Szablon listy zaległości

Lista zaległości (ang. punch list) to popularne narzędzie do zarządzania projektami, które wywodzi się z branży budowlanej. Generalni wykonawcy przeprowadzali inspekcje ukończonych budynków i sprawdzali, czy należy wprowadzić ostatnie poprawki przed zamknięciem projektu. Każda z tych ostatecznych zmian stanowiła pozycję na liście zaległości, a wykonawcy dziurkowali kartkę papieru w odpowiednim miejscu, aby oznaczyć dane zadanie jako ukończone.  

Obecnie nie ma potrzeby używania fizycznej listy ani dziurkacza. Utworzenie cyfrowego szablonu listy zaległości to najlepszy sposób na zorganizowanie pracy zespołu i utrzymanie jej na właściwych torach w końcowych etapach projektu. Dzięki cyfrowemu szablonowi listy zaległości Twój zespół będzie miał dostęp do tych samych informacji w czasie rzeczywistym, a zakończenie projektu będzie niezwykle proste.

Czym jest szablon listy zaległości?

Szablon listy zaległości to powtarzalna struktura, do której można łatwo dodać wszystkie zadania potrzebne do zakończenia ostatniego etapu projektu. Chociaż taki szablon jest często wykorzystywany w zarządzaniu projektami budowlanymi, doskonale nadaje się do każdego rodzaju projektu.

Szablon listy zaległości pomaga Twojemu zespołowi zachować dobrą organizację i zapewnia, że ​​ostateczne zmiany w projekcie przyczyniają się do zachowania jakości, jakiej oczekuje zespół projektowy. Utwórz nowoczesną listę zaległości za pomocą cyfrowego narzędzia do zarządzania projektami — a nie kartki papieru — aby członkowie zespołu mogli jednocześnie aktualizować zadania. Listy te są najbardziej efektywne, gdy każdy wie, kto jest odpowiedzialny za dane zadanie, a informacje są aktualizowane w czasie rzeczywistym. Pozwala to zachować poczucie odpowiedzialności i zapobiega przypadkowemu odwoływaniu się do nieaktualnych informacji przez interesariuszy i innych współpracowników.

Kiedy należy korzystać z szablonu listy zaległości

Szablony list zaległości są doskonałym narzędziem, z którego może korzystać każdy zespół, nie tylko w branży budowlanej. Oto kilka przykładowych zastosowań:

• Jako ostateczna lista kontrolna: możesz użyć listy zaległości, aby przeprowadzić kontrolę jakości na zakończenie projektu. Użyj szablonu, aby upewnić się, że Twój zespół sprawdzi wszystkie istotne szczegóły, bez względu na projekt, nad którym pracuje. 

• W celu zapewnienia spójności produktu końcowego: jeśli Twój zespół tworzy wiele wersji tego samego produktu, użyj szablonu listy zaległości, aby zapewnić spójność. Każdy produkt końcowy przechodzi przez ten sam przepływ pracy, dzięki czemu jest spójny i tej samej jakości. 

• W celu testowania nowych procesów lub przepływów pracy: ekipy budowlane często korzystają z list zaległości, ponieważ końcowy przegląd projektu odbywa się za każdym razem w ten sam sposób. Jeśli Twój zespół chce wprowadzić zmiany w procesie zapewniania jakości, dobrym punktem wyjściowym do dostosowania przepływu pracy jest skorzystanie z listy zaległości. Jeśli okaże się, że nowy proces nie przebiega płynnie, możesz wrócić do standardowego przepływu pracy z listami zaległości.

Jakie informacje powinien zawierać szablon listy zaległości?

Szablony list zaległości pomagają upewnić się, że właściwe informacje docierają do odpowiednich osób. Oto najczęstsze dane, które można w nim znaleźć:

• Lokalizacja zadania: w branży budowlanej informacja ta często oznacza konkretne pomieszczenie lub powierzchnię budynku, w której zadanie ma być wykonane. W przypadku innych typów projektów może oznaczać część projektu, nad którą pracujesz lub etap projektu, w którym znajduje się zadanie.

• Szczegóły lub opis zadania: jest to krótki opis pracy, którą należy wykonać, aby ukończyć zadanie. Dobrą najlepszą praktyką jest rozpoczynanie nazw zadań od czasownika, aby Twój zespół dokładnie wiedział, jakie działania podjąć.

• Priorytet zadania: wskazuje, jak ważne jest dane zadanie w porównaniu z innymi. Jest to szczególnie przydatne, jeśli istnieją zależności między zadaniami. W ten sposób odpowiednie zadanie zostanie wykonane jako pierwsze. 

• Osoba odpowiedzialna: czyli osoba, której zostało przypisane dane zadania. W razie pytań dotyczących zadania to z nią należy się skontaktować, aby uzyskać wyjaśnienia.

• Data wykonania zadania: czyli data (lub termin), do której zadanie musi zostać wykonane. 

• Status zadania: wskazuje, czy zadanie jest aktualnie przetwarzane. Najczęstsze statusy to „Nierozpoczęte”, „W toku” i „Ukończone”, ale Twój zespół może używać bardziej szczegółowych statusów, aby określić pozycję poszczególnych zadań w przepływie pracy.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

• Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko wykonać zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadań w Asanie, w których dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

• Aktualizacje statusu projektu. Zapomnij o żonglowaniu wieloma narzędziami, aby znaleźć informacje na temat statusu projektu, albo o uczestnictwie w kolejnym spotkaniu, które można by zastąpić e-mailem. Aktualizacje statusu projektu w Asanie są nie tylko łatwe w użyciu, ale również bezpośrednio powiązane z pracą Twojego zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do dodatkowych informacji projektowych, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektowe, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i innych. Aktualizacje statusu projektu ograniczają również czynności ręczne, centralizują informacje i zapewniają, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji.

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Zendesk. Dzięki integracji Asany z Zendesk możesz szybko i łatwo tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze zgłoszeń Zendesk. Dodawaj kontekst, dołączaj pliki i łącz zgłoszenia z istniejącymi zadaniami, aby śledzić działania potrzebne do zamknięcia zgłoszenia. Integracja zapewnia również widoczność informacji w obu systemach, dzięki czemu wszyscy mogą na bieżąco śledzić postępy niezależnie od tego, z jakiego narzędzia korzystają.

• Jira. Twórz interaktywne, połączone przepływy pracy pomiędzy zespołami technicznymi i biznesowymi, aby zapewnić lepszy wgląd w proces tworzenia produktów w czasie rzeczywistym – bez potrzeby wychodzenia z Asany. Usprawnij współpracę nad projektami oraz przekazywanie zadań. Szybko twórz zgłoszenia Jira bezpośrednio w Asanie, umożliwiając płynne przekazywanie zadań między zespołami biznesowymi i technicznymi.

Często zadawane pytania