Modelo de ata de reunião

Você já saiu de uma reunião se perguntando se ela era mesmo necessária? Sim, sabemos como é. Mas não precisa ser assim. Descubra como a criação de um modelo personalizado de ata de reunião na Asana pode levar a reuniões significativas e com foco na prática.

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[Interface do produto] Projeto de atas de reunião na Asana com visualização de projeto no estilo de planilha (lista)

Pense na sua próxima semana. Quantas reuniões você tem agendadas? De quantas delas você tem vontade de participar? E, o mais importante, quantas você acha que serão realmente produtivas ou relevantes para o seu trabalho cotidiano? 

Se sente uma sobrecarga de reuniões desnecessárias e improdutivas, você não está só. De fato, o índice Anatomia do trabalho de 2022 concluiu que os trabalhadores perdem em média quase três horas em reuniões desnecessárias a cada semana. 

Em vista disso, como tornar reuniões ineficientes e longas em encontros produtivos e de cunho prático? Os modelos de ata de reunião são uma solução possível. 

O que são atas?

As atas são um formato formal de anotações utilizado para documentar pautas de reuniões, tópicos de discussão e resultados. A finalidade delas é manter um registro das decisões importantes e das ações a realizar resultantes das reuniões. 

Embora sejam parecidas, as notas de reunião são informais e não têm uma estrutura definida. E você não precisa usar estes dois sistemas. Normalmente, as atas detalhadas se usam para registrar reuniões mais formais (é o caso de atualizações a nível da empresa ou da equipe), e as notas em cenários mais casuais, como as recorrentes reuniões a dois. Tecnicamente, no entanto, a escolha depende de você e dos outros participantes da reunião. Caso gostem da estrutura das atas assim como nós, vocês podem ajustar o formato para que funcione com a maioria dos tipos de reunião. 

Um modelo de ata padrão deve incluir:

  • A data e o horário da reunião.

  • Participantes, tanto os presentes como os ausentes.

  • Pontos de discussão importantes. 

  • As decisões tomadas durante a reunião.

  • Ações a realizar resultantes e etapas seguintes.

  • A data e o horário das reuniões seguintes. 

O que é um modelo de ata de reunião?

Trata-se de um recurso reutilizável, feito para organizar, monitorar e compartilhar facilmente as atas com toda a organização. Os modelos formais de atas facilitam a tomada de notas de reunião, dando estrutura para as suas reuniões e visibilidade para a equipe mais ampla. Com os modelos de ata, você pode confiar que as suas reuniões manterão os projetos em andamento, e não serão encontros que podiam ter se resumido a um e-mail. 

Benefícios de um modelo de ata de reunião

Se você sente que está perdendo tempo em reuniões, é bem provável que isso esteja ocorrendo. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, os trabalhadores passam 129 horas em reuniões desnecessárias por ano. E isso apenas contabilizando a duração dessas reuniões, sem considerar o tempo gasto com pormenores organizacionais do trabalho para agendá-las, elaborar pautas e colocar todos os participantes a par das informações. 

Um modelo de ata pode ajudar a reduzir o trabalho prévio que vai no planejamento e na preparação para a reunião. Papéis, modelos de anotações, documentos e planilhas: há muitas formas de monitorar as atas das reuniões. Contudo, uma ferramenta de gestão de projetos dará a você a maior das vantagens, pois permite definir uma versão esquematizada da sua ata, a qual você pode replicar entre as equipes e reuniões. 

Além disso, os modelos de ata digitais estão sempre atualizados — não existem versões desatualizadas. Eles também são mais acessíveis para a equipe mais abrangente e não requerem acompanhamento manual, reduzindo ainda mais o trabalho de rotina que vem com a organização de reuniões e as anotações. 

Outros benefícios dos modelos de ata de reunião são: 

  • Manter todas as pautas e anotações em um só lugar.

  • Guardar a ata em um local de fácil acesso a todos os membros da equipe.

  • Dar visibilidade aos principais interessados que talvez não consigam participar de todas as reuniões.

  • Converter as ações a realizar em tarefas e adicionar os membros de equipe relevantes para efeito de responsabilização. 

  • Documentar decisões importantes e acessar rapidamente atas passadas para consulta futura. 

  • Monitorar o progresso do trabalho que resulta das reuniões, para que nada passe despercebido.

Como usar um modelo de ata de reunião

Os modelos de ata digitais são fáceis de criar e usar. Para começar, crie um modelo básico com as seguintes seções: 

  • Informações básicas da reunião: o nome do projeto ou da equipe, a finalidade da reunião, a data, os participantes e outras informações logísticas relevantes. 

  • Itens da pauta: tópicos de discussão, o responsável por cada assunto e o tempo alocado para tal tema.

  • Ações a realizar: as contribuições e ações a realizar resultantes da reunião, incluindo a tarefa, o proprietário e a data de conclusão. 

  • Informações da próxima reunião: informações relevantes sobre a próxima reunião, como horário e data.

Daqui em diante, você pode ajustar o modelo dependendo do tipo de reunião visado. Ao dar continuidade à reunião, risque os tópicos de discussão já abordados e adicione decisões sobre o que fazer à seção de “ações a realizar”. Depois que a reunião terminar, atribua essas tarefas aos responsáveis devidos e veja como toda aquela conversa se converte em ações sucintas e produtivas.

Leia: O que são revisões pós-ação?

Recursos integrados

  • Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

  • Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto.

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

  • Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

  • Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas a partir dali incluirão automaticamente o contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

  • Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes

Que tipos de reunião deveriam usar um modelo de ata?

Tradicionalmente se utilizaria um modelo de ata para reuniões formais, tais como reuniões de toda a empresa, da diretoria ou dos principais interessados. Contudo, a estrutura do modelo também é útil para reuniões informais, como reuniões de equipe ou com objetivos específicos (reuniões de lançamento, retrospectivas e reuniões diárias ou stand-ups). Para tanto, basta ajustar o modelo de ata conforme necessário.

Como redigir uma pauta de reunião eficaz?

Um modelo eficiente de ata lança os alicerces para uma pauta de reuniões eficaz. Ao elaborar a pauta da sua reunião, inclua informações que definam o objetivo da sessão e diga à sua equipe o que esperar durante a reunião. Faça com que a pauta seja atuável: atribua tópicos de discussão aos responsáveis devidos e dê tempo suficiente para a discussão de cada item da pauta. Por fim, envie com antecedência a pauta da reunião e outras leituras prévias relevantes, para que os membros da sua equipe tenham tempo para se preparar. 

O que deve constar em um modelo de ata de reunião?

Todos os modelos de ata devem incluir as mesmas seções básicas: informações da reunião, tópicos de discussão, ações a realizar e informações da próxima reunião. A partir dessa base, você pode montar o seu próprio modelo para incluir informações específicas da reunião, como as razões para o encontro e o que se espera alcançar com ele. Quando você estiver de fato usando o modelo, preencha os itens da pauta com os pontos de discussão e crie ações a realizar com base no que a equipe discutiu na reunião. 

Como criar tarefas com base nos itens de ação da reunião?

Provavelmente, isto já lhe ocorreu antes: você tem uma reunião produtiva. Toma decisões importantes e fala sobre os próximos passos. Encerra a chamada sentindo-se bem e depois… nada. Não há acompanhamento nem ação alguma. E o ritmo que parecia estar a todo o vapor perde força. Esta é uma situação bastante comum em reuniões ineficientes. Mas os modelos de ata mudam tudo isso. Com um modelo digital de ata, é possível criar tarefas com base em ações a realizar e certificar-se de que as decisões sejam realmente colocadas em prática. Basta adicionar um afazer na seção “ações a realizar” da sua ata, definir uma data de conclusão e atribuí-lo à pessoa que será responsável pela tarefa. 

Como um modelo de ata pode me ajudar a realizar reuniões mais eficientes e eficazes?

Há muitas razões para certas reuniões serem um desperdício de tempo. Pode ser que lhes falte foco, ou que sejam longas demais, ou que aconteçam com muita frequência (ou frequência insuficiente). Em qualquer caso, se você sai das reuniões constantemente se perguntando o que é que ficaram discutindo na última meia hora — ou por que de fato você realizou a reunião —, um modelo de ata pode ajudar. Ao identificar a finalidade e a meta de cada reunião, assegurando a presença das pessoas certas e atribuindo ações a realizar em tempo real, os modelos de ata dão estrutura e propósito às suas reuniões, bem como mantêm as atividades a todo o vapor mesmo após encerrada a chamada. 

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