Logiciel et outils de collaboration d'équipe : 11 choix pour 2023

Pour échanger des idées ou passer du temps sur des projets et processus complexes, nous ne sommes pas censés travailler seuls. Les projets qui ont le plus d'impact sur votre entreprise sont rarement le fruit du travail d'une seule personne. Le plus souvent, les projets nécessitent une collaboration interfonctionnelle pour réussir, avec des individus travaillant entre équipes, services et rôles pour obtenir les meilleurs résultats possibles. Mais même si la collaboration est essentielle pour notre travail le plus important, la coordination entre toutes ces différentes parties prenantes est un défi. C'est là que le logiciel de collaboration intervient.

Ce dernier simplifie le travail interfonctionnel. Des plateformes puissantes qui aident les entreprises à gérer leur travail aux outils de communication les plus simples, le logiciel de collaboration idéal doit permettre de coordonner le travail des différentes équipes pour résoudre les défis du travail interfonctionnel. 

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration ?

Le logiciel de collaboration est un outil numérique qui vous aide à travailler avec les autres et à coordonner vos activités. Vous pouvez vous appuyer sur des outils basiques, comme les plateformes de messagerie et les e-mails, ou sur des solutions qui vous permettront de créer des processus plus complexes. En effet, il existe différents logiciels de collaboration qui vous aideront à résoudre différents défis interfonctionnels. Par exemple, les plateformes de messagerie facilitent la communication avec les équipes, la gestion numérique des tâches vous aide à organiser les actions avec des partenaires externes et les plateformes d'entreprise vous offrent un système de gestion du travail complet et tout-en-un. 

Le logiciel de collaboration idéal vous permet de faire tout ce qui précède, et bien plus, au même endroit. En d'autres mots, un logiciel de collaboration est un outil indispensable à intégrer à votre pile technologique. Les bons outils de collaboration vous aideront à réduire le nombre d'applications dont vous avez besoin et doivent permettre de se concentrer sur la résolution d'une problématique clé : parvenir à coordonner nos tâches pour mieux travailler ensemble, plus rapidement et plus efficacement.

Avez-vous besoin d'un logiciel de collaboration d'équipe ?

En un mot : oui, surtout si vous travaillez en équipe. Les grandes entreprises sont réparties en services, équipes et individus. Les initiatives les plus importantes de l'entreprise impliquent des membres d'équipes de différents services qui rassemblent leurs compétences afin d'atteindre un objectif commun. Le logiciel de collaboration est justement là pour vous aider à réaliser cet objectif : permettre à des personnes de toute l'organisation de travailler ensemble au sein d'une même équipe projet, indépendamment du service dans lequel chacun travaille.

Même si vous avez tendance à travailler en solitaire, vous avez probablement besoin de rester en contact avec les parties prenantes, notamment pour les approbations, l'attribution des tâches ou des ressources. En bref, tout le monde peut tirer parti d'un logiciel de collaboration, que vous organisiez de simples sessions de brainstorming ou que vous travailliez sur des processus très complexes.

Les avantages des outils de collaboration en ligne

• Facilite le travail d'équipe interfonctionnel : de nos jours, personne ne travaille seul. L'utilisation d'un logiciel de collaboration permet à chaque équipe de travailler plus rapidement et plus efficacement avec les autres services de l'entreprise.

• Permet de travailler de manière asynchrone : les logiciels qui prennent en charge le travail asynchrone sont particulièrement importants pour les grandes organisations mondiales. Ces entreprises aux multiples facettes ont besoin d'un outil qui aide les équipes à communiquer et à collaborer sur des projets, même lorsqu'elles ne travaillent pas au même endroit ou ont des horaires variables.

• Coordonne les équipes équipes décentralisées : dans le monde du travail décentralisé d'aujourd'hui, il est plus important que jamais de disposer d'une plateforme sur laquelle les équipes peuvent collaborer efficacement entre différents lieux et fuseaux horaires.

• Rend le travail accessible : le partage des données, des projets et des tâches entre les équipes est crucial pour la collaboration. Le logiciel simplifie le stockage et le partage d'informations, afin que chacun puisse facilement accéder aux ressources dont il a besoin. De plus, un bon outil de collaboration garantit que les informations sont également partagées en contexte afin que les utilisateurs soient rapidement informés.

• Protège les informations confidentielles : tout bon logiciel de collaboration vous donne l'assurance que votre travail est protégé et sécurisé, à tout moment. Vous devriez toujours maintenir un niveau élevé de sécurité, que vos parties prenantes soient assises en face de vous ou que vous travailliez avec un partenaire externe.

• Regroupe les informations de vos différentes applications au même endroit : basculer entre différentes applications et rechercher des informations dans différents espaces vous fait perdre un temps considérable. Rationaliser la communication, le travail et la collaboration sur un même outil vous permet de récupérer vos ressources les plus précieuses: du temps (de travail et de repos) et de l'énergie.

Les 11 meilleurs logiciels et outils de collaboration d'équipe en 2023

Il n'existe pas un seul bon logiciel de collaboration, mais il vous faut trouver celui qui répondra à tous vos besoins. Vous travaillez au sein d'une entreprise ? Vous aurez besoin d'une plateforme hautement fonctionnelle et adaptable. Mais si vous n'avez besoin que de documents dynamiques pour échanger des idées, vous pouvez utiliser un outil plus simple.

Quels que soient les besoins de votre entreprise, vous trouverez dans cette liste un logiciel de collaboration qui vous permettra d'augmenter votre productivité, d'améliorer votre communication et de mieux coordonner vos équipes. Lisez la suite pour déterminer quel logiciel vous convient le mieux. 

1. Asana : meilleure plateforme de collaboration pour les équipes interfonctionnelles en entreprise

À l'échelle de l'entreprise, vous travaillez avec des centaines, des milliers ou des centaines de milliers d'employés dispersés sur des fuseaux horaires différents. Cela signifie que vous avez besoin d'une plateforme pleinement opérationnelle qui relie chaque individu, équipe, tâche et objectif.

Asana dispose de toutes les fonctionnalités de collaboration dont votre entreprise a besoin pour faciliter et tirer parti de la collaboration interfonctionnelle, notamment : 

• Coordination d'équipe : connectez les équipes, les différents services, les tâches et les objectifs clés de l'entreprise. Avec Asana, vous pouvez centraliser le travail de votre entreprise pour collaborer facilement.

• Gestion des tâches : suivez et gérez les tâches sur plusieurs projets. Lorsque vous apportez des modifications à une tâche dans un projet, voyez instantanément ces modifications reflétées dans tous les projets en temps réel.

• Automatisations : utilisez des automatisations pour standardiser et déléguer le travail, créer des processus et communiquer en temps réel sur vos activités les plus complexes.

• Intégrations : plus de 260 intégrations disponibles pour centraliser aisément votre travail. Tous vos outils préférés réunis au même endroit.

• Gestion de projet : Asana va au-delà des outils traditionnels de gestion de projet et réunit tout ce dont vous avez besoin pour superviser, communiquer et mener à bien des projets complexes.

• Base de connaissances : utilisez Asana comme système d'archive pour apporter à chaque employé une parfaite visibilité sur qui fait quoi et pour quand.

• Sécurité : suivez les autorisations, protégez le stockage en nuage et automatisez les mises à jour dans Asana.

2. Slack : idéal pour la communication d'équipe

Slack est un outil de communication de premier plan qui a permis de se libérer des e-mails. Slack propose une messagerie instantanée rapide et sécurisée, hébergée dans des « espaces de travail ». Les clients qui l'utilisent disent qu'il est convivial et qu'il permet de configurer des canaux spécifiques pour permettre aux équipes de communiquer à propos de différents sujets, projets et centres d'intérêts non professionnels. Sa conception rend la connexion facile et conviviale, deux aspects particulièrement importants pour les équipes décentralisées.

3. Google Workspace : idéal pour collaborer sur des documents

Si vous avez déjà travaillé sur un document avant de constater que votre patron a révisé une version différente et obsolète, vous comprendrez sans doute un peu mieux pourquoi de nombreuses équipes se tournent vers Google Workspace. Les documents interactifs vous offrent la flexibilité nécessaire pour effectuer des modifications et des suggestions en temps réel, réduisant ainsi les erreurs. De plus, les clients soulignent que le stockage en nuage de Google Drive est facile à configurer et exploitable immédiatement.

4. Trello : idéal pour collaborer sur des tâches

L'interface de Trello (style tableau Kanban) facilite la collaboration sur des tâches spécifiques. Propriété d'Atlassian, Trello utilise des cartes que vous pouvez placer sous différents tableaux pour créer des listes de tâches visuelles. Les utilisateurs affirment que c'est l'outil idéal pour les individus qui travaillent seuls, les petites équipes ou pour la gestion de processus simples. Toutefois, les fonctionnalités de l'outil sont limitées et il ne conviendra pas forcément si vous gérez des projets ou processus plus complexes.

5. Notion : idéal pour un travail asynchrone simple

Notion facilite la communication et la coordination du travail sur des documents asynchrones ou des fichiers stockés. Ceci est particulièrement utile pour les équipes décentralisées : ainsi, un collaborateur peut modifier un document sur un fuseau horaire et recevoir les commentaires d'un de ses collègues qui travaille sur un fuseau horaire totalement différent. Si vous avez besoin d'outils de collaboration plus avancés, par exemple pour créer des processus et projets complexes, vous risquez vite de vous retrouver bloqué par les fonctionnalités limitées de cet outil.

6. Figma : le meilleur pour créer en équipe

Figma est un outil de collaboration interactif conçu pour les équipes de designers. Les clients apprécient son interface conviviale et facile à utiliser pour les petits projets, comme un tableau de brainstorming, et les plus grands, comme la création de votre nouveau site Web. Avec les fichiers de conception interactifs, vous pouvez collaborer en temps réel, vos coéquipiers verront instantanément vos modifications, où qu’ils soient dans le monde.

7. Smartsheet : le meilleur outil pour collaborer sur des feuilles de calcul

Smartsheet est un outil de feuille de calcul dynamique qui offre toutes les fonctionnalités d’une feuille de calcul statique, tout en permettant de collaborer facilement, selon l’avis de ses utilisateurs. Dans Smartsheet, vous pouvez travailler en équipe sur des feuilles de calcul sans supprimer accidentellement des données ou des informations. C’est particulièrement utile pour les équipes basées à distance qui souhaitent travailler en même temps sur une feuille de calcul.

8. Clickup : le meilleur outil de collaboration pour les petites équipes

Il peut être difficile de collaborer au sein d’une équipe, même petite. Les fonctionnalités de Clickup facilitent les aspects plus simples de la gestion de projet, comme la planification ou le suivi de l’avancement du projet, qui sont utiles aux start-ups et aux petites équipes.

9. Monday : le meilleur outil pour la collaboration au sein d’une seule équipe

Le travail collaboratif est toujours important, même lorsqu’il ne s’agit pas de vos objectifs les plus importants et audacieux. Avec le logiciel de gestion de projet Monday, vous pouvez concevoir des projets et rationaliser la gestion des tâches. Mais lorsque vous arrivez à un stade où votre entreprise, et donc votre collaboration, a besoin de se développer, vous pouvez avoir besoin de fonctionnalités supplémentaires.

10. Zoom : le meilleur outil pour les visioconférences

La visioconférence n’est plus un luxe pour la collaboration, c’est une nécessité. La plateforme intuitive Zoom, avec un partage d’écran facile et des notifications non intrusives, est devenue le leader de la collaboration vidéo. 

11. Microsoft Teams : le meilleur outil pour mettre les équipes en relation et pour échanger

Microsoft Teams est conçu pour mettre les équipes et les personnes en relation avec des visioconférences, des réunions en ligne et une messagerie. Comme les autres offres de cette liste, Microsoft Teams permet aux membres d’une équipe de collaborer à distance, en différé, et de se réunir, quel que soit leur lieu de travail.

Les fonctionnalités à rechercher dans votre outil de collaboration

• La flexibilité de travailler comme vous le souhaitez. Qu’il s’agisse de placer des tâches à plusieurs endroits, de visualiser des projets de plusieurs façons, ou d’accéder à vos informations à partir d’une application, d’un navigateur ou d’un appareil mobile, votre outil de collaboration doit toujours fonctionner pour vous, et non vous créer des obstacles supplémentaires.

• Des intégrations puissantes qui simplifient votre travail. Votre logiciel doit vous permettre d'utiliser vos applications préférées plus facilement. Vous éviterez ainsi d’utiliser trop d’outils incompatibles, et donc de perdre du temps à passer d’une application à l’autre et à rechercher vos différents travaux sur de multiples plateformes.

• Tout ce dont vous avez besoin pour une collaboration réussie, tableaux de bord, rapports, objectifs et modèles, doit être personnalisable en fonction de vos besoins 

• La capacité d’utiliser et de partager des fichiers, de communiquer et de travailler avec les membres de l’équipe partout dans le monde.

• Une application mobile pour accéder à votre travail quand vous le souhaitez.

• Des capacités de gestion du travail qui dépassent la simple gestion de projet, comme des processus complexes qui s’intègrent aux objectifs plus larges de l’entreprise. Ainsi, vous donnez toujours la priorité aux travaux les plus importants.

• Des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité du plus haut niveau qui protègent vos espaces de travail dans le cloud.

Les critères pour choisir un logiciel de collaboration

Le choix d’un logiciel de collaboration est une décision propre à votre entreprise, et votre logiciel idéal peut être différent de celui de vos concurrents. Pour définir vos besoins et trouver le logiciel adapté, commencez par répondre aux questions suivantes :

• Quels processus complexes peuvent être simplifiés avec la technologie ? La réponse à cette question peut indiquer le type de logiciel dont vous avez besoin. Prenons un exemple : vos processus sont complexes et vous pensez qu’ils peuvent être simplifiés grâce à l’automatisation et à la technologie. Dans ce cas, choisissez un logiciel avec lequel vous pourrez construire et automatiser les processus.

• Quels problèmes rencontrez-vous dans votre collaboration en équipe ? Identifiez avec vos parties prenantes les domaines dans lesquels votre équipe a des difficultés à collaborer. Par exemple, s’agit-il de communication ? Alors, votre logiciel de collaboration dispose doit inclure de bons outils de communication et des intégrations.

• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin pour travailler au mieux en équipe ? Avez-vous besoin d’un suivi du temps pour coordonner votre travail ? Votre équipe internationale doit pouvoir communiquer en différé ? Ciblez les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin pour éviter un maximum d’options inutiles (et parfois distrayantes).

• Ce logiciel s’intègre-t-il à vos outils les plus importants ? Les intégrations sont la clé pour simplifier la collaboration. Quand vous pouvez tout faire sur une même plateforme, vous êtes plus connecté, organisé, réfléchi, et donc productif et efficace.

Collaborez sur vos travaux les plus complexes, en toute simplicité

La collaboration est le ciment de votre équipe, de son travail et, en fin de compte, de votre entreprise. Dans les environnements de travail actuels, chaque membre d’équipe doit pouvoir compter sur les autres pour produire le meilleur travail possible, ensemble. Mais cela ne signifie pas qu’il faut travailler plus pour y arriver. 

Le bon logiciel de collaboration est celui qui simplifie le travail que vous effectuez actuellement, en s’adaptant à vos besoins et en vous offrant des possibilités infinies pour vous faciliter la tâche. Asana est conçu pour soutenir la collaboration entre les équipes d’une entreprise. Des communications de base au développement de stratégies de grande ampleur, les fonctionnalités intégrées d’Asana sont conçues pour favoriser la collaboration à tous les niveaux.

FAQ sur les logiciels de collaboration 

Quel est le rôle d’un logiciel de collaboration ?

Un logiciel de collaboration permet aux équipes de travailler ensemble, même lorsqu’elles sont basées sur des sites ou dans des services différents. Grâce à des fonctionnalités de messagerie, d’automatisation, d’intégration, de création de processus, et bien d’autres encore, les logiciels de collaboration dynamiques mettent les équipes en relation et coordonnent leurs tâches les plus importantes à l'échelle de l’entreprise.

Pourriez-vous citer des exemples de logiciel de collaboration ?

Il existe différents logiciels de collaboration conçus pour des utilisations diverses. Par exemple, Asana est un logiciel de collaboration populaire auprès des entreprises. Asana prend en charge des fonctionnalités, des intégrations et des processus complexes, ainsi que des fonctionnalités de gestion de projet de base. Les entreprises peuvent donc l’utiliser comme une plateforme unique pour centraliser la collaboration en interne.

Avec quel logiciel de collaboration peut-on partager des documents et des idées ?

Tout bon outil de collaboration doit vous permettre d’échanger documents et idées avec les membres de votre équipe. Même les logiciels les plus simples doivent proposer des fonctionnalités intégrées permettant aux équipes de communiquer et de partager des idées. Ce sont les prérequis essentiels de toute collaboration !

Qu'est-ce qui distingue un logiciel de collaboration des autres types de logiciels ?

Le logiciel de collaboration est conçu pour le travail interfonctionnel. Par exemple, l’utilisation d’une feuille de calcul statique pour collecter et rapporter des données peut convenir à une seule personne, mais ce n’est pas l’idéal lorsque les équipes doivent travailler ensemble pour établir des rapports sur plusieurs équipes ou plusieurs projets.