Szablon macierzy śledzenia wymagań

Podczas planowania projektu ważne jest, aby dokładnie zrozumieć wymagania niezbędne do spełnienia przed kontynuowaniem pracy. Może to na przykład oznaczać zapoznanie się przed rozpoczęciem projektu ze specyfikacjami technicznymi lub wymaganiami użytkowników. Aby ułatwić organizację wymagań projektu, skorzystaj z szablonu macierzy śledzenia wymagań.

Czym jest macierz śledzenia wymagań?

Macierz śledzenia wymagań to konkretny rodzaj dokumentu z wymaganiami opisujący dwie różne opcje i porównujący ich specyfikacje. Opiera się na zależności „wiele do wielu”, co oznacza, że w każdej opcji porównuje ze sobą kilka różnych czynników. Przykładem ogólnej macierzy śledzenia jest wykres porównujący specyfikację dwóch różnych telefonów komórkowych. Taka macierz porównuje różne specyfikacje, takie jak czas pracy akumulatora, jakość aparatu, wielkość ekranu i inne. Macierz śledzenia jest często używana podczas testowania oprogramowania, ponieważ w spójny sposób przedstawia wymagania techniczne i biznesowe.  

Czym jest szablon macierzy śledzenia wymagań?

Szablon macierzy śledzenia wymagań to struktura bez danych, za pomocą której można szybko utworzyć nową macierz śledzenia wymagań. Przyspiesza ona proces planowania projektu, ponieważ, gdy zespół potrzebuje utworzyć macierz śledzenia wymagań, może szybko wypełnić tabelę, zamiast tworzyć nową od zera. 

Korzyści z używania macierzy śledzenia wymagań

Choć często jest używana do przedstawiania specyfikacji technicznych podczas tworzenia oprogramowania, macierz śledzenia wymagań ma wiele innych zastosowań. Oto, dlaczego warto z niej skorzystać w zarządzaniu projektami:

• Łatwa do powielania: gdy masz szablon macierzy śledzenia wymagań, nie musisz tworzyć nowej macierzy za każdym razem, gdy potrzebne jest rozpisanie nowego wymagania. 

• Możliwość personalizacji: zaletą używania szablonu jest to, że zawiera on już wszystkie główne składowe. Jeśli potrzebujesz dostosować macierz w celu uwzględnienia wymagań zespołu, możesz łatwo zmienić szablon danej macierzy.

• Zapewnia spójność: gdy udostępnisz szablon zespołowi, stanie się on podstawą dla dalszych etapów procesów. Utworzenie szablonu macierzy śledzenia wymagań ułatwi zachowanie spójności między wszystkimi tworzonymi w przyszłości macierzami, ponieważ zespół będzie już zaznajomiony z tym narzędziem.

Co zawiera macierz śledzenia wymagań?

Choć macierze śledzenia wymagań mogą różnić się zależnie od zespołu, każda z nich powinna zawierać kilka ogólnych informacji. 

• Nazwa i opis wymogu: jest to nazwa konkretnego wymogu projektu wraz z krótkim opisem, aby zajmująca się nim osoba odpowiedzialna miała potrzebny kontekst.

• Identyfikator wymogu: mimo że często jest używany podczas testowania oprogramowania, identyfikator ten służy do rozróżniania podobnych, ale różniących się, wymagań dotyczących funkcji. W takim przypadku każdy wymóg powinien mieć niepowtarzalny numer identyfikacyjny, aby zespół mógł w razie potrzeby się do niego odnieść. 

• Historia użytkownika: jest to krótki opis funkcji oprogramowania napisany z perspektywy użytkownika końcowego. Zazwyczaj ma on format: „Jako [użytkownik] potrzebuję [cel oprogramowania], aby uzyskać [żądany wynik]”.

• Produkt końcowy: jest to tworzony produkt, który jest zgodny z informacjami przedstawionymi w macierzy śledzenia wymagań.

• Osoba odpowiedzialna: jest to osoba odpowiedzialna za spełnienie konkretnego wymogu.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Formularze. Kiedy użytkownik wypełnia formularz, powoduje to utworzenie nowego zadania wewnątrz projektu w Asanie. Korzystając z formularza jako źródła informacji, możesz ustandaryzować sposób rozpoczęcia pracy, zebrać potrzebne dane i zapewnić, że żadne zadania nie wymkną się spod kontroli. Zamiast doraźnego zbierania informacji, utwórz ustandaryzowany system z zestawem pytań, na które każdy powinien odpowiedzieć. Możesz też skorzystać z pytań filtrujących, aby uzależnić kolejne pytania od poprzednich odpowiedzi użytkownika. Formularze ograniczają również czas i nakład pracy potrzebny do zarządzania przychodzącymi prośbami, dzięki czemu Twój zespół może poświęcić więcej czasu właściwej pracy.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• GitHub. Automatycznie synchronizuj aktualizacje statusu pull requestów z GitHub z zadaniami w Asanie. Śledź postęp pull requestów i usprawniaj współpracę międzyfunkcyjną pomiędzy zespołami technicznymi i nietechnicznymi, a wszystko to z poziomu Asany.

• Zendesk. Dzięki integracji Asany z Zendesk możesz szybko i łatwo tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze zgłoszeń Zendesk. Dodawaj kontekst, dołączaj pliki i łącz zgłoszenia z istniejącymi zadaniami, aby śledzić działania potrzebne do zamknięcia zgłoszenia. Integracja zapewnia również widoczność informacji w obu systemach, dzięki czemu wszyscy mogą na bieżąco śledzić postępy niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystają. 

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi. 

Często zadawane pytania