Présenter Asana à plus d’équipes

Asana est un excellent outil pour les équipes, mais il est encore plus avantageux lorsque tous les membres d’une organisation peuvent avoir une vue d’ensemble de leur travail. Lorsque votre équipe est familiarisée avec Asana, vous pouvez voir des exemples précis pour lesquels il serait utile d’avoir des équipes supplémentaires utilisant Asana. Voici quelques conseils pour présenter Asana afin que vous puissiez tous profiter de ses avantages.

Pourquoi d’autres équipes ?

Lorsque vous présentez Asana à d’autres équipes de votre entreprise, vous vous demandez sans doute ce que cela va apporter à votre équipe. Mais prendre le temps de présenter Asana aux autres équipes profite à terme à votre équipe également :

• Mettre le travail en commun : il est plus facile de voir comment votre travail s’intègre avec celui des autres. Vous pouvez associer des projets et voir l’historique de travail au fur et à mesure de l’avancement du projet.
• Gagner du temps : réduisez le travail d’organisation, les réunions pour faire le point sur l’avancement d’un projet et augmentez la clarté concernant l’attribution des tâches et leur délai de réalisation. Vous pouvez donc vous mettre au travail sans plus vous soucier de chaque détail. Votre équipe peut ainsi être plus efficace et avoir la clarté dont elle a besoin pour avancer.
• Favoriser la collaboration : vous pouvez découvrir plus d’opportunités de collaboration, valoriser davantage le travail des autres équipes, consulter d’anciens projets et savoir ce sur quoi travaillent les autres équipes.

Utiliser Asana dans plusieurs équipes

Asana est un outil encore plus avantageux lorsque toutes les équipes l’utilisent pour avoir une vue d’ensemble de leur travail. En plus des avantages d’Asana pour les équipes en tant que telles, il y des avantages évidents lorsque tout le monde est impliqué.

• Découvrez où se situe votre entreprise par rapport à ses objectifs globaux. En rendant publiques les informations de l’entreprise, Asana permet à chacun d’avoir accès aux informations, discussions et projets importants, et de savoir où se situe l’entreprise par rapport à ses principaux objectifs. Cela permet à tout le monde de se sentir intégré et d’avoir un but commun.

• Créez des processus complets. Il est fort probable que votre équipe ne travaille pas seule. Lorsque tout le monde peut voir les mêmes informations, la répartition des tâches est plus claire, et il est possible de définir et de détailler les attentes sur Asana.

• Une source sûre. Un employé qui se connecte peut avoir accès à tout moment aux projets publics, aux équipes et aux discussions, afin d’accéder à des informations contextuelles même s’il n’est pas concerné directement par une tâche. Vous pouvez utiliser les @mentions pour fournir ces informations à tout moment.

• Oubliez les chaînes d’e-mails envoyées à toute l’entreprise. Créez une équipe pour le personnel et ajoutez-y toutes les personnes de votre entreprise. Vous pouvez entamer une discussion d’équipe pour transmettre les mises à jour importantes à tout le monde ou pour envoyer les informations relatives à la fête du personnel.

Présenter Asana à d’autres équipes

Maintenant que vous et votre équipe avez commencé à découvrir les avantages d’Asana, vous avez toutes les cartes en main pour convaincre d’autres équipes de vous rejoindre. Voici quelques conseils pour présenter Asana à d’autres équipes :

• De la même manière que vous aviez pu d’abord inviter quelques collègues, vous pouvez aussi inviter des collègues de confiance ou des responsables d’autres équipes. Ils peuvent travailler avec vous pour comprendre le fonctionnement général d’Asana, puis le proposer à leur équipe également.

• Ne vous contentez pas d’inviter l’équipe à rejoindre votre organisation : nous recommandons toujours d’ajouter des abonnés aux tâches, de partager des projets avec eux et de les mentionner dans les commentaires, afin qu’ils puissent participer rapidement et découvrir le fonctionnement des projets et des tâches sur Asana.

• Encouragez-les à essayer un modèle prédéfini afin qu’ils puissent importer un processus sur Asana en suivant nos conseils. Vous pouvez même leur proposer d’essayer le projet de modèle d’intégration créé par Asana pour accélérer leur intégration.

• Envoyez-leur des exemples de processus qu’ils peuvent utiliser de manière spécifique pour leur équipe, et montrez-leur les projets sous forme de liste et de tableau pour qu’ils puissent commencer à utiliser Asana et à échanger avec votre équipe.

• Utilisez Asana pour votre prochaine réunion avec une autre équipe et servez-vous-en comme ordre du jour pour la réunion.

• Renvoyez tous les nouveaux participants au guide de démarrage rapide d’Asana ou aux leçons Asana pour qu’ils en sachent plus sur Asana et soient opérationnels en 15 minutes.

• Ils peuvent aussi consulter nos vidéos Apprendre à utiliser Asana sur YouTube. Elles sont destinées aux nouveaux utilisateurs et aux personnes qui envisagent d’utiliser Asana. Il existe même une vidéo pour inviter vos collègues :

Créer plus d’équipes

Si d’autres équipes sont intéressées et que vous souhaitez les inviter, créez une équipe pour elles ou encouragez-les à en créer une. N’oubliez pas que les équipes sont généralement utilisées par les services, les groupes de travail ou tout groupe de personnes qui sera amené à travailler sur plusieurs projets.

Pour créer une équipe, faites défiler la barre latérale jusqu’en bas et cliquez sur Créer une équipe ou sur le bouton + à côté d’une équipe.

Lorsque l’équipe est créée, les membres peuvent commencer à inviter des collègues, créer des projets spécifiques à leur équipe ainsi que rejoindre d’autres équipes et projets.

Au fur et à mesure que les équipes rejoignent Asana et suivent les travaux en cours, vous pouvez mettre plus de travail en commun, collaborer de manière plus fluide et avoir la clarté et la précision nécessaires pour faire avancer les projets, quels que soient vos collaborateurs. Votre organisation tout entière peut fonctionner avec Asana.