운영 계획 템플릿

운영 계획은 시스템이 있을 때 더 간단합니다. Asana의 운영 팀이 표준화된 프로세스를 사용하여 얼마나 많은 이해관계자가 참여하든 간에 전략 계획을 간소화하는 방법을 알아보세요.

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운영 계획 수립은 여러 부서가 관여하는 일입니다. 모든 팀에 영향을 미치고 실질적인 변화를 이끌어낼 수 있지만, 많은 조정이 필요합니다. 이를 실행하려면 경영진, 재무, 제품, 법무, 인사 등 회사의 거의 모든 팀이 함께 힘을 모아야 합니다.

관리해야 할 관계가 너무 많기 때문에 템플릿화된 워크플로가 중요합니다. 템플릿은 이해관계자에게 함께 작업할 방식에 대한 계획을 제공합니다. 즉, 끊임없이 대화만 오가는 대신 계획을 세워 신속하게 실행으로 옮길 수 있습니다. Asana에서는 연간 계획 수립부터 비즈니스 계획 회의에 이르기까지 운영 계획 수립 프로세스를 간소화하기 위해 미리 정의된 워크플로를 사용합니다.

운영 계획 수립이란?

운영 계획은 회사가 전략적 결정을 내리기 위해 협력하는 방법을 정리하는 프로세스입니다. 프로젝트 관리와 비슷하지만, 차이점이라면 프로젝트 하나를 보는 게 아니라 회사 전체에 대해 그 과정을 기록하고 계획을 세운다는 점입니다. 운영 계획 수립의 목표는 모든 사업 부서에 걸쳐 조정과 명확성을 주도하는 것입니다. 따라서 회사 리더는 의사 결정을 내리기 위해 협력할 수 있고, 나머지 구성원은 이러한 결정을 이해하고 실행으로 옮길 수 있습니다.

예를 들어, 운영 계획에는 다음이 포함됩니다.

비즈니스 KPI(핵심 성과 지표)에 대한 보고 기준 관리
월별 및 분기별 비즈니스 검토 구성
연간 계획
전략적 이니셔티브를 위한 프로젝트 관리

운영 계획 템플릿이란?

운영 계획 템플릿은 연간 계획 또는 분기별 비즈니스 검토와 같은 필수 운영 계획 프로세스를 위해 미리 만들어진 워크플로입니다. 템플릿에는 프로세스의 각 단계가 나열되어 있으므로 이해관계자가 서로 협업하는 방법을 정확히 알 수 있습니다. 예를 들어, 연간 계획 템플릿을 작성하는 경우, 새로운 계획 주기마다 처음부터 다시 작성할 필요가 없습니다. 그냥 템플릿을 복사해 미리 정의된 워크플로를 따르기만 하면 됩니다.

디지털 운영 계획 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

운영 계획은 수많은 이해관계자와 관련되어 있기 때문에 끝없이 이어지는 이메일, 너무 많은 회의, 정보 누락과 같은 함정에 빠지는 경우가 흔합니다. 추적해야 할 사항이 많으며 이메일이나 Google 문서와 같은 정적 도구가 종종 혼란을 가중시킵니다.

업무 관리 플랫폼을 사용하면 전략 계획 프로세스를 한 곳으로 일원화하여 이러한 문제를 해결할 수 있습니다. 이를 통해 모든 사람이 실시간으로 소통하고, 업데이트를 공유하고, 계획을 세울 수 있는 단일 정보 소스가 마련됩니다.

디지털 운영 계획 템플릿으로 할 수 있는 작업은 다음과 같습니다.

운영 계획 작업을 위한 단일 기록 시스템을 만듭니다.
이해관계자와의 대화를 한 곳에서 일원화하여 정보를 잃지 않도록 합니다.
추가 미팅을 예약하지 않고 관계자와 상태 보고서를 공유합니다.
프로젝트 보고서와 그래프를 통해 이니셔티브의 성과를 빠르게 파악할 수 있습니다.
운영 워크플로를 자동화합니다. 이를 통해 팀은 작업을 조율하는 데 낭비되는 시간을 줄이고 영향력이 높은 이니셔티브에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
상황이 바뀌면 프로젝트 일정, 작업, 소유자를 쉽게 업데이트할 수 있습니다.
양식을 사용하여 여러 팀이 서로 정보를 공유하는 방법을 표준화합니다.
프로젝트 보기를 전환하여 작업 목록, 간트 차트, 캘린더 또는 칸반 보드를 비롯한 다양한 방식으로 작업 워크플로를 시각화합니다.

운영 계획 템플릿의 유형

운영 계획 템플릿을 작성할 때는 한 번에 하나의 사용 사례에 집중하는 것이 가장 좋습니다. 아래에서는 Asana에서 활용하는 두 가지 구체적인 사용 사례와 각 사례의 핵심 요소를 간략하게 설명합니다.

연간 계획 템플릿

quotation mark — —Asana 제품 마케팅 팀장 Tim Bowman

연간 계획 수립은 여러 부서가 서로 협력하는 과정입니다. 동시에 진행되는 하향식 회사 목표와 상향식 팀 및 부서 계획이 있습니다. Asana의 전략적 계획 팀은 미리 정의된 워크플로를 사용하여 계획 프로세스를 간소화하고, 팀 간에 정보를 공유하며, 모든 것이 일관성 있고 통합된 계획으로 집결되도록 지원합니다. 방법은 다음과 같습니다.

모든 연간 계획 작업을 위한 단일 기록 시스템을 만듭니다. 연간 계획을 세우는 동안 여러 다른 팀에서 업무를 조정해야 합니다. 모든 것을 하나의 프로젝트로 일원화하여 각 팀이 담당하는 업무와 시간을 확인할 수 있도록 합니다.
각 연간 계획 단계를 정의합니다. Asana에서는 연간 계획 프로세스를 단계별로 세분화하여 각각 구체적인 목표와 기간을 수립합니다. 템플릿을 만들 때, 각 연간 계획 단계를 정의할 섹션을 만드세요. 여기에는 해당 단계의 목표와 발생 시기가 포함됩니다. 달성하려는 바와 그 시점을 명확하게 정의함으로써, 이해관계자들은 개별 연간 계획 업무가 포괄적인 프로세스에 어떻게 부합하는지 이해할 수 있습니다.
각 부서 또는 팀을 위한 섹션을 생성합니다. 각 팀의 업무를 하나의 섹션으로 구성하여 연례 계획 주기에 자신이 담당한 업무가 무엇인지 쉽게 파악할 수 있도록 합니다.
사용자 지정 태그를 사용하여 더 자세한 정보를 추가할 수 있습니다. Asana에서는 사용자 지정 태그를 사용하여 각 작업에 대한 중요한 세부 정보를 봅니다. 예를 들어, 태그를 사용하여 담당 팀, 작업이 속한 계획 업무 흐름, 구체적인 결과물인지 결정해야 할 사항인지 여부, 회의 필요 여부를 식별합니다.
계획의 주요 마일스톤을 파악합니다. 연간 계획 프로세스 전반에 걸쳐 중요한 체크 포인트를 식별할 수 있는 마일스톤을 생성합니다. 그러면 팀에서 업무 수행의 목표와 그 목표가 전체 계획 로드맵에 어떻게 부합하는지 파악할 수 있습니다.

연간 계획을 세우고 나면 Asana의 목표 기능을 사용하여 공유 및 추적합니다. 목표 기능은 회사 전체에 걸쳐 목표를 설정하고 모니터링하고 커뮤니케이션하는 데 도움이 되는 전사적 툴입니다.

비즈니스 계획 회의 템플릿

비즈니스 리더는 조율된 결정에 따라 같은 목표를 지향해야 합니다. 경영진이 같은 목표와 방향성을 공유하는 한 가지 방법은 정기적인 비즈니스 계획 회의를 주최하여 리더가 최신 정보를 공유하고, 실행 항목을 조율하고, 계획을 수립하는 것입니다.

Asana는 비즈니스 계획 회의를 간소화하고 회의 시간을 최대한 효율적으로 사용할 수 있도록 표준화된 워크플로를 만들었습니다. 이 워크플로 덕분에 더 이상 올바른 주제를 취합하고 우선순위를 정하기 위해 허둥지둥할 필요가 없습니다. 덕분에, 발표자는 충분한 리드 타임을 갖게 되고 회의 참석자는 머릿속에 그냥 먼저 떠오르는 생각이 아니라 비즈니스에 가장 중요한 사항에 집중할 수 있습니다. 방식은 다음과 같습니다.

미팅 계획 및 후속 조치를 위한 단일 정보 소스를 작성합니다. 계획 작업을 한 곳에서 일원화하여 이해관계자가 회의에서 다룰 내용과 각 프레젠테이션의 책임자를 쉽게 파악할 수 있습니다. 안건 항목마다 작업을 하나씩 생성한 다음 회의를 마칠 때 해당 작업을 다른 프로젝트(예: 회의록 또는 실행 과제)에 그대로 추가하면 중복 업무를 피할 수 있습니다 .
섹션을 사용하여 정보를 정리합니다. 예정된 주제, 새로운 주제 제출, 미팅 안건과 같은 섹션으로 분류하여 작업을 쉽게 찾을 수 있습니다.
양식과 함께 새로운 논의 주제를 제출합니다. 주제 요청 양식을 만들어 새로운 안건의 추가 방식을 표준화합니다. 양식은 안건에 대한 간략한 설명, 논의의 목표, 진행자, 필요한 시간 등 안건 주제를 계획하는 데 필요한 모든 정보를 담고 있습니다.
사용자 지정 태그를 생성하여 주요 정보를 한눈에 확인합니다. 사용자 지정 태그를 추가하여 각 작업의 카테고리 및 상태를 빠르게 볼 수 있습니다. 예를 들어, 사용자 지정 태그를 사용하여 일정 항목이 설정되었는지 또는 열려 있는지 여부를 식별할 수 있습니다.

프로젝트 관리 플랫폼이 비즈니스의 전략적 목표를 더 빨리 달성하는 데 도움이 되나요?

Asana와 같은 프로젝트 관리 플랫폼은 팀 효율성을 크게 향상시켜 더 적은 자원으로 더 많은 것을 성취할 수 있게 해줍니다. 한 독립적 보고서에 따르면, Asana를 사용하면 프로젝트를 완료하는 데 걸리는 시간을 최대 50%까지 줄일 수 있습니다. 즉, 팀이 절반의 시간으로 작업을 완료하는 데 도움이 될 수 있습니다. 매일 낭비되는 시간을 줄이면 팀은 수익 창출과 전략적 목표 달성과 같은 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.