Inviter quelques collègues

Maintenant que vous avez créé quelques tâches et projets, vous pouvez commencer à collaborer avec votre équipe et tirer le meilleur parti d’Asana. Si vous êtes la première personne de votre organisation à utiliser Asana, invitez maintenant quelques coéquipiers de confiance pour l’essayer avec vous.

En savoir plus avec Apprendre à utiliser Asana

Regardez Apprendre à utiliser Asana pour savoir comment inviter vos collègues et les aider à démarrer avec Asana.

Commencer doucement

Ajouter un autre outil à la longue liste d’outils utilisés par votre équipe nécessite habituellement que tout le monde s’investisse et fasse des retours. Avant d’intégrer toute votre équipe, nous vous recommandons cependant de commencer avec seulement quelques collègues. De cette façon, vous pourrez préparer vos arguments et proposer Asana à toute votre équipe une fois que vous aurez commencé à obtenir des résultats que vous pouvez présenter. Quand vous êtes prêt à inviter toute l’équipe, nous sommes là pour vous.

Un bon groupe de test est composé de vos collègues de confiance ou de ceux avec lesquels vous travaillez fréquemment, ce qui représente un petit sous-ensemble de votre équipe. Interrogez vos collègues et réunissez un groupe de cinq personnes maximum pour essayer Asana avec vous. Vous pouvez utiliser notre modèle d’e-mail pour inviter vos collègues et définir les attentes.

Si vous avez déjà créé un projet test afin qu’ils puissent s’exercer, vous pouvez lui attribuer un accès à commentaires seuls, pour que personne ne se soucie d’éventuelles modifications accidentelles. Lorsqu’ils seront tout à fait à l’aise avec Asana, vous pourrez ensuite leur accorder un droit de modification.

Montrer la valeur ajoutée d’Asana

Même si vos collègues sont enthousiastes à l’idée d’essayer Asana avec vous, ils vous demanderont sans doute tout de même plus d’informations. Voici quelques avantages que vous pouvez mettre en avant pour les convaincre :

  • Toujours savoir qui fait quoi et quand — Asana vous indique qui fait quoi et à quel moment. Cela signifie que vous passez moins de temps en suivi et en réunions de mise au point et que vous avez plus de temps pour travailler sur ce qui compte vraiment pour vous.

  • Gagner du temps et changer les discussions en actions réalisables — Vous pouvez discuter du travail directement sur une tâche ou dans un projet, ce qui évitez les longues chaînes complexes d’e-mails. Les discussions sont toujours centrées du travail concret et réalisable, afin que vous puissiez faire avancer le travail, au lieu de vous contenter d’en parler.

  • Voir le travail en contexte — Sur Asana, vous pouvez connecter toutes les parties de votre travail pour voir où il s’insère dans le cadre des projets et quels sont les objectifs globaux de l’équipe. Recevez des mises à jour sur les projets et les tâches que vous suivez et découvrez la progression de votre équipe avec les mises à jour de statut et les Portefeuilles.

Inviter des collègues sur Asana

Une fois que plusieurs collègues souhaitent essayer Asana avec vous, il existe plusieurs façons de les inviter :

Il existe plusieurs façons d’inviter des collègues sur Asana

Inviter des membres

  1. Cliquer sur le bouton + sous le nom de votre équipe dans la barre latérale.
  2. Cliquer sur le bouton + orange dans la barre supérieure, puis sélectionnez Inviter.
  3. Cliquer sur le bouton + dans le titre de la page de votre équipe. Vous pouvez y accéder en cliquant sur Discussions de l’équipe à partir de la barre latérale.

Vous pouvez aussi créer une tâche et saisir l’e-mail d’un collègue pour l’ajouter comme responsable et l’inviter automatiquement ou l’inviter à rejoindre une équipe.

Après avoir choisi l’une de ces options et saisi les e-mails de vos collègues, une invitation Asana leur sera envoyée en votre nom. Assurez-vous d’utiliser leurs adresses e-mail professionnelles pour que tout le monde se retrouve dans la même organisationorganisation Les organisations mettent en relation tous les membres d’une entreprise sur Asana à partir d’un domaine de messagerie commun. Lire la suite . Prévenez vos collègues de l’arrivée imminente de l’e-mail. Utilisez notre modèle d’e-mail pour vous faciliter la tâche.

Une fois que vos collègues vous ont rejoint

Une fois que vos collègues se sont inscrits sur Asana, vous êtes prêt à suivre le travail ensemble. Voici quelques conseils pour un démarrage en douceur :

  • Dites-leur de lire le démarrage rapide ou les leçons Asana pour qu’ils comprennent les bases et se mettent à la page. Le guide (que vous lisez actuellement) est une ressource importante pour continuer l’apprentissage.
  • Établissez quelques conventions pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
  • Invitez vos collègues dans des projets existants et réfléchissez ensemble aux projets potentiels que votre équipe pourrait créer sur Asana. En créant un projet ensemble, tout le monde s’investit.
  • Ajoutez vos collègues aux tâches appropriées et encouragez-les à vous attribuer des tâches, à ajouter des commentairescommentaires Commentez une tâche ou une discussion pour proposer de l’aide, répondre à des questions et faire avancer le travail. Lire la suite , des mentions j’aime et des pièces jointes et même à terminer des tâches, au lieu d’envoyer des e-mails ou des messages instantanés.
  • Organisez une réunion (ou créez un projet) quelques semaines après avoir commencé à utiliser Asana pour éclaircir les questions, réfléchir à la façon dont les choses se déroulent et noter les avantages que vous pouvez transmettre à votre équipe.

Passer du temps avec votre « équipe de test » pour débuter sur Asana est rapidement payant, car cela vous permet de suivre votre travail et de communiquer plus efficacement, et d’accomplir de grandes choses ensemble.

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérez les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste dans Nouvelles tâches.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre publique pour partager une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N à la fin du titre d’une tâche pour en faire une section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.