In che modo 3 team di prim’ordine ottimizzano la produzione di creatività su larga scala

Dalle pubblicità sui cartelloni pubblicitari ai post sui social media, le risorse creative di alta qualità sono essenziali per far risaltare il tuo brand. Tuttavia, più la tua azienda è grande, più diventa difficile coordinare tutti i vari aspetti della produzione di creatività. 

Ciò non significa che non sia possibile. Queste tre aziende (Discovery Inc., Benefit Cosmetics e Dr. Martens) hanno tutte trovato la soluzione per gestire la produzione creativa su larga scala. Ecco uno sguardo da dietro le quinte su come utilizzano Asana per far funzionare i loro flussi di lavoro creativi. 

1. Come Discovery Digital Studios produce migliaia di video ogni mese

Discovery Inc. è un gigante delle telecomunicazioni e proprietario di grandi reti di intrattenimento come TLC, Animal Planet e Food Network. Ogni mese, il team di Digital Studios realizza migliaia di video per i social media e le app. Non è un compito da poco, considerando il livello di coordinamento necessario per ogni video. Per portare a termine tutto il lavoro, organizzano la produzione di creatività dall’inizio alla fine su Asana. 

Standardizzazione della produzione di contenuti 

Il team di Digital Studios spesso realizza fino a sei versioni di ogni video, ciascuna perfettamente formattata per il proprio sito web, Facebook, Instagram, YouTube e altre piattaforme. Con così tanti deliverable da gestire, è fondamentale disporre di un processo creativo ben definito. Ecco come fanno a far funzionare le cose: 

• Un hub centralizzato per ogni flusso di lavoro: il team crea un progetto Asana per ogni formato video, il che consente di organizzare in un unico posto tutti i deliverable della produzione dei contenuti e gli stakeholder. 

• Flussi di lavoro di produzione basati su modelli: grazie a modelli di progetto standardizzati, come un modello di programma delle riprese per i team cinematografici o video, i team possono avviare il lavoro immediatamente con un elenco predefinito di deliverable, in modo che nessuna attività venga dimenticata. 

• Trasferimenti automatici: le automazioni trasferiscono istantaneamente le attività tra i vari team e Reparti, in modo che tutti gli stakeholder sappiano quando possono iniziare a lavorare. 

Visibilità sullo stato del lavoro

Quando si creano contenuti su una scala così ampia, può essere difficile avere una visione d’insieme di ciò che c’è in programma, di ciò che è In corso e di ciò che è stato completato. Con Asana, Discovery può visualizzare tutto questo in un’unica vista d’insieme, oltre a generare resoconti e cercare video specifici. Ecco come appare: 

• Una visione d’insieme: il team addetto ai contenuti utilizza i portfolio per monitorare i progetti video correlati, come un gruppo di video di lezioni di cucina per l’app Food Network Kitchen. In questo modo, può monitorare l’avanzamento del lavoro, le date di pubblicazione e altro ancora in un’unica vista generale.

• Un unico sistema di archiviazione: organizzare la produzione video in un unico posto significa che il team dispone di un registro di tutto ciò che ha prodotto. Ad esempio, può cercare facilmente in Asana tutti i video taggati con una parola chiave specifica, come “estate”, ed esaminare gli esempi precedenti per orientare il lavoro futuro. 

• Comunicazione centralizzata: non c’è niente di peggio che dover tenere traccia di conversazioni frammentate su diverse app. Il team di Discovery evita questo problema integrando Asana con strumenti come Outlook e Slack, che trasformano le email e le conversazioni di Slack direttamente in attività di Asana. 

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2. In che modo Benefit Cosmetics gestisce 75 progetti creativi contemporaneamente 

Il team creativo statunitense di Benefit Cosmetics comprende designer, copywriter e specialisti di video e fotografia, i quali lavorano anche su 75 progetti contemporaneamente. Ci sono molte attività da coordinare, tra cui il lancio di prodotti, le email, i contenuti multimediali a pagamento e l’influencer marketing. Il team utilizza Asana per gestire in modo efficiente il processo di ricezione delle richieste, i carichi di lavoro e le cronologie delle campagne in un unico strumento. 

Semplificazione delle richieste di creatività

Il team creativo di Benefit Cosmetics gestisce 50-60 richieste di lavoro ogni mese. Con un volume di lavoro di tale portata, hanno dovuto trasformare il loro processo per le richieste di creatività in un meccanismo ben oliato, con un flusso di lavoro chiaro e predefinito per ogni attività. Ecco come appare: 

• Moduli di richiesta standardizzati: ogni richiesta arriva tramite un modulo Asana standardizzato. In questo modo, il team creativo dispone di tutte le informazioni necessarie fin dall’inizio, eliminando i continui andirivieni di comunicazione e risparmiando quasi sei settimane lavorative all’anno. 

• Prossimi passi concreti: un’attività Asana documenta ogni nuova richiesta di creatività, il tutto organizzato in un unico progetto “Richieste di creatività in arrivo”. Quando le richieste vengono approvate, il team può assegnare immediatamente i deliverable e assegnare le attività alle persone giuste, il tutto utilizzando la stessa attività originale, in modo che nessuna informazione venga persa. 

Gestione delle risorse e delle cronologie

Con così tante richieste, Benefit Cosmetics deve sfruttare al meglio il tempo limitato del suo team. Ciò significa che la gestione delle risorse e un’attenta pianificazione delle tempistiche sono fondamentali per raggiungere gli obiettivi della campagna e tenere il lavoro sotto controllo. Ecco come il team rimane concentrato sull’obiettivo:

• Visibilità sui carichi di lavoro del team: il team utilizza la funzionalità Gestione delle risorse di Asana per calcolare automaticamente la disponibilità del team e visualizzarla su una cronologia settimanale. In questo modo, è più facile capire quando il team deve assumere nuove risorse, per esempio designer o copywriter freelance. 

• Pianificazione delle tempistiche per tutte le campagne: il team visualizza le tempistiche di più campagne in un’unica vista calendario, in modo da poter individuare le lacune e pianificare in modo proattivo le sovrapposizioni. Se necessario, può anche filtrare la vista per esaminare la cronologia di una singola campagna alla volta. 

3. Come Dr. Martens collega i team di design globali

Il team dei servizi creativi di Dr. Martens si occupa di tutto, dalle vetrine dei negozi alle pubblicità esterne, dai post sui social media al marketing digitale, per l’intera azienda di vendita al dettaglio a livello globale. Utilizzano Asana per mantenere ogni team regionale connesso e nei tempi previsti, organizzando le iniziative e le richieste di progettazione in un unico hub centrale dove nulla può andare perso. 

Garantire progetti grafici coerenti

Il team dei servizi creativi ha un compito fondamentale: comunicare la direzione e il tono creativo della stagione e fornire risorse, grafica e linee guida per consentire ai team creativi di altri paesi di dare vita alle storie. Asana semplifica questo processo, offrendo: 

• Un’unica fonte di riferimento per tutte le aree geografiche: i designer nel Regno Unito e nel resto d’Europa utilizzano Asana per gestire il proprio lavoro e comunicare in merito alle risorse creative. Ciò significa che un designer in Europa può chiedere al team globale di verificare rapidamente se una risorsa creativa per la Francia sia coerente, e tutti hanno accesso a un archivio di brief creativi passati. 

• Responsabilità e visibilità sui progetti: il team utilizza i progetti per organizzare iniziative importanti o storie del marchio. In questo modo, gli stakeholder hanno una visione olistica di ogni progetto e dei suoi progressi. Chiunque può accedere e vedere chi sta lavorando su cosa, senza doversi rincorrere a vicenda per avere aggiornamenti di stato. 

Semplificare la pianificazione e la definizione delle priorità

Il team Creative Services soddisfa le richieste di creatività dei Reparti aziendali e collabora con agenzie esterne. Con un carico di lavoro così elevato, deve essere in grado di prevedere quando il lavoro si intensificherà e di garantire che i designer diano sempre la priorità alle attività di maggior impatto. Di seguito elenchiamo i modi in cui Asana li aiuta a raggiungere questo obiettivo: 

• Resoconti e individuazione delle tendenze: poiché tutte le richieste di creatività vengono registrate su Asana nel corso dell’anno, il team dei servizi creativi può utilizzare le Dashboard dei resoconti per individuare i mesi più impegnativi dell’anno e anticipare preventivamente il fabbisogno di risorse. 

• Definizione più rapida delle priorità: Su Asana, uno stakeholder o un manager può facilmente vedere quali sono le risorse creative su cui i designer stanno lavorando e spostare i progetti ad alto impatto in cima all’elenco. Inoltre, i singoli designer possono usare “Le mie attività” di Asana per stabilire le priorità e pianificare il proprio lavoro ogni giorno. 

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Non partire da zero. Scopri processi collaudati che possono aiutare il tuo team creativo a ottimizzare e automatizzare i flussi di lavoro dall’inizio alla fine. Con gli strumenti giusti, puoi soddisfare i clienti di tutto il mondo con contenuti creativi di alta qualità, indipendentemente dalla complessità dei tuoi processi. 

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