Inviter quelques collègues

Maintenant que vous avez créé quelques tâches et projets, vous pouvez commencer à collaborer avec votre équipe et tirer le meilleur parti d’Asana. Si vous êtes la première personne de votre organisation à utiliser Asana, invitez maintenant quelques coéquipiers de confiance pour l’essayer avec vous.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Regardez Apprendre à utiliser Asana pour savoir comment inviter vos collègues et les aider à démarrer avec Asana.

Commencer doucement

Ajouter un autre outil à la longue liste d’outils utilisés par votre équipe nécessite habituellement que tout le monde s’investisse et fasse des retours. Avant d’intégrer toute votre équipe, nous vous recommandons cependant de commencer avec seulement quelques collègues. De cette façon, vous pourrez préparer vos arguments et proposer Asana à toute votre équipe une fois que vous aurez commencé à obtenir des résultats que vous pouvez présenter. Quand vous êtes prêt à inviter toute l’équipe, nous sommes là pour vous.

Un bon groupe de test est composé de vos collègues de confiance ou de ceux avec lesquels vous travaillez fréquemment, ce qui représente un petit sous-ensemble de votre équipe. Interrogez vos collègues et réunissez un groupe de cinq personnes maximum pour essayer Asana avec vous. Vous pouvez utiliser notre modèle d’e-mail pour inviter vos collègues et définir les attentes.

Si vous avez déjà créé un projet test afin qu’ils puissent s’exercer, vous pouvez lui attribuer un accès à commentaires seuls, pour que personne ne se soucie d’éventuelles modifications accidentelles. Lorsqu’ils seront tout à fait à l’aise avec Asana, vous pourrez ensuite leur accorder un droit de modification.

Montrer la valeur ajoutée d’Asana

Même si vos collègues sont enthousiastes à l’idée d’essayer Asana avec vous, ils vous demanderont sans doute tout de même plus d’informations. Voici quelques avantages que vous pouvez mettre en avant pour les convaincre :

  • Toujours savoir qui fait quoi et quand — Asana vous indique qui fait quoi et à quel moment. Cela signifie que vous passez moins de temps en suivi et en réunions de mise au point et que vous avez plus de temps pour travailler sur ce qui compte vraiment pour vous.

  • Gagner du temps et changer les discussions en actions réalisables — Vous pouvez discuter du travail directement sur une tâche ou dans un projet, ce qui évitez les longues chaînes complexes d’e-mails. Les discussions sont toujours centrées du travail concret et réalisable, afin que vous puissiez faire avancer le travail, au lieu de vous contenter d’en parler.

  • Voir le travail en contexte — Sur Asana, vous pouvez connecter toutes les parties de votre travail pour voir où il s’insère dans le cadre des projets et quels sont les objectifs globaux de l’équipe. Recevez des mises à jour sur les projets et les tâches que vous suivez et découvrez la progression de votre équipe avec les mises à jour de statut et du tableau de bord.

Inviter des collègues sur Asana

Une fois que plusieurs collègues souhaitent essayer Asana avec vous, il existe plusieurs façons de les inviter :

Il existe plusieurs façons d'inviter des collègues sur Asana

Inviter des membres

  1. Cliquer sur le bouton + sous le nom de votre équipe dans la barre latérale.
  2. Cliquer sur le bouton + orange dans la barre du haut, puis sélectionnez Inviter.
  3. Cliquer sur le bouton + dans le titre de la page de votre équipe. Vous pouvez y accéder en cliquant sur Discussions de l’équipe à partir de la barre latérale.

Vous pouvez aussi créer une tâche et saisir l’e-mail d’un collègue pour l’ajouter comme responsable et l’inviter automatiquement ou l’inviter à rejoindre une équipe.

Après avoir choisi l’une de ces options et saisi les e-mails de vos collègues, une invitation Asana leur sera envoyée en votre nom. Assurez-vous d’utiliser leurs adresses e-mail professionnelles pour que tout le monde se retrouve dans la même organisationorganisation Les organisations mettent en relation tous les membres d’une entreprise sur Asana à partir d’un domaine de messagerie commun. Lire la suite . Prévenez vos collègues de l’arrivée imminente de l’e-mail. Utilisez notre modèle d’e-mail pour vous faciliter la tâche.

Une fois que vos collègues vous ont rejoint

Une fois que vos collègues se sont inscrits sur Asana, vous êtes prêt à suivre le travail ensemble. Voici quelques conseils pour un démarrage en douceur :

  • Dites-leur de lire le démarrage rapide ou les leçons Asana pour qu’ils comprennent les bases et se mettent à la page. Le guide (que vous lisez actuellement) est une ressource importante pour continuer l’apprentissage.
  • Établissez quelques conventions pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
  • Invitez vos collègues dans des projets existants et réfléchissez ensemble aux projets potentiels que votre équipe pourrait créer sur Asana. En créant un projet ensemble, tout le monde s’investit.
  • Ajoutez vos collègues aux tâches appropriées et encouragez-les à vous attribuer des tâches, à ajouter des commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite , des mentions j’aime et des pièces jointes et même à terminer des tâches, au lieu d’envoyer des e-mails ou des messages instantanés.
  • Organisez une réunion (ou créez un projet) quelques semaines après avoir commencé à utiliser Asana pour éclaircir les questions, réfléchir à la façon dont les choses se déroulent et noter les avantages que vous pouvez transmettre à votre équipe.

Passer du temps avec votre « équipe de test » pour débuter sur Asana est rapidement payant, car cela vous permet de suivre votre travail et de communiquer plus efficacement, et d'accomplir de grandes choses ensemble.

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Leçons Asana

Apprenez les bases d’Asana en moins de 15 minutes grâce à ces leçons rapides

Tâches

Tâches Lessons

Suivez toutes vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Sachez toujours à quelle tâche passer ensuite

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquez encore plus rapidement

3 minutes

 Lessons

Asana est conçu pour collaborer en équipe sans effort. Invitez quelques collègues pour en découvrir la puissance.

Vous pouvez utiliser les tâches pour suivre votre travail, l’organiser et collaborer.

Les tâches peuvent être des choses à faire, des idées, des notes ou des rappels.

Attribuez une tâche à collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab+M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez une échéance afin que la date limite soit claire.

Ajoutez des instructions et vos attentes dans le champ de description de la tâche.

Utilisez @ pour mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche comme abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez comme abonnés tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche.

Ils pourront toujours arrêter de suivre la tâche pour ne plus recevoir de notifications.

Ajoutez des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour montrer aux abonnés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des GIF inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour diviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches contiennent les mêmes informations que les tâches normales.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran en utilisant labarre du haut.

Chaque tâche a une URL unique permettant de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous semblez être à la hauteur.

Passons à la leçon suivante !

Sachez toujours quoi faire ensuite grâce à Mes tâches.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

La gestion de votre travail est donc simplifiée.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez dans n’importe quelle liste.

Écrivez à x@mail.asana.com pour transformer vos e-mails en tâches.

Asana changera votre e-mail, y compris ses pièces jointes, en tâche.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité avec les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées dans un projet (nous verrons les projets plus en détail ultérieurement).

Placez les tâches dues dans la semaine dans Bientôt afin de garder à l’œil les tâches qui approchent.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Placez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine dans Plus tard.

Elle ne vous embêteront plus jusqu’à ce que leur échéance approche.

Vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt une semaine avant leur échéance.

Triez votre liste Mes tâches pour toujours savoir sur quoi vous devez travailler et ce qui approche.

Vous savez désormais comment suivre et planifier votre travail !

Ensuite, découvrons comment travailler en équipe sur Asana.

Travaillez ensemble sur des groupes de tâches grâce aux projets.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Par exemple, pour un plan d’événement, un lancement de produit ou un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous disposez déjà de vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

Consultez l’adresse e-mail unique de votre projet dans le menu déroulant du projet.

Ajoutez vos tâches aux autres projets associés.

Les tâches peuvent être incluses dans plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser les tâches d’un projet en liste.

Saisissez : à la fin du nom de n’importe quelle tâche pour en faire une section.

Ou bien, ajoutez des colonnes pour organiser les tâches des projets en tableau

Faites glisser et déposez les tâches entre les colonnes ou au sein des colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et définissez leur échéance.

Ne ratez jamais une échéance avec le calendrier de votre projet.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour changer leur échéance.

Ajoutez en tant que membres tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet.

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou parler du travail.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Il sera rappelé au propriétaire du projet de définir un statut une fois par semaine.

Ouvrez et organisez les projets depuis votre barre latérale.

Placez des projets dans vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets à partir de n’importe quel écran en utilisant la barre du haut.

Vous pouvez désormais faire progresser vos projets avec votre équipe.

Il ne reste plus qu’une leçon avant le grand plongeon.

“Communiquez et coordonnez plus rapidement avec la boîte de