Wil je minder, betere vergaderingen? Probeer vergaderingen beheren.

Stel je dit voor: je zit in een vergadering zonder duidelijk doel of actiepunten. Mensen praten, maar niemand schrijft iets op. Als de vergadering eindelijk voorbij is, ben je uitgeput, emotioneel uitgeput en gewoon chagrijnig. 

Komt dit je bekend voor? Als dat zo is, dan ben je niet de enige. 

Werknemers verliezen bijna drie uur per week aan onnodige vergaderingen. Geconfronteerd met een aanval van uitnodigingen, schakelen we af - met meer dan de helft van de werknemers die multitasken tijdens vergaderingen en slechts 43% die bijdragen aan kleinere virtuele synchronisaties. Het volstaat om te zeggen dat velen van ons in vergaderingen zitten die onproductief, onnodig of gewoon saai zijn. 

Het is niet zo dat alle vergaderingen slecht zijn, het is dat we geen goede waarde uit onze tijd halen. We hebben niet alleen minder vergaderingen nodig, we hebben betere vergaderingen nodig die echt nuttig zijn voor alle betrokkenen. Want uiteindelijk betekent het hosten van efficiëntere synchronisaties dat je minder face-time nodig hebt om dingen gedaan te krijgen. 

Dat is waar vergaderbeheer van pas komt. 

Wat is vergaderbeheer?

Vergaderbeheer is het proces van het coördineren en uitvoeren van een vergadering om de meeste waarde uit je tijd te halen. Het omvat de acties die je voor, tijdens en na een synchronisatie onderneemt om de zaken soepel te laten verlopen, zoals het maken van een agenda en het toewijzen van actiepunten. 

Wanneer je vergaderingen goed beheert, zijn je syncs efficiënt en productief. Deelnemers begrijpen het doel van de vergadering en hebben de informatie die ze nodig hebben om voorbereid aan te komen, zodat ze gefocust kunnen blijven en je tijd samen zo productief mogelijk kunnen maken. Efficiëntere synchronisaties betekenen ook dat je minder vergaderingen nodig hebt om dingen gedaan te krijgen, zodat je je planning kunt stroomlijnen en iedereen wat kostbare focustijd terug kunt geven. 

Heb je überhaupt een vergadering nodig? 

Niet elke vergadering hoeft te gebeuren. Als je constant in onnodige vergaderingen zit, overweeg dan om een meer holistische benadering te nemen en een vergadering doomsday te houden. Het klinkt misschien eng, maar een vergadering-ondergang brengt een eenvoudige vergaderingsaudit naar een hoger niveau - het moedigt teamleden aan om alle terugkerende vergaderingen uit hun agenda's te verwijderen en vervolgens opnieuw te beginnen met bijgewerkte uitnodigingen. We hebben zelfs net een vergaderingdoomsday gehouden bij Asana. Onder leiding van organisatiearts en ondernemer Rebecca Hinds bespaarde onze audit deelnemers gemiddeld 11 uur per maand. 

Een vergadering beheren: 9 eenvoudige stappen

Een beetje extra werk gaat een lange weg om je vergaderingen efficiënter te maken. Volg deze negen stappen om effectieve vergaderingen te plannen en ervoor te zorgen dat je synchronisaties voor iedereen waardevol zijn. 

1. Voor de vergadering: definieer het doel van de vergadering

Voordat je iets anders doet, moet je het doel van de vergadering begrijpen. Het doel is wat jij en je belanghebbenden moeten bereiken tijdens jullie tijd samen om de vergadering tot een succes te maken. Het belangrijkste is dat dit de onderwerpen omvat die je moet bespreken en de beslissingen die je moet nemen. Het definiëren van het doel van je vergadering is ook een goede gelegenheid om te evalueren of je überhaupt een vergadering nodig hebt. Als je moeite hebt om met discussieonderwerpen te komen of als je vragen gemakkelijk offline kunt beantwoorden, overweeg dan om in plaats daarvan asynchrone communicatie te gebruiken. 

Volg deze drie stappen om het doel van je vergadering te bepalen: 

1. Stel een haalbaar doel om je team gefocust en op schema te houden.

2. Maak een lijst van alle onderwerpen die je moet bespreken om het doel van de vergadering te bereiken. 

3. Markeer onderwerpen waarover een beslissing moet worden genomen om het doel van de vergadering te bereiken. 

Stel je bijvoorbeeld voor dat je team een vergadering heeft om het budget voor een blog-ontwerpproject te bepalen. Zo definieer je het doel van je vergadering: 

Doel van de vergadering: definitieve projectbudgetcijfers voor het project voor het herontwerpen van de blog. 

Vereiste onderwerpen en beslissingen: 

• Geplande uitgaven voor andere teamprojecten en totale resterende middelen. 

• Prioriteit van het herontwerpen van de blog in relatie tot andere projecten. Beslissing vereist - moeten we prioriteit geven aan het herontwerpen van de blog en geld van andere projecten gebruiken, of het doen met het overgebleven budget? 

• Beoordeel twee budgetscenario's voor het herontwerp van de blog. Beslissing vereist - moeten we een goedkopere MVP-versie maken of voor het volledige herontwerp gaan? 

• Budgetgoedkeurders. Beslissing vereist - wie moet ons definitieve budget goedkeuren? 

2. Voor de vergadering: bepaal de deelnemers

Nu je het doel van je vergadering hebt bepaald, kun je beslissen wie er wel (en niet) aanwezig hoeft te zijn. Om de vergadering efficiënter te maken, kun je het beste het aantal mensen beperken tot degenen die er absoluut bij moeten zijn. Deelnemers moeten belanghebbenden zijn van wie de input vereist is om beslissingen te nemen en de vergaderdoelen te bereiken. Na de synchronisatie kun je altijd vergadernotities sturen naar belanghebbenden die geïnformeerd moeten worden, maar niet betrokken hoeven te zijn bij het besluitvormingsproces.

3. Voor de vergadering: definieer rollen en verantwoordelijkheden

Elke deelnemer moet een rol spelen in je vergadering. Verduidelijk voordat de vergadering begint ieders rollen en verantwoordelijkheden, zodat het duidelijk is waar elke belanghebbende verantwoordelijk voor is en hoe ze zich moeten voorbereiden. In de volgende stap neem je deze informatie op in je vergaderagenda, zodat elke deelnemer deze van tevoren kan zien.

Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, zijn hier enkele veelvoorkomende vergaderrollen: 

• Facilitator: organiseert de vergadering, introduceert onderwerpen van de agenda en houdt belanghebbenden gefocust en op schema. De facilitator is vaak de organisator van de vergadering. 

• Notulist: legt schriftelijke notities of vergadernotulen vast om de vergadering te documenteren. Voor terugkerende teamvergaderingen kun je proberen om de verantwoordelijkheden voor het maken van notities te roteren, zodat niet elke keer dezelfde persoon met de taak zit. 

• Besluitvormers: Verantwoordelijk voor het nemen van belangrijke beslissingen om je vergaderdoel te bereiken. 

• Bijdragers: Geven updates en input die nodig zijn om je vergaderdoel te bereiken. Bijdragers kunnen presentaties geven, projectupdates geven of gewoon hun mening geven. 

4. Voor de vergadering: maak en deel de vergaderagenda

Een goede vergaderagenda dient twee doelen. Het helpt je om je vergadering tijdig te plannen en uit te voeren, en het biedt belanghebbenden de informatie die ze nodig hebben om zich voor te bereiden en klaar te zijn om weloverwogen beslissingen te nemen. De sleutel is om je vergaderagenda van tevoren te delen, idealiter minstens 24 uur voordat de synchronisatie begint. 

Je agenda moet de belanghebbenden informeren over de doelstellingen van de vergadering, de te bespreken onderwerpen en de beslissingen die moeten worden genomen. Als je het doel van je vergadering al hebt gedefinieerd, heb je deze informatie al klaar. 

Dit is wat je in je vergaderingsagenda moet opnemen:

• Het doel van de vergadering.

• Deelnemers aan de vergadering en hun rollen.

• Een overzicht van wat je tijdens de vergadering zult bespreken, inclusief de belangrijkste beslissingen die je moet nemen. 

• De duur en de toegewezen tijd voor elk agendapunt.

• Alle materialen die deelnemers van tevoren moeten lezen. 

Voor terugkerende synchronisaties gaan veel teams een stap verder door een L10-vergaderingssjabloon te gebruiken. Het bouwt voort op je agenda door een herhaalbare structuur toe te voegen voor problemen, scorecards en actiepunten, zodat vergaderingen week na week productief blijven.

5. Voor de vergadering: bepaal hoe lang je synchronisatie moet duren

De lengte van je vergadering speelt een grote rol in hoe productief het kan zijn, vooral voor virtuele synchronisaties. Volgens cognitief neurowetenschapper Dr. Sahar Yousef, "moet je een echt goede reden hebben om een tijdsblok langer dan 30 minuten in te plannen." Een Microsoft-studie uit 2020 toonde zelfs aan dat videovermoeidheid begint bij de 30-minutengrens voor virtuele vergaderingen, wat betekent dat het veel moeilijker wordt om na dat punt te focussen. Aan de andere kant kunnen we meestal 45 tot 60 minuten gefocust blijven als we face-to-face praten. 

Als je langere vergaderingen moet plannen, adviseert Dr. Yousef dat je na 30 minuten tijd maakt voor een pauze van 1 minuut. Op die manier kunnen je hersenen resetten en kun je je energie behouden voor het volgende stukje tijd. 

6. Voor de vergadering: stuur een agenda-uitnodiging

Het plannen van vergaderingen is vaak een lastig proces, vooral als je in een virtueel team werkt dat zich over verschillende tijdzones uitstrekt. Houd deze vragen in gedachten wanneer je een vergadertijd op ieders agenda zoekt: 

• Heb je extra buffertijd nodig voor reizen of het opzetten van apparatuur? 

• Waar vindt de vergadering plaats? Moet je een vergaderruimte reserveren, een virtuele uitnodiging sturen, of beide? 

• In welke tijdzones bevinden de deelnemers zich? Plan je de vergadering tijdens (of in ieder geval dicht bij) ieders bedrijfsuren? 

7. Tijdens de vergadering: maak notities

Vergadernotities helpen je belangrijke details te onthouden en op te volgen, zoals belangrijke beslissingen die je hebt genomen, projectupdates en volgende stappen. Ze zijn ook nuttig voor belanghebbenden die op de hoogte willen blijven van je project. In plaats van als een vlieg aan de muur aanwezig te zijn, kunnen ze de vergadernotities achteraf gewoon lezen. 

Verantwoordelijk zijn voor vergadernotities kan intimiderend aanvoelen, maar dat hoeft niet zo te zijn. Hier zijn enkele tips om in gedachten te houden wanneer jij (of je aangewezen notulist) begint met schrijven: 

• Gebruik de vergaderagenda als een schema voor je notities. Op die manier is alles al klaar en hoef je geen extra stappen te ondernemen om informatie te organiseren.

• Heb niet het gevoel dat je alles woordelijk moet opschrijven. Concentreer je in plaats daarvan op het markeren van belangrijke informatie, zoals actiepunten, projectupdates en belangrijke beslissingen. 

• Voor virtuele vergaderingen zonder presentatie kun je proberen je scherm te delen, zodat iedereen je notities kan zien. Op die manier kunnen teamleden ingrijpen als ze denken dat je belangrijke informatie mist. 

8. Aan het einde van de vergadering: identificeer en wijs actiepunten toe

Heb je ooit een vergadering beëindigd zonder te weten wat je nu moet doen? Je kunt dat soort verwarring voorkomen door tijdens je afstemming concrete actiepunten toe te wijzen. Actiepunten documenteren wie wat doet nadat de vergadering voorbij is, en ze dienen twee belangrijke doelen: 

1. Ze houden iedereen op één lijn over de volgende stappen en zorgen ervoor dat het werk vordert.

2. Ze vormen de basis van de vergadering en zorgen ervoor dat iedereen zich concentreert op een concreet actieplan in plaats van op vage ideeën. 

Om iedereen op één lijn te houden, is het het beste om actiepunten in realtime toe te wijzen tijdens de vergadering zelf. Zorg ervoor dat ze in je vergadernotities worden genoteerd, zodat je een concreet overzicht hebt van wie waarvoor verantwoordelijk is. Als je team projectbeheertools zoals Asana gebruikt, kun je taken rechtstreeks vanuit je vergaderagenda toewijzen. 

9. Na de vergadering: deel en archiveer vergadernotities

Het delen van vergadernotities met deelnemers is een geweldige manier om alles wat je hebt besproken samen te vatten. Het helpt belanghebbenden belangrijke beslissingen en actiepunten te onthouden, zodat iedereen op één lijn blijft voor de volgende vergadering. Bovendien is het delen van vergadernotities een geweldige manier om belanghebbenden die op de hoogte willen blijven van de voortgang van je project, maar niet per se vergaderingen hoeven bij te wonen, asynchroon op de hoogte te houden. 

Zorg er ten slotte voor dat je je vergadernotities opslaat en archiveert op een plek waar iedereen later gemakkelijk toegang toe heeft. Met Asana kun je bijvoorbeeld notities maken, delen en archiveren op één centrale locatie. Belanghebbenden kunnen ook rechtstreeks reageren en samenwerken aan vergadernotities, zodat belangrijke gesprekken plaatsvinden op dezelfde plaats waar je werk wordt opgeslagen. 

8 tips voor doeltreffend vergaderbeheer

Vergaderingen beheren is relatief eenvoudig, maar het kan enige oefening vergen om het goed te doen. Om je wat probleemoplossing te besparen, zijn hier acht tips om je vergaderbeheervaardigheden te verbeteren: 

1. Zorg van tevoren voor een vergaderagenda: het van tevoren delen van je agenda helpt belanghebbenden om voorbereid en klaar te zijn om ideeën te delen. Op die manier hoef je geen tijd te verspillen om iedereen op de hoogte te brengen - in plaats daarvan kun je meteen in belangrijke discussieonderwerpen duiken. 

2. Blijf bij je agenda: je agenda is de ultieme vergadergids - het geeft een overzicht van alles wat je moet bespreken, welke beslissingen je moet nemen en hoelang je voor elk onderwerp hebt. Houd je agenda tijdens de vergadering centraal om het tijdbeheer te verbeteren en ervoor te zorgen dat de discussies op schema blijven. Als er extra onderwerpen naar voren komen, maak dan een notitie om later asynchroon of in een aparte vergadering op te volgen. 

3. Houd je vergaderingen kort: hoe langer de vergadering, hoe moeilijker het voor iedereen is om gefocust en betrokken te blijven. Laat je agenda de vereiste vergaderlengte bepalen en houd er rekening mee dat niet alle synchronisaties 30 of 60 minuten lang hoeven te zijn - ze kunnen 15 minuten, 40 minuten of hoeveel tijd je ook nodig hebt. Kortere bedrijfsvergaderingen zijn vooral belangrijk voor teams op afstand, omdat videovermoeidheid zich rond de 30 minuten instelt. Aan de andere kant kunnen we onze focus meestal 45 tot 60 minuten behouden tijdens persoonlijke vergaderingen. 

4. Nodig minder mensen uit: hoe kleiner de vergadering, hoe efficiënter deze kan zijn. Door minder mensen uit te nodigen, kan je synchronisatie productiever worden en krijgen de deelnemers aan de vergadering de ruimte en tijd die ze nodig hebben om bij te dragen. Het bespaart ook andere belanghebbenden tijd aan een vergadering die niet relevant voor hen is. Wanneer je besluit wie je wilt uitnodigen, onthoud dan dat succesvolle vergaderingen gericht zijn op het nemen van beslissingen in plaats van alleen maar informatie te delen. Als belanghebbenden op de hoogte willen blijven, kun je ze achteraf je vergadernotities sturen. 

5. Begin op tijd: het is prima om een paar minuten buffertijd toe te wijzen om mensen de tijd te geven om aan te komen, maar alles daarbuiten kan de productiviteit van je vergadering beïnvloeden. Probeer consequent op tijd te beginnen, zelfs als iemand niet is aangekomen. Als je de neiging hebt om veel achterblijvers te hebben, probeer dan een ijsbrekervraag van 5 minuten aan het begin van je vergadering op te nemen om laatkomers de tijd te geven om zich te oriënteren. 

6. Maak het interactief: de beste vergaderingen zitten vol creativiteit en energie. Mensen komen niet alleen opdraven en luisteren passief, maar nemen actief deel aan de discussie. Om je vergaderingen interactiever te maken, kun je rechtstreeks om input vragen en tijd toewijzen voor brainstormen.

7. Bouw buffertijd in voor Q&A: het is belangrijk om je aan je agenda te houden, maar je moet ook flexibel zijn en tijd vrijmaken voor relevante vragen. In plaats van Q&A naar het einde van je vergadering te schuiven, moedig je deelnemers aan om tijdens de vergadering vragen te stellen. Op die manier zullen ze minder snel vergeten, en kun je elke vraag in context beantwoorden. 

8. Direct na de vergadering een follow-up doen: wacht niet - volg op terwijl iedereen de vergadering nog vers in gedachten heeft. Dit omvat het delen van vergadernotities, het plannen van vervolgvergaderingen en het toewijzen van actiepunten. 

Laat je vergaderingen weer werken

Vergaderingen hoeven geen tijdverspilling te zijn. Als er één ding is dat je uit dit artikel meeneemt, laat het dan dit zijn: één productieve vergadering is altijd beter dan een handvol onproductieve. Met een beetje planning vooraf kun je net zoveel (zo niet meer) gedaan krijgen in een fractie van de tijd - en je hebt ook meer tijd om je te focussen. 

Wil je meer vergaderingsmiddelen? Bekijk onze artikelen over stand-up vergaderingen, Sprint-evaluatie, sprint planning vergaderingen, project kickoff vergaderingen en project post mortem vergaderingen.