6 tips voor het afbreken van bedrijfssilo's
Samenvatting
De belangrijkste bedrijfsinitiatieven zijn cross-functional initiatieven waarbij verschillende afdelingen betrokken zijn. Maar het is vaak een uitdaging voor verschillende afdelingen om samen te werken vanwege onbedoelde silo's. Wanneer elk team zijn eigen tools en systemen heeft, is het een uitdaging voor teamleden van verschillende afdelingen om te weten waar en hoe ze moeten samenwerken.
Om effectiever en wendbaarder te zijn, is het belangrijk dat afdelingen consequent nadenken over hoe ze samenwerken met andere teams en hoe ze kunnen voorkomen dat er silo's ontstaan.
Wat zijn silo's in een bedrijf?
Een silo in een bedrijf is wanneer een deel van je bedrijf geïsoleerd is van andere delen van je bedrijf. Silo's vormen zich vaak van nature wanneer teams hun eigen individuele processen en workflows ontwikkelen. Afdelingen slaan informatie van nature op verschillende manieren op, en dit kan het voor cross-samenwerkers moeilijk maken om de informatie te krijgen die ze nodig hebben om samen te werken.
Het afbreken van silo's gaat over het aanmoedigen van verbinding en het in staat stellen van werknemers om op dezelfde manier te communiceren in het hele bedrijf.
Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams
In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.
Waarom ontstaan er silo's?
Silo's vormen zich meestal als een functie van de tools die je gebruikt - niet de mensen die ze gebruiken. De meeste tools zijn georganiseerd in wat we een containergegevensmodel noemen, dat bepaalt hoe de tool informatie organiseert en opslaat. In wezen vereisen deze tools dat we informatie organiseren in een één-op-één relatie.
Wat is een containergegevensmodel?
In een containergegevensmodel leeft de informatiestroom slechts op één plaats en is het de verantwoordelijkheid van het individuele teamlid om te vinden waar die informatie zich bevindt. Hoewel het containermodel de meest gebruikelijke manier is om informatie te organiseren en op te slaan, is het niet bevorderlijk voor het delen van cross-samenwerking. Dat komt omdat werk niet op een één-op-één-basis werkt, maar op een één-op-veel-relatie. Dit betekent dat één stukje informatie in cross-collaboratief werk verbinding maakt met meerdere teams, met verschillende doelen, aan verschillende projecten.
Symptomen van silo's
Als je miscommunicatie en constant heen en weer gedoe tussen je samenwerkende teams hebt opgemerkt, kunnen dit indicatoren zijn van een groter probleem. Als je niet oppast, kunnen silo's leiden tot steeds ernstiger problemen, zoals:
Onnodige statusupdates en vergaderingen: als teams geen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben, moeten ze altijd contact maken met anderen om informatie te krijgen. Dit resulteert in meer vergaderingen, waardoor die teamleden minder tijd hebben om te besteden aan belangrijk werk dat helpt bij het bereiken van bedrijfsdoelen.
Dubbel werk: wanneer cross-collaboratieve teams niet effectief communiceren, is er een kans dat beide teams hetzelfde werk doen. Dit is een verspilling van tijd, energie en middelen die je bedrijf veel geld kan kosten.
Teamcompetitiviteit: Hoewel wat vriendschappelijke concurrentie kan helpen de productiviteit te verhogen, kan onnodige competitiviteit ertoe leiden dat teams antagonistisch tegenover elkaar staan. Dit kan spanning en conflicten veroorzaken, wat een vijandige werkomgeving creëert.
Niet-schaalbare fundamenten: als er steeds weer blokkades opduiken vanwege individuele teamprocessen, is het zeer goed mogelijk dat afdelingssilo's dit probleem hebben veroorzaakt. Als je workflows wilt schalen, moeten teams cross-functioneel samenwerken en elkaar ondersteunen, zodat beide teams een uniforme visie hebben op een specifiek initiatief.
6 manieren om silo's af te breken
Het afbreken van silo's gaat over het bevorderen van een effectievere cross-functional samenwerking. Hier zijn zes verschillende strategieën om silo's af te breken en meer samenwerking binnen je organisatie aan te moedigen.
1. Gebruik transparante formulieren voor communicatie
Wanneer elk team zijn eigen software gebruikt - vooral software die is gebouwd binnen een containergegevensmodel - is het bijna onmogelijk om cross-functioneel te communiceren.
De eerste stap in het afbreken van organisatorische silo's is het standaardiseren van transparante formulieren voor communicatie in je hele onderneming. Door gestandaardiseerde technologie of geïntegreerde bedrijfstools in alle afdelingen te implementeren, kun je ervoor zorgen dat teamleden weten waar en hoe ze effectief kunnen communiceren.
Als je dat nog niet gedaan hebt, overweeg dan om bedrijfsbrede technologie uit te rollen om transparante communicatie te bevorderen. Gebruik wijzigingsbeheer om je team te informeren over beste praktijken en hoe je deze effectief in je bedrijf kunt gebruiken.
Met een gecentraliseerde tool die belangrijke beslissingen en contextuele projectinformatie documenteert, kunnen teamleden er snel naar terugverwijzen wanneer ze aan projecten werken. Of je nu nieuwe technologie uitrolt of processen standaardiseert op bestaande tools, zorg ervoor dat je teamleden weten waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben en hoe ze indien nodig met andere teamleden kunnen communiceren. Door processen te creëren voor zowel live gesprekken als asynchrone communicatie, kun je de hoeveelheid tijd in vergaderingen verminderen en de productiviteit verhogen.
Zoek ook naar technologie die individuele projecten en taken verbindt met grotere, overkoepelende bedrijfsdoelen. Door een groter doel te delen, voorkom je dat individuele teams te gefocust raken op hun eigen taken, in plaats van het grote doel.
2. Een centraal registratiesysteem opzetten
Wanneer elk team zijn eigen manier van werken heeft, is informatie verspreid over verschillende tools en documenten. Ongestructureerde projecten kunnen leiden tot informatiesilo's, miscommunicatie en tijdverspilling door het achterna zitten van informatie. De gemakkelijkste manier om dit te voorkomen is door een georganiseerd centraal registratiesysteem op te zetten.
Wanneer je dit gecentraliseerde registratiesysteem maakt, kunnen teams terugkijken op eerdere projecten om te zien hoe projecten vorderden, hoe problemen werden opgelost of hoe bepaalde beslissingen werden genomen. Dit geeft hen de mogelijkheid om eerdere projecten te gebruiken voor inspiratie en preventie. Begin met het opzetten van je centrale registratiesysteem. Documenteer elk type besluitvorming, discussie of gesprek rond een project op deze gecentraliseerde locatie. Het gebruik van een werkbeheertool zoals Asana helpt je team tijd te besparen, zodat ze teamleden niet om informatie hoeven te vragen of tijd hoeven te besteden aan het zelf opsporen van de informatie. Hierdoor kunnen teamleden zelfstandig op zoek gaan naar informatie en eerdere projecten gebruiken voor inspiratie, zonder dat ze contact hoeven te leggen met andere teamleden.
Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams
In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.
3. Standaardiseer communicatiepraktijken
Stel standaardpraktijken vast voor je teams, zoals hoe je het beste vergaderingen kunt leiden, berichten kunt verzenden en informatie kunt delen met andere teamleden. Het is veel gemakkelijker voor teamleden om elkaar te begrijpen wanneer iedereen hetzelfde raamwerk voor communicatie heeft. Een goede manier om hiermee te beginnen is door communicatieplannen op te stellen voor nieuwe projecten. Een communicatieplan schetst hoe je team gaat communiceren tijdens de duur van een project, inclusief hoe en wanneer informatie met de belangrijkste belanghebbenden moet worden gedeeld. Het bouwen van een communicatieplan is eenvoudig - het enige wat je hoeft te doen is beslissen over je communicatiemethoden, afstemmen over hoe vaak je moet communiceren, de belangrijkste belanghebbenden identificeren en je communicatieplan delen met iedereen in het team.
4. Definieer hoe cross-functional teamleden zullen samenwerken
Sommige projecten (zoals een productlancering) zijn eenmalige cross-functional initiatieven. Dit zijn tijdgebonden projecten waarbij meerdere afdelingen samenwerken om werk gedaan te krijgen. Hoewel het werk zelf cross-functional is, zijn de teams vaak traditioneler en meer in silo's, omdat het werk is gesegmenteerd op het soort werk dat moet worden voltooid voor een specifieke deadline. Dit is wanneer het uiterst belangrijk is om te definiëren hoe teams zullen samenwerken, zodat degenen in meer traditionele teams niet terugvallen in een silo-mentaliteit.
Cross-functional teams worden gemaakt om te werken aan langetermijninitiatieven of lopende processen. Deze teams kunnen doeltreffend zijn als je doorlopende initiatieven hebt die frequente cross-functional interactie vereisen, zoals dealdesk- of inkoopbeheerteams. Cross-functional teams kunnen informatiesilo's gemakkelijk overbruggen door te definiëren hoe ze met elkaar zullen samenwerken door samen processen en workflows te maken.
5. Verwijder indien mogelijk letterlijke fysieke barrières
Als je team op kantoor werkt, overweeg dan om fysieke barrières te verwijderen die ad hoc communicatie kunnen belemmeren. Dit betekent het omarmen van de open plattegronden en het toevoegen van opzettelijke ruimte voor samenwerkingsmomenten, zoals gemeenschappelijke ruimtes die verder gaan dan alleen vergaderruimtes. Dit helpt om meer natuurlijke communicatie te bevorderen als er dingen gebeuren, en zorgt voor meer organische face-to-face interactie. Je teamgenoten zullen zich meer op hun gemak voelen bij elkaar en bereid zijn om vrijer te praten als het gaat om belangrijke werkzaken.
6. Breng meer tijd samen door (buiten het werk)
Cross-functional teamleden kunnen beter samenwerken als ze gewoon meer tijd met elkaar doorbrengen buiten het werk. Ga lunchen, drink koffie of neem regelmatig wandelpauzes om een band op te bouwen met medewerkers buiten je eigen team. Dit zal helpen om de banden tussen afdelingen te versterken en een gevoel van gemeenschap en kameraadschap binnen je Team op te bouwen.
Breek silo's af om efficiëntere teams te creëren
Het aanmoedigen van cross-samenwerking tussen teams brengt je een stap dichter bij het creëren van een efficiënter personeelsbestand. Creëer mogelijkheden voor teamleden om zich minder te concentreren op het heen en weer van projectbeheer en meer op het belangrijke werk dat nodig is om hun doelen te bereiken.
Geen silo's meer: je organisatiestructuur optimaliseren voor een sterkere samenwerking tussen teams
In dit e-book leert je hoe je je organisatie structureert om silo's te voorkomen, sneller te handelen en op één lijn te blijven met het oog op veranderingen.
