Overstock.com continua a inovar #comAsana

Grande, não pesada

“O fato da Overstock.com ser grande”, explica Jaime Wilson, “não significa que nos movemos lentamente”. Jaime é diretora sênior de Design e produto da experiência do cliente da rede de comércio on-line, e apesar de estarem nesse ramo há quase 20 anos e terem milhares de funcionários, ainda contam com a energia de uma startup.

“Há um forte sentido de inovação e experimentação dentro da empresa. Somos focados na nossa atividade principal, mas também focamos nas grandes iniciativas que expandem os limites sobre o que as pessoas pensam que a Overstock.com pode fazer. Neste exato momento, há equipes debatendo sobre como podemos conectar os consumidores com novas marcas e criar novas experiências de comércio virtual, sem com isso deixar de oferecer produtos de qualidade a um custo que os consumidores têm esperado encontrar na Overstock.com ao longo das duas últimas décadas.”

Alcançar um dinamismo sem demoras

Para Jaime, o sucesso depende da comunicação. “Para fazer com que uma grande equipe se comporte como uma equipe pequena, todos precisam saber o que se passa nas diferentes partes da nossa atividade. Todos aqui estão abertos a compartilhar o que têm feito, mas o fato de querermos compartilhar os trabalhos entre nós não quer dizer que tenha sido fácil desempenhá-los.”

Ter equipes trabalhando com ferramentas diferentes e se comunicando em diversas plataformas dificultou que todos tivessem a informação de que precisavam. “O tempo que se gasta acompanhando o que cada equipe faz em cada software, ou nos certificando que temos acesso a cada sistema e ainda por cima tentar descobrir como eles funcionam, não é um tempo bem empregado”.

A equipe de Jaime experimentou JIRA e outras ferramentas de acompanhamento de trabalho, mas na sua opinião era um processo “laborioso e pouco natural”. O tempo necessário para aprender essas ferramentas atrasou os prazos dos projetos e não ajudou a equipe a se manter toda na mesma página. “Quando estamos experimentando estes grandes novos projetos não temos tempo para esperar que as pessoas peguem o ritmo. Elas precisam entrar numa reunião já com uma boa ideia do que está acontecendo.”

A equipe também precisava de uma forma de rapidamente atualizar grupos de pessoas sobre um determinado projeto, e mostrar claramente a cada grupo funcional o que precisava fazer com essa informação. “Quando fazemos um planejamento estratégico, precisamos de uma coisa que qualquer pessoa envolvida possa ver e dizer: “Ok, entendi o que está sendo feito. Isto é o que precisamos fazer agora sem precisar ajuda para isso.”

Começa com uma única equipe

Para a Overstock.com, era importante que as ferramentas em uso fossem adotadas por todos os níveis da empresa sem precisar ser exigidas pelos departamentos administrativos. Os membros das equipes precisavam poder trabalhar de uma forma que parecesse natural para inovar e avançar rapidamente. A Asana é agora a ferramenta padrão da Overstock.com para acompanhar tudo o que está sendo feito, mas ninguém tomou essa decisão de maneira oficial.

Em vez disso, o uso de Asana se espalhou de forma orgânica. “Inicialmente, uma equipe começou a usar a Asana para o planejamento de um projeto. Depois, nossa equipe de design começou a consultar através da Asana em que precisávamos trabalhar naquele momento.” Assim que mais que uma equipe estava usando a Asana, passou a fazer sentido atualizar para Premium para que todos tivessem acesso a recursos como relatórios avançados e controles de privacidade. “A partir dali, simplesmente se espalhou por todas as equipes e departamentos, e agora cada equipe está com o seu trabalho na Asana.”

Jaime atribui a popularidade da Asana em Overstock.com à facilidade de uso. “Qualquer pessoa pode olhar para um projeto em Asana e compreender de imediato o que está acontecendo. Eu posso contratar uma pessoa nova, dar um login para acessar a Asana, e dizer: ‘Estas são as equipes em que você deve participar’, e não preciso treiná-la a usar a ferramenta. Isso é fantástico.”

Juntos desde o primeiro dia

Quando a equipe de Jaime lança um novo produto, todas as equipes envolvidas podem ponderar o que precisa ser feito desde o primeiro dia. O seu plano de lançamento é delineado em um único lugar e as equipes podem atribuir as tarefas necessárias e as datas de conclusão para as pessoas responsáveis por aquela parte do trabalho.

Além disso, segundo Jaime, a Asana ajuda a garantir a qualidade das campanhas que executam. “Quando estamos juntos como um grupo em Asana e precisamos criar uma lista de tudo o que precisa ser feito por todos para o lançamento de um produto, é fácil identificar desde o começo as lacunas ou falhas que precisam ser corrigidas, para evitar confusão na última hora ou atrasar os prazos porque esquecemos de alguma coisa.”

Um exemplo de como isso tem funcionado é com a equipe de otimização do mecanismo de busca da Overstock.com. “Como alguém do departamento do produto e design, geralmente não estou envolvido com SEO. Há alguns anos, nem pensaríamos na possibilidade de envolver o grupo de SEO nos nossos planos para o produto, porque não pensávamos que, como equipe, eles também precisassem ser incluídos. Isso os deixou no escuro, e os resultados não foram bons.

Agora que estamos todos trabalhando no mesmo projeto em Asana, a equipe de SEO pode ver em que a minha equipe está trabalhando, e posso ver a importância de tê-los incluído desde a etapa do planejamento. Tem sido ótimo ver o SEO de Overstock.com melhorar desde que estamos manejando este processo com a Asana.”

Colaborar significa ter melhor qualidade

De acordo com Jaime, um dos resultados mais surpreendentes que ela viu com o uso da Asana foi o nível de colaboração e diversão das equipes ao trabalhar em conjunto. “Podemos compartilhar links de protótipos dos novos produtos e designs em que estamos trabalhando, e a equipe comenta com as suas reações. Preciso dizer que alguns dos comentários são divertidíssimos.” Apesar disso, ela está impressionada com o volume de trabalho sendo feito com Asana. “Me levaria muito tempo para listar todos os usos que a nossa empresa tem para a Asana.” Aqui estão alguns dos mais importantes:

• Roteiros de produtos: a equipe de Overstock.com coloca cada novo produto na Asana desde a fase de idealização, para que todos saibam desde o começo o que está acontecendo.

• Marketing digital: as estratégias de SEO, SEM e de publicidade paga da Overstock.com são administradas na Asana.

• Reuniões a dois: cada gestor pode manter a comunicação individual com seus subordinados diretos na Asana, com controles de privacidade que asseguram que tenham acesso somente as pessoas certas.

• Reuniões de equipe: Quando começou a administrar as reuniões da sua equipe com a Asana, Jaime viu um enorme aumento da produtividade das reuniões. A pauta da reunião é gerida com o seu próprio projeto, para que todos saibam exatamente o que está acontecendo.

Qualquer pessoa pode olhar para um projeto em Asana e compreender de imediato o que está acontecendo. Eu posso contratar uma pessoa nova, dar um login para acessar a Asana, e dizer: ‘Estas são as equipes em que você deve participar’, e não preciso treiná-la a usar a ferramenta. Isso é fantástico. ”

O maior orgulho de Jaime é o aumento da qualidade do trabalho que acontece em Overstock.com. “Como equipe, procuramos criar a melhor experiência possível para os nossos clientes, e quando um projeto é concluído com Asana, posso estar segura de que estamos atingindo esse objetivo.”