Modello di grafico RACI

Ogni giorno prendiamo centinaia di decisioni. Al lavoro, spesso dobbiamo prenderle molto rapidamente. In caso contrario e a causa di ritardi e problemi di comunicazione, i risultati finali del progetto (e in ultima analisi gli obiettivi generali dell'azienda) potrebbero risentirne. Ecco perché è così importante identificare chi è responsabile di cosa, per sapere chi deve prendere le decisioni, a chi rivolgersi per maggiori informazioni e chi deve dare l'approvazione finale.

Un grafico RACI aiuta a definire i ruoli decisionali, indicando chi è coinvolto in ciascuna fase del progetto ancora prima di iniziare. Questo favorisce il consenso degli stakeholder fin dalle prime fasi e, a progetto iniziato, mostra chi è responsabile di ciascun aspetto. In breve, i grafici RACI semplificano e offrono chiarezza sui ruoli del progetto, e con un modello di grafico RACI tutti i team saranno incoraggiati a utilizzarli.

Cos'è un grafico RACI?

Un grafico RACI è un modo per definire i ruoli e le responsabilità di un team di progetto, in vista dei risultati finali. RACI è un acronimo per i ruoli di progetto, come spiegato in seguito.

• (R) Responsible (Responsabile): la persona incaricata (responsabile) di una specifica attività del progetto. È importante che ci sia un solo membro del team "responsabile" per ogni attività. Se nel ruolo di "responsabile" sono indicate più persone, potrebbero verificarsi dei ritardi (mentre i responsabili attendono le decisioni degli altri) o gli stakeholder saranno confusi in quanto non sapranno a chi rivolgersi per ottenere informazioni.

• (A) Accountable (Responsabile dell'approvazione): la persona che ha il compito di supervisionare il completamento dell'attività. In altre parole, si assicura che il lavoro venga svolto. Per ridurre la confusione, di solito per ogni attività c'è un solo responsabile dell'approvazione. 

• (C) Consulted (Persona consultata): la persona o le persone che rivedono e approvano il lavoro prima di procedere o contrassegnarlo come completato.

• (I) Informed (Persona informata): gli stakeholder informati devono essere tenuti al corrente dell'avanzamento del progetto, anche se non sono necessariamente coinvolti nel lavoro. Se gli stakeholder ricevono informazioni durante tutte le fasi del progetto, sarà più facile ottenere il loro consenso iniziale e creare un prodotto finale del quale tutti saranno entusiasti.

Il sistema RACI presenta vantaggi soprattutto per le organizzazioni di grandi dimensioni, con molti team interfunzionali e stakeholder senior. Ma è utile anche per i team più piccoli, nei quali i singoli ricoprono più ruoli contemporaneamente. Inoltre, incoraggia più membri del team a dare il loro contributo, e in questo modo consente di risolvere anche problemi più complessi. 

Cos'è un modello di grafico RACI?

Un modello di grafico RACI è uno schema predefinito, pronto da compilare, del grafico RACI della tua organizzazione. È un modo per semplificare i grafici RACI a livello di azienda. Potresti non aver bisogno di un grafico RACI per ogni risultato finale, ma quando si tratta di organizzazioni o programmi di grandi dimensioni che si affidano abitualmente al sistema RACI per gestire i loro progetti, l'utilizzo di un modello potrebbe essere utile. Se la tua organizzazione utilizza un modello di grafico RACI, per i team sarà più facile utilizzare con coerenza il sistema RACI per tutti i loro progetti, riducendo la confusione e aumentando l'efficienza a livello aziendale. 

Vantaggi dell'utilizzo di un modello di grafico RACI

L'utilizzo di un modello di grafico RACI offre numerosi vantaggi, ma il principale è rappresentato dalla standardizzazione dei grafici RACI a livello di organizzazione. In altre parole, un modello di grafico RACI consente ai team di creare i loro grafici RACI con maggiore facilità, e per questo probabilmente li utilizzeranno più spesso.

E questo è importante. Quando è chiaro chi è responsabile delle attività, tutti i dipendenti potranno ricoprire i loro rispettivi ruoli e collaborare in modo più efficiente. Di conseguenza i dipendenti saranno più motivati, e quindi più produttivi. In breve, un modello di grafico RACI ti consente di fare di più, con meno sforzo.

Per i programmi o le organizzazioni con molti progetti e risultati finali complessi, un modello fa in modo che il sistema RACI venga utilizzato con coerenza. E la coerenza offre una maggiore visibilità su chi sta facendo cosa per ciascun traguardo e attività del progetto. Dato che in azienda si utilizzerà lo stesso modello, saprai come viene utilizzato dagli altri team, anche se in reparti diversi. La coerenza di utilizzo riduce la confusione e consente inoltre una connessione ancora migliore tra i singoli e il loro lavoro. 

Come usare un modello di grafico RACI

Per utilizzare un modello di grafico RACI, consulta innanzitutto il tuo piano di progetto, per determinare quali risultati finali del progetto richiedono un grafico RACI. Crea un nuovo grafico RACI a partire dal tuo modello e un elenco delle attività relative a ciascun risultato finale. Se lo ritieni utile, puoi aggiungere delle sezioni o dei traguardi per suddividere l'elenco delle attività in fasi di progetto. Per esempio, se ti occupi di produzione, le fasi potrebbero essere inizio, metà, fine, pre-produzione, produzione e post-produzione. 

Successivamente, assegna un ruolo RACI a tutte le singole attività. Aggiungi delle colonne per monitorare l'avanzamento del progetto e aggiornarlo in tempo reale. Per il massimo della funzionalità, crea il modello in uno strumento di gestione dei progetti. In questo modo, sarai in grado di aggiornare gli stakeholder in modo asincrono, riducendo il numero delle riunioni sullo stato di avanzamento e consentendo di risparmiare tempo ai dipendenti di grado più alto, e a tutti gli altri membri del team.

Una volta completato, condividi il tuo modello di grafico RACI con tutti i team e i reparti. Uno dei vantaggi principali dell'utilizzo di un modello è quello di garantire la coerenza, quindi accertati che possano accedervi tutti coloro che ne hanno bisogno. Includi le informazioni aggiuntive che consentiranno agli stakeholder di trovare chiaramente le informazioni necessarie, o di sapere a chi rivolgersi in caso di domande. Per favorire il consenso, evidenzia i ruoli specifici ricoperti dagli esperti in materia, e dimostra così di aver riflettuto con attenzione prima di assegnare i singoli ruoli RACI. 

Integrazioni per i modelli di Asana

Utilizza le seguenti funzionalità e integrazioni per creare su Asana il modello di grafico RACI più adatto alle esigenze del tuo team.

Funzionalità integrate

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un'attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana che possono essere contrassegnate con "Approva", "Richiedi modifiche" o "Rifiuta". In tal modo, il titolare dell'attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno. 

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

App

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

• Miro. Collega Miro e Asana per ottimizzare i flussi di lavoro e avere un quadro completo di ogni progetto in un unico posto. Incorpora le lavagne di Miro nei brief di progetto di Asana, per consentire ai membri del team di interagire, visualizzarle, commentare o modificarle direttamente da Asana. Oppure allega una nuova lavagna di Miro, o una già esistente, a qualsiasi attività di Asana, per invitare automaticamente i collaboratori a visualizzare, commentare o modificare la lavagna. 

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

Domande frequenti