Notions de base sur les équipes

Qu’est-ce qu’une équipe ?

Les équipes sont des sous-ensembles composés de membres de votre organisation qui collaborent sur des projets. Chaque équipe a ses propres membres, projets, messages et calendriers.

Les utilisateurs qui rejoignent une organisation n’intègrent pas automatiquement les équipes de celle-ci. En effet, chacun est tenu de créer ou de rejoindre lui-même des équipes au sein de l’organisation.

Un membre d’une organisation peut intégrer plusieurs équipes en même temps.

Trouver des équipes

Les membres d’une organisation, trouveront deux listes de ses équipes dans la barre latérale. La première correspond aux équipes dont ils sont membres, et la seconde à celles des équipes qu’ils peuvent parcourir et donc rejoindre ou demander à rejoindre.

Les membres ayant uniquement accès à un projet spécifique au sein d’une organisation peuvent consulter la liste des équipes auxquelles ils ont accès dans la barre latérale. Les membres ayant accès à un projet donné ne peuvent pas voir les autres équipes de l’organisation.

équipes dans la barre latérale

Depuis la barre latérale, vous pouvez :

  1. Consulter les équipes dont vous êtes membre et accéder à la page de votre équipe.
  2. Créer une nouvelle équipe.
  3. Rechercher et rejoindre d’autres équipes au sein de l’organisation.
  4. Vous pouvez également créer une équipe à l’aide du bouton +.

Si vous ne voyez aucune équipe dans la barre latérale, cela signifie que vous avez intégré un espace de travail. Apprenez à créer une organisation.

Page de l’équipe

La page de l’équipe est un espace qui vous permet de centraliser et d’accéder à toutes les activités de votre équipe. Trois onglets y figurent : Aperçu, Messages, et Calendrier.

Présentation

Aperçu

Depuis l’onglet Aperçu, vous pouvez :

  1. Consulter la description de l’équipe
  2. Consulter la liste des membres et les gérer
  3. Accéder aux projets de l’équipe et en créer un nouveau
  4. Accéder aux modèles de votre projet et en créer un nouveau

Messages

Recourez aux messages pour diffuser des annonces, célébrer ensemble vos plus belles réussites ou encore discuter de plusieurs projets en même temps.

Messages

Depuis l’onglet Messages, vous pouvez :

  1. Envoyer un nouveau message aux membres
  2. Afficher les anciens messages

Calendrier

Les calendriers d’équipe affichent les tâches de tous les projets de votre équipe. Ils constituent un excellent moyen de connaître les projets sur lesquels votre équipe travaillera dans les jours et semaines à venir.

Calendrier

Depuis l’onglet Calendrier, vous pouvez :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant pour afficher un autre mois ou une autre année
  2. Cliquez sur Aujourd’hui pour revenir à la semaine et au mois en cours
  3. Cliquez sur Week-ends pour activer ou désactiver les week-ends dans le calendrier.

Les calendriers d’équipe sont en lecture seule et il n’est pas possible d’y ajouter des tâches. Ajoutez des tâches à un projet pour les faire figurer dans le calendrier de l’équipe.

Créer une équipe

Créez une équipe pour commencer à collaborer avec vos collègues au sein d’une organisation.

Vous pouvez le faire à partir de votre console d’administration, de la barre latérale ou du bouton d’ajout rapide.

Créer une équipe à partir de la console d’administration

Pour créer une équipe à partir de la console d’administration :

  1. Rendez-vous dans Équipes dans la barre latérale.
  2. Cliquez sur le bouton Créer une équipe qui s’affiche dans le coin supérieur droit.
  3. La fenêtre Créer une nouvelle équipe vous invite à donner un nom à votre équipe.
  4. Ajoutez-y une description si vous le souhaitez.
  5. Ajoutez des membres.
  6. Sélectionnez les paramètres de confidentialité souhaités.
  7. Quand tout est prêt, cliquez sur Créer une équipe.

Vous pouvez inviter plusieurs personnes à la fois à rejoindre un équipe en collant leurs adresses e-mail préalablement copiées depuis un fichier CSV dans la fenêtre d’invitation.

créer une équipe

Pour créer une nouvelle équipe depuis le bouton + :

  1. Cliquez sur le bouton +.
  2. Sélectionnez Équipe.

Remplissez tous les champs de la fenêtre qui s’affiche et cliquez sur Créer une équipe.

Vous pouvez toujours régler les paramètres d’autorisation de l’équipe dans les Paramètres de l’équipe après sa création.

Rejoindre une équipe

Recherchez d’autres équipes dans votre organisation à l’aide de la barre de recherche. Demandez à en rejoindre une si vous souhaitez accéder aux projets de l’équipe et collaborer avec ses membres.

Vous pouvez également être invité à rejoindre une équipe par le biais d’un lien à partager qui vous donnera accès à l’équipe.

Quand vous aurez demandé à rejoindre une équipe, un membre actuel de celle-ci devra approuver votre demande. Les équipes publiques ne requièrent aucune approbation.

Par défaut, tous les membres actuels de l’équipe sont avertis par e-mail des demandes d’adhésion et sont autorisés à les approuver. Toutefois, vous pouvez choisir de n’envoyer les notifications par e-mail qu’à certains membres.

Approuver les demandes d’adhésion

Pour approuver des demandes d’adhésion à l’équipe :

Cliquez sur les trois points à côté du nom de l’équipe et sélectionnez Approuver les membres en attente.

Approuver ou refuser

Depuis la fenêtre des demandes d’adhésion, vous pouvez sélectionner Approuver ou *Refuser** à côté d’un nom.

Les invités d’une organisation ne peuvent pas rechercher des équipes dont ils ne sont pas membres.

Paramètres de l’équipe

Accédez aux paramètres de votre équipe pour changer son nom, modifier ses paramètres d’autorisation, gérer ses membres, la supprimer ou modifier les notifications d’approbation.

accéder aux paramètres de l’équipe

Pour accéder aux paramètres d’une équipe :

  1. Passez votre curseur sur le nom de l’équipe concernée et cliquez sur les trois points.
  2. Sélectionnez Modifier les paramètres de l’équipe.

Seuls les membres de l’équipe peuvent accéder aux paramètres de celle-ci.

La fenêtre Paramètres de l’équipe présente trois onglets :

  • Général
  • Membres
  • Avancé

Général

onglet des paramètres d’équipe

Dans l’onglet Général, vous pouvez :

  1. Changer le nom de l’équipe
  2. Modifier les paramètres de confidentialité de l’équipe

Membres

onglet Membres

Depuis l’onglet Membres, vous pouvez :

  • Afficher la liste de tous les membres et de ceux qui ont accès à seulement certains projets de l’équipe.
  • Passer votre curseur sur le nom des membres que vous souhaitez retirer de l’équipe, vous y compris.
  • Accorder les privilèges d’accès complets aux membres n’ayant accès qu’à certains projets de l’équipe.
  • Inviter de nouveaux membres dans l’équipe.

En tant que membre de l’équipe, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

Même si des membres sont retirés d’une équipe dans une organisation, ils auront toujours accès aux tâches qui leur sont attribuées. Ce n’est que lorsqu’ils sont retirés de l’organisation que leurs tâches sont placées dans un projet pour l’administrateur.

Avancé

onglet avancé

Depuis l’onglet Avancé, vous pouvez :

  1. Modifier les notifications d’approbation d’adhésion
  2. Activer l’intégration Harvest
  3. Supprimer l’équipe

Si l’équipe que vous souhaitez supprimer fait partie d’une division, elle doit d’abord être retirée de la division.

Lorsqu’une équipe est supprimée, chacun de ses membres en est averti par e-mail. En outre, la personne qui a supprimé l’équipe reçoit un lien lui permettant d’annuler la suppression si elle le souhaite.

Vous utilisez les Objectifs d’Asana ? Le cas échéant et avant de supprimer une équipe, assurez-vous d’attribuer les objectifs de cette dernière à une autre équipe. Il sera alors possible de filtrer les objectifs à partir de la nouvelle équipe à laquelle ils ont été attribués, pour une navigation plus aisée.

Transférer un projet vers une autre équipe

Vous pouvez transférer un projet vers une autre équipe uniquement si vous êtes membre de cette dernière.

Transférer un projet vers une autre équipe

Pour transférer un projet à une autre équipe :

  1. Cliquez sur la flèche du menu déroulant.
  2. Sélectionnez Transférer vers une autre équipe.
  3. Sélectionnez l’équipe de destination (la coche indique l’équipe à laquelle le projet appartient actuellement).

Vous pouvez également transférer des projets d’une équipe à une autre en les faisant glisser et en les déposant dans votre barre latérale.

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