Modelo de planejamento para 30 / 60 / 90 dias

Os primeiros três meses de um funcionário podem favorecer (ou atrapalhar) o seu sucesso na nova função. De fato, uma pesquisa revelou que um processo consolidado de integração pode aumentar a retenção em 82% e a produtividade em mais de 70%.

Se você pretende criar um processo eficaz de integração, é importante planejar. E é nisso que um modelo de planejamento para 30 / 60 / 90 dias pode ajudar. 

O que é um modelo de planejamento para 30 / 60 / 90 dias?

Um modelo de planejamento para 30 / 60 / 90 dias é uma estrutura reutilizável que serve para orientar os colaboradores durante os seus três primeiros meses no trabalho. Funciona como uma checklist de integração com tudo o que os novos integrantes da equipe devem fazer, aprender e alcançar à medida que eles evoluem na empresa. Com este modelo de planejamento, os recém-contratados podem definir metas alcançáveis, concluir tarefas essenciais e ambientar-se aos poucos à função. 

Ao transformar o planejamento em um modelo, padronizamos o processo de integração da equipe e asseguramos que os novos membros tenham tudo o que precisam para ter sucesso. O modelo também oferece uma estrutura predefinida que podemos reutilizar, em vez de criar um plano do zero a cada contratação: bastará copiar o modelo, fazer os ajustes necessários e iniciar rapidamente o processo de integração. 

Quais são os benefícios de um modelo digital de planejamento para 30 / 60 / 90 dias?

A integração não acontece de forma isolada, pelo contrário: trata-se de um processo multidisciplinar que envolve diferentes equipes, partes interessadas e etapas. Os novos colaboradores precisam participar de sessões de treinamento, construir relações, praticar habilidades importantes e receber feedback durante todo o processo de integração. 

Documentos e planilhas estáticas não dão espaço para esse nível de colaboração. Por outro lado, uma plataforma de gestão do trabalho concentra a comunicação e as tarefas de integração num só lugar. Isso significa que os novos funcionários terão um lugar central para realizar tarefas, fazer perguntas e receber feedback, sem ter de ficar alternando entre diversas ferramentas.

Criar o planejamento para 30 / 60 / 90 dias em uma plataforma de gestão do trabalho possibilita: 

• Dar aos colaboradores um plano de ação concreto para o seu primeiro dia, primeira semana e primeiros meses na empresa. 

• Concentrar os detalhes de integração num só lugar, para que os novos funcionários possam encontrar facilmente as informações de que precisam.

• Definir metas mensuráveis para cada semana e mês da integração. 

• Acompanhar em tempo real à medida que o novo colaborador conclui as tarefas.

• Anexar documentos relevantes e vídeos de treinamento às tarefas. 

• Ajustar prazos e metas de acordo com o ritmo de integração do novo membro da equipe. 

• Facilitar a colaboração entre o novo funcionário e pessoas de todos os departamentos. 

• Fornecer um roteiro abrangente de tudo o que os novos membros precisam realizar nos primeiros três meses. 

Como criar um modelo de planejamento de 30 / 60 / 90 dias

Cada contratação é diferente, portanto o modelo de planejamento deve ser genérico o suficiente para ser reutilizado e personalizado para cada novo membro. Isto é, em vez de pensar em cada detalhe, reúna as tarefas que todos os recém-contratados devem cumprir nos primeiros 90 dias, independentemente da sua função ou experiência. Geralmente isso inclui atividades como conhecer a missão e a cultura da empresa, programar encontros de apresentação com os colegas de equipe e definir metas pessoais. Essa lista de tarefas gerais pode ser a base do seu modelo, a partir da qual você poderá incluir atividades mais específicas para cada função, conforme necessário. 

Quando tiver uma ideia geral do que os novos funcionários precisam cumprir, estruture o seu modelo da seguinte forma: 

• Divida as tarefas de integração em seções. Para manter a organização, crie seções específicas no seu modelo para os primeiros 30, 60 e 90 dias. Isso evita que os novos colaboradores se sintam sobrecarregados e assegura um espaçamento adequado entre as tarefas. Dessa forma, eles poderão evoluir gradativamente com o tempo. 

• Crie uma seção de referências. Durante a integração, é provável que o colaborador queira guardar as informações para consultar depois. Crie um espaço para que ele fique a par das informações importantes, como os processos de solicitação de férias e contatos de TI.

• Crie marcos para cada parcela de tempo. Defina marcos claros que os colaboradores devem alcançar ao término do seu primeiro, segundo e terceiro mês. Podem ser metas de aprendizagem ou de desempenho, e não precisam ser rígidos. Pelo contrário, estes marcos são espaços reservados que você (e o seu funcionário) podem usar para criar métricas de sucesso personalizadas depois. Quando for a hora, lembre-se de estabelecer as metas SMART: objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos definidos. 

• Identifique o contato principal de cada tarefa. Muitas vezes, a integração envolve um sem-fim de novas informações e o colaborador provavelmente terá dúvidas ao examinar todo o material. Para facilitar, inclua um espaço no seu modelo para identificar a melhor pessoa de contato para cada tarefa. Isso ajuda principalmente em processos de integração à distância, em que os novos funcionários não podem simplesmente ir até a mesa do gestor de contratação para tirar suas dúvidas. 

Recursos integrados

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes