Templat rencana operasional

Perencanaan operasional sebagian besar bersifat lintas fungsi. Ini membutuhkan setiap tim untuk dapat mendorong perubahan nyata—tetapi juga melibatkan banyak koordinasi. Agar berhasil, Anda perlu menyatukan hampir semua tim di perusahaan, termasuk eksekutif, keuangan, produk, hukum, sumber daya manusia, dan banyak lagi. 

Dengan begitu, banyak hubungan yang harus dikelola, dan tempat alur kerja adalah kuncinya. Templat memberikan rencana kepada pemangku kepentingan tentang cara bekerja sama—jadi daripada melakukan percakapan yang tidak efisien, Anda dapat membuat rencana dan mengambil tindakan dengan cepat. Di Asana, kami menggunakan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya untuk menyederhanakan proses perencanaan operasional kami—mulai dari perencanaan tahunan hingga rapat perencanaan bisnis. 

Apa itu perencanaan operasional?

Perencanaan operasional adalah proses mengatur bagaimana perusahaan Anda bekerja sama untuk membuat keputusan strategis. Ini mirip dengan manajemen proyek, bedanya, Anda memetakan jalur untuk seluruh perusahaan, bukan satu proyek saja. Gol perencanaan operasional adalah mendorong keselarasan dan kejelasan di semua divisi bisnis—sehingga para pemimpin perusahaan dapat bekerja sama untuk membuat keputusan, dan seluruh perusahaan dapat memahami dan mengambil tindakan atas keputusan tersebut. 

Misalnya, perencanaan operasional melibatkan: 

• Mengelola frekuensi pelaporan untuk IKU bisnis (indikator kinerja utama)

• Mengatur tinjauan bisnis per bulan dan kuartal

• Perencanaan tahunan

• Manajemen proyek untuk inisiatif strategis

Apa itu templat rencana operasional? 

Templat rencana operasional adalah alur kerja siap pakai untuk setiap proses perencanaan operasional penting—seperti perencanaan tahunan atau tinjauan bisnis per kuartal. Templat menjabarkan setiap langkah proses sehingga pemangku kepentingan tahu persis cara berkolaborasi satu sama lain. Misalnya, jika Anda membuat templat perencanaan tahunan, Anda tidak perlu lagi memulai dari awal untuk setiap siklus perencanaan baru. Sebaliknya, Anda cukup menyalin templat dan mengikuti alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya.

Mengapa menggunakan templat rencana operasi digital?

Karena perencanaan operasional melibatkan begitu banyak pemangku kepentingan, biasanya Anda akan menemui hambatan, seperti rangkaian email yang panjang dan membingungkan, terlalu banyak rapat, dan informasi yang hilang. Ada banyak hal yang harus dilacak, dan alat statis seperti email dan Dokumen Google sering kali membuat semuanya menjadi lebih membingungkan. 

Menggunakan platform manajemen kerja memecahkan masalah ini dengan memusatkan proses perencanaan strategis Anda di satu tempat. Dengan begitu, setiap orang memiliki satu sumber kebenaran tempat mereka dapat berkomunikasi, berbagi pembaruan, dan membuat rencana secara real time. 

Inilah yang dapat Anda lakukan dengan templat rencana operasi digital:

• Membuat sistem pencatatan tunggal untuk pekerjaan perencanaan operasional. 

• Memusatkan percakapan dengan pemangku kepentingan di satu tempat sehingga tidak ada informasi yang hilang.

• Membagikan laporan status dengan pemangku kepentingan tanpa menjadwalkan rapat tambahan.

• Melihat laporan dan grafik proyek untuk memahami kinerja inisiatif dengan cepat. 

• Mengotomatiskan alur kerja operasional—sehingga tim dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengoordinasikan pekerjaan dan lebih banyak waktu untuk inisiatif berdampak tinggi.

• Memperbarui jadwal proyek, tugas, dan pemilik dengan mudah saat keadaan berubah.

• Menggunakan formulir untuk menstandarkan cara tim berbagi informasi. 

• Beralih antara tampilan proyek untuk memvisualisasikan alur kerja operasi dalam berbagai cara, termasuk daftar tugas, diagram Gantt, kalender, atau papan Kanban. 

Jenis templat perencanaan operasional

Saat membuat templat perencanaan operasional, sebaiknya fokus pada satu kasus penggunaan sekaligus. Di bawah, kami telah menguraikan dua kasus penggunaan spesifik yang kami gunakan di Asana—serta elemen kunci masing-masing.

Templat perencanaan tahunan TI

Dengan semua yang dirampingkan dan pekerjaan remeh diotomatiskan, kita dapat berfokus pada pekerjaan perencanaan, kolaborasi, dan pemecahan masalah secara kreatif—alih-alih melakukan pekerjaan remeh terkait mengoordinasikan perencanaan, dan berharap memiliki lebih banyak waktu untuk berkolaborasi dan berpikir kreatif.”

Perencanaan operasional sebagian besar bersifat lintas fungsi. Ada gol perusahaan atas-bawah serta rencana tim dan departemen bawah-atas, semuanya terjadi pada waktu yang bersamaan. Di Asana, tim perencanaan strategis kami menggunakan alur kerja yang telah ditentukan sebelumnya untuk menyederhanakan proses perencanaan, berbagi informasi antar tim, dan membantu semuanya menjadi rencana terpadu yang koheren. Berikut caranya. 

1. Buat sistem pencatatan tunggal untuk semua tugas perencanaan tahunan. Selama perencanaan tahunan, Anda perlu mengoordinasikan tugas di banyak tim yang berbeda. Pastikan tidak ada yang hilang dengan memusatkan semuanya dalam satu proyek sehingga Anda dapat melihat apa yang menjadi tanggung jawab masing-masing tim dan hingga kapan. 

2. Tentukan setiap fase perencanaan tahunan. Di Asana, kami memecah proses perencanaan tahunan menjadi beberapa fase, masing-masing dengan gol dan kerangka waktu tertentu. Saat membangun templat Anda, buat bagian di bagian atas untuk menentukan setiap fase perencanaan tahunan—termasuk tujuan fase tersebut dan kapan itu terjadi. Dengan mendefinisikan secara jelas apa yang Anda ingin capai dan hingga kapan, pemangku kepentingan dapat memahami cara mencocokkan masing-masing tugas perencanaan tahunan mereka dengan keseluruhan proses. 

3. Buat bagian untuk setiap departemen atau tim. Atur tugas setiap tim ke dalam satu bagian sehingga mereka dapat dengan mudah melihat apa yang menjadi tanggung jawab mereka untuk diselesaikan selama siklus perencanaan tahunan. 

4. Gunakan tag kustom untuk menyertakan informasi tambahan. Di Asana, kami menggunakan tag kustom untuk melihat detail penting setiap tugas. Misalnya, kami menggunakan tag untuk mengidentifikasi tim yang bertanggung jawab, alur kerja perencanaan yang termasuk dalam tugas, apakah itu hasil akhir konkret atau keputusan yang harus dibuat, dan apakah rapat diperlukan. 

5. Identifikasi milestone dalam rencana Anda. Buat milestone untuk mengidentifikasi checkpoint penting selama proses perencanaan tahunan. Ini membantu tim memahami apa yang mereka sedang kerjakan dan cara mencocokkannya dengan keseluruhan peta jalan perencanaan. 

Setelah Anda membuat rencana tahunan, bagikan dan lacak dengan fitur Gol Asana. Gol adalah alat di seluruh organisasi yang dapat membantu seluruh perusahaan Anda menetapkan, memantau, dan mengomunikasikan gol.

Templat rapat perencanaan bisnis

Menyatukan pemimpin organisasi bisnis di seluruh penjualan, pemasaran, teknologi bisnis, operasi tim, kesuksesan pelanggan, dan strategi bisnis sangat penting untuk memastikan kejelasan dan keselarasan lintas fungsi yang berlangsung. Namun, jika tidak dilakukan secara efektif dan efisien, hal ini akan memakan biaya yang sangat tinggi.”

Para pemimpin bisnis harus tetap selaras. Salah satu cara agar para eksekutif tetap sepemahaman yaitu dengan menyelenggarakan rapat rutin perencanaan bisnis—para pemimpin dapat berbagi pembaruan, menyelaraskan item tindakan, dan membuat rencana dalam rapat tersebut. 

Di Asana, kami telah membuat alur kerja standar untuk menyederhanakan rapat perencanaan bisnis dan memastikan kami menggunakan waktu rapat seefisien mungkin. Berkat alur kerja ini, kami tidak lagi harus bersusah payah untuk bekerja sama dan memprioritaskan topik yang tepat. Sebaliknya, penyaji memiliki banyak waktu tenggang, dan peserta rapat dapat berfokus pada hal yang paling penting bagi bisnis—bukan hanya hal yang paling diingat. Berikut caranya.

1. Buat satu sumber kebenaran untuk perencanaan rapat dan tindak lanjut. Pusatkan tugas perencanaan di satu tempat, jadi pemangku kepentingan dapat dengan mudah melihat apa yang akan terjadi dan siapa yang bertanggung jawab atas setiap presentasi. Buat satu tugas untuk setiap item agenda—lalu saat rapat selesai, tambahkan tugas yang sama ke proyek lain (seperti catatan rapat atau item tindakan) tanpa menduplikat pekerjaan. 

2. Gunakan bagian untuk mengatur informasi. Jadikan tugas lebih mudah ditemukan dengan mengelompokkannya menjadi beberapa bagian, seperti topik yang akan datang, pengiriman topik baru, dan agenda rapat. 

3. Kirim topik diskusi baru dengan formulir. Buat formulir permintaan topik untuk menstandarkan cara menambahkan item agenda baru. Formulir memastikan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk merencanakan topik agenda—seperti deskripsi singkat tentang item agenda, gol diskusi, fasilitator, dan waktu yang diperlukan.

4. Buat tag kustom untuk melihat informasi penting secara sekilas. Tambahkan tag kustom untuk mendapatkan tampilan cepat dari setiap kategori dan status tugas. Misalnya, gunakan tag kustom untuk mengidentifikasi apakah item agenda sudah ditetapkan atau masih terbuka. 

Fitur dan integrasi yang direkomendasikan

Saat membuat templat perencanaan operasional, sesuaikan alur kerja tim Anda dengan fitur dan integrasi aplikasi ini. 

Fitur terintegrasi

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Menambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus dapat bekerja secara efektif lintas departemen. Tetapi, jika setiap departemen memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terisolasi. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Ini juga membantu tim Anda melihat tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan tugas Anda tetap terhubung.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang Anda pekerjakan untuk mereka. Aturan dalam Asana berfungsi berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk secara otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai automasi ad hoc hingga keseluruhan alur kerja, Aturan menghemat waktu tim Anda untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Formulir. Saat seseorang mengisi Formulir, tindakan tersebut ditampilkan sebagai tugas baru dalam proyek Asana. Dengan menerima informasi melalui Formulir, Anda dapat menstandarkan cara pekerjaan dimulai, mengumpulkan informasi yang diperlukan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Alih-alih menjadikan setiap permintaan sebagai proses ad hoc, buat sistem standar dan rangkaian pertanyaan yang harus dijawab semua orang. Atau, gunakan logika bercabang untuk menyesuaikan pertanyaan berdasarkan jawaban sebelumnya milik pengguna. Pada akhirnya, Formulir membantu Anda menghemat waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengelola permintaan masuk, jadi tim dapat menghabiskan waktu yang lebih banyak untuk pekerjaan penting.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan secara mudah percakapan Teams ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Teams tanpa beralih ke browser Anda.

• Vimeo. Teks mungkin dapat menyampaikan maksud, tetapi kalimat tertulis kurang memiliki nada, emosi, dan ekspresi. Dengan pesan video di Asana, yang didukung oleh Vimeo, Anda dapat memberi tim semua konteks yang dibutuhkan tanpa harus menjadwalkan rapat lain. Rekam pesan video singkat diri Anda, layar Anda, atau keduanya, lalu sematkan video tersebut dalam tugas, proyek, pesan, dan komentar untuk memberikan kejelasan dan konteks tambahan. Transkripsi rekaman otomatis dibuat oleh Asana sehingga dapat dibaca dan dicari. Berikan umpan balik, ajukan pertanyaan, dan berikan tugas—semuanya tanpa keluar dari Asana.

Pertanyaan Umum