Modelo de plano de implementação

Digamos que você queira reformar a sua cozinha. O que faria primeiro? Provavelmente, não começaria a trabalhar sem ter um plano, pois isso é uma receita para pisos inundados e consertos caros. Em vez disso, antes de começar você provavelmente pensaria em tudo o que precisa ser feito para transformar e modernizar a sua cozinha antiga.

As metas de negócios podem ser comparadas a essa situação. Para alcançá-las, é preciso ter uma compreensão detalhada dos passos a seguir do início ao fim. Dependendo da meta, planejar todos os passos pode parecer uma tarefa demasiado desgastante, e é aí que entram os modelos de plano de implementação.

O que é um plano de implementação?

Um plano de implementação é um guia passo a passo que descreve todas as etapas ou ações que você e a sua equipe precisam realizar para cumprir uma meta de negócios, que pode ser vista como uma ideia sobre um resultado ou objetivo a ser alcançado. Estes planos ajudam a determinar o objeto e o método de alcance da sua meta para que seja possível dividi-la em passos realizáveis e alcançáveis. Além disso, estes planos informam quem é responsável pela tarefa e quando ela deve estar concluída, para que você possa se sentir confiante de que a sua equipe está no caminho certo e ciente das responsabilidades. 

O seu plano de implementação de projeto deve ser criado durante a fase de planejamento, antes de começar a sua iniciativa (também conhecida como projeto ou plano de ação, que se destina a auxiliar no alcance da sua meta específica). Para saber mais sobre isto, leia o nosso artigo sobre como criar um plano de implementação.

O que é um modelo de plano de implementação?

Trata-se de um recurso reutilizável que pode ser usado como ponto de partida para identificar os passos necessários para alcançar as suas metas. Os modelos digitais deste recurso ajudam a visualizar e acompanhar cada passo necessário para alcançar a sua meta, e como são reutilizáveis, também servem para mapear um processo para cumprir metas semelhantes no futuro. Isso resulta em menos organização para o trabalho, o que, para nós, é sempre um benefício.

Como usar um modelo de plano de implementação

Depois de criar o seu modelo básico de plano de implementação, é muito fácil usá-lo. Basta duplicar o modelo no começo de cada iniciativa e preencher as informações necessárias ao alcance daquela meta específica.

Para começar, vamos dar uma olhada no que incluir no seu modelo básico de plano de implementação.

O que incluir em um modelo de plano de implementação

O seu modelo básico de plano de implementação servirá como roteiro para todas as suas metas semelhantes daqui em diante. É fundamental que seja possível reutilizá-lo, então pense em como construir o seu modelo de referência de forma que possa ser facilmente duplicado para cada nova iniciativa. Normalmente, isso pode ser feito incluindo no modelo básico os passos ou etapas repetíveis que possam servir aos diversos tipos de iniciativa. 

A maneira mais fácil de fazer isto é separar o modelo em etapas (como pesquisa, planejamento e execução). Depois de identificar as etapas do projeto, podem-se adicionar mais detalhes que serão utilizados para acompanhar o progresso das metas específicas. 

Veja algumas informações básicas que podem ser incluídas no seu modelo de plano de implementação:

• O responsável por cada tarefa ou ação a realizar

• A data de início e de conclusão da ação

• A duração da ação

• O status da ação

• A prioridade da ação

• O progresso da ação. 

Depois de começar uma iniciativa específica, é possível duplicar o modelo e adicionar as informações relativas à meta. Além disso, podem-se adicionar dependências a quaisquer tarefas que dependam da conclusão de outras e estabelecer marcos para sinalizar pontos específicos ao longo do cronograma da meta (como ao concluir uma etapa da meta). Com um modelo de plano de implementação, as suas metas serão alcançadas com muita rapidez. 

Recursos integrados

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

• Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também. 

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

• Miro. Conecte o Miro e a Asana para simplificar os fluxos de trabalho e ver cada projeto do começo ao fim, tudo em um só lugar. Insira os quadros do Miro nos briefs de projeto da Asana, permitindo que os membros da equipe interajam, visualizem, comentem ou editem diretamente da Asana. Outra opção é anexar um quadro novo ou existente do Miro a uma tarefa Asana, convidando automaticamente os colaboradores da tarefa a visualizar, comentar ou editar o quadro. 

Benefícios de usar um modelo digital de plano de implementação 

Os modelos estáticos de plano de implementação, como os que são criados em Excel, são uma maneira útil de ter uma visibilidade geral do seu cronograma e das suas tarefas, mas eles não têm as funcionalidades necessárias para ajudar a alcançar as suas metas. Por outro lado, com os modelos digitais criados em uma ferramenta de gestão de projetos, é possível acompanhar e gerir tudo em um só lugar, da comunicação ao progresso da meta, incluindo os eventuais obstáculos ao seu alcance.

Alguns outros benefícios de usar um modelo digital de plano de implementação incluem: 

• Aumentar a probabilidade de êxito de uma meta dividindo-a em etapas realizáveis e alcançáveis no começo da iniciativa. 

• Acompanhar o progresso da meta usando diferentes visualizações, inclusive quadros Kanban e diagramas de Gantt.

• Monitorar e gerir facilmente cada etapa do seu projeto.

• Ver quais membros da equipe são responsáveis por qual tarefa e quando deve estar pronta. 

• Ver rapidamente marcos atrasados ou próximos, para que seja possível ajustar os cronogramas e trabalhar em função disso. 

• Monitorar o progresso e o status de cada ação a realizar ou entregável.

• Colaborar facilmente e comunicar-se com a sua equipe de projeto, assim como com as partes interessadas internas e externas. 

Perguntas frequentes