KPI (Indicadores clave de rendimiento)

Hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) puede ser abrumador, especialmente cuando los datos están dispersos en varias hojas de cálculo, los objetivos no están claros y las actualizaciones se pierden en las cadenas de emails. Si alguna vez tuviste dificultades para conectar el trabajo diario de tu equipo con los resultados generales de la empresa, esta plantilla gratuita de KPI es ideal para ti.

¿Quiénes se benefician de las plantillas para KPI?

Si gestionas informes de KPI en hojas de cálculo desconectadas o buscas actualizaciones en herramientas de gestión de proyectos, no eres la única persona que lo hace. Este enfoque disperso hace que sea más difícil descubrir análisis de datos, responder rápidamente o demostrar un progreso genuino.

Es por eso que creamos esta plantilla de KPI. Reúne todo en un solo lugar. Así, los miembros del equipo pueden centrarse en el trabajo que genera resultados, en lugar de perder tiempo buscando las métricas.

Esta plantilla de cuadro de mando de KPI es ideal para:

• Equipos de marketing que dan seguimiento a los datos de las campañas, como las tasas de conversión, las puntuaciones netas de promotores (NPS) o el costo de adquisición de clientes.

• Jefes de ventas que supervisan la cantidad de clientes nuevos, los objetivos de ingresos o el progreso del proceso de ventas.

• Equipos de SaaS que revisan las métricas de KPI de compromiso, como el uso de funciones, la tasa de abandono o el tiempo promedio en la aplicación.

• Jefes de redes sociales que dan seguimiento a métricas específicas de las plataformas en LinkedIn, Instagram, Facebook y YouTube, incluidas las tasas de compromiso, el crecimiento de la audiencia y el rendimiento del contenido.

• Equipos de Recursos Humanos que miden la satisfacción de los empleados, la tasa de rotación y los hitos de incorporación.

• Equipos ejecutivos que se alinean con los objetivos estratégicos y los objetivos y resultados clave (OKR) de toda la empresa.

• Equipos de finanzas que gestionan KPI como la ganancia neta, el flujo de caja o el margen de ganancia.

• Equipos de Atención al Cliente que buscan mejorar el tiempo de resolución, las puntuaciones de satisfacción del cliente y las tasas de desvío de tickets.

• Equipos de contenido que analizan métricas de rendimiento como el tráfico de SEO, el compromiso y el ROI del contenido.

Un equipo de marketing digital usó las plantillas de KPI de Asana para consolidar las métricas de la campaña en seis canales. En un trimestre, pasaron de informes inconexos a un único panel que mostraba el progreso en tiempo real, lo que les ayudó a reducir el tiempo de generación de informes a la mitad y mejorar las reuniones de evaluación de desempeño en todos los departamentos.

¿Por qué usar la plantilla de KPI de Asana?

Nuestros equipos usan plantillas de seguimiento de KPI para filtrar las distracciones y mantenerse enfocados en lo que impulsa el éxito. En lugar de cambiar entre herramientas o buscar en informes desorganizados, tu equipo puede dedicar menos tiempo a encontrar datos y más tiempo a actuar en consecuencia.

Con esta plantilla de informe de KPI, puedes hacer lo siguiente:

• Supervisar el progreso en tiempo real de las métricas clave y los objetivos específicos con paneles visuales.

• Reunir a las partes interesadas en torno a objetivos medibles al asignar a cada persona un KPI claro.

• Automatizar las actualizaciones con campos personalizados, formularios y reglas.

• Organizar los KPI por objetivo, equipo o iniciativa con secciones y filtros.

• Detectar tendencias desde el principio con gráficos, cronogramas y actualizaciones de estado.

Nuestra plantilla gratuita ya está configurada con secciones para definir KPI, recopilar datos, analizarlos, generar informes, asignar acciones pendientes y revisar y proporcionar comentarios. Puedes adaptarla a tu flujo de trabajo, pero la base ya está establecida. Puedes empezar a dar seguimiento a lo que realmente importa de inmediato.

Cómo usar esta plantilla de KPI

1. Duplica la plantilla. Haz clic en “Usar plantilla” en Asana y cambia el nombre del proyecto de acuerdo con tu iniciativa, como “KPI de marketing del tercer trimestre” o “Métricas de Éxito del Cliente”.

2. Define tus objetivos y KPI. Agrega secciones o tareas para cada objetivo estratégico. Debajo de cada una, enumera las métricas de KPI específicas a las que darás seguimiento, incluidas las definiciones, los responsables y los puntos de referencia.

3. Agrega campos personalizados. Usa los campos personalizados para dar seguimiento a datos como el valor objetivo, los datos reales, el estado (en curso o con retraso) y la fecha de la última actualización. Esto ayuda a los equipos a ver el análisis de datos más reciente de un vistazo.

4. Establecer cadencias de actualización. Crea tareas recurrentes o usa formularios para enviar actualizaciones semanales o mensuales. Agrega comentarios para compartir análisis de datos, obstáculos o logros.

5. Visualiza tus datos. Crea un panel para dar seguimiento a las métricas por equipo, objetivo o período. Usa gráficos o cuadros de mando para supervisar las tendencias y el rendimiento.

Funciones de Asana que ayudan a definir los KPI

Las funciones de Asana son capacidades integradas que te ayudan a gestionar el trabajo de manera más eficiente. Cuando usas una plantilla de KPI, las funciones como los paneles, los campos personalizados y la automatización facilitan el seguimiento del rendimiento, la visualización de tendencias y la conexión del equipo. Explora todas las funciones de Asana.

Paneles: visualiza las tendencias y el estado de los KPI en un solo lugar con gráficos de barras, gráficos circulares o series de tiempo.

Campos personalizados: agrega campos estructurados a las tareas para dar seguimiento a los valores objetivo, los valores reales y el estado.

Vistas del proyecto: Asana ofrece varias formas de visualizar el trabajo relacionado con los KPI. Usa las vistas de lista, tablero, cronograma, calendario y Vista de diagrama de Gantt para gestionar las métricas desde todos los ángulos.

Formularios: estandariza las actualizaciones de KPI con formularios que se integran directamente en tu tablero de plantillas.

Automatización: reduce el trabajo manual al configurar reglas para activar recordatorios o cambios en las tareas.

Objetivos: vincula los KPI con los objetivos estratégicos y haz un seguimiento del progreso hacia los OKR de la empresa.

Integraciones recomendadas

Las integraciones permiten que Asana se conecte con las otras herramientas que tu equipo ya usa. Si estás creando paneles o automatizando actualizaciones, estas integraciones optimizarán tu plantilla de KPI. Ver todas las integraciones.

Hojas de cálculo de Google: exporta datos de KPI para crear informes personalizados, gráficos y análisis Advanced.

Power BI: crea paneles dinámicos que extraen datos de KPI en vivo de Asana y otras herramientas.

Salesforce: sincroniza los KPI de ventas con las tareas de Asana para dar seguimiento al progreso de los acuerdos y las actualizaciones del proceso.

Tableau: crea historias visuales a partir de tendencias de KPI con visualizaciones de datos en vivo.

Slack: recibe notificaciones sobre actualizaciones o cambios de KPI directamente en tus canales de Slack.

Zapier: automatiza las tareas entre Asana y tus herramientas de KPI, como recordatorios, alertas o sincronizaciones de datos.

Tipos de KPI a los que dar seguimiento

Los indicadores clave de rendimiento varían ampliamente según tus objetivos, equipo, rol e industria. Estas son algunas de las categorías más comunes:

• KPI financieros: realiza un seguimiento de los ingresos, las ganancias netas, el margen bruto y el flujo de caja para medir la salud financiera.

• KPI operativos: miden la productividad, el tiempo de respuesta, el costo por transacción o la eficiencia de los procesos.

• KPI de marketing: supervisa la tasa de conversión, el tráfico del sitio web, las clasificaciones de SEO y las métricas de compromiso.

• KPI de ventas: da seguimiento al volumen de ventas, el tamaño promedio de las operaciones, la tasa de conversión de clientes potenciales en clientes y la cobertura del proceso de ventas.

• KPI de clientes: enfócate en la NPS, la Retención de Clientes, la tasa de abandono o el tiempo de resolución promedio.

• KPI de Recursos Humanos: evalúa la satisfacción de los empleados, la tasa de rotación, el tiempo de incorporación de nuevos empleados y la finalización de la capacitación.

Usa la plantilla de KPI para crear un cuadro de mando integral que incluya indicadores de resultados (por ejemplo, ingresos) y de predicción (por ejemplo, visitas al sitio).

Cómo elegir los indicadores clave de rendimiento adecuados

Para tomar la decisión más informada, deberás seleccionar los KPI correctos. Comienza por combinar cada KPI con un objetivo estratégico de Business u OKR. Asegúrate de que tus KPI sean SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y de duración limitada). Evita las métricas de vanidad y concéntrate en los indicadores que muestran el rendimiento real.

Involucra a los líderes de equipo en el proceso para mantener a los miembros del equipo en sintonía con expectativas claras. Además, evita dar seguimiento a demasiadas cosas a la vez; concéntrate en unas pocas métricas clave por objetivo. Los KPI correctos motivarán a tu equipo y te ayudarán a alcanzar los hitos más rápidamente.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de KPI