Outreach, yang berkantor pusat di Washington dan memiliki kantor internasional di London dan Praha, telah berkembang hingga Alur Kerja internalnya lepas kendali. Semua orang menggunakan alat yang berbeda, mulai dari platform manajemen kerja, spreadsheet, hingga app pencatatan. Tim kesulitan untuk membuat cakupan proyek, memenuhi batas waktu, dan menyelaraskan gol bersama. Selain itu, Bagian TI mencoba mengelola banyak alat, dan perlu mengelola risiko keamanan mereka sembari menyederhanakan cara mereka mengelola izin.

Manajer Proyek dan Program TI, Carley McGee, tahu bahwa sesuatu harus dilakukan. Carley memimpin implementasi TI utama perusahaan dan menjalankan program pengadaan perangkat lunak Outreach. Timnya yang terdiri dari tujuh orang melayani 600+ pegawai perusahaan, yang semuanya mengajukan pertanyaan yang sama kepadanya: “Apa alat terbaik untuk mengelola pekerjaan saya?”

Selain potensi isu keamanan, alur kerja yang terfragmentasi menciptakan lingkungan yang:

• Sulit bagi eksekutif untuk mendapatkan ikhtisar umum. Tim kesulitan menyajikan data tentang pekerjaan mereka dan tidak ada arsip pekerjaan dan keputusan yang tertata.

• Email mudah terlewatkan, karena pekerjaan tidak dikelola di satu tempat. Detail proyek terkadang terabaikan dalam tumpukan tugas.

• Permainan tebak-tebakan untuk mengelola sumber daya. Tidak ada yang bisa memahami pekerjaan mendatang dan merencanakan bandwidth.

Menurut Indeks Anatomi Kerja, 64% organisasi yang menggunakan perangkat lunak Manajemen Kerja mengatakan bahwa perusahaan mereka siap untuk efisiensi, dibandingkan dengan 27% perusahaan yang tidak memiliki sistem untuk mengelola pekerjaan mereka. Carley ingin memastikan Outreach berada di sisi yang benar dan memutuskan untuk mencari solusi yang mudah digunakan, aman, dan ramah pengguna bagi mereka yang belajar secara mandiri. Yang terpenting, alat tersebut harus benar-benar digunakan oleh orang-orang.

Mencari kesederhanaan, keamanan, dan fleksibilitas

Carley membutuhkan platform dengan langkah-langkah keamanan yang kuat, terutama dengan mempertimbangkan peraturan saat ini seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (RPDP) Uni Eropa dan Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA). Ketika orang meninggalkan perusahaan, Outreach harus mampu mentransfer data dengan rapi ke kolega, dan ketika tim internal bekerja dengan pihak ketiga, mereka perlu mengontrol level akses kolaborator dengan mudah.

Sebagai langkah pertama, Carley dan timnya meninjau alat yang berlangganan tim lain di Outreach. Tim Teknik menggunakan platform manajemen proyek yang berfungsi dengan baik bagi mereka, dan awalnya, tim Carley mempertimbangkan untuk memperluas penggunaannya secara lebih luas dan lintas tim. Namun, antarmukanya rumit, dan onboarding seluruh perusahaan akan membebani sumber daya. Outreach akhirnya mempertahankan alat yang sudah digunakan oleh Teknik, dan memutuskan untuk menggunakan Asana bagi seluruh perusahaan karena Asana sederhana dan dapat disesuaikan dengan berbagai kasus penggunaan. Outreach cukup mengintegrasikan Asana dan Jira, alat tim Teknik, sehingga tim dapat memantau progres satu sama lain dan berbagi informasi antarplatform, mencegah pemisahan.

Dengan Asana, tim TI Outreach sekarang memiliki fleksibilitas untuk menambahkan lisensi seiring pertumbuhan perusahaan, dan mereka juga dapat menghubungkannya ke Okta, alat mereka untuk manajemen identitas yang aman. Pemasar dapat membatasi akses ke kontraktor yang mengerjakan kampanye mereka dan beberapa sertifikasi keamanan Asana membantu tim merasa tenang dalam menjaga kerahasiaan informasi.

Perusahaan yang memiliki beberapa sertifikasi keamanan dan menunjukkan bahwa mereka menangani keamanan dengan serius sangat berarti bagi kami.

Carley McGee, Manajer Proyek dan Program TI

Pengguna daya memimpin jalan menuju adopsi tingkat perusahaan

Outreach memulai dengan sedikit lebih dari 100 lisensi Asana, tetapi dalam satu atau dua bulan, penggunaannya meroket.

Saat pegawai baru bergabung dengan perusahaan, Carley menambahkan mereka ke Asana melalui integrasi Okta dan untuk mereka yang membutuhkan bantuan untuk memulai, dia membuat proyek onboarding “Asana Basics” dari templat sehingga mereka dapat secara aktif mempelajari cara menggunakan platform. Pengguna daya dan pendukung Asana—biasanya manajer proyek dari berbagai tim di Outreach—memiliki kanal Slack untuk berbagi praktik terbaik dan memandu pendatang baru, yang dapat mengajukan pertanyaan.

Seringkali sulit meyakinkan eksekutif untuk menerapkan perubahan Alur Kerja. Namun, pada saat implementasi, salah satu pengguna daya Asana memimpin Operasi Penjualan. Dalam rapat eksekutif mingguan, ia akan menampilkan pekerjaan timnya menggunakan Portofolio. Semua proyek mereka sudah dicatat dan diperbarui di Asana, jadi dia tidak perlu melakukan pekerjaan tambahan untuk mencari pencapaian atau memperbarui status terkini. Penggunaan Asana olehnya menunjukkan betapa mudahnya bagi para eksekutif untuk mendapatkan lebih banyak visibilitas, dan membuat orang lain di organisasi ikut terlibat.

Salah satu hal yang disukai Carley tentang Asana adalah pelaporan bawaan tentang penggunaan dan login. Ini memudahkannya untuk melihat apakah pegawai benar-benar menggunakan platform, dan memungkinkannya untuk melacak efektivitas biaya seiring bertambahnya jumlah kursi Asana Outreach.

Adopsi di seluruh tim hampir terasa terjadi dalam semalam. Dalam satu atau dua bulan, semuanya benar-benar, wow! Orang-orang meminta akses ke Asana. Perkembangannya sangat pesat.

Mulai merencanakan pekerjaan tingkat tinggi hingga melacak tujuan 1:1

Dirancang agar fleksibel, Asana membantu tim di seluruh Outreach mengelola Alur Kerja mereka:

• Pemasaran menjalankan kampanye, berkolaborasi dengan kontraktor, dan mengelola acara eksternal.

• Operasi Penjualan menerima permintaan, mengelola pembaruan sistem, dan memetakan pekerjaan mendatang.

• Manajemen penjualan menggunakan Asana untuk perencanaan tahunan dan dalam pertemuan 1:1 untuk akuntabilitas dalam pertumbuhan karier dengan laporan.

• Beberapa tim juga mengelola OKR dalam alat ini.

Alih-alih melacak semuanya secara manual di spreadsheet, SDM kini menggelar onboarding pegawai baru melalui automasi yang mereka buat di Asana. Setelah perekrutan, Rekrutmen memberi tahu SDM melalui proyek berisi serangkaian tugas, seperti mengirim paket pegawai baru, untuk menangani onboarding backend. Melalui automasi ini, SDM telah menghilangkan dua langkah entri ganda.

Selain fitur manajemen kerja standar Asana, seperti proyek, tugas, dan tenggat, tim Outreach memiliki beberapa fitur favorit personal. Analytics senang menggunakan Formulir untuk permintaan masuk, yang menangkap detail yang dibutuhkan di awal sebelum mengelola antrean mereka. Tim juga sangat mendukung Aturan, yang mereka gunakan untuk mengotomatiskan langkah-langkah dan menghemat waktu, serta Portofolio, tempat mereka memantau proyek secara menyeluruh.

Penggunaan Asana di tingkat perusahaan menciptakan level akuntabilitas baru antara manajer dan bawahan. Komunikasi yang tidak efisien berkurang dan visibilitas kerja meningkat. Ini menjadi manfaat luar biasa saat tim Outreach bekerja jarak jauh pada 2020. Di sisi TI, Carey dan timnya kini menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengelola aplikasi dan lebih mudah mengelola risiko keamanan.

Manajemen TI tanpa hambatan dengan Asana

Saat ini, pekerjaan di Outreach tidak lagi luput, dan tim lebih proaktif berkat pengingat awal proyek dan batas waktu di Asana. Dengan Alur Kerja yang mulus, Outreach kini dapat melayani kliennya dengan lebih baik dan terus mengoptimalkan siklus penjualan di seluruh dunia dengan efisiensi yang lebih tinggi.

Sebelum kami memiliki Alat manajemen proyek yang baik untuk tim TI dan keamanan, kami harus melakukan banyak upaya ekstra dan mengatur berbagai hal dengan susah payah untuk mendapatkan informasi terbaru tentang proyek dan memahami apa yang sedang terjadi. Asana telah sangat membantu dalam hal itu.