Plantilla para procesos de incorporación de clientes

Cuando sumas a un cliente nuevo, solo tienes una oportunidad para causar una buena primera impresión. Pero si tu proceso de incorporación es confuso o inconsistente, esa impresión inicial puede desmoronarse rápidamente. Tal vez te hayas apresurado a enviar los documentos iniciales. Quizás te olvidaste de presentar a los miembros correctos del equipo. O tal vez tu cliente terminó la llamada sin saber qué sucederá a continuación.

Ya sea que trabajes de forma independiente, seas líder de una agencia o jefe de operaciones en una empresa en crecimiento, la incorporación debe ser un proceso seguro y repetible, no un simulacro de incendio. Por eso, desarrollamos esta plantilla de proceso de incorporación de clientes en Asana.

Esta plantilla gratuita te ayuda a organizar cada etapa de la incorporación de clientes, desde la preparación interna hasta los emails de bienvenida, el papeleo legal y los puntos de contacto para la capacitación y el seguimiento. Así que, en lugar de comenzar de cero cada vez, puedes generar confianza, ahorrar tiempo y ofrecer experiencias uniformes a los clientes que evolucionen con tu equipo.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de proceso de incorporación de clientes?

Hemos visto que muchos equipos tienen dificultades debido a traspasos desorganizados, pasos que se olvidan y comunicación aislada durante la incorporación de los clientes. Incluso los contratiempos menores, como la falta de credenciales de acceso o responsabilidades poco claras, pueden erosionar la confianza y afectar la experiencia de tus clientes.

Esta plantilla de incorporación de clientes funciona excepcionalmente bien para:

• Trabajadores autónomos y consultores que desean agilizar los procesos de incorporación de clientes y proyectar una imagen más pulida y profesional.

• Jefes de cuentas y de Éxito del Cliente que necesitan una lista de verificación uniforme para la incorporación de clientes a fin de garantizar que nada se pase por alto para los nuevos clientes.

• Agencias y proveedores de servicios que gestionan múltiples flujos de incorporación, cuentas de redes sociales y entregables de proyectos para diferentes clientes.

• Líderes de operaciones responsables de crear experiencias de incorporación escalables y repetibles que disminuyan la tasa de abandono y mejoren la retención de clientes.

• Equipos de marketing y ventas que buscan mejorar el traspaso y la implementación después de cerrar acuerdos, mediante el uso de herramientas compartidas de CRM y gestión de proyectos.

Si alguna vez tuviste problemas en una reunión inicial o te costó encontrar las plantillas de email de incorporación adecuadas, esta plantilla de proceso de diagrama de flujo de trabajo para la incorporación de clientes es ideal para ti. Es invaluable para dar la bienvenida a nuevos clientes y nuevos usuarios de una manera que genere relaciones duraderas con los clientes.

¿Por qué usar la plantilla de proceso de incorporación de clientes de Asana?

Colaboramos con un equipo de ventas B2B de tamaño mediano que enfrentaba traspasos inconsistentes después de cerrar acuerdos con nuevos clientes. Después de adoptar esta plantilla, estandarizaron los pasos clave, desde la reunión inicial hasta las actualizaciones de CRM, y redujeron el tiempo de incorporación en un 40 %. La tasa de retención de clientes también aumentó.

Usa esta plantilla de incorporación de clientes nuevos para hacer lo siguiente:

• Estandarizar tu lista de verificación de incorporación para que nada se pase por alto.

• Brindar claridad a todos los miembros del equipo sobre las responsabilidades, los plazos y los próximos pasos.

• Crear flujos de trabajo repetibles que se adapten a todos los clientes y cuentas.

• Ofrecer experiencias de incorporación uniformes y de alta calidad que reflejen tu marca y fomenten el éxito del cliente a largo plazo.

• Establecer relaciones sólidas con los clientes desde el principio con una comunicación proactiva, instrucciones claras y precios transparentes.

• Brinda a tus equipos de atención al cliente la estructura que necesitan para guiar a los clientes a través de una experiencia de incorporación fluida.

Cómo usar esta plantilla de proceso de incorporación de clientes

¿Todo listo para crear un mejor recorrido del cliente? Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a usar esta plantilla de incorporación de clientes de manera efectiva. Para obtener herramientas de gestión de proyectos aún más útiles, visita nuestra sección completa de plantillas.

1. Configura tu reunión inicial interna y asigna roles

Antes de que tu cliente vea un mensaje de bienvenida, organiza a tu equipo interno. Agrega tareas para que los líderes de equipo revisen los objetivos del cliente, asignen roles (como encargado del proyecto o punto de contacto principal) y verifiquen la disponibilidad de recursos.

Para una agencia de marketing, esto podría significar asignar un líder creativo, un estratega y un jefe de cuentas al espacio de trabajo del cliente.

2. Personaliza y envía el kit de bienvenida al cliente

Crea una sección para los materiales que usarás con el cliente. Incluye plantillas editables para emails de bienvenida, cuestionarios de marca o un documento con la descripción general del proyecto. Asigna tareas para personalizar y enviar estos recursos.

Por ejemplo, tu email de inicio puede incluir la presentación del equipo, un enlace al formulario de recepción del cliente y una vista previa del cronograma.

3. Gestiona los contratos, la facturación y los permisos

Realiza un seguimiento de los documentos legales, las facturas, el estado de los pagos y el acceso a la cuenta, todo en un solo lugar. Usa los campos personalizados para marcar el estado y notificar a los equipos financieros o legales cuando se necesite hacer un seguimiento. Agrega tareas como “Enviar contrato de DocuSign”, “Verificar la primera factura pagada” y “Confirmar el acceso otorgado a la herramienta”.

4. Recopila objetivos y métricas de éxito

Usa un formulario de Asana para recopilar los objetivos, las métricas objetivo y las preferencias de tu cliente. Asocia estos datos a los hitos del proyecto para que tu equipo comprenda qué significa el éxito para cada cliente. Un equipo de implementación de SaaS puede recopilar la fecha de lanzamiento objetivo del cliente, los principales indicadores clave de rendimiento (KPI) y cualquier funcionalidad adicional necesaria para lograr los objetivos (como la automatización o las herramientas de IA).

5. Planifica las fases de implementación o prestación de servicios

Divide el proceso de incorporación en fases. Crea una vista de cronograma o usa columnas para representar la planificación, la configuración, la capacitación y el lanzamiento. Agrega tareas y encargados para cada fase. Para una agencia de marketing digital, esto podría incluir: “Auditoría de SEO”, “Configuración de Google Ads”, “Presentación de estrategia de redes sociales”.

6. Programa capacitaciones, reuniones de seguimiento y asistencia

Agrega tareas recurrentes para mantenerte en contacto durante y después de la incorporación. Incluye sesiones de capacitación, reuniones de seguimiento y encuestas de opinión. Asigna encargados y fechas para que nada se pase por alto.

Por ejemplo, establece una tarea recurrente para realizar una reunión de seguimiento cada 2 semanas para preguntar cómo va la incorporación y si el cliente tiene alguna pregunta.

Funciones de Asana para la incorporación de clientes

Las funciones integradas de Asana facilitan la personalización, el seguimiento y la evolución de esta plantilla de flujo de proceso de incorporación de clientes. Si bien la plataforma de gestión del trabajo de Asana ofrece muchas funciones, estas son algunas de nuestras favoritas para mejorar la experiencia de incorporación de tus clientes.

Formularios: estandariza la recepción de clientes con formularios integrados que envían datos directamente a Asana.

Campos personalizados: realiza un seguimiento de la información importante, como la fase de incorporación, el estado del contrato o el contacto principal, para que los detalles clave siempre estén visibles de un vistazo.

Vista de cronograma: visualiza todo el proceso de incorporación con un diagrama de Gantt que muestra cada fase y dependencia.

Dependencias de la tarea: asegúrate de que nada comience antes de lo que debería al identificar claramente cuándo una tarea depende de otra.

Reglas de automatización: reduce el trabajo administrativo al automatizar los pasos recurrentes, como la asignación de tareas o la actualización de los estados.

Integraciones de incorporación recomendadas

Conecta Asana con tus herramientas favoritas para simplificar la comunicación, automatizar las actualizaciones y mejorar el proceso de incorporación de clientes. ¿Quieres explorar más integraciones de aplicaciones con Asana? Consulta nuestro directorio completo de integraciones.

Slack: recibe actualizaciones al instante de las tareas o comparte el progreso de la incorporación con tu equipo en tiempo real.

Gmail: convierte los emails de los clientes en tareas de incorporación concretas con un solo clic.

Google Drive: adjunta documentos compartidos, como presentaciones de bienvenida o listas de verificación de incorporación, a las tareas de Asana.

HubSpot: conecta tu CRM directamente a Asana para sincronizar la información de contacto y automatizar la creación de tareas de incorporación.

Pipedrive: activa los flujos de trabajo de incorporación en Asana inmediatamente después de que se cierren los acuerdos en Pipedrive. Garantiza una transición fluida de ventas a servicio.

Salesforce: genera automáticamente tareas de incorporación cuando se cierran los acuerdos. Mantén a los equipos de ventas y éxito del cliente sincronizados.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas para procesos de incorporación de clientes