atividades mais específicas para cada função, conforme necessário. 

Quando tiver uma ideia geral do que os novos funcionários precisam cumprir, estruture o seu modelo da seguinte forma: 

• Divida as tarefas de integração em seções. Para manter a organização, crie seções específicas no seu modelo para os primeiros 30, 60 e 90 dias. Isso evita que os novos colaboradores se sintam sobrecarregados e assegura um espaçamento adequado entre as tarefas. Dessa forma, eles poderão evoluir gradativamente com o tempo. 

• Crie uma seção de referências. Durante a integração, é provável que o colaborador queira guardar as informações para consultar depois. Crie um espaço para que ele fique a par das informações importantes, como os processos de solicitação de férias e contatos de TI.

• Crie marcos para cada parcela de tempo. Defina marcos claros que os colaboradores devem alcançar ao término do seu primeiro, segundo e terceiro mês. Podem ser metas de aprendizagem ou de desempenho, e não precisam ser rígidos. Pelo contrário, estes marcos são espaços reservados que você (e o seu funcionário) podem usar para criar métricas de sucesso personalizadas depois. Quando for a hora, lembre-se de estabelecer as metas SMART: objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos definidos. 

• Identifique o contato principal de cada tarefa. Muitas vezes, a integração envolve um sem-fim de novas informações e o colaborador provavelmente terá dúvidas ao examinar todo o material. Para facilitar, inclua um espaço no seu modelo para identificar a melhor pessoa de contato para cada tarefa. Isso ajuda principalmente em processos de integração à distância, em que os novos funcionários não podem simplesmente ir até a mesa do gestor de contratação para tirar suas dúvidas. 

Recursos integrados

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes