Inviter quelques collègues

Maintenant que vous avez créé quelques tâches et projets, vous pouvez commencer à collaborer avec votre équipe et tirer le meilleur parti d’Asana. Si vous êtes la première personne de votre organisation à utiliser Asana, invitez maintenant quelques coéquipiers de confiance pour l’essayer avec vous.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Regardez Apprendre à utiliser Asana pour savoir comment inviter vos collègues et les aider à démarrer avec Asana.

Commencer doucement

Ajouter un autre outil à la longue liste d’outils utilisés par votre équipe nécessite habituellement que tout le monde s’investisse et fasse des retours. Avant d’intégrer toute votre équipe, nous vous recommandons cependant de commencer avec seulement quelques collègues. De cette façon, vous pourrez préparer vos arguments et proposer Asana à toute votre équipe une fois que vous aurez commencé à obtenir des résultats que vous pouvez présenter. Quand vous êtes prêt à inviter toute l’équipe, nous sommes là pour vous.

Un bon groupe de test est composé de vos collègues de confiance ou de ceux avec lesquels vous travaillez fréquemment, ce qui représente un petit sous-ensemble de votre équipe. Interrogez vos collègues et réunissez un groupe de cinq personnes maximum pour essayer Asana avec vous. Vous pouvez utiliser notre modèle d’e-mail pour inviter vos collègues et définir les attentes.

Si vous avez déjà créé un projet test afin qu’ils puissent s’exercer, vous pouvez lui attribuer un accès à commentaires seuls, pour que personne ne se soucie d’éventuelles modifications accidentelles. Lorsqu’ils seront tout à fait à l’aise avec Asana, vous pourrez ensuite leur accorder un droit de modification.

Montrer la valeur ajoutée d’Asana

Même si vos collègues sont enthousiastes à l’idée d’essayer Asana avec vous, ils vous demanderont sans doute tout de même plus d’informations. Voici quelques avantages que vous pouvez mettre en avant pour les convaincre :

  • Toujours savoir qui fait quoi et quand — Asana vous indique qui fait quoi et à quel moment. Cela signifie que vous passez moins de temps en suivi et en réunions de mise au point et que vous avez plus de temps pour travailler sur ce qui compte vraiment pour vous.

  • Gagner du temps et changer les discussions en actions réalisables — Vous pouvez discuter du travail directement sur une tâche ou dans un projet, ce qui évitez les longues chaînes complexes d’e-mails. Les discussions sont toujours centrées du travail concret et réalisable, afin que vous puissiez faire avancer le travail, au lieu de vous contenter d’en parler.

  • Voir le travail en contexte — Sur Asana, vous pouvez connecter toutes les parties de votre travail pour voir où il s’insère dans le cadre des projets et quels sont les objectifs globaux de l’équipe. Recevez des mises à jour sur les projets et les tâches que vous suivez et découvrez la progression de votre équipe avec les mises à jour de statut et les Portefeuilles.

Inviter des collègues sur Asana

Une fois que plusieurs collègues souhaitent essayer Asana avec vous, il existe plusieurs façons de les inviter :

Il existe plusieurs façons d’inviter des collègues sur Asana

Inviter des membres

  1. Cliquer sur le bouton + sous le nom de votre équipe dans la barre latérale.
  2. Cliquer sur le bouton + orange dans la barre supérieure, puis sélectionnez Inviter.
  3. Cliquer sur le bouton + dans le titre de la page de votre équipe. Vous pouvez y accéder en cliquant sur Discussions de l’équipe à partir de la barre latérale.

Vous pouvez aussi créer une tâche et saisir l’e-mail d’un collègue pour l’ajouter comme responsable et l’inviter automatiquement ou l’inviter à rejoindre une équipe.

Après avoir choisi l’une de ces options et saisi les e-mails de vos collègues, une invitation Asana leur sera envoyée en votre nom. Assurez-vous d’utiliser leurs adresses e-mail professionnelles pour que tout le monde se retrouve dans la même OrganisationOrganisationLes organisations mettent en relation tous les membres d’une entreprise sur Asana à partir d’un domaine de messagerie commun.Lire la suite. Prévenez vos collègues de l’arrivée imminente de l’e-mail. Utilisez notre modèle d’e-mail pour vous faciliter la tâche.

Une fois que vos collègues vous ont rejoint

Une fois que vos collègues se sont inscrits sur Asana, vous êtes prêt à suivre le travail ensemble. Voici quelques conseils pour un démarrage en douceur :

  • Dites-leur de lire le démarrage rapide ou les leçons Asana pour qu’ils comprennent les bases et se mettent à la page. Le guide (que vous lisez actuellement) est une ressource importante pour continuer l’apprentissage.
  • Établissez quelques conventions pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
  • Invitez vos collègues dans des projets existants et réfléchissez ensemble aux projets potentiels que votre équipe pourrait créer sur Asana. En créant un projet ensemble, tout le monde s’investit.
  • Ajoutez vos collègues aux tâches appropriées et encouragez-les à vous attribuer des tâches, à ajouter des commentairescommentairesCommentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail.Lire la suite, des mentions j’aime et des pièces jointes et même à terminer des tâches, au lieu d’envoyer des e-mails ou des messages instantanés.
  • Organisez une réunion (ou créez un projet) quelques semaines après avoir commencé à utiliser Asana pour éclaircir les questions, réfléchir à la façon dont les choses se déroulent et noter les avantages que vous pouvez transmettre à votre équipe.

Passer du temps avec votre « équipe de test » pour débuter sur Asana est rapidement payant, car cela vous permet de suivre votre travail et de communiquer plus efficacement, et d’accomplir de grandes choses ensemble.

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