Notions de base sur les équipes

Qu’est-ce qu’une équipe ?

Les équipes sont des sous-ensembles composés de membres de votre organisation qui collaborent sur des projets. Chaque équipe a ses propres membres, ses propres projets, ses propres discussions d’équipediscussions d’équipe Vous pouvez commencer une discussion pour faire une annonce, discuter de plusieurs projets ou partager des informations qui concernent l’équipe. Lire la suite et son propre calendrier d’équipe.

Lorsqu’un membre rejoint une organisation, il n’intègre pas automatiquement les équipes de celle-ci. En effet, chaque personne est tenue de créer ou de rejoindre des équipes au sein de l’organisation.

Un membre d’une organisation peut intégrer plusieurs équipes en même temps.

Disposition des équipes dans la barre latérale

Si vous êtes membre d’une organisation, vous verrez une liste de ses équipes dans la barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite . En tant que membre, vous verrez deux listes d’équipes dans la barre latérale. La première rassemble les équipes auxquelles vous avez accès et la seconde représente celles auxquelles vous n’avez pas accès, mais que vous pouvez rejoindre.

Si vous êtes un Membre avec un accès limité dans une organisation, votre barre latéralebarre latérale Utilisez la barre latérale pour parcourir le tableau de bord, les éléments marqués d’une étoile, les projets et les équipes. La barre latérale peut être réduite. Lire la suite comportera une liste des équipes auxquelles vous pouvez accéder. Les membres avec un accès limité ne peuvent pas voir les autres équipes de l’organisation.

Les noms d’équipes sont affichés en dessous de votre section des favoris et éléments récents.

équipes dans la barre latérale

Depuis la barre latérale, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Consulter les équipes dont vous êtes membre
  2. Rechercher et rejoindre d’autres équipes au sein de l’organisation
  3. Créer une équipe

Si vous ne voyez aucune équipe dans la barre latérale, cela signifie que vous avez intégré un espace de travail. Apprenez à créer une organisation dans cet article.

Créer une équipe

Créez une équipe pour commencer à collaborer avec vos collègues au sein d’une organisation.

créer une équipe

Pour créer une équipe, procédez comme suit :

  1. Faites défiler la barre latérale jusqu’en bas et cliquez sur Rechercher d’autres équipes.
  2. Faites défiler la barre latérale jusqu’en bas de nouveau et cliquez sur Créer une nouvelle équipe.
  3. Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez nommer votre équipe, inviter des personnes à la rejoindre et définir ses paramètres d’autorisation.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer une équipe.

Vous pouvez toujours régler les paramètres d’autorisation de l’équipe dans les Paramètres de l’équipe après sa création.

Rejoindre une équipe

Recherchez d’autres équipes au sein de votre organisation depuis la barre latérale. Demandez à en rejoindre une si vous souhaitez accéder aux projets de l’équipe et collaborer avec ses membres.

rejoindre une équipe

Pour rejoindre une équipe existante, procédez comme suit :

  1. Faites défiler la barre latérale jusqu’en bas et cliquez sur Rechercher d’autres équipes.
  2. Cliquez sur Rejoindre à côté du nom de l’équipe.

Quand vous aurez demandé à rejoindre une équipe, un membre actuel de celle-ci devra approuver votre demande. Les équipes publiques ne nécessitent aucune approbation.

Les invités d’une organisation ne peuvent pas rechercher d’autres équipes dont ils ne sont pas membres.

Paramètres de l’équipe

Accédez aux paramètres de votre équipe pour changer son nom, modifier ses paramètres d’autorisation, gérer ses membres, la supprimer ou modifier les notifications d’approbation.

accéder aux paramètres de l'équipe

Pour accéder aux paramètres d’une équipe, procédez comme suit :

  1. Passez le curseur de votre souris sur le nom de l’équipe et cliquez sur l’icône en forme d’engrenage.
  2. Sélectionnez Modifier les paramètres de l’équipe.

Seuls les membres de l’équipe peuvent accéder aux paramètres de celle-ci.

La fenêtre Paramètres de l’équipe présente trois onglets :

  • Général
  • Membres
  • Avancé

Général

onglet des paramètres de l'équipe

Dans l’onglet des paramètres, vous pouvez :

  1. Changer le nom de l’équipe
  2. Ajouter une description à l’équipe
  3. Modifier les autorisations de l’équipe

Membres

onglet Membres

Depuis l’onglet Membres, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  • Afficher la liste de tous les membres et membres avec un accès limité de l’équipe
  • Passer le curseur de votre souris sur un nom pour Retirer d’autres membres ou vous-même de l’équipe
  • Accorder le plein accès à un membre avec un accès limité
  • Inviter de nouveaux membres dans l’équipe

Avancé

onglet avancé(e)

Depuis l’onglet Avancé, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

  1. Modifier les notifications d’approbation d’adhésion
  2. Activer l’intégration d’Harvest
  3. Supprimer l’équipe

Tous les membres de l’équipe sont avertis par e-mail de la suppression. En outre, la personne qui a supprimé l’équipe reçoit un lien lui permettant d’annuler la suppression si elle le souhaite.

Transférer un projet vers une autre équipe

Vous ne pouvez transférer un projet que vers les équipes dont vous êtes membre. Vous ne verrez pas l’option de transfert sur les projets privés. Pour pouvoir transférer un projet privé d’une équipe à une autre, vous devez avant tout le rendre public. Vous pourrez de nouveau le rendre privé après le transfert.

transférer un projet vers une autre équipe

Pour transférer un projet vers une autre équipe, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
  2. Sélectionnez Transférer vers une autre équipe.
  3. Sélectionnez l’équipe destinataire (la coche indique l’équipe à laquelle le projet appartient actuellement).

Vous pouvez également transférer des projets d’une équipe à une autre en les faisant glisser et en les déplaçant dans votre barre latérale.

Regarder la présentation du produit : comprendre les équipes

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Cette section du guide d’Asana explique comment utiliser des équipes sur Asana lorsque vous travaillez au sein d’une organisation.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de