Modelo de plano de projeto de construção

Antes de construirmos algo (literalmente) do zero, há muitos aspectos dinâmicos que precisamos considerar. Saiba como criar um modelo de plano de projeto de construção na Asana para manter todos os seus projetos organizados e em dia.

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Projetos de construção são algumas das iniciativas mais complexas e trabalhosas. Há inúmeros elementos que precisam ser considerados, como a aquisição de matérias-primas, a criação de um cronograma e, é claro, a execução da obra. Mas não é porque a construção de uma obra é complicada que precisa também ser caótica. Com um modelo de plano de projeto de construção, é possível otimizar o processo construtivo e manter todos os entregáveis dentro dos prazos.

[Interface do produto] Projeto em diagrama de Gantt. Visualização de cronograma organizada na Asana com dependências e datas de conclusão (cronograma)

O que é um modelo de plano de projeto de construção?

Trata-se de um guia reutilizável que define cada etapa do processo construtivo. O modelo proporciona à equipe um roteiro claro a seguir, o que elimina a necessidade de começar o planejamento do zero para cada novo começo de obra. Uma vez que tudo está traçado no modelo, podemos planejar facilmente o cronograma do projeto e assegurar que a equipe não perca nenhuma etapa crítica durante o processo construtivo. 

Quais são os benefícios de um modelo digital de plano de projeto de construção?

O software de gestão de projetos não serve apenas para trabalhos administrativos, ele pode ser usado por qualquer equipe que precisa planejar e coordenar o trabalho. E com algo tão complexo como a construção de uma obra, é vantajoso ter uma ferramenta flexível que permite fazer ajustes quando há mudanças de cronograma, recursos ou prioridades. Criar o modelo em uma ferramenta digital significa não ter de lidar com modelos do Microsoft Excel ou documentos em papel, que podem ficar desatualizados rapidamente. Em vez disso, um modelo digital permite mover e atribuir tarefas de qualquer lugar e colaborar com a equipe em tempo real.

Com um modelo digital de plano de projeto de construção, é possível: 

  • Ver num único lugar todas as etapas necessárias para realizar um projeto. 

  • Obter informações em tempo real sobre o status e o prazo de cada tarefa da construção. 

  • Definir e ajustar os prazos para estimar com precisão o cronograma da obra.

  • Relacionar as tarefas em uma lista de pendências digital ou alternar facilmente para um formato mais visual (como um cronograma no estilo diagrama de Gantt ou quadro Kanban) sem nenhum esforço a mais. 

  • Atribuir e delegar tarefas a outras pessoas da equipe. 

  • Comunicar-se e coordenar com as partes interessadas e membros da equipe do projeto em um local central. 

  • Anexar arquivos relevantes às tarefas, como plantas de projeto, especificações técnicas ou orçamentos.

  • Acessar e atualizar o plano do projeto no canteiro de obras usando o aplicativo móvel da Asana.   

O que incluir no modelo de plano de projeto de construção

O modelo de plano de projeto de construção reúne os entregáveis do projeto em um só lugar, facilitando a visualização do prazo, responsável e status de cada tarefa. Nesse tipo de modelo, é recomendável criar seções diferentes para cada fase do processo de gestão de projetos de construção e, em seguida, adicionar todas as tarefas necessárias à realização de cada fase. De modo geral, as seis fases dos projetos de construção são: 

  1. Iniciação: trabalhe com o cliente para identificar suas necessidades e mostrar como a sua equipe vai atendê-las. 

  2. Pré-construção: monte a equipe e termine de planejar os detalhes, como o orçamento do projeto, o roteiro e o plano de comunicação

  3. Execução do projeto: etapa em que você, a sua equipe e os empreiteiros executam a obra. 

  4. Comissionamento: realize uma vistoria final e apresente a edificação concluída ao cliente. 

  5. Ocupação e garantia: o cliente passa a ocupar a edificação. Você ainda pode ser responsável pelo projeto, dependendo das condições do contrato. 

  6. Encerramento: faça uma reunião de retrospectiva do projeto e resolva quaisquer pendências de maneira oficial. 

Depois de criar as seções, adicione colunas para acompanhar o status de cada entregável, por exemplo, “não iniciado”, “em andamento” e “concluído”. Também é possível criar marcos para identificar os pontos decisivos no processo construtivo, como concluir a fundação ou a fachada do edifício.

Recursos integrados

  • Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando a tarefa precedente estiver concluída e puderem começar os seus próprios trabalhos. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Mobilidade. A Asana está disponível para iOS e Android para você verificar as suas pendências de qualquer lugar. Consulte notificações da Caixa de entrada, envie mensagens e acesse tarefas sem perder de vista as novidades nos seus projetos.  

Aplicativos recomendados

  • Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

  • Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a nova tarefa a si ou a um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes.

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

Outros tipos de modelo para gestão de projetos de construção, e como criá-los

Assim como qualquer projeto, as iniciativas de construção têm diferentes componentes a serem organizados, como o orçamento, o cronograma e os entregáveis do projeto. Veja a seguir outros modelos que você pode criar para manter a organização de cada uma dessas partes importantes: 

Modelo de cronograma de obra

O modelo de cronograma de obra é basicamente o mesmo que o plano de projeto: uma lista de entregáveis com o prazo de cada um. É possível incluir o cronograma no plano do projeto, mas pode ser útil ter um modelo separado de cronograma de construção se você precisa saber com mais detalhes o início e o fim de cada tarefa. Por exemplo, o seu cronograma pode especificar que o encanador precisa instalar os acessórios do banheiro entre as 9h da manhã e o meio-dia, para que o eletricista possa instalar as fiações elétricas no período da tarde. 

Ao criar o seu modelo de cronograma de projeto, adicione intervalos de tempo e data a cada tarefa para indicar exatamente quando elas devem ser realizadas. Para manter tudo em dia, também é possível sinalizar dependências, ou seja, tarefas que não podem iniciar antes da conclusão de outras. 

Modelo de orçamento de obra

O modelo de orçamento de obra (também chamado de modelo de estimativa orçamentária) nos ajuda a planejar e acompanhar o quanto está sendo gasto durante a execução de um projeto. Manter o orçamento organizado ajuda a estimar com precisão os custos para os clientes, prevenir o excesso de gastos e melhorar a gestão dos recursos

Para criar um modelo de orçamento de obra, decomponha todos os entregáveis em subdependências e estime o custo de cada uma. Por exemplo, se um entregável consiste em repintar os ambientes internos da casa, as subdependências podem incluir: comprar tintas, colocar lonas no chão e delimitar com fita adesiva as molduras de portas e janelas. Se você prefere uma apresentação visual, experimente criar uma estrutura analítica do projeto (EAP), um diagrama que decompõe o trabalho em vários níveis, começando com o objetivo principal, no topo, e ramificando-se em entregáveis e subdependências abaixo. 

Para manter a organização, adicione colunas para acompanhar o custo de cada item do orçamento, o seu prazo e se foi aprovado pelo cliente. 

Modelo de lista de inspeção de obras

O modelo de lista de inspeção de obra relaciona todas as tarefas que precisam ser realizadas antes do encerramento do projeto de construção. Basicamente é uma lista de verificação que a equipe pode usar na vistoria final para se certificar de que o projeto finalizado atende aos requisitos. Ao criar um modelo de lista de inspeção de obra, crie colunas para: 

  • O número do item, para ajudar a equipe a se comunicar sobre qual item da lista estão se referindo; 

  • O nome do item ou da tarefa;

  • Uma descrição geral da tarefa;

  • O responsável pela tarefa;

  • Datas de início e de conclusão da tarefa, para identificar quando ela deve ser realizada; e

  • O status da tarefa.

Perguntas frequentes

Preciso de um modelo de plano de projeto de construção?

Se você planeja e gere projetos de construção com frequência, um modelo de plano de projeto de construção pode ser útil, pois fornece uma estrutura reutilizável e um plano de gestão de projetos que eliminam a necessidade de recomeçar a cada vez o planejamento do zero. Com isso, você pode se dedicar aos detalhes mais importantes do projeto e assegurar-se de que nenhuma etapa crítica do processo construtivo seja esquecida.

Que tipo de modelo de gestão de projetos de construção é melhor para a minha equipe?

Cada equipe é diferente e o tipo de modelo a ser usado dependerá do que melhor atende às suas necessidades específicas. Apesar disso, criar um modelo de plano de projeto de construção é geralmente a melhor abordagem, pois também servirá como a programação da sua obra.

Como posso controlar vários projetos ao mesmo tempo?

Se gerir um projeto de construção é difícil, controlar várias iniciativas de uma vez pode ser muito frustrante. Porém, com a estrutura correta, você pode manter a organização de todos os seus projetos, mesmo se estiver trabalhando neles ao mesmo tempo. Tudo o que precisa fazer é copiar o seu modelo de plano de projeto de construção a cada nova iniciativa. Depois, armazene esses planos de projeto em um Portfólio Asana. Os portfólios oferecem uma perspectiva geral do progresso de todos os seus projetos, assim, você sempre terá uma visão abrangente do que está acontecendo.

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