生産スケジュールテンプレート

予定通りの生産や納品は非常に重要です。多くの企業はスケジュールを立てて生産プロセスを管理し、生産完了までにかかる時間を現実的に予測し、出荷日を決めています。しかし、カレンダーの日付に印をつける程度では不十分です。生産スケジュールを効果的なものにするには、生産プロセスにおいて重要な要素も盛り込む必要があります。

事前にスケジュールが用意されていると予定が立てやすく、推測もしやすいですが、実際の生産プロセスは複雑で予測できないものです。たとえば、サプライチェーンの混乱で予期していなかった遅れが発生したり、製品を作るのに想定以上の時間がかかってしまうこともあるかもしれません。生産を効率よく進めながらも不測の事態に柔軟に対応できるような、一貫したスケジュールを立てるにはどうすればいいのでしょうか？

その答えが、動的な生産スケジュールテンプレートです。

生産スケジュールテンプレートとは？

生産スケジュールテンプレートとは、生産プロセスの最初から最後までを管理できる、生産スケジュールの大まかな概要です。生産スケジュールには何を生産するのか (製品) や、いつ完成するのか (期日) など、生産プロセスの基本的な情報が記載されます。

生産スケジュールテンプレートは、一日に何百、何千といった製品を生産するような製造業での使用が一般的ですが、製品を生産するようなチームや組織であれば、このテンプレートを活用できます。ひな形となる生産スケジュールテンプレートが一度完成すれば、新しいスケジュールもすぐに作成してリリースできます。

生産スケジュールテンプレートが必要な理由

生産スケジュールを使ってプロセスや供給、需要を管理することで、顧客の望む製品を、予定通りに届けられます。さらにそのスケジュールをテンプレート化すると、新しい製品を作るたびに新しいスケジュールを一から作成する必要がなくなります。いろいろなチームでさまざまな生産スケジュールを管理している場合、生産スケジュールのテンプレートを使うことで一貫したスケジューリングができます。また、傾向やサプライチェーンの動きの予測など、スケジュール以外の面でも役立ちます。

従来は、製造業などの業界では Google スプレッドシートや Excel テンプレートなど、静的な生産スケジュールが使われていました。しかし、こういったスケジュールでは生産テンプレートを視覚的にわかりやすく表示したり、チームを越えて効果的にコラボレーションしたりすることはできません。しかし、より機能性の高いソフトウェアを使用すると、ガントチャート形式やカレンダー形式など、生産スケジュールを色々な形で確認できます。こうしてスケジュール全体を視覚的に把握することで、潜在的なボトルネックも見つけやすく、対処しやすくなります。また、テンプレートを使えば計画されていた生産スケジュールと実際のスケジュールを比較して、遅れや改善できる点を探し、生産サイクルの効率をさらに上げることも可能です。

生産スケジュールテンプレートの使い方

インターネットで探せば、無料で使えるたくさんの生産スケジュールテンプレートが見つかります。しかし、効果的なスケジュールを立てる上で重要なのは、テンプレートそのものだけではありません。それを支えるソフトウェアも重要です。テンプレートをワークマネジメントソフトウェアなどの動的なプラットフォームで作成することで、その機能を活用して一層生産の効率を高め、最適化することができます。たとえば、新しい製品を生産したら自動で在庫が更新されるよう、自動化することもできます。

生産スケジュールテンプレートを作る際は、セクション分けを行い、何を生産していて、いつ完了する予定なのか、ステークホルダーが明確に把握できるようにしましょう。そのためには、以下の情報が重要です。

• 注文情報: 注文番号、商品名、顧客の名前など、注文を識別できる情報を記載し、何が生産されているのか確認しやすいようにしましょう。

• 生産状況: プロセスが進むたびに生産状況を更新し、どの注文がどの段階にあるのか、問題なく進んでいるのか、ステークホルダーが確認できるようにしましょう。

• 作業スケジュールと期日: 生産がいつ始まっていつ終わるのか、期日の明確な作業スケジュールを作成しましょう。開始日と期日の間には、タスクやマイルストーンも追加しましょう。準備段階から完了まで、タスクの依存関係がある場合はそれも明確にしましょう。

• 注文 (数量): 製品をいくつ生産する必要があるのか？これを記録しておくことで、予定していた生産量と実際の生産量を比較できます。数量に差が出た場合は、予定していた数量を生産できるよう生産スケジュールを調整し、遅れが出ないようにしましょう。

• 必要な原材料 / 使用した原材料: 製品の生産には何が必要でしょうか？リソース管理やキャパシティ計画のために必要な原材料やその数を記録しておくことで、製品の生産や注文への対応に何が必要なのか、より正確に見積もることができます。

テンプレートで使用できる連携機能やアプリ

以下の機能や連携を活用して、生産スケジュールテンプレートをチームのニーズに合わせてカスタマイズしましょう。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

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