Trop de temps perdu en réunion ? Nos conseils pour y remédier

Les réunions sont une perte de temps ? Il est temps d’y remédier.
  • Dans cet article, vous apprendrez à éviter les quatre pièges les plus courants de l’organisation de réunion :
    • Un calendrier surchargé de réunions
    • Des réunions trop longues
    • Un ordre du jour ou des sujets de discussion peu précis
    • Des réunions moins productives que prévu

Si vous ouvrez votre calendrier en ce moment même, combien de réunions y sont-elles prévues pour la semaine à venir ? Cinq ? Dix ? La plupart des calendriers sont surchargés d’invitations à des réunions et, le plus souvent, les employés en ressortent en espérant qu’un jour, ils n’auront plus l’impression d’y perdre leur temps. Restez avec nous, nous allons vous aider à redynamiser votre approche et tout faire pour que vos prochaines réunions soient efficaces.

Il y a une chance sur deux pour que vous n’aimiez pas les réunions. Un sondage mené par Igloo Software indique que 47 % des personnes interrogées estiment que les réunions sont généralement non productives. Mais le simple fait de souhaiter ne pas perdre de temps au cours des réunions ne les rendra pas meilleures, pas plus que le fait de les annuler lorsqu’elles n’auraient jamais dû être planifiées. Comment donc inverser la tendance ?

Tout d’abord, prenez une minute pour reconnaître une bonne réunion le cas échéant. Quand elles sont menées efficacement, les réunions favorisent la collaboration et la communication, et elles permettent aux employés de rester motivés. Une réunion du personnel, par exemple, peut aborder des sujets essentiels qui touchent l’ensemble du service ou de l’entreprise. Mais, en cas de mauvaise organisation, la collaboration et la communication sont affectées. Les participants risquent de ressortir de cette réunion en se demandant si elle en valait vraiment la peine.

Ainsi, dans l’idée d’améliorer la productivité ainsi que le moral des troupes, demandez-vous pourquoi certaines réunions remportent la palme de la perte de temps. Est-ce parce qu’elles ont quelque chose en trop (elles ont lieu trop souvent ou sont trop longues) ou parce qu’il leur manque quelque chose (une direction claire ou des résultats concrets) ? Nous avons identifié ci-dessous quatre types de pertes de temps fréquentes occasionnées par les réunions et avons dressé la liste des actions à mettre en œuvre sans délai pour y remédier.

Sans plus attendre, attaquons-nous aux points sensibles de vos réunions.

Mon calendrier comporte trop de réunions

Difficile de trouver le temps de se plonger dans un nouveau projet quand des rappels de réunion sonnent toutes les heures. Vous souhaitez consacrer le temps nécessaire à vos travaux les plus importants, mais les réunions prennent le pas sur votre journée. Voici quelques conseils à appliquer :

Annulez les réunions superflues

Des millions de réunions ont lieu chaque jour au travail (les estimations vont jusqu’à 56 millions par jour aux États-Unis), mais combien d’entre elles sont-elles vraiment indispensables ? Les sujets complexes et les sessions de brainstorming nécessitent une rencontre en personne, mais s’il s’agit simplement de partager une information, il y a certainement d’autres méthodes (plus efficaces) à prendre en considération. Les rapports de statut et les échanges en ligne fonctionnant tout aussi bien, il ne vous reste plus qu’à annuler votre prochaine réunion.

Instaurez une journée sans réunion

Un calendrier truffé de réunions interrompt vos moments de concentration, ce temps de travail intense dont vous avez besoin pour résoudre des questions complexes. La maîtrise de votre temps est essentielle à une bonne productivité. Essayez de lancer une initiative permettant à votre équipe d’être libre de toute réunion, par exemple le jeudi (ou tout autre jour de la semaine). Faites entrer cette pratique dans les mœurs et encouragez les autres à respecter cette « journée sans réunion ».

Apprenez à dire non

Toute invitation à une réunion comprend une option pour la décliner, mais à quelle fréquence cochez-vous cette case ? Prenez connaissance de l’ordre du jour, des participants et de la durée. Prenez en compte le temps que vous avez décidé de dédier à votre travail, et cliquez sur « Décliner » si vous n’en voyez pas les avantages.

Mes réunions sont trop longues

Vous vous demandez souvent si vos réunions ne pourraient pas durer deux fois moins longtemps ? C’est possible, mais c’est à vous de décider de l’importance que vous donnez à votre temps et de faire jouer votre créativité. Voici nos conseils :

Considérez votre temps comme une ressource précieuse

Eh oui, comme le dit le dicton, le temps, c’est de l’argent. En moyenne, la durée d’une réunion va de 31 à 60 minutes. Le hasard faisant bien les choses, nos calendriers fonctionnent par plages de 30 et 60 minutes, mais cela ne veut pas dire que toutes les réunions doivent être aussi longues.

Lorsque vous planifiez l’ordre du jour de votre réunion (plus d’informations ci-dessous), estimez le temps dont vous aurez besoin pour chaque sujet et déterminez la durée approximative de la réunion dans son ensemble. Les participants seront davantage concentrés s’ils savent qu’ils disposent, disons, de 10 minutes pour un sujet particulier. Le sentiment d’urgence vous aidera à garder le cap et à couvrir tous les points prévus (vous n’aurez donc pas à prévoir une autre réunion pour traiter les questions restées en suspens).

Essayez les réunions debout

Qu’est-ce que c’est ? Dans le milieu technologique, une réunion debout est un point rapide et quotidien au cours duquel les membres se tiennent littéralement debout tout en parlant du travail accompli, du travail à venir et des problèmes qu’ils anticipent.

Si votre équipe fait le point en réunion de manière récurrente, essayez d’organiser une réunion debout de 15 minutes au lieu de réserver une salle pour les 30 à 60 minutes habituelles. Vous pouvez vous rencontrer au cours du café matinal, à l’extérieur s’il fait beau, ou dans le hall du bureau. Vous devez avant tout opter pour quelque chose de différent et vous fixer une limite de temps. Servez-vous d’un chronomètre pour vous habituer à cette courte durée.

Mes réunions se dispersent

Il peut être compliqué de rester concentré sur le sujet d’une réunion lorsque tout le monde se met à parler de ses plans pour la fin de semaine. Planifier les réunions à l’avance et définir des attentes claires pourrait permettre à votre équipe de partir plus tôt en week-end, au lieu de se contenter d’en parler. Mettez en pratique les propositions suivantes :

Identifiez les buts et objectifs de la réunion

Commencez le processus à l’avance et notez au fur et à mesure ce qui doit être accompli plutôt que de créer un ordre du jour à la dernière minute. Disposer d’un ordre du jour concret prêt à l’emploi avant la réunion clarifie les choses et aide à tenir tous les participants informés. Conservez-le dans un endroit central, comme un outil de gestion du travail, afin de lier facilement les points de l’ordre du jour aux tâches et projets correspondants. Pensez également à minuter votre ordre du jour pour éviter de passer trop de temps sur l’un ou l’autre des sujets.

Partagez l’ordre du jour et les éléments de contexte utiles en amont

Si possible, joignez votre ordre du jour à l’invitation. Si vous le préparez à l’aide d’un outil de gestion du travail, vous pouvez aussi demander aux participants de collaborer et d’y ajouter des points avant la réunion. De cette façon, vous avez la possibilité d’ajouter des tâches et de vous préparer à parler des sujets choisis. Appuyez-vous sur les modèles suivants pour créer facilement des ordres du jour pour tout type de réunion :

Mes réunions ne sont pas aussi productives que je le souhaiterais

Même si vous pensez qu’inviter tout le monde à vos réunions semble être le bon choix, vous courez le risque de les rendre moins productives. Vous souhaitez déplacer des montagnes au cours de vos réunions ? Voici quelques conseils pour améliorer la productivité de ces séances stratégiques :

Sélectionnez avec soin les participants et précisez leur rôle

À chacune de vos réunions, chacun connaît-il son rôle et la raison pour laquelle il a été invité ? Si la moitié de l’ordre du jour ne concerne que trois participants sur quinze, vous devriez peut-être repenser cet ordre du jour ou la liste des invités. Et si un intervenant clé n’est pas en mesure de participer, décalez la réunion plutôt que de la faire sans lui, car vous devrez dans tous les cas prévoir un suivi.

Désignez un preneur de notes

Avant la réunion, nommez quelqu’un en charge de la prise de notes. De cette manière, le reste du groupe peut se concentrer sur les discussions. Les notes sont également utiles pour toute personne qui pourrait avoir manqué la réunion. Assurez-vous qu’elles sont partagées immédiatement après la réunion et que toutes les personnes présentes savent où les trouver. Un outil de gestion du travail est un excellent endroit pour conserver les notes et ordres du jour de vos réunions.

Attribuez les actions au fil de la réunion

Vous pouvez prendre ces décisions à mesure que vous parcourez les points de l’ordre du jour, et le preneur de notes peut les enregistrer (ou si vous utilisez un outil de gestion du travail, prendre l’initiative de créer et attribuer les tâches en temps réel). Assurez-vous d’inclure les échéances et autres dates importantes pour chaque action. Si vous n’arrivez pas à prendre une décision claire sur l’un des sujets, confiez à quelqu’un la tâche de terminer la réflexion et faites-lui confiance pour prendre cette décision. C’est un excellent facteur de motivation.

Réconciliez-vous avec vos réunions

Suivez les conseils ci-dessus pour que les réunions vous soient utiles au lieu de vous nuire. Positionnez-vous comme un modèle à suivre concernant l’organisation des réunions. Vos collègues s’en rendront compte et adopteront bientôt vos changements pour améliorer les leurs. Asana peut vous aider à réduire le nombre et la durée de vos réunions. Et lorsque vous pensez qu’une réunion est nécessaire pour atteindre vos objectifs, elle peut constituer un moyen de vous maintenir sur la bonne voie.

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