Présenter Asana à plus d'équipes

Asana est un excellent outil pour les équipes, mais il est encore plus avantageux lorsque tous les membres d’une organisation peuvent avoir une vue d’ensemble de leur travail. Lorsque votre équipe est familiarisée avec Asana, vous pouvez voir des exemples précis pour lesquels il serait utile d’avoir des équipes supplémentaires utilisant Asana. Voici quelques conseils pour présenter Asana afin que vous puissiez tous profiter de ses avantages.

Pourquoi d’autres équipes ?

Lorsque vous présentez Asana à d’autres équipes de votre entreprise, vous vous demandez sans doute ce que cela va apporter à votre équipe. Mais prendre le temps de présenter Asana aux autres équipes profite à terme à votre équipe également :

  • Mettre le travail en commun : il est plus facile de voir comment votre travail s’intègre avec celui des autres. Vous pouvez associer des projets et voir l’historique de travail au fur et à mesure de l’avancement du projet.
  • Gagner du temps : réduisez le travail d’organisation, les réunions pour faire le point sur l’avancement d’un projet et augmentez la clarté concernant l’attribution des tâches et leur délai de réalisation. Vous pouvez donc vous mettre au travail sans plus vous soucier de chaque détail. Votre équipe peut ainsi être plus efficace et avoir la clarté dont elle a besoin pour avancer.
  • Favoriser la collaboration : vous pouvez découvrir plus d’opportunités de collaboration, valoriser davantage le travail des autres équipes, consulter d’anciens projets et savoir ce sur quoi travaillent les autres équipes.

Utiliser Asana dans plusieurs équipes

Asana est un outil encore plus avantageux lorsque _ toutes _ les équipes l’utilisent pour avoir une vue d’ensemble de leur travail. En plus des avantages d’Asana pour les équipes en tant que telles, il y des avantages évidents lorsque tout le monde est impliqué.

  • Découvrez où se situe votre entreprise par rapport à ses objectifs globaux. En rendant publiques les informations de l’entreprise, Asana permet à chacun d’avoir accès aux informations, discussions et projets importants, et de savoir où se situe l’entreprise par rapport à ses principaux objectifs. Cela permet à tout le monde de se sentir intégré et d’avoir un but commun.

  • Créez des processus complets. Il est fort probable que votre équipe ne travaille pas seule. Lorsque tout le monde peut voir les mêmes informations, la répartition des tâches est plus claire, et il est possible de définir et de détailler les attentes sur Asana.

  • Une source sûre. Un employé qui se connecte peut avoir accès à tout moment aux projets publics, aux équipes et aux discussions, afin d’accéder à des informations contextuelles même s’il n’est pas concerné directement par une tâche. Vous pouvez utiliser les @mentions pour fournir ces informations à tout moment.

  • Oubliez les chaînes d’e-mails envoyées à toute l’entreprise. Créez une équipe pour le personnel et ajoutez-y toutes les personnes de votre entreprise. Vous pouvez entamer une discussion d’équipe pour transmettre les mises à jour importantes à tout le monde ou pour envoyer les informations relatives à la fête du personnel.

Présenter Asana à d’autres équipes

Maintenant que vous et votre équipe avez commencé à découvrir les avantages d’Asana, vous avez toutes les cartes en main pour convaincre d’autres équipes de vous rejoindre. Voici quelques conseils pour présenter Asana à d’autres équipes :

  • De la même manière que vous aviez pu d’abord inviter quelques collègues, vous pouvez aussi inviter des collègues de confiance ou des responsables d’autres équipes. Ils peuvent travailler avec vous pour comprendre le fonctionnement général d’Asana, puis le proposer à leur équipe également.

  • Ne vous contentez pas d’inviter l’équipe à rejoindre votre organisation : nous recommandons toujours d’ajouter des abonnés aux tâches, de partager des projets avec eux et de les mentionner dans les commentaires, afin qu’ils puissent participer rapidement et découvrir le fonctionnement des projets et des tâches sur Asana.

  • Encouragez-les à essayer un modèle prédéfini afin qu’ils puissent importer un processus sur Asana en suivant nos conseils. Vous pouvez même leur proposer d’essayer le projet de modèle d’intégration créé par Asana pour accélérer leur intégration.

  • Envoyez-leur des exemples de processus qu’ils peuvent utiliser de manière spécifique pour leur équipe, et montrez-leur les projets sous forme de liste et de tableau pour qu’ils puissent commencer à utiliser Asana et à échanger avec votre équipe.

  • Utilisez Asana pour votre prochaine réunion avec une autre équipe et servez-vous-en comme ordre du jour pour la réunion.

  • Renvoyez tous les nouveaux participants au guide de démarrage rapide d’Asana ou aux leçons Asana pour qu’ils en sachent plus sur Asana et soient opérationnels en 15 minutes.

  • Ils peuvent aussi consulter nos vidéos Apprendre à utiliser Asana sur YouTube. Elles sont destinées aux nouveaux utilisateurs et aux personnes qui envisagent d’utiliser Asana. Il existe même une vidéo pour inviter vos collègues :

Créer plus d’équipes

Si d’autres équipes sont intéressées et que vous souhaitez les inviter, créez une équipe pour elles ou encouragez-les à en créer une. N’oubliez pas que les équipes sont généralement utilisées par les services, les groupes de travail ou tout groupe de personnes qui sera amené à travailler sur plusieurs projets.

Pour créer une équipe, faites défiler la barre latérale jusqu’en bas et cliquez sur Créer une équipe ou sur le bouton + à côté d’une équipe.

Lorsque l’équipe est créée, les membres peuvent commencer à inviter des collègues, créer des projets spécifiques à leur équipe ainsi que rejoindre d’autres équipes et projets.

Au fur et à mesure que les équipes rejoignent Asana et suivent les travaux en cours, vous pouvez mettre plus de travail en commun, collaborer de manière plus fluide et avoir la clarté et la précision nécessaires pour faire avancer les projets, quels que soient vos collaborateurs. Votre organisation tout entière peut fonctionner avec Asana.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Asana est un outil encore plus avantageux si tous les membres d’une organisation peuvent avoir une vue d’ensemble de leur travail. Découvrez comment présenter Asana à d’autres équipes.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de