Come abbiamo creato un framework di maturità digitale per scalare capacità e risultati

Il lavoro digitale è un bersaglio in movimento. Nuove tecnologie emergono costantemente, le priorità si evolvono ed è allettante provare tutto in una volta. Ma ho imparato che inseguire ogni tendenza non ti avvicina a un obiettivo, crea solo confusione.

Nel mio ruolo di Head of Digital di Asana, mi chiedo costantemente come possiamo stare al passo con i cambiamenti tecnologici che sembrano accelerare ogni giorno. Per affrontare questo problema, ho creato un Framework di maturità digitale che è stato fondamentale per valutare la nostra posizione e decidere cosa merita il nostro tempo e le nostre risorse. È un modo per valutare a che punto siamo, individuare dove possiamo avere il maggiore impatto e tracciare un percorso che tutto il team possa comprendere e seguire.

Perché è importante un punto di riferimento digitale

In un ambiente in cui le tendenze digitali sono in continua evoluzione, le nuove tecnologie compaiono settimanalmente e le tendenze cambiano costantemente, è facile che i team si blocchino o inseguano ogni nuovo strumento senza un piano coerente. Il primo approccio porta alla paralisi dell’analisi. Il secondo può portare a impegni frammentati e lavoro duplicato. Avere una stella polare digitale risolve entrambi i problemi, offrendoti una lente per valutare le opportunità rispetto ai tuoi obiettivi a lungo termine, pur rimanendo abbastanza flessibile da incorporare preziose innovazioni.

Non risolve tutte le sfide, ma risponde a una domanda fondamentale: “Dove dovremmo concentrare il nostro tempo e le nostre risorse in questo momento?”

Presentazione del framework di maturità digitale

Per noi, quella stella polare si è presentata sotto forma di un framework di maturità digitale, che è un modo per valutare dove siamo, individuare le lacune che contano e fissare obiettivi realistici di miglioramento. 

Il framework ci aiuta a:

• Testare nuovi approcci con metriche di successo chiare

• Imparare rapidamente sia dai successi che dagli errori

• impegnare risorse per scalare ciò che funziona

• Sviluppare le competenze di cui il nostro team ha bisogno per i futuri livelli di maturità

• creare percorsi di apprendimento chiari e in linea con i nostri obiettivi

Ecco come abbiamo messo in pratica questo Framework:

Passaggio 1: valuta la situazione attuale

Abbiamo iniziato valutando onestamente le nostre capacità attuali, identificando lacune specifiche e fissando obiettivi di miglioramento realistici. Per rendere tutto più concreto, abbiamo definito cinque livelli di maturità:

• Principiante

• Explorer

• Giocatore

• Trasformatore 

• Disruptor 

Questi livelli di maturità ci aiutano a individuare la nostra posizione attuale, evidenziare le lacune importanti e fissare un obiettivo realistico per il futuro, in base ai nostri obiettivi principali, alle priorità e allo stato futuro a cui stiamo lavorando.

Fase 2: allinearsi alle capacità chiave

Abbiamo strutturato il framework attorno a sei dimensioni fondamentali: aree che sono importanti per l’evoluzione del nostro team digitale. Non si tratta solo di ciò di cui l’azienda ha bisogno, ma anche di come aiutiamo le persone a sviluppare nuove competenze e a crescere nel loro ruolo. I migliori risultati si ottengono quando si bilanciano entrambi: far progredire le competenze del team concentrandosi sulle priorità che fanno progredire l’azienda.

Le sei dimensioni su cui ci concentriamo sono:

• Advanced digital skills: passaggio dalla formazione ad hoc a un programma di miglioramento strutturato con percorsi di certificazione per le competenze digitali critiche.

• Personalizzazione: evoluzione da esperienze uniche a personalizzazione basata sui dati con chiare linee guida di governance.

• Sperimentazione: superare una cultura delle decisioni basate sull’istinto per passare a una di test basati su ipotesi.

• Automazione basata sull’IA: passaggio da flussi di lavoro manuali a processi intelligenti che consentono ai nostri team di concentrarsi sul lavoro di alto valore.

• Analisi e approfondimenti: passaggio da report disconnessi ad approfondimenti unificati che orientano il processo decisionale strategico.

• Prestazioni della piattaforma: passaggio da sistemi rigidi ad architetture flessibili che consentono una rapida innovazione.

Passaggio 3: riunire competenze e valutazioni

Una volta valutata la nostra posizione e identificate le capacità chiave che volevamo sviluppare, le abbiamo riunite. Ciò ha significato mappare il punto in cui il nostro team si colloca in ogni livello di maturità, comprendere i traguardi che definiscono tali livelli e individuare la direzione da seguire.

Ad esempio, un “Principiante digitale” nell’automazione basata sull’IA potrebbe avere meno del dieci percento dei processi automatizzati, mentre un “Innovatore digitale” ne avrebbe più del settantacinque percento. Definendo traguardi e metriche concreti per ogni competenza, è facile valutare dove si trova il team oggi, cosa significa passare da “Principiante” a “Giocatore” o “Rivoluzionario” e dove investire in seguito.

Nel nostro caso, questo ha fatto emergere delle priorità attuabili. Ci siamo resi conto di essere un "Digital Explorer" nella personalizzazione, affidandoci principalmente a una segmentazione di base basata su segmenti ampi, ma dobbiamo evolvere a un livello di "Digital Player" con profili cliente unificati e personalizzazione cross-channel. Rendendo visibili queste lacune, abbiamo fornito al team un percorso chiaro per colmarle.

Coinvolgere le persone nel percorso

Per funzionare, l'impegno verso la maturità digitale non può essere solo una direttiva dall'alto verso il basso. All'inizio del processo ho coinvolto il team nella conversazione, prima per esaminare una bozza del Framework e poi per aiutare a perfezionarlo. Il risultato è una roadmap che riflette sia le loro competenze che le loro priorità.

Questo approccio collaborativo ha fatto una grande differenza. Significa che il team non solo capisce dove stiamo andando, ma ha anche un ruolo nel plasmare il percorso. Fornisce inoltre una lente comune per la definizione delle priorità, rendendo più chiaro il modo in cui l’impegno quotidiano si inserisce nel quadro generale.

Altrettanto importante, offre al team un modo concreto per misurare la propria crescita. Non si tratta di dire “vai a imparare l’IA” o “migliora la sperimentazione”. Si tratta di rendere lo sviluppo delle competenze specifico, attuabile e tracciabile. Legando la competenza a metriche e traguardi chiari, aiutiamo le persone a capire come si evolvono le loro capacità e come questa evoluzione si inserisce nel loro ruolo, nella loro carriera e nel futuro che stiamo costruendo insieme.

Rendere tutto attuabile e farne parte

I migliori framework non si trovano in una presentazione. Vivono dove il lavoro si svolge ogni giorno. In Asana, ciò significa rendere il framework di maturità digitale attuabile all’interno di Asana stessa. Sfruttando le funzionalità di Asana per creare un sistema connesso in modo da visualizzare il nostro percorso di trasformazione, abbiamo reso più facile per ogni membro del team capire a che punto siamo, dove siamo diretti e come il loro lavoro quotidiano ci avvicina ai nostri obiettivi a lungo termine.

Le funzionalità principali che stiamo sfruttando includono:

• Obiettivi: abbiamo definito obiettivi chiari per ogni dimensione di maturità, con traguardi misurabili e date di scadenza.

• Progetti: ogni obiettivo è supportato da progetti e attività specifici che suddividono gli obiettivi nei passaggi concreti necessari per raggiungerli, rendendo più facile per ogni membro del team capire in che modo il proprio lavoro quotidiano si collega alla crescita a lungo termine.

• Aggiornamenti di stato del progetto: esaminiamo e aggiorniamo lo stato mensilmente, fornendo un controllo regolare sull’avanzamento. Questi aggiornamenti di stato aiutano il team a rimanere allineato, a individuare rapidamente le aree che richiedono attenzione, semplificando la modifica delle priorità prima che si verifichino battute d'arresto.

• Campi personalizzati: monitoriamo i livelli di maturità, l’impatto sull’azienda e i requisiti delle risorse utilizzando campi personalizzati che consentono filtri e resoconti completi.

• Dashboard di reportistica: il nostro team di leadership utilizza le dashboard per monitorare l’avanzamento delle iniziative, identificare gli ostacoli e prendere decisioni informate sull’assegnazione delle risorse. Possiamo monitorare dove stiamo facendo i passi avanti più significativi, come l’implementazione di assistenti basati sull’IA o l’allineamento alle metriche di personalizzazione, e individuare dove siamo bloccati.

Ciò che amo di questo approccio è il modo in cui collega la visione strategica all’esecuzione quotidiana. I membri del nostro team possono vedere in che modo le loro attività individuali contribuiscono direttamente al nostro avanzamento verso la maturità. I progressi diventano visibili e vengono celebrati, mentre i potenziali problemi possono essere identificati e affrontati prima che compromettano il nostro slancio.

Come si presenta il successo

Oggi, questo approccio sta già dando risultati:

• Siamo pronti a progredire da "Digital Explorer" a "Digital Player" in tutte le dimensioni chiave e, in alcune aree, stiamo puntando allo stato di "Digital Transformer" entro questo anno fiscale.

• Il team ha adottato certificazioni IA basate sui ruoli, con il 100% del team certificato come Workflow Specialist, AI Studio Foundations e badge delle competenze IA.

• Abbiamo implementato cinque assistenti basati sull’IA e abbiamo aumentato il nostro obiettivo a 15 mentre prendiamo slancio.

• Il team ha una comprensione più chiara di dove concentrare il proprio impegno, di come bilanciare le priorità quotidiane con lo sviluppo di competenze a lungo termine e di dove i suoi contributi si inseriscono nel quadro generale.

Lezioni per altri leader digitali

Se stai creando una roadmap di maturità digitale per il tuo team, ci sono alcune lezioni che spiccano:

• Coinvolgi le persone fin dall’inizio: co‑crea il Framework in modo che rifletta sia la tua strategia che l’esperienza vissuta dal tuo team.

• Rendilo fruibile: inserisci il tuo Framework dove il lavoro è già in corso, negli strumenti e nelle piattaforme che il tuo team utilizza ogni giorno.

• Monitora e misura i progressi apertamente: rendi visibili i progressi, in modo che il team possa concentrarsi sulle vittorie e individuare le aree in cui è necessaria maggiore attenzione.

• Mantieni la flessibilità: gli obiettivi si evolvono man mano che impari di più su ciò che è possibile. L’obiettivo è il progresso, non la perfezione.

Costruire insieme il futuro digitale

La trasformazione digitale non riguarda mai solo la tecnologia. Si tratta di allineare persone, processi e strumenti a una visione condivisa. In Asana, il nostro framework di maturità digitale è diventato più di una roadmap. È un modo per il team di capire a che punto siamo, dove siamo diretti e come ogni persona può aiutarci ad arrivarci.

Rendendo il Framework utilizzabile su Asana, abbiamo trasformato una grande iniziativa astratta in una pratica concreta e collaborativa. Ed è così, più che con qualsiasi singolo strumento o tendenza, che riusciamo a rimanere concentrati e all’avanguardia.