メールマーケティングカレンダーのテンプレート

タイミングは何よりも重要なことです。これは、特にメールなどのマーケティングコンテンツに当てはまることです。メールを送るタイミングは、メールの内容そのものと同じくらい重要です。メールを送るタイミングが早すぎると、見込み客を不安にさせたり、準備が整う前に企業の発表をしてしまったりする恐れがあります。しかし遅すぎると、せっかくのチャンスを逃してしまうかもしれません。

だからこそ、メールマーケティング戦略には、しっかりと計画されたスケジュールが必要なのです。メールマーケティングカレンダーがあれば、事前にメール送信の計画を立てることができます。複数のチームがメールで発信する大規模な組織では、1 つの方法で会社全体のすべてのメールをスケジュール管理できるシステムが必要です。そこで役に立つのが、メールマーケティングカレンダーのテンプレートです。

メールマーケティングカレンダーのテンプレートとは

メールマーケティングカレンダーのテンプレートは、繰り返し使えるカレンダーです。このカレンダーを使えば、今後のマーケティングメールを整理し、スケジュールを立てることができます。多くの企業ではメールマーケティング専門のチームがカレンダーを使用しますが、そのチームだけがマーケティングメールを送信しているわけではありません。SNS チーム、コンテンツマーケティングチーム、製品チームも、それぞれ独自のメールマーケティングキャンペーンを行う場合があります。誰がメールを送るにしても、いつ、何を送るかを確認できるカレンダーがあると便利です。これにより、問題が発生する可能性を把握し、会社全体でメール送信を調整し、メールを送信するタイミングが早すぎたり、間隔が空きすぎたりしないように管理できます。

テンプレートを使えば、どのチームも共通の方法でメールマーケティングカレンダーを計画できます。また、部門間で簡単に共有できるテンプレートなら、誰でも簡単に今後のメールキャンペーンを確認できます。これにより、トピックやテーマ、リリースを調整しやすくなるので、さまざまなチームから一度に大量のメールを送信してお客様に迷惑をかける心配がなくなります。

たとえば、e コマース企業でブラックフライデーセールのプロモーションメールを計画しているとします。この場合、1 つのメールマーケティングカレンダーを使って、ブラックフライデーに配信するすべてのメールをチーム間で調整し、それぞれのメールをタイミングよく送り、一貫したメッセージを届けることができます。

メールマーケティングカレンダーのテンプレートが必要になる理由

メールを送ることがあるなら、メールマーケティングカレンダーのテンプレートを活用すべきです。近年ほとんどのデジタルマーケティングプログラムが、マーケティング戦略の一環としてメールマーケティングを採用しています。そのためメールをいつ送るのか、まとまった計画を立てることがとても重要になります。また、このテンプレートを使えば社内の誰もが自分のメールマーケティングカレンダーを作成できる仕組みになっています。

標準化されたカレンダーは、一度にたくさんの担当者やチームがメールを送信し、そのメールすべてが同じターゲット層を対象としているような場合にとても便利です。たとえメールリストごとに送信するコンテンツの種類を変えたとしても、カレンダーがなければ、重複した内容のメールを送信してしまい、迷惑行為となってしまう恐れがあります。同じ企業から同じ内容のメールを 3 通も受け取りたい人はいないでしょう。メールマーケティングカレンダーのテンプレートを使えば、メールを送信するすべてのチームが独自のカレンダーを作成することができ、誰がいつ何を送信したかをすばやく簡単に把握できるようになります。

テンプレートを作成したら、次のように活用できます。

• メールスケジュールのワークフローを統一し、効率化する: テンプレートをステップごとにまとめられたガイドとして作成することで、チームメンバーがどのようにメールマーケティングカレンダーを作成すべきかを正確に把握できるようになります。

• 他のチームメンバーと共有する: メール送信担当者全員でテンプレートを共有することで、テーマやトピックが重複し、迷惑メール (スパム) と認識される可能性を防ぐことができます。

• 特定のタイプのメールキャンペーンを企画する: たとえば、新商品の発売に合わせて商品別のメールマーケティングカレンダーテンプレートを作成するなど、特定のタイプのキャンペーンを計画する方法をまとめられます。

デジタル版メールマーケティングカレンダーのテンプレートを使うメリット

テンプレートの作成に使用するソフトウェア次第では、テンプレートは柔軟で適応性の高いツールとして活用できます。次にその例をいくつかご紹介します。

プロジェクト管理ソフトウェアのような柔軟なツールでは、メールマーケティングカレンダーのテンプレートを以下のように使用できます。

• メールコンテンツ管理のスケジュールを整理することで、キャンペーンを見逃す心配がなくなります

• 関係者が現在のメールマーケティングカレンダーの全体像を把握できるようになります。

• メールの開封率やクリックスルー率 (CTR) など、メールの成果を判断する重要な指標を保管します。

Excel や Google スプレッドシートのような静的なツールでは、メールマーケティングカレンダーのテンプレートを使用すると、以下のような問題が発生します。

• オートメーション機能を使用したり、他のチームと簡単につながったりすることができません。

• コンバージョン率やメール配信解除率などの重要な指標について、関係者にリアルタイムで報告することができません。

メールマーケティングカレンダーのテンプレートに盛り込むべき内容

コンテンツカレンダーテンプレートやSNS マーケティングテンプレートなど、他のマーケティングテンプレートのように、メールマーケティングカレンダーのテンプレートは、マーケティングツールとして必要不可欠なものです。メールマーケティングカレンダーを効果的に使うには、複雑である必要はありませんが、チームにとって使いやすいものでなければなりません。ここでは、基本的な内容をいくつかご紹介します。

• キャンペーン: 特定のキャンペーンをより大規模なマーケティング活動につなげたい場合に特に重要です。

• 担当者: それぞれのメールやキャンペーン、タスクの担当者をカレンダー上で確認できるようにします。

• 重要な日付: メールの内容をいつまでに作成するかなどのタスクの期日や各メールの配信日を記載できます。

• メールリスト: リスト分けをしている場合は、どのリストにメールを配信するかを表示します。

• コンテンツ: 必要であれば、件名や本文など、メールの内容をすべてここに記載できます。また、メールカレンダーをもう少しすっきりさせたい場合は、コンテンツドキュメントへのリンクを張ってもよいでしょう。

• A/B テスト: A/B テストをカレンダーに記録することで、メールのパフォーマンスを確認できます。

• 指標: 配信率、開封率、クリックスルー率、その他のメールに関するレポートを作成する上で重要な分析データを確認できます。

• 目標: 各メールがどのようなマーケティング目標、ビジネスイニシアチブ、コンテンツマーケティング戦略に貢献しているのかをリストアップします。

テンプレートで使用できる連携機能やアプリ

Asana の画期的な機能やさまざまなアプリとの連携を最大限に活用し、プロジェクトに役立てましょう。

組み込まれている機能

• カレンダービュー: カレンダービューは、今後の作業や過去の作業をすべてカレンダー形式で確認できるプロジェクトビューです。この機能を使えば、やるべき作業の内容や締め切りを明確に把握できます。また、関係者は各タスクのそれぞれの期日や予定されているプロジェクト作業の全体的な頻度を確認できます。さらに、タスクをクリックすると、関連するカスタムフィールド、依存関係、サブタスクなどの詳細情報が表示されます。

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• ゴール: Asana では、目標がその達成のために行っている作業に直結しているため、チームメンバーは、何を目指しているのかを簡単に確認できます。目標は、その達成に向けた作業と切り離されていることも多いでしょう。チームや会社の目標と、それを支える作業を結びつけることで、チームメンバーは、自分の仕事がチームや会社の成功にどう直接貢献しているかをリアルタイムに把握し、明確にすることができます。結果としてチームメンバーは、よりよい意思決定が行えるのです。必要であれば、会社の戦略をサポートするプロジェクトを特定し、測定可能な結果をもたらすような仕事を優先することもできるようになります。

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

おすすめのアプリ

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Salesforce: セールスチーム、カスタマーサクセスチーム、そしてサービスチームそれぞれが自社のサポートチームと直接 Asana でコミュニケーションを取れるようにして、ボトルネックを解消します。添付ファイルを共有し、取引成立前のニーズを満たす実行可能かつ追跡可能なタスクを作成しましょう。Service Cloud を使用すると、導入チームとサービスチームを Asana のサポートチームと連携させて、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現できるようになります。

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Outlook: 代理店からの納品物評価依頼やパートナー企業からのデザインアセットのリクエストなど、アクションアイテムがメールで届いたときには、Outlook から直接 Asana のタスクを作成できます。そして新規タスクを自身またはチームメイトに割り当て、期日を設定し、プロジェクトに追加、他の関連する仕事に結び付けることができます。

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