Cadeau Maestro opera um negócio de e-commerce em expansão #comAsana

Uma força de trabalho pequena mas poderosa

Por vezes a sua vida pessoal inspira uma ideia de negócio, e se converte em algo mais grandioso do que você poderia algum dia ter imaginado.

Sylvain Bruyère e Charline Sagnard têm o costume de se dar presentes todos os meses para comemorar o dia em que se conheceram. Mas encontrar presentes originais se tornou cada vez mais difícil a cada mês que passava. “Não seria ótimo se houvesse uma loja na Internet para encontrar novos presentes?”, Sylvain se perguntava. E assim nasceu a ideia para o Cadeau Maestro . Em 2009, o jovem casal inaugurou a sua loja de presentes on-line.

“Vendemos itens divertidos, inovadores e que fazem os clientes sorrir”, diz Nicols Graillon, gerente do negócio on-line. “É sempre um prazer trabalhar com o nosso ramo, porque trazemos alegria às pessoas. Também ajudamos ao Papai Noel, o que é fantástico”.

O negócio começou inicialmente no apartamento de Sylvain e Charline, onde eles guardavam as mercadorias na sala e na cozinha. Hoje, 4,5 milhões de pessoas visitam Cadeau Maestro todos os anos, a maior parte durante a época do Natal. Em oito anos a empresa se expandiu e abriu uma loja física em Saint-Étienne, na França, um armazém, e incluiu um parceiro logístico, Camalo, que ajuda outros negócios de e-commerce com o armazenamento e execução de pedidos. Cadeu Maestro consegue tudo isso com apenas 13 funcionários.

Fazendo com que as equipes trabalhem em conjunto

Esses 13 funcionários estão espalhados pela loja de varejo, pelo armazém e pelo escritório, portanto a comunicação muitas vezes não é fácil. O gerente da loja, por exemplo, pode ser difícil de encontrar por telefone. Mas todos precisam estar em sintonia para estarem prontos para a corrida das festas de fim de ano. “O maior desafio é fazer com que todas as equipes trabalhem em conjunto”, diz Nicolas.

Muitas vezes, eles precisam planejar projetos com nove meses de antecedência. Com tanto tempo de antecipação, boas ideias muitas vezes se perdem no processo. "Ter ideias é bom, mas é preciso que elas não se percam pelo caminho", diz ele.

Ao trabalhar na renovação do seu site, por exemplo, os funcionários trocavam ideias por e-mail ou escrevendo documentos do Word, mas essa solução não era insustentável para a empresa. Os funcionários também tinham dificuldades para acompanhar todos os detalhes que precisavam ser feitos nos diferentes estabelecimentos.

Um dos projetos de alta prioridade da empresa é a revista, com quatro a cinco edições anuais, apresentando produtos e brindes. A edição das festas de 2017 é a maior já publicada, e inclui um quadrinho e jogos. No período de dois meses, muitas pessoas cuidaram de diferentes aspectos da sua produção, desde o editor de Web que escreveu o texto do produto até o designer gráfico que criou a capa e o layout. "Antes da Asana não sabíamos quanto tempo demoraria para criar uma edição completa", diz Nicolas. Nas edições anteriores, muitas vezes se atrasavam para enviar a revista para a gráfica.

Nunca perder o fluxo das ideias

Eles precisavam de uma maneira melhor de acompanhar o trabalho que decidiam em conjunto, como equipe, e uma forma eficaz de atribuir as tarefas aos membros da equipe. Sylvain, diretor executivo da Cadeau Maestro, procurou uma ferramenta que ajudasse os funcionários a discutir ideias com facilidade e desenvolver novos projetos em conjunto, sem perder nenhum contexto importante.

“Escolhemos a Asana porque ela oferece muitas funções e possibilidades diferentes para nos ajudar a melhorar a empresa, a marca e os serviços prestados”, explica Nicolas.

Nicolas trabalha com cinco membros de equipe nos sites da Cadeau Maestro. Dois anos atrás, lançaram uma plataforma B2B, Cadeau Maestro Professionnels. Eles usaram a Asana em todo o processo de produção do site. Os membros da equipe acompanhavam tudo, desde as próprias ideias até os produtos e o conteúdo, através da Asana.

Hoje eles trabalham numa nova versão da plataforma B2B para início de 2018, que esperam que aumente as vendas. Também consultam as ideias, sugestões de funcionários e análises do feedback dos clientes armazenadas na Asana desde o lançamento inicial. Embora essas informações sejam muitas vezes relevantes, elas são difíceis de implementar imediatamente. “Recebemos ideias novas todos os dias, mas é impossível prosseguir com todas”, diz Nicolas. “Com a ajuda da Asana, elas ficam organizadas e nunca se perdem.” Então, Quando chegar o momento, Nicolas e sua equipe podem então transformar uma ótima ideia em uma tarefa viável, sem precisar procurar em documentos e e-mails antigos.

O presente do trabalho em equipe eficaz

De 2012 a 2015 a Cadeau Maestro experimentou um notável crescimento de 40% ao ano. Ávida por inovar e continuar crescendo, a Cadeau Maestro lançou recentemente uma nova categoria de produtos chamada Cadeau Personnalisé, ou presentes personalizados. A empresa espera que a nova categoria responda por 10% das vendas do período de festas de 2017.

Quando deram início a esta nova iniciativa, eles criaram um projeto na Asana chamado “Personalização”, que permitiu que os membros da equipe compartilhassem suas ideias. Todas as tarefas do projeto foram também atribuídas e acompanhadas na Asana, com cada membro da equipe desempenhando um papel fundamental. O gestor de aquisições escolheu os produtos, que o designer gráfico imaginou então como poderia personalizar. Os editores de Web escreveram descrições para o produto e a equipe de otimização para mecanismos de busca desenvolveu o mapa do site para a nova categoria do site. O departamento de relacionamento com o cliente também votou em cada produto para se assegurar que não haveria problemas potenciais para os clientes.

Usar a Asana permitiu a cada pessoa ver em que os outros estavam trabalhando, onde uma tarefa específica se encaixava no panorama geral, e quais prazos se aproximavam. Atribuir tarefas e subtarefas diferentes deixou claro quem era responsável por qual parte de um projeto.

“Como diz o velho ditado, ‘Divide ut regnes’ (em português, ‘Dividir para conquistar’;), diz Nicolas. “Essa foi a palavra chave para este complexo processo.”

Criando o melhor ambiente de trabalho

Hoje, toda a equipe da Cadeau Maestro usa a Asana, na qual fazem o acompanhamento de projetos que vão desde esforços de marketing, como o Boletim informativo, até a cadeia de abastecimento. Para Nicolas, a Asana ajuda a equipe da Cadeau Maestro a trabalhar de forma muito mais eficiente. “Nosso objetivo principal é fornecer a nossa equipe o melhor ambiente de trabalho, e a Asana nos permite isso. Qualquer um pode facilmente deixar um comentário numa tarefa ou compartilhar sugestões sobre como fazer alguma coisa de uma melhor maneira.”

Cadeau Maestro usa a Asana para:

• Gerir a equipe de funcionários: “A Asana é uma ótima ferramenta de gestão. Eu criei diversos arquivos para listar os campos de especialização de cada membro. Assim, posso rastrear com facilidade o que foi feito e o que precisa ser esclarecido.”

• Conectar com o armazém, a loja de varejo, e o escritório: “Como a loja fica em uma cidade diferente, comunicar através da Asana tem nos ajudado muito. Estamos agora no processo de redesenhar nossos cartões-presente, e através da Asana nosso gerente de loja pode fazer sugestões, dar conselhos e apresentar os comentários dos clientes da nossa loja.”

• Gerir a produção da revista: “Nós podemos despachar tarefas para os membros da equipe. É mais eficaz e poupa tempo. Não estamos mais atrasados quando chega a hora de enviar a edição mais recente para a gráfica.”

• Identificar e solucionar problemas: “Nossa cadeia de abastecimento pode detectar maus funcionamentos, como um pedido ficar parado por falta de informação. Nós somos então notificados, graças à Asana, e podemos corrigir o problema.”

• Trabalhar em conjunto como equipe: “Podemos trabalhar com quantos membros de equipe quisermos. Isso ajuda muito. Duas cabeças pensam melhor do que uma. Em vez de trabalharmos sozinhos, compartilhamos, trocamos ideias e colaboramos.”

Nicolas credita à Asana as melhorias nos processos de negócio da Cadeau Maestro. “Qualquer que seja o tamanho da sua empresa, a Asana foi feita para você. Uma única pessoa pode perfeitamente usá-la para acompanhar o seu trabalho. Mas, é claro, quantos mais, melhor.”