Opschalen: hoe werkbeheeroplossingen software voor het beheer van klinische onderzoeken ondersteunen

Stel je een wereldwijd farmaceutisch bedrijf voor dat een complexe adaptieve studie in oncologie lanceert. Hun software voor het beheer van klinische onderzoeken volgt patiëntgegevens feilloos, maar naarmate het onderzoek zich uitbreidt naar meer locaties, verdrinkt het team in e-mails en mist het deadlines.  

Ondertussen jongleert een middelgrote contractonderzoeksorganisatie (CRO) met vijf gelijktijdige onderzoeken op verschillende therapeutische gebieden. Hun CTMS beheert individuele studiegegevens efficiënt, maar naarmate ze meer klinische studies uitvoeren, wordt de toewijzing van middelen een nachtmerrie, wat vertragingen en budgetoverschrijdingen veroorzaakt. In beide scenario's, terwijl teams hun klinische onderzoeksactiviteiten proberen op te schalen, realiseren ze zich al snel de beperkingen van traditionele CTMS.

En daar komen projectbeheeroplossingen van pas - het ontbrekende stukje in de puzzel van klinische onderzoekstechnologie. Door PM-tools te integreren met bestaande software voor het beheer van klinische onderzoeken, kunnen onderzoeksteams de hiaten in samenwerking, middelenbeheer en realtime toezicht overbruggen.

Dit artikel onderzoekt hoe projectbeheerplatforms CTMS kunnen aanvullen en het raamwerk bieden dat nodig is voor onderzoeksorganisaties om activiteiten soepel op te schalen, de toewijzing van middelen te optimaliseren en complexe klinische onderzoeken op schema te houden in het dynamische onderzoekslandschap van vandaag.

Wat is software voor klinisch onderzoeksbeheer (CTMS)?

Software voor het beheer van klinische onderzoeken, algemeen bekend als CTMS, is een gespecialiseerd softwaresysteem dat is ontworpen om elke fase van klinische onderzoeken te ondersteunen, van planning tot implementatie en administratie. CTMS fungeert als een centraal punt voor onderzoeksbeheer en helpt onderzoeksorganisaties hun workflows te stroomlijnen en de operationele efficiëntie te verbeteren.

Naarmate onderzoeken echter uitbreiden en organisaties meerdere onderzoeken combineren, kan traditionele software voor het beheer van klinische onderzoeken moeite hebben met uitdagingen zoals samenwerking tussen locaties en toewijzing van middelen - problemen die vaak aanvullende oplossingen vereisen om de activiteiten voor het beheer van klinisch onderzoek effectief te schalen.

Belangrijkste componenten van moderne CTMS

Moderne software voor het beheer van klinische onderzoeken beschikt meestal over een reeks essentiële eClinical-tools en -functies, die samenwerken om een complete oplossing te bieden voor het beheer van verschillende aspecten van klinische onderzoeken.

Tools voor het opstarten van een onderzoek

Tools voor het opstarten van een onderzoek helpen de eerste fasen van een klinisch onderzoek te stroomlijnen. Een CTMS kan bijvoorbeeld een systeem voor het volgen van regelgevende documenten bevatten dat ervoor zorgt dat alle noodzakelijke goedkeuringen worden verkregen voordat het onderzoek begint. Dit kan geautomatiseerde checklists voor wettelijke vereisten omvatten, zoals IRB-goedkeuringen of FDA-inzendingen, die helpen het opstartproces van het onderzoek te versnellen met behoud van naleving.

Documentbeheersystemen

Een efficiënt documentbeheersysteem is nuttig voor het organiseren en volgen van de enorme hoeveelheid papierwerk die verband houdt met klinische onderzoeken. Een CTMS kan bijvoorbeeld een elektronisch Trial Master File (eTMF) aanbieden dat alle essentiële onderzoeksdocumenten opslaat en organiseert. Dit systeem kan versiebeheer, audit trails en op rollen gebaseerde toegangscontroles omvatten om een juiste verwerking van gevoelige klinische onderzoeksgegevens te garanderen.

Elektronische gegevensverzameling (EDC)

EDC-systemen maken het mogelijk om nauwkeurige gegevens rechtstreeks van onderzoekslocaties te verzamelen. Een beheersysteem voor klinische onderzoeken met geïntegreerde EDC-functionaliteit kan het personeel van de locatie bijvoorbeeld in staat stellen om patiëntgegevens rechtstreeks in te voeren in elektronische casusrapportageformulieren (eCRF's). Deze realtime gegevensinvoer kan de gegevenskwaliteit aanzienlijk verbeteren en de tijd die nodig is voor het opschonen en valideren van gegevens verminderen.

Financiële beheerfuncties

CTMS-software bevat vaak tools voor het beheren van de financiële aspecten van klinische onderzoeken. Dit kan budgetteringstools omvatten die helpen bij het voorspellen van onderzoekskosten, het bijhouden van uitgaven en het beheren van facturering. Een CTMS kan bijvoorbeeld betalingen aan onderzoekslocaties automatiseren op basis van voltooide patiëntbezoeken, wat zorgt voor een tijdig en nauwkeurig financieel beheer.

Rapportage en dashboards

Deze functies bieden realtime inzichten in de voortgang en prestaties van het onderzoek. Software voor het beheer van klinische onderzoeken kan aanpasbare dashboards bieden die belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) weergeven, zoals inschrijvingspercentages van patiënten, statistieken voor gegevenskwaliteit of de voltooiingsstatus van mijlpalen. Met deze visuele tools kunnen onderzoeksteams en belanghebbenden snel de voortgang van het onderzoek beoordelen en weloverwogen beslissingen nemen.

Vergelijking van software voor het beheer van klinische onderzoeken versus systemen voor het beheer van klinische onderzoeken

Hoewel de termen vaak door elkaar worden gebruikt, kunnen er subtiele verschillen zijn tussen software voor het beheer van klinische onderzoeken en een managementsysteem voor klinische onderzoeken. De eerste kan verwijzen naar zelfstandige applicaties, terwijl de laatste vaak een meer geïntegreerde, end-to-end bedrijfsoplossing impliceert. Beide zijn echter ontworpen om klinische onderzoeksactiviteiten te ondersteunen.

Schaaluitdagingen voor teams voor klinisch onderzoek

Naarmate klinische studies zich uitbreiden, worden teams geconfronteerd met complexe uitdagingen. Farmaceutische onderzoeken verdrinken in e-mails op meerdere locaties en middelgrote CRO's worstelen met de toewijzing van middelen voor gelijktijdige onderzoeken, wat de tekortkomingen van traditionele software voor het beheer van klinische onderzoeken benadrukt.

1. Processen standaardiseren en naleving garanderen op meerdere locaties en regio's

Het handhaven van consistente procedures, methoden voor gegevensverzameling en naleving van de regelgeving op verschillende onderzoekslocaties en regio's is essentieel om de gegevenskwaliteit en de integriteit van de proef te waarborgen.

Voorbeeld: een wereldwijde CRO die een multicentrische studie voor een nieuwe kankerbehandeling beheert, kan moeite hebben om uniforme protocollen voor patiëntenbeoordeling op verschillende locaties in verschillende landen te garanderen, terwijl het ook verschillende wettelijke vereisten van instanties zoals de FDA, EMA en PMDA navigeert.

2. Gefragmenteerde communicatie en samenwerking in onderzoeken op meerdere locaties overwinnen

Duidelijke communicatie en naadloze samenwerking zijn essentieel voor succesvol klinisch onderzoek, ongeacht de betrokken locaties en afdelingen.

Voorbeeld: Een grootschalig vaccinonderzoek dat in meerdere landen wordt uitgevoerd, heeft te maken met uitdagingen bij het onderhouden van duidelijke communicatie tussen de teams op locatie, externe data-analisten en specialisten op het gebied van regelgeving, wat leidt tot slechte samenwerking en vertragingen bij de besluitvorming.

3. Het optimaliseren van projecttracking en middelentoewijzing over meerdere onderzoeken

Het beheren van onderling afhankelijke tijdlijnen en het effectief balanceren van personeel en budget over meerdere klinische onderzoeken is een aanzienlijke uitdaging, met name voor onderzoeksteams die meerdere onderzoeken tegelijkertijd beheren.

Voorbeeld: Een biotechbedrijf dat parallelle onderzoeken uitvoert voor verschillende indicaties van een nieuw medicijn worstelt met zowel voortgangsbewaking als toewijzing van middelen. Zonder een intuïtief volgsysteem worden ze geconfronteerd met vertragingen bij het indienen van documenten bij regelgevende instanties. Tegelijkertijd worstelen ze met het optimaal verdelen van hun beperkte pool van klinische onderzoeksmedewerkers over de verschillende onderzoeken, wat leidt tot overtoewijzing in sommige onderzoeken en hiaten in middelen in andere.

6 manieren waarop werkbeheerplatforms software voor het beheer van klinische onderzoeken verbeteren

Naarmate klinische onderzoeken in complexiteit en omvang toenemen, worstelt traditionele software voor het beheer van klinische onderzoeken om de verschillende uitdagingen van onderzoeksorganisaties het hoofd te bieden, van het standaardiseren van processen en het optimaliseren van middelen tot het ondersteunen van naadloze communicatie.

Door werkbeheerplatforms zoals Asana te integreren met CTMS, kunnen klinische onderzoeken effectief schaalproblemen aanpakken. Laten we eens kijken hoe deze werkbeheertools het beheer van klinisch onderzoek verbeteren.

1. Biedt een uniform communicatieplatform

Cloudgebaseerde, configureerbare werkbeheertools kunnen alle projectgerelateerde communicatie centraliseren, fragmentatie verminderen en afstemming tussen wereldwijde onderzoeksstudies vergemakkelijken. Deze platforms bieden flexibele, toegankelijke communicatiekanalen die kunnen worden afgestemd op de specifieke behoeften van diverse onderzoeksorganisaties.

2. Biedt krachtige mogelijkheden voor projecttracering

Deze tools bieden robuuste tijdlijn- en taakbeheermogelijkheden, waardoor efficiënte tracking van mijlpalen en deadlines mogelijk is. Ze kunnen ook routinematige administratieve taken automatiseren, zoals het plannen van rapporten van locatiebezoeken, waardoor er tijd vrijkomt voor meer kritieke activiteiten zoals randomisatie en gegevensbeheer.

3. Verbetert de gegevensvisualisatie en projectplanning

Werkbeheerplatforms bieden krachtige visualisatietools zoals Gantt-grafieken, Kanbanborden en agendaweergaven. Deze modules integreren naadloos met software voor gegevensbeheer voor klinische onderzoeken en bieden duidelijke overzichten van projecttijdlijnen, afhankelijkheden en toewijzing van middelen. Vooral Gantt-grafieken zijn van onschatbare waarde voor het in kaart brengen van complexe onderzoeksprocessen, het identificeren van potentiële knelpunten en het aanpassen van tijdlijnen in realtime.

4. Stroomlijnt het beheer van middelen in onderzoeken

Werkbeheersoftware kan helpen bij het balanceren van personeel en budget tussen onderzoeken, door tools te bieden voor capaciteitsplanning en het balanceren van de werkbelasting voor geschaalde operaties. Het toewijzen van middelen is belangrijk voor het optimaliseren van onderzoeksactiviteiten en het effectief beheren van prijzen.

5. Maakt naadloze samenwerking tussen afdelingen mogelijk

Door silo's tussen verschillende teams af te breken, verbeteren werkbeheertools de coördinatie tussen verschillende teamleden, waaronder artsen, data-analisten en regelgevingsteams. Dit leidt tot een effectiever beheer van klinische gegevens tussen afdelingen en ondersteunt initiatieven voor kwaliteitsbeheer.

6. Informeert besluitvorming met realtime inzichten

Rapportage- en Dashboard-functies bieden toegang tot actuele projectgegevens, waardoor snellere, gegevensgestuurde besluitvorming in grootschalige onderzoeken wordt vergemakkelijkt. Deze inzichten kunnen vooral waardevol zijn in casestudy-analyses van de prestaties van proeven en het verbeteren van het locatiebeheer.

Asana: een krachtige werkbeheeroplossing voor het beheer van klinische proeven

Het combineren van Asana met software voor het beheer van klinische onderzoeken kan de efficiëntie van klinische onderzoeksteams aanzienlijk verbeteren. Door de belangrijkste uitdagingen op het gebied van communicatie, projectregistratie, middelenbeheer en samenwerking aan te pakken, helpt Asana onderzoeksorganisaties hun activiteiten effectiever te schalen.

Beheer complexe afhankelijkheden in onderzoeksstudies

• Houd belangrijke mijlpalen, studiekenmerken en statistieken bij met aangepaste velden

• Visualiseer afhankelijkheden tussen teams zoals klinisch onderzoek, biostatistiek en regelgevende zaken met Gantt-weergave

• Voeg één enkele taak toe aan meerdere projecten om alle teams op de hoogte te houden van de voortgang van de studie

Rapporteer en deel de voortgang van klinische onderzoeken

• Bekijk de voortgang van alle lopende onderzoeken met automatische voortgangsroll-ups voor doelen en rapportagedashboards

• Houd belanghebbenden op de hoogte met door AI gegenereerde statusupdates

• Maak gebruik van toestemmingen en besturingselementen om gevoelige informatie en toegangsniveaus te beheren

Stroomlijn documentatie en gegevensverzameling

• Maak studiedocumentatie gemakkelijk te raadplegen met Google Werkruimte- en Microsoft 365-integraties

• Gebruik Proofing om samen te werken aan onderzoeksrapporten voordat je ze publiceert

Klinisch onderzoeksbeheer transformeren met Asana

Naarmate de biowetenschappelijke industrie blijft evolueren, zal de integratie van geavanceerde projectbeheerplatforms met gespecialiseerde software voor het beheer van klinische onderzoeken een doorslaggevende rol spelen bij het stimuleren van uitmuntendheid in klinisch onderzoek.

Door gebruik te maken van deze krachtige softwareoplossingen, kunnen klinische onderzoeksproeven hun operationele efficiëntie verbeteren, de naleving van de regelgeving verbeteren en uiteindelijk de ontwikkeling van levensreddende behandelingen versnellen.