Créer des intégrations personnalisées

Asana a été conçu pour être simple et flexible, mais assez puissant pour satisfaire n’importe quelle équipe et ses processus. Pour les équipes qui souhaitent suivre davantage de travaux et différents types de travaux, il est possible de créer des intégrations personnalisées à l’aide de l’API d’Asana. En effet, c’est ainsi que bon nombre de nos intégrations ont été créées !

Pourquoi créer une intégration personnalisée ?

Que vous soyez graphiste ou ingénieur produit, vous pouvez tirer parti d’une intégration personnalisée (même si vous n’êtes pas celui qui la crée). Les intégrations personnalisées sont un moyen de perfectionner votre expérience Asana pour intégrer davantage de données et de processus, automatiser les procédés et développer de nouvelles fonctionnalités.

Les intégrations personnalisées vous permettent de faire les actions suivantes :

  • Intégrer des outils indispensables : par exemple, si votre équipe des ventes travaille dans un système de GRC indépendant, vous pouvez communiquer sans problème entre Asana et le système de GRC sans désorganiser les données ou les déplacer.
  • Ajouter des collègues plus facilement dans Asana : les intégrations indiquent clairement comment les informations et les travaux sont exploités dans Asana, tout en utilisant un outil familier à leurs yeux.
  • Travailler avec d’autres équipes qui ne sont pas encore sur Asana : si tous les membres de votre organisation ne sont pas encore sur Asana, cela ne veut pas dire que leur travail et leurs données ne peuvent pas vous parvenir. Vous pouvez accéder à leurs outils et à leurs bases de données. Cela peut même les aider à comprendre le potentiel d’Asana pour leur propre équipe !
  • Développer de nouvelles fonctionnalités : nous avons conçu Asana ainsi pour des raisons évidentes, mais vous avez la liberté d’y ajouter des fonctionnalités qui correspondent à vos besoins. Si Asana ne dispose pas d’une fonctionnalité particulière, cela ne doit pas vous arrêter : il suffit de la créer !
  • Aller encore plus loin avec Asana : si vous avez besoin de l’approbation des décideurs ou des cadres dirigeants, les intégrations personnalisées peuvent leur démontrer la valeur d’Asana comme solution « clé en main » et comme outil de pointe pour l’organisation tout entière. Vous pouvez aussi utiliser l’API pour créer des rapports personnalisés.

Créer une intégration personnalisée

Les intégrations Asana personnalisées reposent sur trois opérations :

  • Importer des données sur Asana à partir d’autres applications : ceci peut être utile si les données représentent quelque chose sur quoi vous allez continuer à travailler (ex. : des formulaires Web, des pistes ou des alertes).
  • Exporter des données d’Asana vers d’autres applications : vous pouvez utiliser ceci pour générer des rapports.
  • Permettre un flux de données bidirectionnel entre Asana et une autre application : vous pouvez intégrer un processus à une autre application, et établir des déclencheurs entre les deux. Par exemple, vous pouvez déclencher la création d’une tâche en fonction du travail effectué dans une autre application, puis indiquer sur Asana que la tâche est terminée lorsque c’est le cas.

Premiers pas avec les intégrations

Même s’il n’y a pas une manière unique de créer votre intégration, il existe quelques étapes de configuration qui vous aideront à débuter :

  • Certifiez votre accès à l’API de l’une des manières suivantes :
    1. Enregistrez une application OAuth. Vous pouvez faire ceci dans l’onglet Applications de Paramètres de mon profil sur Asana. Cela permet à d’autres utilisateurs d’Asana d’autoriser votre application à accéder à leurs données sur Asana.
    2. Créez un jeton d’accès personnel. Cela permet une utilisation plus personnelle, par exemple si vous souhaitez sauvegarder toutes vos données. Toute intervention sera réalisée par votre utilisateur.
  • Consultez nos références API pour lire la documentation et manipuler l’explorateur afin de découvrir ses fonctionnalités.
  • Choisissez votre langage de programmation et consultez nos bibliothèques client pour obtenir du code préétabli avec lequel vous pouvez travailler.

Lorsque vous êtes opérationnel, vous pouvez commencer à « parler » avec l’API d’Asana et à vous amuser.

Pour obtenir des informations, instructions et documents plus détaillés, consultez notre page pour les développeurs. Si vous avez d’autres questions, vous pouvez également consulter notre page Stack Overflow.

Exemples

Même si votre utilisation vous est propre, voici quelques exemples pour vous montrer comment d’autres utilisateurs ont créé leurs intégrations personnalisées et ce qu’ils ont pu accomplir.

  • Transformer des actions utilisateur d’une application en tâches Asana
  • Transformer des tâches Asana en actions dans une autre application
  • Créer des tâches Asana sans quitter une application
  • Afficher les tâches Asana dans une autre application

À partir de là, vous pouvez vraiment commencer à exploiter le potentiel d’Asana et transformer ces actions simples en processus complets.

Asana comme système de suivi des candidats (SSC)

Dans Asana, nous avons créé des intégrations personnalisées pour de nombreuses équipes. Notre équipe de recrutement utilise Asana comme un SSC complet. Asana extrait des données à partir d’une base de données distincte pour transformer les informations d’un candidat en tâche. Ensuite, le processus entier de recrutement est créé automatiquement à partir d’un modèle. Il est même possible d’ajouter des recruteurs et des intervieweurs spécifiques comme abonnés aux tâches d’entretiens privées. Nous utilisons également l’intégration d’applications pour envoyer aux candidats des challenges par e-mail ou des formulaires Web à remplir. Les recruteurs peuvent se concentrer sur la recherche et la sélection de talents, puisqu’ils disposent de toutes les informations nécessaires.

Créer une fonctionnalité personnalisée

Pour l’instant, Asana ne dispose pas de fonctionnalité permettant de réaliser un diagramme de Gantt, mais cela n’a pas empêché Daniel Guajardo Kushner d’Instagantt de créer une intégration personnalisée. Les données Asana s’insèrent dans l’interface d’Instagantt pour vous permettre de créer des diagrammes de Gantt à l’aide des données d’un projet ou d’une tâche dans Asana. À partir de là, vous pouvez créer des échéanciers, visualiser des projets différemment, et spécifier les relations et des dépendances entre les projets et les tâches. Vous pouvez également créer des projets et des tâches dans Instagantt, qui apparaîtront aussi sur Asana lors de votre prochaine connexion. Cette communication intégrée permet de visualiser les informations d’une autre manière, sans devoir les déplacer ou les recréer.

Que vous soyez un contributeur individuel qui tire parti de la création d’une tâche Asana à partir d’un programme distinct, ou un gestionnaire de projet qui importe des données sur Asana pour une planification et des rapports plus précis, les intégrations personnalisées peuvent améliorer votre expérience Asana et permettre plus de clarté dans votre travail ainsi qu’une collaboration simplifiée.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Les intégrations personnalisées façonnent davantage votre expérience Asana pour vous permettre d’incorporer des processus et des données, d’automatiser des procédés et de développer de nouvelles fonctionnalités.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de