자료/자재 구성 명세서 템플릿

프로젝트를 성공적으로 수행하는 데 필요한 모든 세부 사항을 추적하기란 어려운 일입니다. 자료/자재 구성 명세서 템플릿을 사용하면 프로젝트를 성공적으로 마무리하는 데 필요한 모든 정보를 한 곳에서 정리할 수 있습니다.

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[Product UI] Bill of materials in Asana, spreadsheet-style project view (list)

제일 최근에 요리하기 복잡한 음식을 만들었을 때를 떠올려 보세요. 제일 먼저 식료품 구매 목록을 만들어서 레시피에 필요한 재료를 모두 준비하여 빠르게 요리를 완성할 수 있었을 것입니다.

자료 구성 명세서 또는 자재 구성 명세서(Bill of Materials, BOM) 템플릿은 식료품 목록과 유사합니다. 다만, BOM은 조미료와 채소가 아니라 제품 제조나 캠페인 실시와 같이 프로젝트를 성공적으로 마무리하기 위해 필요한 모든 세부 사항과 정보로 구성된 목록입니다. 지금부터 자료/자재 구성 명세서 템플릿을 만드는 방법과 만들어야 하는 이유를 살펴보겠습니다.

자료/자재 구성 명세서(BOM) 템플릿이란?

자료 구성 명세서(또는 자재 구성 명세서)는 프로젝트를 성공적으로 완료하기 위해 필요한 모든 세부 사항과 정보를 항목별로 정리한 목록입니다. 일반적으로, 자동차 제조사와 같은 제조 회사와 제품 개발 회사에서 자재 구성 명세서를 사용하여 특정 제품의 생산에 사용되는 부품이나 조립 부품을 추적합니다. 하지만 제조 외 업무에서도 자료/자재 구성 명세서를 사용할 수 있습니다. SaaS 회사나 크리에이티브 에이전시는 자료 구성 명세서를 사용하여 크리에이티브 에셋과 같이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 세부 정보를 갖출 수 있습니다.

[Product UI] Creative bill of materials template in Asana, spreadsheet-style project view (list)

자료/자재 구성 명세서 템플릿이란?

자료/자재 구성 명세서 템플릿은 자료/자재 구성 명세서를 템플릿으로 만든 것입니다. 템플릿은 프로젝트를 성공적으로 마무리하기 위해 수많은 요소와 정보를 추적해야 하는 모든 프로젝트에 사용할 수 있는 재사용 가능한 프레임워크의 역할을 합니다. 프로젝트를 시작할 때마다 새로운 자료/자재 구성 명세서를 만드는 대신, 템플릿을 복제한 다음 프로젝트에 관한 세부 정보를 기록할 수 있습니다. 이렇게 하면 사전 작업이 줄어들어 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

자료/자재 구성 명세서 템플릿의 이점

일반적으로, 기업에서는 Excel 스프레드시트, Google 스프레드시트, 인쇄 가능한 기록지에 자료/자재 구성 명세서 템플릿을 만들어 왔습니다. 하지만 이러한 옛날 방식에는 단점이 있습니다. 예를 들어, 스프레드시트에서 변경한 내용과 수정한 내용은 관리하기가 힘들며 스프레드시트 기반의 자료/자재 구성 명세서는 팀 간의 커뮤니케이션 단절을 악화시킬 위험이 큽니다.

따라서 자료/자재 구성 명세서의 모든 정보를 한 곳에 보관하는 동시에 팀 간의 협업을 가능케 하고, 에셋 추적 프로세스를 표준화하고, 큰 손실을 야기할 수 있는 오류를 줄일 수 있는 툴이 필요합니다. 디지털 자료/자재 구성 명세서는 이에 안성맞춤인 툴입니다.

프로젝트 관리 툴에서 자료/자재 구성 명세서 템플릿을 생성하면 다음을 할 수 있습니다.

  • 각 프로젝트의 자료/자재 구성 명세서 템플릿 생성을 위한 사전 작업을 줄일 수 있습니다.

  • 팀과 부서 전반에서 에셋 생성 프로세스를 표준화하여 각 프로젝트 유형마다 동일한 정보를 수집할 수 있습니다.

  • 프로젝트를 성공적으로 마무리하는 데 필요한 모든 세부 정보를 확인할 수 있는 가시성을 팀 전체에 제공하여 커뮤니케이션 단절을 방지하고 자료/자재 구성 명세서를 사용하는 모든 팀에 동일한 정보를 제공할 수 있습니다.

  • 일관된 에셋 추적 프로세스를 확립하여 프로젝트 지연을 최소화할 수 있습니다.

  • 템플릿에 접근하고 이를 편집할 수 있는 사람을 지정하여 항상 적절한 버전이 사용되도록 하고 여러 개의 템플릿 버전을 사용하는 것으로 인해 프로젝트에서 오류나 문제가 발생할 위험을 줄일 수 있습니다.

  • 쉽게 참고할 수 있도록 디자인 드로잉, 발주서, 크리에이티브 에셋, 지침 등 프로젝트를 지원하는 문서를 첨부할 수 있습니다.

자료/자재 구성 명세서 템플릿에 포함해야 하는 내용

자료/자재 구성 명세서 템플릿은 다시 사용할 수 있는 리소스이기 때문에 기본적인 자료/자재 구성 명세서 템플릿은 여러 프로젝트에 적용할 수 있을 정도로 범용적으로 만들어야 합니다. 자료/자재 구성 명세서 템플릿을 생성할 때는 프로젝트 목표를 달성하는 데 필요한 모든 세부 정보를 포함하는 것이 중요합니다. 이러한 정보는 업계마다 다를 수 있습니다.

예를 들어 새로운 물리적 제품을 제조하려는 경우, 단가 및 총비용과 더불어 생산에 필요한 부품이 무엇인지 알아야 합니다. 또는 마케팅 캠페인을 실시하려는 경우라면, 크리에이티브 에셋 제작을 담당하는 팀과 더불어 모든 크리에이티브 에셋을 추적해야 합니다.

주된 목표는 동일한 유형의 프로젝트에 복제하여 사용할 수 있는 자료/자재 구성 명세서 템플릿을 만드는 것입니다. 그런 다음, 템플릿 원본을 생성하고 나면 팀은 템플릿의 복사본을 생성하여 특정 프로젝트에 맞는 정보를 입력하기만 하면 됩니다.

제조업의 자재 구성 명세서 템플릿에 포함해야 하는 내용

자재 구성 명세서 템플릿을 사용하여 특정 생산에 필요한 자재를 추적하려는 경우, 자재 구성 명세서 기본 템플릿에 포함해야 하는 정보는 다음과 같습니다.

  • 부품 번호

  • 부품 이름

  • 부품 또는 구성품에 대한 상세한 설명

  • 조달 프로세스 또는 공급처(예: 부품이 자체 생산되는지 아니면 공급 업체로부터 구매하는지)

  • 각 부품의 필요한 수량

  • 각 부품의 측정 단위(예: ‘개수,’ ‘인치’ 또는 ‘킬로그램’)

  • 단가

  • 단가 및 필요한 수량을 고려한 부품의 총비용

캠페인 실시 자료 구성 명세서 템플릿에 포함해야 하는 내용

마케팅 캠페인 실시나 제품 출시와 같은 크리에이티브 프로젝트의 경우, 자료 구성 명세서 기본 템플릿에 포함해야 하는 주요 정보는 다음과 같습니다.

  • 에셋 이름

  • 에셋 카테고리 또는 주요 채널

  • 에셋 유형

  • 담당자

  • 마감일

  • 상태

포함된 기능

  • 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

  • 프로젝트 개요: 프로젝트 개요는 프로젝트의 중요한 모든 배경 정보를 한번에 파악할 수 있는 곳입니다. 이를 통해 팀은 프로젝트의 내용, 목표, 방식을 한눈에 개략적으로 확인할 수 있습니다. 프로젝트 설명을 추가하여 Asana에서 함께 업무를 수행할 방식을 정하세요. 그런 다음 미팅 세부 정보, 커뮤니케이션 채널, 프로젝트 브리프와 같은 중요한 리소스와 배경 정보를 한 곳에서 공유하세요.

  • 메시지: 실행 항목이 아닌 정보를 공유해야 한다면 Asana에서 메시지 기능을 사용해 보세요. 메시지 기능으로 Asana에서 실행 항목이 아닌 업무에 관해서 소통할 수 있습니다. 개별 사용자, 팀 프로젝트 등 어떤 조합으로도 메시지를 보낼 수 있어 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 할 수 있습니다. Asana의 작업, 프로젝트, 목표에 연결하여 메시지를 수신하는 사람이 배경 정보를 편리하게 파악하고 세부 사항을 자세하게 알아볼 수 있도록 하세요.

  • 모바일: Asana는 iOS와 Android에서도 이용할 수 있기 때문에 이동 중에도 할 일을 쉽게 확인할 수 있습니다. 수신함에서 새로운 알림을 확인하고, 메시지를 보내고, 프로젝트 작업에 액세스하여 프로젝트의 최신 정보를 언제든지 파악하세요.

추천 앱

  • Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

  • Microsoft Teams: Microsoft Teams + Asana 연동을 사용하면 Teams를 나가지 않고도 필요한 정보를 검색하고 공유할 수 있습니다. Asana에서 Teams 대화를 실행 가능한 항목으로 손쉽게 연결하세요. 또한, Teams 모임 중에 브라우저로 전환하지 않고도 작업을 생성하고, 배정하고, 확인하세요.

  • Figma: 팀은 Figma를 사용하여 사용자 흐름, 와이어프레임, UI 목업, 시제품 등을 생성할 수 있습니다. 이제 이러한 디자인을 Asana에 추가하여 팀이 관련 프로젝트 문서에서 최신 디자인 작업물을 참조할 수 있습니다. 또한, 스크린샷과 달리 라이브 임베드는 디자인 파일의 변경 내용이 실시간으로 반영되어 정확한 파일을 찾고 이미지를 업데이트하는 번거로움을 덜어줍니다.

  • GitHub: GitHub 끌어오기 요청 상태 업데이트를 Asana 작업에 자동으로 동기화하세요. Asana에서 끌어오기 요청의 진행 상태를 추적하고 기술 팀과 비기술 팀 간의 협업을 개선하세요.

FAQ

누가 자료/자재 구성 명세서를 만들어야 하나요?

자료/자재 구성 명세서 템플릿 작성을 담당하는 사람은 속한 업계나 템플릿을 사용하는 목적에 따라 다릅니다. 예를 들어, 높은 수준의 기술이 필요한 제품을 설계하고 생산하는 회사의 경우, 제품 디자이너가 자재 구성 명세서 템플릿 작성을 담당할 수 있습니다. 반면 제조 회사의 경우, 엔지니어가 이를 담당할 수 있습니다. 마케팅이나 크리에이티브 팀의 경우에는 프로젝트 매니저가 자료 구성 명세서를 만들 수 있습니다.

자료/자재 구성 명세서 템플릿에 포함해야 하는 내용은 무엇인가요?

자료/자재 구성 명세서 템플릿에 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 세부 정보가 포함되어야 한다는 말은 정말로 모든 세부 정보를 담아야 함을 의미합니다. 템플릿에 포함하기에 너무 사소한 정보란 없습니다. 중요하지 않아 보이는 사소한 정보조차도 말입니다. 제조 프로젝트의 경우, 작은 원자재나 접착제 또는 테이프와 같은 소모품이 자재 구성 명세서 템플릿에 포함될 수 있습니다. 크리에이티브 프로젝트의 경우, 프로젝트 타임라인, 크리에이티브 에셋, 프로젝트 참고 자료가 자료 구성 명세서 템플릿에 포함될 수 있습니다.

자료/자재 구성 명세서 템플릿은 언제 만들어야 하나요?

프로젝트를 완료하려면 무엇이 필요한지 파악하는 데 필요한 모든 정보를 팀이 확보할 수 있도록 프로젝트를 시작하기 전에 자료/자재 구성 명세서 템플릿을 만드는 것이 좋습니다.

자료/자재 구성 명세서 템플릿을 누구와 공유해야 하나요?

자료/자재 구성 명세서를 만들면 얻을 수 있는 주요한 이점 중 하나는 일관성을 유지할 수 있다는 점입니다. 따라서 템플릿을 널리 공유하는 것이 좋지만, 템플릿의 편집 권한은 특정 사용자로 제한하는 것이 좋습니다. 프로젝트의 진행 기간에 관여하는 사람은 모두 특정 프로젝트의 자료/자재 구성 명세서에 접근할 수 있어야 합니다.

어떤 유형의 팀이 자료/자재 구성 명세서를 가장 잘 활용할 수 있나요?

심층적이고 복잡한 프로젝트를 진행하는 회사는 자료/자재 구성 명세서 템플릿을 사용하여 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 업계별로 특정 유형의 자료/자재 구성 명세서를 사용합니다. 예를 들어 자동차, 항공기, 기타 제품 등의 제조업에 종사하는 기업은 제조용 자재 구성 명세서를 사용하고, 고객의 주문을 처리하는 영업팀은 영업용 자료 구성 명세서를 사용하고, 제품의 사용 가능한 부품을 추적하는 기술자는 서비스용 자재 구성 명세서를 사용할 수 있습니다. 또한, 마케팅 실시나 제품 출시와 같은 크리에이티브 프로젝트용으로 템플릿화한 자료 구성 명세서를 생성하여 프로젝트의 에셋과 세부 정보를 추적할 수 있습니다.

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