Cadeau Maestro opera um negócio de e-commerce em expansão #comAsana

Estudo de caso da Cadeau Maestro na Asana
  • Cadeau Maestro opera um negócio de e-commerce em expansão #comAsana
  • Tamanho da empresa
    • 13 funcionários
  • Local
    • Saint-Étienne, França
  • Visitantes que acessam o site a cada ano
    • 4,5 milhões

Uma força de trabalho pequena mas poderosa

Por vezes a sua vida pessoal inspira uma ideia de negócio, e se converte em algo mais grandioso do que você poderia algum dia ter imaginado.

Sylvain Bruyère e Charline Sagnard têm o costume de se dar presentes todos os meses para comemorar o dia em que se conheceram. Mas encontrar presentes originais se tornou cada vez mais difícil a cada mês que passava. “Não seria ótimo se houvesse uma loja na Internet para encontrar novos presentes?”, Sylvain se perguntava. E assim nasceu a ideia para o Cadeau Maestro. Em 2009, o jovem casal inaugurou a sua loja de presentes on-line.

“Vendemos itens divertidos, inovadores e que fazem os clientes sorrir”, diz Nicols Graillon, gerente do negócio on-line. “É sempre um prazer trabalhar com o nosso ramo, porque trazemos alegria às pessoas. Também ajudamos ao Papai Noel, o que é fantástico”.

O negócio começou inicialmente no apartamento de Sylvain e Charline, onde eles guardavam as mercadorias na sala e na cozinha. Hoje, 4,5 milhões de pessoas visitam Cadeau Maestro todos os anos, a maior parte durante a época do Natal. Em oito anos a empresa se expandiu e abriu uma loja física em Saint-Étienne, na França, um armazém, e incluiu um parceiro logístico, Camalo, que ajuda outros negócios de e-commerce com o armazenamento e execução de pedidos. Cadeu Maestro consegue tudo isso com apenas 13 funcionários.

Fazendo com que as equipes trabalhem em conjunto

Esses 13 funcionários estão espalhados pela loja de varejo, pelo armazém e pelo escritório, portanto a comunicação muitas vezes não é fácil. O gerente da loja, por exemplo, pode ser difícil de encontrar por telefone. Mas todos precisam estar em sintonia para estarem prontos para a corrida das festas de fim de ano. “O maior desafio é fazer com que todas as equipes trabalhem em conjunto”, diz Nicolas.

Muitas vezes, eles precisam planejar projetos com nove meses de antecedência. Com tanto tempo de antecipação, boas ideias muitas vezes se perdem no processo. “Ter ideias é bom, mas é preciso que elas não se percam pelo caminho”, diz ele.

Ao trabalhar na renovação do seu site, por exemplo, os funcionários trocavam ideias por e-mail ou escrevendo documentos do Word, mas essa solução não era insustentável para a empresa. Os funcionários também tinham dificuldades para acompanhar todos os detalhes que precisavam ser feitos nos diferentes estabelecimentos.

Um dos projetos de alta prioridade da empresa é a revista, com quatro a cinco edições anuais, apresentando produtos e brindes. A edição das festas de 2017 é a maior já publicada, e inclui um quadrinho e jogos. No período de dois meses, muitas pessoas cuidaram de diferentes aspectos da sua produção, desde o editor de Web que escreveu o texto do produto até o designer gráfico que criou a capa e o layout. “Antes da Asana não sabíamos quanto tempo demoraria para criar uma edição completa”, diz Nicolas. Nas edições anteriores, muitas vezes se atrasavam para enviar a revista para a gráfica.

Nunca perder o fluxo das ideias

Eles precisavam de uma maneira melhor de acompanhar o trabalho que decidiam em conjunto, como equipe, e uma forma eficaz de atribuir as tarefas aos membros da equipe. Sylvain, diretor executivo da Cadeau Maestro, procurou uma ferramenta que ajudasse os funcionários a discutir ideias com facilidade e desenvolver novos projetos em conjunto, sem perder nenhum contexto importante.

“Escolhemos a Asana porque ela oferece muitas funções e possibilidades diferentes para nos ajudar a melhorar a empresa, a marca e os serviços prestados,” explica Nicolas.

Nicolas trabalha com cinco membros de equipe nos sites da Cadeau Maestro. Dois anos atrás, lançaram uma plataforma B2B, Cadeau Maestro Professionnels. Eles usaram a Asana em todo o processo de produção do site. Os membros da equipe acompanhavam tudo, desde as próprias ideias até os produtos e o conteúdo, através da Asana.

Hoje eles trabalham numa nova versão da plataforma B2B para início de 2018, que esperam que aumente as vendas. Também consultam as ideias, sugestões de funcionários e análises do feedback dos clientes armazenadas na Asana desde o lançamento inicial. Embora essas informações sejam muitas vezes relevantes, elas são difíceis de implementar imediatamente. “Recebemos ideias novas todos os dias, mas é impossível prosseguir com todas”, diz Nicolas. “Com a ajuda da Asana, elas ficam organizadas e nunca se perdem.” Então, Quando chegar o momento, Nicolas e sua equipe podem então transformar uma ótima ideia em uma tarefa viável, sem precisar procurar em documentos e e-mails antigos.

O presente do trabalho em equipe eficaz

De 2012 a 2015 a Cadeau Maestro experimentou um notável crescimento de 40% ao ano. Ávida por inovar e continuar crescendo, a Cadeau Maestro lançou recentemente uma nova categoria de produtos chamada “Cadeau Personnalisé”, ou presentes personalizados. A empresa espera que a nova categoria responda por 10% das vendas do período de festas de 2017.

Quando deram início a esta nova iniciativa, eles criaram um projeto na Asana chamado “Personalização”, que permitiu que os membros da equipe compartilhassem suas ideias. Todas as tarefas do projeto foram também atribuídas e acompanhadas na Asana, com cada membro da equipe desempenhando um papel fundamental. O gestor de aquisições escolheu os produtos, que o designer gráfico imaginou então como poderia personalizar. Os editores de Web escreveram descrições para o produto e a equipe de otimização para mecanismos de busca desenvolveu o mapa do site para a nova categoria do site. O departamento de relacionamento com o cliente também votou em cada produto para se assegurar que não haveria problemas potenciais para os clientes.

Usar a Asana permitiu a cada pessoa ver em que os outros estavam trabalhando, onde uma tarefa específica se encaixava no panorama geral, e quais prazos se aproximavam. Atribuir tarefas e subtarefas diferentes deixou claro quem era responsável por qual parte de um projeto.

“Como diz o velho ditado, ‘Divide ut regnes’” (em português, “Dividir para conquistar”), diz Nicolas. “Essa foi a palavra chave para este complexo processo.”

A equipe Cadeau Maestro em ação

Criando o melhor ambiente de trabalho

Hoje, toda a equipe da Cadeau Maestro usa a Asana, na qual fazem o acompanhamento de projetos que vão desde esforços de marketing, como o Boletim informativo, até a cadeia de abastecimento. Para Nicolas, a Asana ajuda a equipe da Cadeau Maestro a trabalhar de forma muito mais eficiente. “Nosso objetivo principal é fornecer a nossa equipe o melhor ambiente de trabalho, e a Asana nos permite isso. Qualquer um pode facilmente deixar um comentário numa tarefa ou compartilhar sugestões sobre como fazer alguma coisa de uma melhor maneira.”

Cadeau Maestro usa a Asana para:

  • Gerenciar a equipe de funcionários: “Asana é uma ótima ferramenta de gerenciamento. Eu criei diversos arquivos para listar os campos de especialização de cada membro. Assim, posso rastrear com facilidade o que foi feito e o que precisa ser esclarecido.”
  • Conectar com o armazém, a loja de varejo, e o escritório: “Como a loja fica em uma cidade diferente, comunicar através da Asana tem nos ajudado muito. Estamos agora no processo de redesenhar nossos cartões-presente, e através da Asana nosso gerente de loja pode fazer sugestões, dar conselhos e apresentar os comentários dos clientes da nossa loja.”
  • Gerenciar a produção da revista: “Nós podemos despachar tarefas para os membros da equipe. É mais eficaz e poupa tempo. Não estamos mais atrasados quando chega a hora de enviar a edição mais recente para a gráfica.”
  • Identificar e solucionar problemas: “Nossa cadeia de abastecimento pode detectar maus funcionamentos, como um pedido ficar parado por falta de informação. Nós somos então notificados, graças à Asana, e podemos corrigir o problema.”
  • Trabalhar em conjunto como equipe: “Podemos trabalhar com quantos membros de equipe quisermos. Isso ajuda muito. Duas cabeças pensam melhor do que uma. Em vez de trabalharmos sozinhos, compartilhamos, trocamos ideias e colaboramos.”

Nicolas credita à Asana as melhorias nos processos de negócio da Cadeau Maestro. “Qualquer que seja o tamanho da sua empresa, a Asana foi feita para você. Uma única pessoa pode perfeitamente usá-la para acompanhar o seu trabalho. Mas, é claro, quantos mais, melhor.”

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Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas para alcançarem resultados.

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Organize seu trabalho

Defina tarefas e marcos bem definidos para transmitir claramente à sua equipe o que precisa ser feito.

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Ajude a sua equipe com seus prazos

Deixe cada profissional de Marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído proporcionando total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

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Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para visualizar a forma como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

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Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

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Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar por essas informações.

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Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e ter em atenção as datas mais importantes

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Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

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Faça programas bem sucedidos, todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para as suas audiências.

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Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

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Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

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Faça os lançamentos no tempo certo

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

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Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

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Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore as datas e as realizações

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos de todos seus lançamentos.

Monitore as datas e as realizações

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado, de qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Preparar, apontar e… Lançar!

Asana auxilia as equipes de produtos a cumprir os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

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Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

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Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

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Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

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Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

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Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para se assegurar de ter os tempos sob controle.

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Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

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Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

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Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisam fazer.

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Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

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Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

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Deixe tudo interconectado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que a sua informação exista toda em um mesmo lugar.

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Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

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Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

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