프로젝트 기록 템플릿

끝없이 문서를 찾아 헤매는 일은 단순히 짜증이 날 뿐만 아니라 집중할 시간에도 영향을 미칩니다. 실제로 정보를 찾는 일이 일을 위한 일을 야기하는 주요 원인이 되며, 일을 위한 일은 매일 직원의 근무 시간에서 거의 60%를 차지합니다. 하지만 여러 부서나 팀과 익숙하지 않은 프로젝트를 수행하는 경우엔 어떻게 될까요? 여러 팀과 부서와 효과적으로 일하는 데 필요한 모든 문서를 모으고 체계적으로 정리하는 것은 대단히 중요합니다. 하지만 그렇다고 해서 많은 시간을 들일 필요는 없습니다.

바로 이럴 때 프로젝트 기록 템플릿이 필요합니다. 프로젝트 기록 템플릿을 사용하면 사내 모든 구성원이 같은 프로젝트 기록 프로세스를 사용하게 되므로 문서를 누가 작성했는지 상관없이 중요한 문서의 위치를 항상 파악할 수 있습니다.

프로젝트 기록 템플릿이란 무엇인가요?

프로젝트 기록 템플릿은 프로젝트 기록 프로세스, 즉 프로젝트 문서를 어떻게 생성하며 어디에 저장할지를 정리하여 저장한 것입니다. 이 템플릿은 맞춤 설정하여 새 프로젝트를 시작하기 전에 작성해야 하고 저장 위치를 파악해야 하는 모든 문서를 기재할 수 있습니다. 이렇게 해서 모든 정보가 일원화된 장소 한 곳에 체계적으로 정리되기 때문에 이해관계자도 쉽게 액세스할 수 있습니다.

프로젝트 기록 템플릿이 꼭 필요한가요?

간단히 말해, 그렇습니다. 여러 팀이 모여 업무를 조율한다면 특히 더 그렇습니다. 프로젝트를 시작할 때 대개 여러 팀과 연계하여 프로젝트 문서를 모으고 생성할 것입니다. 예를 들어 제품팀을 위해 변경 요청 양식을 생성하거나 마케팅팀과 협력하여 프로젝트 커뮤니케이션 계획을 개발하는 경우가 있을 것입니다. 하지만 각 팀이 각기 다른 방식으로 정보를 기록한다면 프로젝트 관련 정보나 지식을 찾거나 수집하기가 어려울 수 있습니다.

이렇게 되면 적어도 혼란을 초래할 것이며, 팀원들이 끝없이 정보를 찾아 헤매면서 업무가 지연되고 불필요한 스트레스를 받게 될 것입니다. 바로 이런 이유로 사내의 모든 구성원이 동일한 프로세스를 사용하여 일원화된 정보 소스에서 모든 관련 문서를 찾고, 정렬하고, 저장할 수 있는 프로젝트 기록 템플릿이 필요합니다. 또한 팀원이 이러한 템플릿을 사용할 때 템플릿은 작성해야 하고 포함해야 하는 문서와 해당 문서를 저장하는 곳을 나타내는 리마인더의 역할을 합니다.

직장에서 부서 간 협업 강화하기

프로젝트 기록 템플릿은 컨테이너형 모델의 틀을 깨고 직장에서의 사일로 현상을 타파하는 첫 단계입니다. 업무를 한 곳에서만 관리하는 데이터 모델인 컨테이너형 모델은 모든 작업과 프로젝트, 폴더를 일대일 관계에서만 저장하기 때문에 팀에 제약이 생깁니다. 하지만 다른 프로젝트 관리 템플릿과 함께 프로젝트 기록 템플릿을 사용하면 비즈니스 프로세스를 개선하여 부서 간 협업을 촉진할 수 있습니다. 바로 이러한 이유로 Asana는 모든 업무를 한 번에 여러 가지 다양한 관계에 연결할 수 있는 시스템인 Asana Work Graph® 데이터 모델을 만들었습니다.

프로젝트 관리에서 프로젝트 기록 템플릿을 사용하는 방법

프로젝트 기록 프로세스를 효과적으로 감독하려면 회사의 필요에 맞게 프로세스를 맞춤 설정해야 합니다. 정확히 어떤 문서를 생성해야 하는지 명시하고 이해하기 쉬운 방식으로 구성하며 어떤 템플릿이 팀에 가장 적합할지에 대해 팀원들의 피드백을 받을 수 있습니다. 그 밖에 다음과 같은 모범 사례를 참고하면 템플릿의 이점을 최대한 활용할 수 있습니다.

1. 처음부터 새로 만들지 마세요. 이미 성공한 프로젝트 기록 프로세스가 있다면 현재 워크플로를 기반으로 템플릿을 만드세요. 프로젝트 계획 단계에서부터 최종 프로젝트 상태 보고서 작성에 이르기까지 프로젝트의 라이프사이클 전체에 걸쳐 참고할 문서들을 추적하세요. 그런 다음 이러한 문서들을 템플릿에 포함하세요. 예를 들어 프로젝트 제안서, 프로젝트 목표, 프로젝트 종료 보고서, 최종 지표를 템플릿에 추가하면 좋습니다. 

2. 프로세스를 다듬고 확정하세요. 템플릿의 가장 유용한 점 중 하나는 템플릿이 부서 간 협업을 촉진하는 방식입니다. 다른 팀과 부서의 피드백을 받아 여러 그룹에 적합한 일관된 템플릿 하나를 사용하세요. 가장 성공적이었던 프로젝트 기록 프로세스의 핵심 단계를 확정하여 템플릿으로 저장하세요.

3. 협업 툴을 사용하세요. 업무 관리 툴을 사용하면 프로젝트 기록 워크플로의 모든 단계를 동기화하고 간소화할 수 있습니다. 모든 것을 한 곳에 저장하면 앱을 전환하는 횟수를 줄일 수 있습니다. 평균적인 근로자는 하루에 앱을 10회에서 25회 전환하기 때문에 앱 전환 횟수를 줄이는 것은 매우 중요합니다. 또한 이해관계자가 템플릿 링크를 클릭하여 프로젝트 기록 프로세스를 간단하게 볼 수 있기 때문에 더 쉽게 정보를 공유할 수 있습니다.

프로젝트 기록 템플릿에 포함해야 하는 내용

프로젝트 기록 템플릿은 각자의 필요에 맞게 맞춤 설정해야 합니다. 처음 시작할 때 다음과 같은 섹션을 포함하면 유용할 것입니다.

• ​​문서에 대한 설명: 문서의 목적과 비즈니스 케이스를 기재합니다

• 위치: 문서 위치에 대한 링크

• 결과물: 관련된 결과물과 종속 관계

• 관련 이니셔티브: 문서가 관련된 모든 목표와 연결합니다

• 담당자: 각 문서를 담당하는 담당 팀원

템플릿에 첨부할 수 있는 문서의 예:

• 프로젝트 계획 문서

• 프로젝트 헌장

• 프로젝트 범위 기술서

• 프로젝트 목표

• 프로젝트 일정(관련 마감일 및 마일스톤 포함)

• 프로젝트 로드맵

• 프로젝트 예산

• 커뮤니케이션 계획

• 변경 관리 계획

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

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