Wat is een projectteam? En waarom je onderneming er een nodig heeft

In projectbeheer is het samenstellen van het juiste team een beetje als het samenstellen van een ingewikkeld meubelstuk - het vereist vooruitziendheid en zorgvuldige planning, maar als het correct wordt gedaan, maakt het het verschil.

Voordat je echter een projectteam kunt samenstellen, moet je precies begrijpen wat een projectteam is en welke soorten rollen moeten worden vervuld. In dit artikel bespreken we de basisprincipes van een standaard projectteam en laten we je zien hoe een goed samengesteld team je werknemers in staat kan stellen om hun werk met de grootste impact te creëren. 

Wat is een projectteam?

Een projectteam is een groep mensen die samenwerken om een project te voltooien. Meestal zijn projectteams cross-functional, wat betekent dat ze bestaan uit personen uit verschillende groepen of afdelingen binnen de organisatie, die werken aan een gemeenschappelijk doel. Projectteams zijn verantwoordelijk voor het succesvol voltooien van een project volgens het projectschema en de algemene projectdoelstellingen.

Meestal bestaat een projectteam uit een projectmanager, die toezicht houdt op en leiding geeft aan het team, en individuele teamleden die specifieke projecttaken voltooien. Projectteamleden kunnen intern zijn (zoals fulltime werknemers) of extern (zoals freelancers). Een projectteam kan ook bestaan uit andere belanghebbenden, waaronder mensen die het project niet dagelijks beheren of projectwerk uitvoeren, maar nog steeds belang hebben bij het succes van het project en verschillende mate van besluitvormingsvermogen hebben. 

Wat zijn de gemeenschappelijke rollen in een projectteam?

Projectteams zijn niet one size fits all. Projectteams in je organisatie zullen er waarschijnlijk voor elk project een beetje anders uitzien, afhankelijk van factoren zoals de grootte en doelen van het project. Wat het einddoel ook is, een team met de juiste mix van vaardigheden is cruciaal voor het succes van het project. 

Hier zijn de meest voorkomende teamrollen waaruit een projectteam bestaat: 

1. De projectmanager 

De projectmanager - ook wel bekend als de projectleider - is meestal verantwoordelijk voor het coördineren, overzien en beheren van het project en de teamleden van het project. Projectmanagers zijn er verantwoordelijk voor dat het project soepel verloopt, van de kick-off meeting tot de post-mortem van het project.

Projectmanagers houden toezicht op het project en begeleiden het team door verwachtingen te stellen, taken toe te wijzen en het werk te coördineren. Ze dienen als mentoren, begeleiden individuele medewerkers en faciliteren samenwerking en communicatie tussen de teamleden van het project. 

De belangrijkste verantwoordelijkheden van de projectmanager zijn:

• Samenwerken met het hogere management om een projectplan te ontwikkelen en projectdoelen te schetsen.

• Het toewijzen van projectmiddelen en het ontwikkelen van een middelenbeheerplan.

• Projectbereik bepalen en het project binnen de grenzen houden die zijn gedefinieerd in het bereikbeheerplan. 

• Communiceren met en beheren van projectteamleden.

• Projecttaken toewijzen en projectwerk delegeren aan individuele teamleden. 

• Het project op schema houden en oplossingen ontwikkelen wanneer prioriteiten verschuiven of er blokkades ontstaan.  

• Het bijhouden van project-KPI's en proactief bijsturen als het project niet op schema ligt om de doelen te bereiken.

• Het coördineren van communicatie tussen teamleden en het oplossen van conflicten tussen teams.

• Verwachtingen stellen en updates communiceren aan belanghebbenden via belanghebbendenbeheer.

Stel dat je marketingbureau een website-herontwerp uitvoert. Voor dit project zou de projectmanager verantwoordelijk zijn voor het bepalen van de tijd en middelen die nodig zijn om het project te voltooien; het toezicht houden op de dagelijkse activiteiten van het herontwerp, inclusief het geven van feedback en het op schema houden van het project; en het beheren van de individuele teamleden van het project. 

2. De leden van het projectteam

Een projectteamlid is een persoon die de taak heeft om het werk te produceren dat bijdraagt aan de succesvolle voltooiing van het project. Doorgaans zijn projectteamleden individuele bijdragers die gespecialiseerde, specifieke vaardigheden hebben die ze in het team en in het project inbrengen. Het kunnen fulltime of parttime werknemers zijn die intern of als externe aannemers werken. 

Je kunt projectmanagers zien als de projectoverzichters en projectteamleden als de projectuitvoerders. Vergeet niet dat projectteams meestal cross-functional zijn, dus projectteamleden maken vaak deel uit van verschillende afdelingen in de hele organisatie. Deze silo-teams hebben effectieve technologie nodig om cross-functioneel te werken (en werk met een grote impact te produceren), zoals een werkbeheerplatform met tool-integraties. 

De belangrijkste verantwoordelijkheden van projectteamleden zijn:

• Het produceren van deliverables en individueel werk dat bijdraagt aan de algemene doelstellingen en het succes van het project.

• Het verstrekken van kennis en feedback op basis van hun individuele expertisegebieden.

• Samenwerken met andere teamleden aan projectwerk.

• Individueel werk op tijd en op prioriteit voltooien. 

Laten we verder gaan met ons voorbeeld van het herontwerpen van de website. Voor dat project kunnen projectteamleden individuele bijdragers zijn van afdelingen zoals ontwerp, copywriting en ontwikkeling. Hun taken en deliverables kunnen het ontwikkelen van een nieuw kleurenpalet of typografisch schema voor de site omvatten, het maken van nieuwe ontwerpen voor de startpagina, het wireframen van de website, het maken van nieuwe tekst en het coderen van de uiteindelijke website. 

3. De projectsponsor 

Een projectsponsor, ook wel bekend als een uitvoerende sponsor, is de persoon die verantwoordelijk is voor het algehele succes van het project. De projectsponsor is meestal een bedrijfsleider of lid van het senior management. Ze dienen als een voorstander van het project, helpen bij het toewijzen van projectmiddelen, pleiten voor het project en zorgen voor projectbuy-in. 

In de hiërarchie van het projectteam zit de projectsponsor boven de projectmanager en fungeert hij als gids en tussenpersoon voor de projectmanager en het senior management. Terwijl de projectmanager betrokken is bij de dagelijkse activiteiten van een project, kan de projectsponsor dagelijks, wekelijks, maandelijks of driemaandelijks in het project worden opgenomen voor feedback of statusupdates. 

De belangrijkste verantwoordelijkheden van de projectsponsor zijn:

• Pleiten voor het project tijdens de eerste planningsfase, om buy-in en veilige financiering te krijgen. 

• Het project afstemmen op de strategische doelen van het bedrijf en aan belanghebbenden laten zien hoe het succes van het project waarde zal bieden aan het bedrijf. 

• Een projectmanager aanstellen om het project te leiden en als mentor voor de projectmanager te dienen gedurende de hele levenscyclus van het project.

• Het geven van begeleiding of goedkeuringen voor beslissingen op hoog niveau. 

• Optreden als tussenpersoon voor de projectmanager en leden van het senior leiderschapsteam. 

• Het op de hoogte houden van leidinggevenden op seniorniveau van de voortgang van het project en de noodzakelijke status of leverbare updates.

• Het project afsluiten, inclusief het evalueren van de prestaties en zorgen voor een succesvolle overdracht. 

Om ons voorbeeld af te ronden: de projectsponsor voor het herontwerp van de website zou een leidinggevende bij het marketingbureau zijn, zoals een senior creatief directeur. Ze zijn mogelijk voorstander van het project geweest en hebben de leiding genomen om de website van het bureau opnieuw te laten ontwerpen. Zodra het herontwerpproject van start gaat, zou hun belangrijkste rol zijn om de projectmanager te begeleiden en het senior management op de hoogte te houden van de voortgang van het websiteontwerp. 

Bonus: extra projectrollen

Een basisprojectteam bestaat bijna altijd uit een projectmanager, individuele teamleden en een projectsponsor. Maar projecten kunnen sterk variëren in grootte en reikwijdte, en dat betekent dat projectmanagers hun team moeten aanpassen aan de behoeften van hun project. 

Hier zijn een paar rollen die een projectteam al dan niet kan bevatten, afhankelijk van de grootte en doelstellingen van het project:

• Bedrijfsanalisten: Een bedrijfsanalist is een persoon wiens belangrijkste rol is om ervoor te zorgen dat de activiteiten van het bedrijf efficiënt verlopen en om verbeterpunten te vinden. In een projectteam helpt een bedrijfsanalist bij het definiëren van projectdoelen en zorgt hij ervoor dat het project waarde toevoegt voor het bedrijf.  

• Projectteamleiders: voor kleine projecten is het voldoende om één projectmanager toezicht te laten houden op de teamleden van het project. Bij grotere projecten kunnen de individuele bijdragers van het team echter worden gestructureerd in miniteams, waardoor het voor één projectmanager moeilijk is om toezicht te houden. Teamleiders zijn personen die rechtstreeks onder de projectmanager werken en toezicht houden op het werk van specifieke personen of miniteams binnen de hiërarchie van het projectteam. Meestal dienen teamleiders als een verbinding tussen de projectmanager en de individuele teamleden. 

• De stuurgroep van het project: een stuurgroep is een groep individuen - meestal senior managers of leidinggevenden op hoog niveau - die het project 'sturen' door begeleiding en ondersteuning te bieden gedurende de hele levenscyclus van het project. Niet alle projecten hebben een stuurgroep nodig, maar ze kunnen nuttig zijn voor projecten waarbij veel belanghebbenden betrokken zijn.

• Vakexperts: vakexperts, of SME's, zijn personen met gespecialiseerde kennis in een specifiek vakgebied of expertisegebied. SME's werken meestal samen met projectmanagers, teamleden en belanghebbenden om deskundige meningen of advies te geven over vragen of processen die verband houden met hun kennisgebied. Afhankelijk van hun rol binnen het project kunnen ze ook helpen bij het ontwikkelen van procedures, het in kaart brengen van trainingsprocessen, het helpen bij het veiligstellen van buy-in en het geven van projectaanbevelingen.

• Extra belanghebbenden: een projectbelanghebbende is iedereen die een belang heeft bij of kan worden beïnvloed door het project. Hoewel dit meestal senior leidinggevenden omvat, kunnen het ook collega's of cross-functional teams zijn die niet direct aan het project werken, maar die wel beïnvloed zouden worden door de uitkomst van het project. Belanghebbenden kunnen ook extern zijn, zoals klanten, investeerders of zelfs aandeelhouders. 

3 redenen waarom je onderneming projectteams nodig heeft

Nu je weet wat een projectteam is, vraag je je misschien af waarom je organisatie er een nodig heeft. Projectteams kunnen bedrijven van elke omvang helpen samen te werken en te creëren, maar zijn vooral nuttig voor grote ondernemingen waar teamgrootte en knelpunten in de communicatie in silo's kunnen dienen als obstakels voor samenwerking. 

Projectteams helpen grote organisaties door:

1. Cross-functional samenwerking te vergemakkelijken 

Het is gewoon gezond verstand - hoe groter de organisatie, hoe meer teams en teamleden er zijn. En dit kan knelpunten veroorzaken. Bekijk het zo: teams in silo's hebben vaak hun eigen 'taal' - ze hebben processen en tools vastgesteld; ze spreken op een manier die specifiek is voor het team; ze slaan hun bestanden op en doen hun werk op bepaalde plaatsen. En dit werkt wanneer teams in silo's blijven, maar voeg wat cross-functional samenwerking toe - zoals leden van de marketing-, verkoop- en engineeringteams vragen om samen te werken - en je zult waarschijnlijk meer dan een paar obstakels tegenkomen.

Daarom is cross-functional samenwerking zo belangrijk. Projectteams helpen teamcommunicatie en complex teamwerk te stroomlijnen en te vereenvoudigen door duidelijke verantwoordelijkheden vast te stellen en alle teamleden op dezelfde strategische doelen af te stemmen.  

2. De organisatorische efficiëntie verhogen

Naarmate organisaties groeien, wordt het steeds moeilijker om cross-functional werk te stroomlijnen en te produceren. Door teamleden met elkaar te verbinden en silo's te verminderen, maximaliseren projectteams de efficiëntie en verminderen ze redundanties die tijd en geld kunnen kosten. Bovendien kunnen succesvolle projecten die door projectteams worden geleid inzicht bieden in hoe processen en workflows kunnen worden gestroomlijnd, wat kan leiden tot een grotere bedrijfsefficiëntie op lange termijn. 

3. Werk met een grote impact stimuleren

Wanneer teamleden duidelijk gedefinieerde rollen hebben en afgestemd zijn op strategische resultaten, kunnen ze zich concentreren op het creëren van belangrijk werk. Door de wrijving veroorzaakt door teams in silo's te verminderen, stellen projectteams iedereen in je organisatie in staat om op hun hoogste potentieel te functioneren, wat uiteindelijk leidt tot een samenwerkende, concurrerende onderneming. 

7 manieren om projectteams in staat te stellen werk met een grote impact te leveren 

Als het gaat om het succesvol runnen van een projectteam, is het belangrijk om rollen en verantwoordelijkheden te begrijpen, maar er komt meer bij kijken. Geweldige projectteams zijn collaboratief, creatief en in staat om effectief te communiceren. 

Hier lees je hoe je een geweldig projectteam bouwt en daarmee het team klaarstoomt om werk met een grote impact en bedrijfskritisch werk te leveren. 

1. Begrijp hoe je de juiste teamleden kiest 

De eerste stap bij het maken van een projectteam is het kiezen van de juiste teamleden. De vereiste mix van vaardigheden hangt af van het doel en de doelstellingen van het project. Als je bedrijf bijvoorbeeld een website voor een klant bouwt, willen je projectmanagers een mix van creatieve en technische teamleden aantrekken, evenals klantgerichte werknemers, zoals klantaccountmanagers. Aan de andere kant, als je organisatie het onboardingproces herziet, kan het projectteam bestaan uit teamleden in meer administratieve en bedrijfsgerichte rollen, zoals human resources, bedrijfsanalyse en People Operations. 

Naast harde vaardigheden is het ook belangrijk dat je projectmanagers nadenken over de zachte vaardigheden die ze in het team willen brengen, zoals aanpassingsvermogen, communicatie, kritisch denken en motiverende vaardigheden. Het vinden van teamleden met verschillende vaardigheden en stijlen die elkaar aanvullen is essentieel, omdat het hen in staat stelt om een dynamisch team te bouwen dat het project tot leven brengt.  

2. Help het projectplan duidelijk te definiëren en af te stemmen

Helderheid is de sleutel tot projectsucces. Voordat het project van start gaat, is het belangrijk om de doelen en succescijfers van het project duidelijk te definiëren. Op die manier kun je het projectteam op één lijn krijgen over wat dat voor hen betekent. 

Hier zijn een paar dingen om aan het begin van het project te verduidelijken, om ervoor te zorgen dat het projectteam klaar is voor succes:

• De doelen van het project, of de uitkomst of het resultaat dat ze met hun project willen bereiken. Het belangrijkste doel van het project kan bijvoorbeeld zijn om een bedrijfsblog te lanceren. 

• De doelstellingen van het project, of de stappen die het projectteam zal nemen om de algemene projectdoelen te bereiken. Om ons voorbeeld van een bedrijfsblog voort te zetten, kunnen projectdoelstellingen het ontwikkelen van een redactionele agenda, het kiezen van een inhoudbeheersysteem en het ontwerpen en ontwikkelen van de blog omvatten. 

• De tijdlijn van het project, inclusief het algemene tijdsbestek waarbinnen het projectteam zal werken en het project zal voltooien. 

• De scope van het project, waarin het totale werk wordt beschreven dat nodig is om het project te voltooien en dat projectmiddelen en deliverables omvat.  

• Het projectbudget, oftewel het overzicht van hoeveel het project zou moeten kosten om te voltooien en hoe de uitgaven moeten worden toegewezen.

Dit moet een samenwerkingsproces zijn - het projectteam vroegtijdig inschakelen om te bespreken welk werk haalbaar is, welke middelen ze nodig hebben en hoe projectsucces eruit ziet, zorgt ervoor dat het hele team op één lijn zit. Op die manier kan het hele projectteam het project met een gerust en zelfverzekerd gevoel ingaan - en dat is iets wat elk project nodig heeft.  

3. Stel het team samen met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden  

Zodra je hebt geholpen bij het uitwerken van een plan voor het project en de doelen en doelstellingen van het project hebt gedefinieerd, is het tijd om de rollen en verantwoordelijkheden van het team duidelijk te definiëren. Net als het definiëren van de projectdoelen, helpt het bepalen van de verantwoordelijkheden van het team om helderheid in het project te brengen, zodat elk teamlid precies weet waar hij verantwoordelijk voor is en wanneer. Dit kan potentiële miscommunicatie en dubbel werk verminderen en tegelijkertijd teamsamenwerking aanmoedigen. 

Stel bijvoorbeeld dat het project ontwerpwerk omvat en dat er twee grafische ontwerpers in het projectteam zitten. De projectmanager moet bepalen hoe de ontwerptaken worden opgesplitst en de beoordelings- en goedkeuringsverantwoordelijkheden toewijzen aan andere teamleden. Voor grotere projecten waar de verantwoordelijkheden bijzonder vaag aanvoelen, kan het maken van een RACI-tabel helpen bij het definiëren en afstemmen van de verantwoordelijkheden van het team.  

4. Help open communicatie te begeleiden 

Projectteams bestaan uit relaties en zoals elke goede relatie is communicatie de sleutel. Hier zijn een paar tips voor het creëren van een cultuur van open communicatie in een projectteam.

• Wees transparant in communicatie. Projectmanagers zetten de toon voor hoe hun team communiceert. Ze kunnen helpen om open, transparante communicatie in hun team te vergemakkelijken door het goede voorbeeld te geven. Dat betekent eerlijk zijn tegen hun team als ze het project of de verantwoordelijkheden moeten omgooien, leiden met empathie en erop vertrouwen dat hun team taken uitvoert zonder micromanaging. Dit zal helpen om een open, op vertrouwen gebaseerde teamomgeving te creëren - die zich zal vertalen in hoe teamleden met elkaar communiceren.

• Gebruik communicatie-tools consequent. Communicatietools, zoals Slack, Zoom of Gmail, vormen de basis van communicatie op de werkplaats. Om echt effectief te zijn, moeten teams echter meer doen dan alleen een communicatietool gebruiken - ze moeten ze consequent gebruiken en dezelfde communicatierichtlijnen volgen in het hele team. Om deze richtlijnen vast te stellen, kunnen projectmanagers samen met hun team een communicatieplan maken en de beste praktijken voor teamcommunicatie aan het begin van het project bepalen. Waarvoor moet video worden gebruikt? Wanneer hebben snelle, eenmalige Slack-berichten de voorkeur? Door deze richtlijnen vast te stellen en vervolgens te volgen, kunnen projectteams efficiënter samenwerken. En dat betekent sneller en beter werk.  

• Moedig bottom-up communicatie aan. Bottom-up communicatie helpt een inclusieve, open omgeving te bevorderen door teamleden aan de 'bodem' van de hiërarchie van het team - zoals nieuwe teamleden of individuele bijdragers - aan te moedigen om zich uit te spreken en hun gedachten en ideeën te delen. Om een ruimte te helpen creëren waarin teamleden zich op hun gemak voelen om zich uit te spreken, moeten projectmanagers er een punt van maken om verschillende teamleden om hun mening te vragen en hen te bedanken voor het delen wanneer ze dat doen. 

• Beheer teamconflicten effectief. Teamconflicten kunnen overweldigend zijn, vooral als projectmanagers relatief nieuw zijn of nog niet veel conflicten tussen teams hebben meegemaakt. Maar het omgaan met conflicten hoeft niet eng te zijn - met de juiste strategieën voor conflictoplossing kunnen projectmanagers conflicten oplossen en hun team aanmoedigen om te leren en te groeien. Ze kunnen beginnen met het houden van 1:1-vergaderingen met de betrokken teamleden om tot de oorzaak van het conflict te komen en actief te luisteren. Zodra ze de oorzaak van het conflict hebben vastgesteld, kunnen ze naar een wederzijds voordelige oplossing toewerken. 

• Sta open voor feedback. Hoe projectmanagers leiden, heeft invloed op hoe hun team communiceert en samenwerkt. Openstaan voor feedback - of het nu gaat om 1:1-gesprekken, anonieme enquêtes of teamvergaderingen - geeft het projectteam het signaal dat ze zich in een gastvrije omgeving bevinden en moedigt hen aan om ook feedback te geven aan hun teamleden.  

5. Zorg ervoor dat het harde werk van het team wordt erkend 

Werknemers die consistente feedback krijgen, zijn meer betrokken en hebben meer kans om te floreren op de werkplaats. Om ervoor te zorgen dat individuele teamleden zich gewaardeerd voelen, moet je ervoor zorgen dat projectmanagers het harde werk en de prestaties van hun team erkennen met positieve feedback. 

Het wordt gewaardeerd als projectmanagers hun teamleden gewoon laten weten dat ze goed werk leveren, maar er zijn veel manieren om prestaties te erkennen en hun team het gevoel te geven dat ze erkend worden. Hier zijn een paar suggesties over hoe je projectmanagers hun team kunnen erkennen.

• Stuur een e-mail of een bericht waarin je specifieke manieren noemt waarop ze hebben bijgedragen aan het succes van het project.

• Geef een shout-out over een van hun deliverables of bijdragen in een Team Slack-kanaal. 

• Deel de positieve feedback van de klant over hen of hun werk.

• Neem ze mee uit lunchen of stuur ze een klein bedankje, zoals hun favoriete ijs.

• Implementeer een tijd om wekelijkse overwinningen te delen tijdens projectvergaderingen en bel werknemers die die week opvielen. 

• Vier het met het hele team met een teamuitje of verrassingslekkernijen. 

• Erken en vier de voltooiing van projectmijlpalen.  

• Bied projectspecifieke bonussen of geldbeloningen voor specifieke prestatiestatistieken. 

• Geef het team zichtbaarheid door hun werk onder de aandacht te brengen tijdens bedrijfsbrede vergaderingen of soortgelijke openbare fora.

6. Help het team groeien met constructieve feedback

Constructieve kritiek is net zo belangrijk als positieve erkenning. De twee dienen verschillende doelen - terwijl positieve feedback het moreel van werknemers verhoogt en teamleden het gevoel geeft dat ze gewaardeerd worden, helpt opbouwende kritiek werknemers om te leren en zich te ontwikkelen in hun rollen.

Het kan moeilijk zijn om opbouwende kritiek te horen, dus zorg ervoor dat iedereen in je team direct, specifiek en uitvoerbaar is wanneer ze het geven. Goede constructieve feedback geeft de ontvanger specifieke voorbeelden van hoe hij in de toekomst kan verbeteren. Het moet ook een gesprek zijn - geef teamleden de tijd om vragen te stellen en te verduidelijken. Als je kunt, leef dan mee met de werknemer, zoals een voorbeeld geven van een keer dat je vergelijkbare feedback kreeg en hoe het je hielp om beter te worden. 

7. Moedig het team aan om voort te bouwen op het succes van het project en te leren van tegenslagen 

Voltooid betekent niet dat het werk gedaan is. Moedig je ondergeschikten aan om een post-mortem vergadering te houden om te bespreken wat er goed ging aan het project en te bepalen wat er beter had gekund. 

Post-mortems zijn geweldig om te leren hoe je een project effectiever kunt uitvoeren, zoals hoe je risico's beter kunt beperken of proactief kunt plannen voor projectobstakels. Maar ze kunnen ook een hulpmiddel zijn om feedback van het team te verzamelen over hoe zij het project hebben ervaren vanuit een teambuildingperspectief. Moedig het team aan om openhartige feedback te geven over wat het team succesvoller had kunnen maken. 

Effectieve projectteams creëren succesvolle projecten

Projectteams leggen de basis voor projectsucces. Door cross-functional communicatie te faciliteren, silo's te verminderen en teamleden af te stemmen op projectresultaten, faciliteren succesvolle projectteams creatief, samenwerkend en impactvol werk.