Comment démarrer avec Asana

Bienvenue sur Asana ! Que vous soyez la première personne de votre organisation à vous inscrire, ou la dernière recrue d’une équipe qui s’en sert déjà, que vous l’utilisiez en version gratuite ou via l’essai gratuit, cet article explique comment tirer pleinement et rapidement profit d’Asana et comment utiliser les fonctionnalités clés. Tout n’est pas expliqué ici (pour cela, veuillez consulter le Guide complet d’Asana, mais les bases sont passées en revue pour démarrer du bon pied.

Comment les informations sont-elles stockées sur Asana ?

Vue d’ensemble de la structure d’Asana

Les domaines Asana sont basés sur une adresse e-mail d’entreprise partagée. Au fur et à mesure que vous invitez des collègues (ou que vous êtes invité), vous rejoignez le même domaine. Voici comment Asana est organisé :

  1. Les organisations sont basées sur le domaine e-mail partagé de votre entreprise, et relient toutes les personnes de votre entreprise qui utilisent Asana. Les organisations (et non les espaces de travail) sont conçues pour les entreprises, les sociétés et les utilisations professionnelles d’Asana. Accédez aux paramètres de votre organisation en cliquant sur votre avatar.
  2. La barre latérale est le point de départ des actions clés. De là, vous pouvez surveiller vos notifications et y répondre dans la boîte de réception, afficher toutes les tâches qui vous sont attribuées dans la section Mes tâches et enregistrer des rapports, par exemple pour le travail présentant des risques ou nécessitant des approbations.
  3. Les Portefeuilles permettent d’enregistrer des groupes de projets. Vous pouvez les utiliser pour afficher au même endroit tous les projets et mises à jour de statut concernant une initiative ou un objectif.
  4. Les équipes sont des groupes fonctionnels au sein d’une organisation, qui correspondent généralement aux équipes des entreprises comme l’équipe du marketing ou des ventes. Voyez ci-dessus l’équipe marketing d’Apollo Enterprises.
  5. Les projets suivent toutes les étapes concrètes, informations et communications concernant la réalisation d’un objectif ou d’une initiative. Par exemple, Kat Mooney est membre de quatre projets au sein de l’équipe design de l’organisation Asana d’Apollo : demandes de design, revue hebdomadaire, conception Web et ressources marketing.
  6. Les tâches sont enregistrées au sein des projets et clarifient les responsables de chaque élément, ainsi que les échéances. Tous les fichiers, discussions et instructions associés sont regroupés dans les tâches afin que les informations restent au bon endroit.

Regardez une petite démo de l’interface d’Asana.

Les projets et les tâches sont les composantes fondamentales d’Asana. Ensuite, nous vous montrerons comment créer des flux opérationnels avec ces éléments de base.

1. Créer votre premier projet

Les projets sont ce qui vous permet d’organiser et de planifier toutes les tâches liées à une initiative, un objectif ou un travail important. Vous pouvez afficher les projets sous forme de liste ou de tableau, ainsi que sur un calendrier ou une Chronologie. Vous pouvez créer un projet pour tout ce que vous voulez et de la façon qui vous convient, mais généralement, les projets appartiennent à l’une des quatre catégories suivantes :

Les quatre différentes vues d’Asana : listes, calendriers, tableaux et Chronologie

Découvrez d’autres cas d’utilisation ou parcourez nos modèles.

Comment créer un projet Asana

Pour gagner du temps et comprendre la structure de base des projets, nous vous recommandons de créer votre premier projet à partir d’un modèle plutôt que de concevoir entièrement votre propre projet. Naturellement, le choix vous appartient.

Comment créer un nouveau projet sur Asana

  1. Cliquez sur le bouton + orange dans la barre du haut, puis sélectionnez Projet.
  2. Si vous souhaitez commencer avec un modèle, cliquez sur l’onglet Modèles, puis faites défiler pour trouver un modèle qui correspond au travail que réalise votre équipe. Cliquez sur Utiliser le modèle puis renommez-le, sélectionnez l’équipe à laquelle vous souhaitez le rattacher, puis cliquez sur Créer un projet. Vous pourrez toujours ajouter ou supprimer des éléments.
  3. Si vous souhaitez concevoir votre propre projet, choisissez entre une liste et un tableau avant de donner un nom au projet et d’ajouter une description. Ensuite, cliquez sur Créer un projet.

2. Organiser votre projet

Maintenant que vous avez un projet, nous allons vous montrer comment l’organiser. Si vous avez utilisé un modèle, ou que d’autres collègues utilisent déjà Asana, vous verrez des champs personnalisés et des sections au sein des projets. Si vous avez créé votre propre projet, vous pouvez ajouter ces éléments au besoin.

Regrouper les tâches associées en sections ou en colonnes

Exemple de sections dans une vue Asana en liste

Les sections (dans la disposition en liste) ou les colonnes (dans la disposition en tableau) vous aident à organiser les tâches de votre projet, plutôt que de travailler avec une longue liste de choses à faire. Regrouper les tâches facilite leur identification et permet de comprendre comment elles sont reliées les unes aux autres et à l’objectif. Les sections ou colonnes sont particulièrement utiles pour les catégories qui ne changent pas quand le travail avance. Par exemple, vous pouvez créer des sections par plage temporelle (comme des trimestres ou des mois) ou par type de tâche, ou des colonnes réparties entre les éléments à faire, en cours de réalisation ou accomplis.

Pour créer des sections, tapez deux points à la fin du nom de la tâche. Dans les projets en tableau, il vous suffit de cliquer sur Ajouter une colonne.

Trier et filtrer les tâches des projets dotés de champs personnalisés

Les sections et les colonnes représentent un niveau de classification pour regrouper les tâches, et les champs personnalisés vous aident à filtrer et à trier les tâches au sein du projet selon certains critères, comme la priorité, le staut de la tâche ou son approbation. Ainsi, s’il existe d’autres critères que vous souhaitez utiliser pour regrouper votre travail et pour lesquels vous n’avez pas créé de sections, les champs personnalisés seront très utiles.

Comment trier des tâches par champ personnalisé sur Asana

Les champs personnalisés vous aident également à normaliser les informations que vous suivez sur une tâche. Par exemple, vous pouvez avoir un champ personnalisé de « coût » dans un projet de planification de sprint pour vous assurer que les coûts de chaque tâche sont correctement évalués avant d’établir leur priorité.

3. Transformer un projet en plan de collaboration

Créer une tâche pour chaque étape menant à la réalisation du plan

Les tâches représentent des étapes concrètes ou des choses à faire, et elles peuvent accueillir les informations de référence d’un projet (comme son énoncé ou ses spécifications). Nos modèles contiennent des exemples de tâches, mais vous souhaiterez sans doute ajouter les vôtres afin de représenter toutes les étapes qui doivent se concrétiser pour accomplir votre projet.

Cliquez dans le projet, saisissez un nom pour une tâche, puis cliquez sur Entrée pour continuer à en ajouter. Il est recommandé d’ajouter à chaque tâche un responsable, une plage de dates et des instructions ou du contexte pour réaliser le travail (sous forme de description de tâche, de fichier joint ou de commentaire).

Exemple de tâche Asana avec responsable, plage de dates et description

Créer une tâche optimale : nos astuces

  • Donnez à la tâche un nom précis, basé sur une action.
    • Par exemple, au lieu de nommer une tâche « Article de blog », il est préférable d’en créer une que vous nommerez « Écrire l’article [titre] » et une autre qui sera nommée « Publier l’article [titre] ». De cette façon, ce qui doit être fait est parfaitement clair.
  • Ajoutez des liens vers des travaux associés à la tâche en @mentionnant les tâches, discussions ou projets connexes dans la zone de description.
  • Ajoutez des dates de début et des échéances afin que chacun sache clairement quand il doit commencer à travailler pour finir dans les temps.
  • Joignez des fichiers lorsque vous faites référence à un document.
  • Communiquez à vos collègues des échéances réalistes dès que vous les connaissez ou en essayant de les estimer au mieux.
  • Ajoutez des collègues comme abonnés pour qu’ils puissent être informés de la progression d’une tâche.
  • Indiquez qu’une tâche dépend d’une autre tâche afin que vos collègues ne commencent à travailler sur cette tâche que lorsque la précédente est terminée.
  • Créer des jalons to mark major project goals (like hitting a revenue target) or pieces of work that unlock the next phase (like getting a budget approved.)

Exemple de plan de projet avec la Chronologie Asana, une vue en diagramme de Gantt

Planifier un projet optimal avec la Chronologie

Pour vous aider à planifier un calendrier de projet optimal et rester souple lorsque la réalisation est en cours, utilisez la Chronologie. Il s’agit d’une vue de style diagramme de Gantt qui vous permet de visualiser votre calendrier et où vous pouvez glisser et déposer des tâches ou créer des dépendances de tâches pour vous assurer que votre calendrier est réaliste et prévenir les problèmes. En cas de conflit, vous pouvez facilement déplacer des éléments pour ajuster les échéances ou les ressources.

4. Collaborer et gérer les projets de façon plus efficace

Lorsque vous suivez votre travail sur Asana, chacun sait qui fait quoi, et pour quand, ce qui augmente le niveau de transparence et de responsabilité du travail stratégique. Comme vous pouvez consulter les mises à jour de statut et la progression, vous obtenez aussi une vision plus stratégique. Voici quelques suggestions pour commencer à collaborer plus efficacement avec votre équipe et à suivre vos projets comme un pro :

Collaboration sur les tâches optimale : nos astuces

  • Ajouter un abonné : ajoutez des parties prenantes en tant qu’abonnés à une tâche afin qu’elles puissent voir les activités associées à la tâche, en discuter et en suivre la progression. Vous pouvez ajouter/retirer des abonnés au bas du panneau de droite.
  • Commenter une tâche : vous pouvez commenter une tâche pour poser une question, répondre à vos collègues, apporter des informations supplémentaires ou donner votre avis.
  • @mention : saisissez @ dans un commentaire ou une description pour mentionner des collègues et les relier directement à des conversations, des tâches ou des projets dans Asana.
  • Terminer une tâche : lorsque le travail d’une tâche est fini, marquez la tâche comme terminée. Laissez un commentaire pour préciser ce que vous avez réalisé et tout élément important pour les autres sur le travail ou le résultat final.
    • Si la tâche terminée comprend des informations importantes auxquelles vous souhaitez accéder facilement, retirez l’attribution de la tâche, marquez-la comme non terminée, puis renommez-la de façon à faire apparaître « [RÉFÉRENCE] » dans le titre, pour préciser qu’aucune action ne doit être réalisée.
  • Si votre équipe utilise encore beaucoup les e-mails pour effectuer des demandes ou partager des mises à jour, envisagez d’utiliser nos intégrations Gmail ou Outlook pour faciliter la transition vers Asana. Bien que les e-mails soient faciles à utiliser, ils entravent beaucoup la gestion de projet (ce qui explique sans doute pourquoi vous utilisez Asana).

Gestion de projet optimale : nos astuces

  • Utilisez la Chronologie pour modifier votre plan de projet si les échéances ou les ressources doivent êtres déplacées. Vous pouvez également partager cette vue avec les personnes concernées qui souhaitent voir votre plan de projet afin de connaître les jalons et échéances clés, ainsi que le rythme prévu pour tout accomplir.
  • Rédigez des mises à jour de statut dans l’onglet Progression de votre projet. Choisissez une couleur de statut et @mentionnez des collègues, des tâches, d’autres projets et des discussions pour les relier à la mise à jour de statut. Celle-ci sera partagée avec tous les membres du projet.
  • Vous gérez plusieurs projets ? Créez un portefeuille de projets pour afficher au même endroit le statut des projets, les échéances, les priorités et les responsables. Avec les Portefeuilles, la progression du travail est facile à comprendre et à partager, sans avoir besoin de rassembler les informations tirées de plusieurs documents, réunions et parties prenantes.

5. Rester informé sur le travail

Pour les projets en cours, Asana vous offre de nombreuses options afin de suivre le travail sans effectuer les tâches supplémentaires requises par les e-mails et les fichiers. Ouvrez la barre latérale d’Asana pour afficher la section Mes tâches, votre boîte de réception et les Portefeuilles, qui constituent une sorte de centre de contrôle pour vous aider à accéder à votre travail, aux mises à jour et à la progression des projets.

  • La section Mes tâches affiche automatiquement les tâches qui vous sont attribuées, ainsi que leurs échéances. Revenez à cette section plusieurs fois dans la journée pour cocher les tâches que vous avez terminées, voir les nouvelles tâches qui vous ont été attribuées et savoir sur quoi travailler ensuite.
    • Marquez les tâches comme dues Aujourd’hui, Bientôt ou Plus tard pour vous concentrer sur le travail à terminer maintenant, sans perdre de vue ce qu’il faudra accomplir ensuite. Pour cela, il vous suffit de la faire glisser vers la catégorie de votre choix.
  • La boîte de réception est un fil d’actualités, mais uniquement pour le travail que vous suivez. Contrairement aux e-mails, vous pouvez contrôler ce que vous recevez et ne plus suivre ce qui ne vous concerne pas. Vous pouvez aussi répondre directement depuis la boîte de réception pour faire avancer le travail.
    • Par ailleurs, pas besoin de gérer de façon rigide votre boîte de réception Asana, car toutes les mises à jour qui y figurent se trouvent aussi dans les tâches, projets et discussions déjà organisés sur Asana.

En savoir plus sur Asana avec d’autres ressources

Félicitations ! Vous avez terminé la première étape du guide d’utilisation d’Asana. Nous vous proposons toute une gamme de ressources utiles pour tous les styles d’apprentissage que vous et votre équipe pouvez consulter progressivement.

  • Lire le guide : vous êtes déjà en train de le faire ! Ce guide vous permet d’en savoir plus sur l’intégration des nouveaux employés ou les meilleures pratiques, et vous propose de nombreux exemples. La section Aide fournit des documents sur des fonctionnalités précises.
  • S’inscrire à l’Asana Academy : l’Academy est remplie de cours vidéo en ligne approfondis qui expliquent les meilleures façons d’utiliser Asana.
  • Apprendre les bases d’Asana en 15 minutes : les leçons Asana sont présentées sous forme de diaporamas animés qui présentent les fonctionnalités clés pour une utilisation individuelle et ne prennent que quelques minutes.
  • Tester différentes utilisations d’Asana : Asana a été conçu pour permettre à différents types d’équipes de suivre leur travail. Parcourez les différents cas d’utilisation pour découvrir comment vous et votre équipe pouvez tirer parti d’Asana, tant pour une utilisation générale que propre à votre équipe. Vous pouvez aussi jeter un coup d’œil à nos modèles.
  • Télécharger notre application pour iOS ou Android app : tout comme pour notre application Web, vous pouvez utiliser notre application mobile pour créer des tâches et des projets, discuter et connaître votre progression afin de suivre votre travail au fur et à mesure, et ce, que vous soyez en ligne ou hors ligne.
  • Connecter d’autres outils avec Asana : intégrer les outils que vous utilisez déjà sur Asana vous aide à travailler plus efficacement en profitant du meilleur de chaque outil. Découvrez nos intégrations Gmail et Outlook pour commencer à faire passer votre équipe des e-mails vers Asana.
  • Obtenir des réponses à vos questions : notre forum de discussion est rempli d’experts, de clients et de défenseurs d’Asana prêts à répondre à vos questions et à partager les façons dont ils utilisent Asana. Vous pouvez également contacter notre équipe d’assistance si vous rencontrez des difficultés.
  • Participez à une formation près de chez vous : Asana Together est une communauté d’experts pour partager ses connaissances, apprendre et se connecter. Rendez-vous sur notre page dédiée aux événements pour vous inscrire à des formations, rencontres, webinaires et plus encore.
  • Regarder « Apprendre à utiliser Asana » : Apprendre à utiliser Asana est un programme que nous diffusons chaque semaine sur YouTube afin d’initier les gens à l’utilisation d’Asana. En moins de 3 minutes, il traite des fonctionnalités et des processus d’Asana, et expose les bonnes pratiques à adopter.
  • Imprimez le résumé de formation qui récapitule brièvement les fonctionnalités. Vous pourrez le laisser sur votre bureau ou le distribuer aux membres de votre équipe avant ou après la réunion de lancement.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Ouvrez les mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour et vous aurez tout le contexte nécessaire pour répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X qui apparaît sur la droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche qui apparaît sur la droite d’une notification retirée pour la replacer dans la boîte de réception.

Arrêtez de suivre des tâches ou des projets pour ne plus recevoir leurs mises à jour.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception.” N’oubliez pas de la consulter souvent.

Félicitations ! Vous êtes maintenant prêt à travailler efficacement avec Asana.