Démarrer sur Asana

Bienvenue sur Asana !

PHOTO de vrais clients Asana et de tâches Asana colorées en suspension autour d’eux montrant ce qu’ils ont accompli avec l’outil Nos clients peuvent accomplir tant de choses sur Asana ! Mais commençons tout d’abord par un aperçu rapide des principaux éléments à connaître lorsque l’on débute.

Démonstration rapide d’Asana

Asana n’a de cesse de s’améliorer et d’évoluer. Ce qui s’affiche sur votre écran diffère donc certainement de ce que vous verrez dans cette vidéo, mais les concepts clés restent les mêmes.

1. Créer des tâches

Gif de la création d’une tâche dans un projet Asana

Les Tâches représentent des étapes concrètes, des choses à faire, des approbations ou encore des jalons à franchir. Elles peuvent également accueillir les informations de référence d’un projet (comme son énoncé ou sa présentation), qui seront ainsi faciles à retrouver.

Pour créer une tâche, cliquez dans le projet, saisissez un nom pour votre tâche, puis appuyez sur Entrée pour en ajouter d’autres.

Les bonnes pratiques à adopter pour vos tâches

  • Donnez aux tâches des noms précis, basés sur des actions, afin que les attentes soient claires.
  • Communiquez à vos collègues des échéances réalistes dès que vous en avez connaissance ou essayez de les estimer au mieux. Vous pouvez même ajouter une date de début pour définir une plage de dates.
  • Joignez des fichiers lorsque vous faites référence à un document.
  • Ajoutez des collègues en tant que collaborateurs pour qu’ils restent informés de l’avancement des tâches.
  • Ajoutez des liens vers d’autres éléments pertinents ou faites signe à des collègues en @mentionnant des tâches, projets et utilisateurs.
  • Commentez les tâches : vous pouvez commenter une tâche pour poser des questions, répondre à vos collègues, apporter de nouveaux éléments ou donner votre avis.

2. Créer votre premier projet

Le projet est un cadre qui vous permet d’organiser et de planifier toutes les tâches liées à une initiative, un objectif ou un travail important. Vous pouvez afficher les projets sous forme de liste, de tableau, de calendrier ou de chronologie.

Un gif montrant les différentes vues de projet sur Asana, notamment les vues Liste, Tableau, Chronologie et Calendrier

Types de projets à gérer sur Asana

Vous pouvez planifier et gérer presque tous types de projets et processus sur Asana, mais nous avons dressé une liste des exemples les plus courants :

Types de projets sur Asana

Découvrez d’autres cas d’utilisation d’Asana ou débutez avec l’un de nos modèles prédéfinis.

3. Organiser votre projet

Regrouper les tâches associées en sections ou en colonnes

Exemple de sections dans une vue Asana en liste

Les sections (en vue Liste) et les colonnes (en vue Tableau) regroupent vos tâches. Elles sont particulièrement adaptées aux catégories qui ne changent pas au fil du temps. Par exemple, vous pouvez créer des sections par plage calendaire (mois, trimestres…), par phase du projet, ou encore adopter un style « Kanban » avec des catégories à faire / en cours / terminé.

Pour créer des sections, appuyez sur Tab + N. Dans les projets en tableau, il vous suffit de cliquer sur Ajouter une colonne.

Trier et filtrer les tâches des projets dotés de champs personnalisés

Comment trier des tâches par champ personnalisé sur Asana

Les champs personnalisés agissent comme des titres de colonne qui vous aident à filtrer et à trier les tâches des projets selon divers critères, comme la priorité, le statut de la tâche, son coût ou son approbation. Classez votre projet en cliquant sur les titres des colonnes, puis en utilisant les boutons de tri et de filtre.

4. Accéder à son travail et aux mises à jour

Lorsque les projets avancent et que de nouvelles tâches vous parviennent, Asana propose plusieurs outils pour ne rien manquer. Ouvrez la barre latérale, vous y verrez :

Mes tâches

Gif avec hiérarchisation d’une nouvelle tâche dans Mes tâches pour se souvenir de s’en occuper plus tard dans la semaine La section Mes tâches affiche uniquement les tâches qui vous sont attribuées, accompagnées de leurs échéances. Revenez à cette section régulièrement dans la journée pour cocher vos tâches terminées, voir les nouvelles tâches qui vous ont été attribuées et vérifier ce sur quoi travailler ensuite.

Boîte de réception

Gif d’un utilisateur regardant sa boite de réception Asana et la triant pour n’afficher que le travail qui lui est directement attribué, en opposition aux mises à jour plus générales La boîte de réception est un fil d’actualités réservé au travail que vous suivez. Vous pouvez aussi envoyer des réponses directement depuis la boîte de réception et accéder rapidement aux tâches correspondantes.

5. Comprendre la structure d’Asana

Les projets et tâches sont les éléments fondamentaux d’Asana.

Schéma représentant la structure d’Asana

  1. L’organisation se base sur le domaine de messagerie de votre entreprise et met en relation tous ses membres utilisant Asana.
  2. Les équipes sont des groupes fonctionnels au sein d’une organisation, qui correspondent généralement aux équipes et services de l’entreprise, comme le marketing ou le service commercial, ou à des groupes géographiques (ex. : Antenne de Lyon).
  3. Les projets sont hébergés au sein d’équipes (ou de portefeuilles) pour assurer le suivi de toutes les étapes concrètes, informations et communications concernant la réalisation d’un objectif ou d’une initiative.
  4. Les tâches sont hébergées au sein des projets et clarifient les responsables et échéances de chaque élément. Les fichiers, discussions et instructions associés y sont tous regroupés afin de les retrouver facilement en un seul endroit.
  5. Les Portefeuilles permettent d’établir des groupes de projets. Ils sont utiles pour afficher au même endroit tous les projets et mises à jour de statut en lien avec une initiative ou un objectif.

Plus de ressources pour apprendre à utiliser Asana

ILLUSTRATION d’une femme inspirée qui se sent l’esprit créatif et curieux

Une fois les bases maîtrisées, vous pouvez continuer à étendre vos connaissances, avec l’aide de l’équipe Asana. Nous mettons à disposition différents types de ressources pour bien démarrer, afin que chacun y trouve son compte.

Je souhaite… Ressources
Regarder de courtes vidéos Regardez Apprendre à utiliser Asana ou parcourez les cours Asana
Suivre une formation Inscrivez-vous à une formation en direct ou à une démonstration des fonctionnalités en direct, ou rejoignez l’Asana Academy
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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.