Équilibrer transparence et confidentialité

Chez Asana, nous croyons en l’importance de la transparence, au sein de notre entreprise et de nos produits. La transparence encourage la responsabilisation individuelle et dans les équipes et évite le cloisonnement de l’information.

Comprendre que le travail que vous accomplissez est accessible à tous vous pousse naturellement à vous sentir plus responsable au sein de votre équipe. Lorsque vous pouvez voir comment votre travail s’intègre aux objectifs de votre équipe et aux objectifs globaux de l’entreprise, vous vous sentez plus responsable et compétent. C’est l’opposé du micromanagement. C’est pourquoi les projets Asana sont publics par défaut et peuvent être vus par toutes les personnes de l’équipe.

Transparence et responsabilisation

Pour aider les équipes à identifier la personne chargée d’un travail, chaque tâche a seulement un responsable. En nommant une personne directement responsable (PDR) de chaque tâche, les équipes éliminent les malentendus liés à l’attribution des tâches et les échéances dépassées, car personne ne savait à quelle date le travail devait être rendu.

Lorsque les équipes savent qui est responsable, chacun contribue pleinement au succès du projet.

Public et privé

Vous pouvez utiliser Asana pour suivre tous vos projets, mais certains sont peut-être plus confidentiels que d’autres. Sur Asana, les projets sont par défaut visibles par toute votre organisation. Vous pouvez toutefois créer des projets privés afin de partager les informations seulement avec les personnes concernées.

Pour créer un projet privé, visible seulement par vous et vos collègues, vous devez utiliser Asana Premium.

Découvrir une autre manière de travailler avec Asana

Avec les projets publics d’Asana, vos équipes peuvent connaître le statut d’un projet actuel ou revenir sur le travail déjà effectué pour obtenir plus d’informations et de contexte. En général, nous recommandons de laisser les projets en accès public, afin que tout le monde puisse les consulter. Une simple recherche sur Asana suffira à les trouver.

Si vos critères de recherche sont plus spécifiques, vous pouvez utiliser la recherche avancée pour accéder à des listes de tâches répondant à des critères particuliers, tels que le responsable, l’échéance, les abonnés, l’avancement du projet et autres.

Utiliser la recherche avancée d’Asana pour générer les rapports

Avec la recherche avancée, vous pouvez voir ce sur quoi travaillent d’autres membres de votre équipe et à quel moment. Vous pouvez même créer des rapports pour vous assurer que le travail progresse bien.

Possibilités offertes par la recherche avancée :

  • Voir toutes les tâches sur lesquelles travaille un subordonné direct ou un collègue, ou les tâches déjà effectuées, en cherchant par responsable ou par date d’échéance
  • Voir les priorités d’un subordonné direct en recherchant des tâches pour Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard
  • Identifier les projets et les tâches susceptibles de dépasser une échéance (comme les projets à rendre pour la fin de la semaine, par exemple)
  • Déterminer si vous devez suivre le travail de quelqu’un en recherchant les tâches incomplètes que vous avez attribuées à d’autres personnes
  • Rechercher toutes les tâches signalées par un champ personnaliséchamp personnalisé Ajoutez plus de données aux tâches Asana. Le nom, le type et la valeur des champs sont personnalisables : vous pouvez donc créer des champs adaptés à votre processus. Lire la suite « priorité élevée » pour s’assurer qu’elles sont attribuées et effectuées avant l’échéance

Rendre le travail privé

Il va de soi que certaines informations doivent être traitées avec prudence. Pour les gérer, vous pouvez créer une équipe masquée ou un projet privé. Cette option est utile aux équipes financières qui traitent des données financières confidentielles, aux équipes juridiques responsables de la protection des informations sensibles, ou aux responsables qui font part de leurs commentaires suite aux évaluations du personnel ou aux entretiens individuels.

Pour créer un projet privé

  1. Cliquez sur l’icône + en haut du projet.
  2. Sélectionnez Rendre privé.

Créer des projets privés sur Asana

Projets à commentaires seuls

Qu’un projet soit public ou privé, il faut parfois s’assurer qu’il ne puisse pas être modifié après sa création. Vous pouvez alors le définir comme projet à commentaires seuls, ce qui vous permet d’accorder un droit de modification à certains membres seulement. Tous les autres pourront uniquement commenter les tâches ou effectuer celles qui leur sont attribuées. Les paramètres d’accès d’une personne peuvent être modifiées au cas par cas.

Utiliser Asana au mieux peut vouloir dire adopter un niveau de transparence auquel les autres équipes ne sont pas habituées, mais nous pensons que pour obtenir de vrais résultats, le travail doit être effectué dans la transparence. Lorsque les équipes savent qui est responsable, et qu’elles conviennent des objectifs et priorités, leurs membres sont encouragés à réaliser leur plein potentiel.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Découvrez comment apprendre à utiliser Asana sur notre chaîne pour savoir comment rendre privés des projets, des tâches et des équipes.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.