Présenter Asana à plus d’équipes

Asana est un excellent outil pour les équipes, mais il est encore plus avantageux lorsque tous les membres d’une organisation peuvent avoir une vue d’ensemble de leur travail. Lorsque votre équipe est familiarisée avec Asana, vous pouvez voir des exemples précis pour lesquels il serait utile d’avoir des équipes supplémentaires utilisant Asana. Voici quelques conseils pour présenter Asana afin que vous puissiez tous profiter de ses avantages.

Pourquoi d’autres équipes ?

Lorsque vous présentez Asana à d’autres équipes de votre entreprise, vous vous demandez sans doute ce que cela va apporter à votre équipe. Mais prendre le temps de présenter Asana aux autres équipes profite à terme à votre équipe également :

  • Mettre le travail en commun : il est plus facile de voir comment votre travail s’intègre avec celui des autres. Vous pouvez associer des projets et voir l’historique de travail au fur et à mesure de l’avancement du projet.
  • Gagner du temps : réduisez le travail d’organisation, les réunions pour faire le point sur l’avancement d’un projet et augmentez la clarté concernant l’attribution des tâches et leur délai de réalisation. Vous pouvez donc vous mettre au travail sans plus vous soucier de chaque détail. Votre équipe peut ainsi être plus efficace et avoir la clarté dont elle a besoin pour avancer.
  • Favoriser la collaboration : vous pouvez découvrir plus d’opportunités de collaboration, valoriser davantage le travail des autres équipes, consulter d’anciens projets et savoir ce sur quoi travaillent les autres équipes.

Utiliser Asana dans plusieurs équipes

Asana est un outil encore plus avantageux lorsque _ toutes _ les équipes l’utilisent pour avoir une vue d’ensemble de leur travail. En plus des avantages d’Asana pour les équipes en tant que telles, il y des avantages évidents lorsque tout le monde est impliqué.

  • Découvrez où se situe votre entreprise par rapport à ses objectifs globaux. En rendant publiques les informations de l’entreprise, Asana permet à chacun d’avoir accès aux informations, discussions et projets importants, et de savoir où se situe l’entreprise par rapport à ses principaux objectifs. Cela permet à tout le monde de se sentir intégré et d’avoir un but commun.

  • Créez des processus complets. Il est fort probable que votre équipe ne travaille pas seule. Lorsque tout le monde peut voir les mêmes informations, la répartition des tâches est plus claire, et il est possible de définir et de détailler les attentes sur Asana.

  • Une source sûre. Un employé qui se connecte peut avoir accès à tout moment aux projets publics, aux équipes et aux discussions, afin d’accéder à des informations contextuelles même s’il n’est pas concerné directement par une tâche. Vous pouvez utiliser les @mentions pour fournir ces informations à tout moment.

  • Oubliez les chaînes d’e-mails envoyées à toute l’entreprise. Créez une équipe pour le personnel et ajoutez-y toutes les personnes de votre entreprise. Vous pouvez entamer une discussion d’équipe pour transmettre les mises à jour importantes à tout le monde ou pour envoyer les informations relatives à la fête du personnel.

Présenter Asana à d’autres équipes

Maintenant que vous et votre équipe avez commencé à découvrir les avantages d’Asana, vous avez toutes les cartes en main pour convaincre d’autres équipes de vous rejoindre. Voici quelques conseils pour présenter Asana à d’autres équipes :

  • De la même manière que vous aviez pu d’abord inviter quelques collègues, vous pouvez aussi inviter des collègues de confiance ou des responsables d’autres équipes. Ils peuvent travailler avec vous pour comprendre le fonctionnement général d’Asana, puis le proposer à leur équipe également.

  • Ne vous contentez pas d’inviter l’équipe à rejoindre votre organisation : nous recommandons toujours d’ajouter des abonnés aux tâches, de partager des projets avec eux et de les mentionner dans les commentaires, afin qu’ils puissent participer rapidement et découvrir le fonctionnement des projets et des tâches sur Asana.

  • Encouragez-les à essayer un modèle prédéfini afin qu’ils puissent importer un processus sur Asana en suivant nos conseils. Vous pouvez même leur proposer d’essayer le projet de modèle d’intégration créé par Asana pour accélérer leur intégration.

  • Envoyez-leur des exemples de processus qu’ils peuvent utiliser de manière spécifique pour leur équipe, et montrez-leur les projets sous forme de liste et de tableau pour qu’ils puissent commencer à utiliser Asana et à échanger avec votre équipe.

  • Utilisez Asana pour votre prochaine réunion avec une autre équipe et servez-vous-en comme ordre du jour pour la réunion.

  • Renvoyez tous les nouveaux participants au guide de démarrage rapide d’Asana ou aux leçons Asana pour qu’ils en sachent plus sur Asana et soient opérationnels en 15 minutes.

  • Ils peuvent aussi consulter nos vidéos Apprendre à utiliser Asana sur YouTube. Elles sont destinées aux nouveaux utilisateurs et aux personnes qui envisagent d’utiliser Asana. Il existe même une vidéo pour inviter vos collègues :

Créer plus d’équipes

Si d’autres équipes sont intéressées et que vous souhaitez les inviter, créez une équipe pour elles ou encouragez-les à en créer une. N’oubliez pas que les équipes sont généralement utilisées par les services, les groupes de travail ou tout groupe de personnes qui sera amené à travailler sur plusieurs projets.

Pour créer une équipe, faites défiler la barre latérale jusqu’en bas et cliquez sur Créer une équipe ou sur le bouton + à côté d’une équipe.

Lorsque l’équipe est créée, les membres peuvent commencer à inviter des collègues, créer des projets spécifiques à leur équipe ainsi que rejoindre d’autres équipes et projets.

Au fur et à mesure que les équipes rejoignent Asana et suivent les travaux en cours, vous pouvez mettre plus de travail en commun, collaborer de manière plus fluide et avoir la clarté et la précision nécessaires pour faire avancer les projets, quels que soient vos collaborateurs. Votre organisation tout entière peut fonctionner avec Asana.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.