Gérer les équipes à distance avec Sonder (anciennement Flatbook)

 

Gérer des équipes à distance avec Sonder*

Intervenants

Lucas Pellan

Lucas est le cofondateur et directeur de l’exploitation de Sonder (anciennement Flatbook). Il dirige les activités quotidiennes de l’entreprise pour garantir la réalisation de la vision de Sonder. Lucas promeut l’utilisation d’Asana dans son équipe depuis 2014. Il a participé à la conception de bon nombre des processus qu’ils utilisent aujourd’hui sur Asana.

Objectifs pour Asana

  • Sonder utilise Asana pour gérer l’ensemble de ses équipes à distance.
  • Ne jamais utiliser les e-mails pour les communications internes

Bonnes pratiques

  • Définissez un fonctionnement clair pour les communications au sein de votre organisation. Sonder a créé un document explicatif pour indiquer comment l’entreprise définit les OKR, comment elle utilise Asana et sa philosophie sur les e-mails (en un mot : jamais).
  • Facilitez la tâche aux membres de l’équipe actuels comme nouveaux qui doivent respecter votre système de communication. Sonder a créé un diagramme très utile pour expliquer quand et comment communiquer avec ses collègues. Grâce à cette unique source d’instructions, l’équipe de Sonder sait sur quoi se concentrer et l’intégration des nouveaux membres se fait facilement.
  • Demandez à chaque membre de l’équipe de consulter Asana au moins une fois par jour.

Cas d’utilisation

Ressources internes

Sonder utilise un projet de ressources internes pour chaque équipe. Ce projet constitue une base de connaissances interne pour chaque équipe de Sonder. Elle permet à chacun de trouver ce qu’il cherche, à un seul endroit. Par exemple, tous les modèles de contrats pour l’équipe des opérations de Sonder sont facilement accessibles dans le projet de ressources des opérations.

Commencez à créer votre propre base de connaissances interne dans Asana.

Ordre du jour de la réunion

Lucas et l’équipe de Sonder consignent tous leurs programmes de réunions dans Asana. Organiser des réunions dans Asana permet aux participants d’être informés des nouveaux sujets à l’ordre du jour avant la réunion : ainsi, tout le monde peut se préparer et créer facilement des actions.

Découvrez comment créer un programme de réunion dans Asana ici.

Projet de programme de réunion hebdomadaire partagé

Sonder partage un projet de programme de réunion pour le point hebdomadaire avec toutes équipes. Chaque équipe dispose d’une section dans le projet. Cela donne à tous les membres une bonne visibilité sur les activités de la semaine dans l’entreprise.

Demandes et idées

Chaque équipe de Sonder a un projet de demandes et d’idées. C’est un endroit où les membres d’autres équipes de l’entreprise peuvent faire des demandes ou proposer des idées à votre équipe. Les projets de demandes et d’idées facilitent la collaboration et l’échange d’informations entre les postes et les services.

Créez un projet de demandes pour votre équipe en suivant ces instructions.

* Notez que ce webinaire a été enregistré avant que Flatbook ne devienne Sonder.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Webinaire avec Sonder sur l’utilisation d’Asana pour gérer les équipes à distance

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de