Gestione del lavoro per una produzione di creatività più fluida con Asana

Per Tara Vajra, Head of Creative Operations di Asana, la produzione di creatività è un delicato gioco di equilibri. Il suo ruolo le richiede di misurare costantemente le risorse esistenti rispetto alle nuove richieste e agli obiettivi di marketing più ampi. Questo è particolarmente complicato in un’azienda globale, dove è necessario produrre risorse che funzionino in tutte le culture e collaborare con stakeholder che vivono in tutto il mondo.

"Abbiamo il compito di capire come definire in modo efficiente l'ambito del lavoro, classificare le richieste e adattare le attività ad hoc tra i nostri progetti su larga scala", afferma Vajra. "E come team globale, dobbiamo creare cose che abbiano risonanza in diverse regioni e siano in linea con le strategie di marketing. È un equilibrio molto delicato, e trovare quell’armonia può essere la parte più impegnativa”.

Nonostante queste sfide, Vajra e il suo team hanno creato un metodo per semplificare le loro operazioni, garantendo che i progetti siano tanto incisivi quanto creativi. Scopri come Asana trasforma la natura sfaccettata del lavoro creativo in un percorso semplificato e coerente.

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Con Asana, i team di marketing possono collegare il lavoro, standardizzare i processi e automatizzare i flussi di lavoro, tutto in un unico posto.

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Le sfide della produzione di creatività

La produzione di creatività è intrinsecamente complessa e richiede ai team di coordinare le risorse, gestire gli input degli stakeholder e fornire contenuti convincenti che risuonino tra il pubblico globale.

Per farlo, è necessario rimanere in linea con le strategie di marketing generali, gestendo al contempo una comunicazione disgiunta tra diversi strumenti. Il coordinamento tra team interni e partner esterni può diventare rapidamente un incubo logistico, pieno di problemi di comunicazione e ritardi. E per finire, è necessario mantenere una voce e un’estetica del marchio coerenti in una varietà di risorse creative.

Questo è un elenco travolgente di insidie da affrontare, se non si dispone del supporto giusto. Ma è anche un esempio perfetto di come un software come Asana, ricco di automazioni e funzionalità di intelligenza artificiale, possa eliminare la fatica delle attività quotidiane.

Morgan Keys, direttrice artistica di Asana, descrive il doloroso processo che doveva affrontare prima di passare ad Asana.

"Nella mia esperienza precedente, ogni persona aveva un sistema diverso e disconnesso per la gestione dei progetti", spiega Keys. "Un produttore creativo potrebbe tenere un foglio di calcolo per monitorare l’avanzamento di un progetto. Poi, come designer, avevo una lista di cose da fare nella mia app di note Personal e tenevo alcune email non lette per ricordare le azioni da attuare importanti. Era tutto così disconnesso e disorganizzato, che mi stupisce che riuscissimo a fare qualcosa”.

6 modi in cui Asana semplifica la produzione di creatività

1. Ricezione automatizzata delle richieste con i moduli

In molte aziende, i team inviano nuove richieste di creatività tramite email, riunioni o altri strumenti non integrati. Nella migliore delle ipotesi, è un bel grattacapo. Nel peggiore dei casi, può rallentare la produzione, costando di più e facendo perdere tempo al tuo talentuoso team creativo.

In Asana, il team creativo del marchio utilizza un modulo personalizzato per raccogliere le richieste. Questo li aiuta a raccogliere in anticipo tutte le informazioni di cui hanno bisogno, tra cui:

• Che tipo di supporto creativo è necessario

• la data di scadenza

• il pubblico di destinazione

• L’ambito del progetto

• un elenco degli stakeholder e delle loro responsabilità tramite un grafico RACI

• Specifiche di progettazione

Ogni volta che qualcuno invia una risposta a questo modulo, viene automaticamente inserito in un progetto Asana in cui il team può esaminare le richieste, assegnare le priorità e assegnare le risorse.

2. Modelli di progetto personalizzabili

Quando è pronta a lanciare una nuova iniziativa, Vajra crea un nuovo progetto Asana per iniziare il lavoro. Ma non deve ricominciare da zero. Invece, utilizza un modello di progetto predefinito in cui può dettare il modo in cui le informazioni vengono etichettate e archiviate.

I modelli per i tipi di progetto più comuni semplificano la configurazione e l’avvio, consentendo ai team di immergersi direttamente nel processo creativo. Ad esempio, usa le etichette (che Asana chiama campi personalizzati) per mostrare lo stato del progetto, chi è assegnato al lavoro e a quale iniziativa di marketing globale si allinea il lavoro. Ciò aiuta gli stakeholder a capire rapidamente come procede il lavoro e chi ne è responsabile.

Se gestisci le cronologie dei video o della produzione, puoi anche utilizzare un modello di programma di ripresa per pianificare le scene, assegnare la troupe e monitorare i giorni di produzione, tutto all'interno dello stesso progetto Asana.

3. Collaborazione tra team interni ed esterni

Le organizzazioni più grandi spesso si affidano ad agenzie esterne per esternalizzare parte del loro lavoro creativo. Ma lavorare con altri al di fuori della rete aziendale presenta delle sfide. Per prima cosa, come si fa a mantenere le informazioni al sicuro? Inoltre, l'utilizzo di thread di posta elettronica o di altre piattaforme di comunicazione tradizionali richiede tempo ed è inefficiente.

Ma con Asana, tutto, dalla comunicazione al lavoro effettivo, può essere svolto in modo sicuro in un unico spazio. Aggiungendo i propri partner esterni come ospiti al proprio spazio di lavoro, il team creativo di Asana può collaborare con loro tramite progetti dedicati. Questi fungono da spazi di collaborazione centralizzati in cui i team interni e le agenzie esterne possono interagire senza problemi, condividere feedback e monitorare le dipendenze, garantendo che i progetti rispettino le scadenze e il budget.

Il nostro processo è integrato con le nostre agenzie di overflow, quindi se stabiliamo che lavoreranno a un progetto specifico, possiamo avviarlo direttamente su Asana senza dover passare attraverso altri strumenti.”

4. Flussi di lavoro automatizzati

Sfruttando i potenti strumenti di automazione di Asana, Vajra e il team hanno ridotto significativamente il tempo dedicato alle attività ripetitive. Dall’assegnazione automatica delle attività in base al tipo di progetto alla semplificazione delle approvazioni, l’automazione consente al team di esternalizzare le attività ripetitive e di avere più spazio per dare libero sfogo alla creatività.

Su Asana, ad esempio, possono creare un processo di revisione molto più semplice progettando un flusso di lavoro che imposta automaticamente le date di scadenza, assegna le attività di revisione e avvisa i manager quando devono intervenire. Insieme ai flussi di lavoro di approvazione, questo garantisce che i progetti procedano in modo rapido e accurato.

5. Un'unica fonte di riferimento

Le integrazioni di Asana con strumenti creativi come Figma, Adobe Creative Cloud e Google Suite la rendono una potenza per i team creativi che cercano di centralizzare i loro flussi di lavoro e le comunicazioni.

Invece di inviare documenti a ogni singolo stakeholder in conversazioni separate, possono allegare qualsiasi risorsa direttamente a un'attività di Asana. In questo modo, gli stakeholder hanno accesso immediato e possono fornire feedback all'interno della piattaforma. 

Le integrazioni con i principali strumenti di progettazione e soluzioni di archiviazione cloud consentono ad Asana di fungere da unica fonte di riferimento per tutte le risorse creative, facilitando l’accesso e garantendo la coerenza del marchio in tutti i materiali.

6. Gestione delle risorse

Cercare di determinare le risorse esatte necessarie per i progetti creativi è un difficile gioco di equilibri. Chi ha la disponibilità e quando è libero? Abbiamo bisogno di strumenti e agenzie esterne? Quanto costano?

Cercare di monitorare tutto questo in uno strumento statico come un foglio di calcolo significa che devi aggiornare manualmente e condividere costantemente tali aggiornamenti con i tuoi partner di lavoro. Il team creativo di Asana risparmia innumerevoli ore e grattacapi utilizzando le funzionalità di gestione delle risorse e portfolio di Asana. Questo offre loro una visione d'insieme dei progetti in corso e in programma, consentendo una distribuzione efficace dei talenti e delle risorse creative dove è più necessario.

Quando arriva una nuova richiesta, il team creativo deve semplicemente rivedere le dashboard del carico di lavoro su Asana. Può vedere rapidamente chi sta lavorando a cosa, ora e in futuro, e identificare chi potrebbe essere libero di svolgere attività aggiuntive. Allo stesso modo, può utilizzare un progetto di budget per determinare quali fondi devono essere assegnati a un nuovo lavoro e definire le priorità di conseguenza.

La produzione di creatività, reinventata

Affrontare le complessità della produzione di creatività, soprattutto su scala globale, richiede non solo talento e visione, ma anche gli strumenti giusti per semplificare i processi e migliorare la collaborazione. 

Tara Vajra e il suo team di Asana dimostrano come l’integrazione di un software intelligente e adattabile come Asana nelle operazioni creative possa trasformare il potenziale caos in una sinfonia di produttività ben orchestrata. 

Automatizzando le attività quotidiane, facilitando una comunicazione senza ostacoli oltre i confini e mantenendo un’unica fonte di riferimento, Asana consente ai team creativi di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: produrre risorse creative innovative e di impatto.