Équilibrer transparence et confidentialité

Chez Asana, nous croyons en l’importance de la transparence, au sein de notre entreprise et de nos produits. La transparence encourage la responsabilisation individuelle et dans les équipes et évite le cloisonnement de l’information.

Comprendre que le travail que vous accomplissez est accessible à tous vous pousse naturellement à vous sentir plus responsable au sein de votre équipe. Lorsque vous pouvez voir comment votre travail s’intègre aux objectifs de votre équipe et aux objectifs globaux de l’entreprise, vous vous sentez plus responsable et compétent. C’est l’opposé du micromanagement. C’est pourquoi les projets Asana sont publics par défaut et peuvent être vus par toutes les personnes de l’équipe.

Transparence et responsabilisation

Pour aider les équipes à identifier la personne chargée d’un travail, chaque tâche a seulement un responsable. En nommant une personne directement responsable (PDR) de chaque tâche, les équipes éliminent les malentendus liés à l’attribution des tâches et les échéances dépassées, car personne ne savait à quelle date le travail devait être rendu.

Lorsque les équipes savent qui est responsable, chacun contribue pleinement au succès du projet.

Public et privé

Vous pouvez utiliser Asana pour suivre tous vos projets, mais certains sont peut-être plus confidentiels que d’autres. Sur Asana, les projets sont par défaut visibles par toute votre organisation. Vous pouvez toutefois créer des projets privés afin de partager les informations seulement avec les personnes concernées.

Pour créer un projet privé, visible seulement par vous et vos collègues, vous devez utiliser Asana Premium.

Découvrir une autre manière de travailler avec Asana

Avec les projets publics d’Asana, vos équipes peuvent connaître le statut d’un projet actuel ou revenir sur le travail déjà effectué pour obtenir plus d’informations et de contexte. En général, nous recommandons de laisser les projets en accès public, afin que tout le monde puisse les consulter. Une simple recherche sur Asana suffira à les trouver.

Si vos critères de recherche sont plus spécifiques, vous pouvez utiliser la recherche avancée pour accéder à des listes de tâches répondant à des critères particuliers, tels que le responsable, l’échéance, les abonnés, l’avancement du projet et autres.

Utiliser la recherche avancée d’Asana pour générer les rapports

Avec la recherche avancée, vous pouvez voir ce sur quoi travaillent d’autres membres de votre équipe et à quel moment. Vous pouvez même créer des rapports pour vous assurer que le travail progresse bien.

Possibilités offertes par la recherche avancée :

  • Voir toutes les tâches sur lesquelles travaille un subordonné direct ou un collègue, ou les tâches déjà effectuées, en cherchant par responsable ou par date d’échéance
  • Voir les priorités d’un subordonné direct en recherchant des tâches pour Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard
  • Identifier les projets et les tâches susceptibles de dépasser une échéance (comme les projets à rendre pour la fin de la semaine, par exemple)
  • Déterminer si vous devez suivre le travail de quelqu’un en recherchant les tâches incomplètes que vous avez attribuées à d’autres personnes
  • Rechercher toutes les tâches signalées par un champ personnaliséchamp personnaliséAjoutez plus de données aux tâches Asana. Le nom, le type et la valeur des champs sont personnalisables : vous pouvez donc créer des champs adaptés à votre processus.Lire la suite « priorité élevée » pour s’assurer qu’elles sont attribuées et effectuées avant l’échéance

Rendre le travail privé

Il va de soi que certaines informations doivent être traitées avec prudence. Pour les gérer, vous pouvez créer une équipe masquée ou un projet privé. Cette option est utile aux équipes financières qui traitent des données financières confidentielles, aux équipes juridiques responsables de la protection des informations sensibles, ou aux responsables qui font part de leurs commentaires suite aux évaluations du personnel ou aux entretiens individuels.

Pour créer un projet privé

  1. Cliquez sur l’icône + en haut du projet.
  2. Sélectionnez Rendre privé.

Créer des projets privés sur Asana

Projets à commentaires seuls

Qu’un projet soit public ou privé, il faut parfois s’assurer qu’il ne puisse pas être modifié après sa création. Vous pouvez alors le définir comme projet à commentaires seuls, ce qui vous permet d’accorder un droit de modification à certains membres seulement. Tous les autres pourront uniquement commenter les tâches ou effectuer celles qui leur sont attribuées. Les paramètres d’accès d’une personne peuvent être modifiées au cas par cas.

Utiliser Asana au mieux peut vouloir dire adopter un niveau de transparence auquel les autres équipes ne sont pas habituées, mais nous pensons que pour obtenir de vrais résultats, le travail doit être effectué dans la transparence. Lorsque les équipes savent qui est responsable, et qu’elles conviennent des objectifs et priorités, leurs membres sont encouragés à réaliser leur plein potentiel.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Découvrez comment apprendre à utiliser Asana sur notre chaîne pour savoir comment rendre privés des projets, des tâches et des équipes.

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