Inviter quelques collègues

Maintenant que vous avez créé quelques tâches et projets, vous pouvez commencer à collaborer avec votre équipe et tirer le meilleur parti d’Asana. Si vous êtes la première personne de votre organisation à utiliser Asana, invitez quelques collègues de confiance pour l’essayer avec vous.

Commencez en douceur

Ajouter un autre outil à la longue liste d’outils utilisés par votre équipe nécessite habituellement que tout le monde s’investisse et fasse des retours. Avant d’intégrer tous les membres de votre équipe, nous vous recommandons de commencer avec seulement quelques collègues. De cette façon, vous pourrez préparer vos arguments et présenter les premiers résultats concrets obtenus afin de convaincre l’ensemble de votre équipe d’utiliser Asana. Quand vous serez prêt à intégrer tous les membres de l’équipe, nous serons là pour vous aider.

Un bon groupe de test est composé de vos collègues de confiance ou de ceux avec lesquels vous travaillez fréquemment, ce qui représente un petit sous-ensemble de votre équipe. Interrogez vos collègues et réunissez un groupe de cinq personnes maximum pour essayer Asana avec vous. Vous pouvez utiliser notre modèle d’e-mail pour inviter vos collègues et définir les attentes.

Si vous avez déjà créé un projet test afin que vos collègues puissent s’exercer, vous pouvez leur attribuer un accès à commentaires seuls, pour éviter toute modification accidentelle. Lorsqu’ils seront tout à fait à l’aise avec Asana, vous pourrez leur accorder un droit de modification.

Montrer la valeur ajoutée d’Asana

Même si vos collègues sont enthousiastes à l’idée d’essayer Asana avec vous, ils vous demanderont sans doute tout de même plus d’informations. Voici quelques avantages que vous pouvez mettre en avant pour les convaincre :

• Toujours savoir qui fait quoi et pour quand : Asana vous indique clairement les tâches à effectuer et leurs échéances. Vous passez donc moins de temps sur le suivi et les réunions, et en avez davantage pour travailler sur ce qui compte vraiment.

• Gagner du temps et changer les discussions en actions réalisables : vous pouvez discuter du travail directement sur une tâche ou dans un projet, ce qui évite les longues chaînes complexes d’e-mails. La discussion est toujours centrée sur des éléments de travail concrets et réalisables, pour avancer sur vos tâches et non vous contenter d’en parler.

• Voir le travail en contexte : sur Asana, vous pouvez connecter tous les éléments de votre travail pour en voir la place au sein des projets et des objectifs globaux de l’équipe. Recevez des mises à jour au sujet des projets et tâches que vous suivez et suivez la progression de votre équipe grâce aux mises à jour de statut et aux portefeuilles.

Inviter des collègues sur Asana

Une fois que plusieurs collègues souhaitent essayer Asana, il existe plusieurs façons de les inviter :

Vous pouvez aussi créer une tâche et saisir l’e-mail d’un collègue pour l’ajouter comme responsable et ainsi déclencher l’envoi d’une invitation. Il est également possible de l’inviter à rejoindre une équipe. En savoir plus sur les invitations au sein de votre organisation.

Après avoir choisi l’une de ces options et saisi les e-mails de vos collègues, une invitation Asana leur sera envoyée en votre nom. Assurez-vous d’utiliser leurs adresses e-mail professionnelles pour que tout le monde se retrouve dans la même organisation. Prévenez vos collègues qu’ils recevront sous peu un e-mail d’invitation. Utilisez notre modèle d’e-mail pour vous faciliter la tâche.

Une fois que vos collègues vous ont rejoint

Une fois que vos collègues se sont inscrits sur Asana, vous êtes prêt à suivre le travail ensemble. Voici quelques conseils pour un démarrage en douceur :

• Conseillez-leur de consulter la page Démarrer sur Asana et d’effectuer les cours Asana pour bien comprendre les bases et se familiariser avec l’outil. Le guide (que vous lisez actuellement) est aussi une ressource importante, qui leur permettra de continuer l’apprentissage.
• Établissez quelques conventions pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
• Invitez vos collègues dans des projets existants et réfléchissez ensemble aux projets potentiels que votre équipe pourrait créer sur Asana. En créant un projet ensemble, tout le monde s’investit.
• Ajoutez vos collègues en tant que collaborateurs aux tâches appropriées et encouragez-les à vous attribuer des tâches, à ajouter des commentaires, des mentions j’aime et des pièces jointes, voire même à terminer des tâches. Pour le dire simplement, incitez-les à entreprendre toute action pertinente qui pourrait leur éviter d’envoyer des e-mails ou des messages instantanés.
• Organisez une réunion (ou créez un projet) quelques semaines après avoir commencé à utiliser Asana pour éclaircir les questions, réfléchir à la façon dont les choses se déroulent et noter les avantages que vous pouvez transmettre à votre équipe.

Passer du temps avec votre « équipe de test » pour débuter sur Asana est rapidement payant, car cela vous permet de suivre votre travail et de communiquer plus efficacement, et d’accomplir de grandes choses ensemble.