Mejores prácticas: Usar Asana para la gestión de relaciones con los clientes

Nota del editor: Hicimos algunas actualizaciones desde que se publicó esta publicación. Obtén más información sobre la nueva Integración de Salesforce CRM y Asana.

En Asana, nos propusimos crear una aplicación que permita a las personas hacer grandes cosas juntos y reducir la cantidad de “pormenores del trabajo”. Asana es flexible y, por lo tanto, puede satisfacer muchas necesidades. Los equipos pueden cumplir con sus tareas diarias, así como con los objetivos generales a largo plazo, todo dentro de un producto centralizado.

Asana es mucho más que una simple herramienta de gestión de tareas y proyectos; también se puede utilizar para funciones internas específicas, como el seguimiento de errores, el seguimiento de candidatos y la configuración de embudos. Desde nuestro lanzamiento, hemos recibido muchos comentarios positivos de equipos y empresas que confían en Asana como una herramienta ligera para la gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Al usar Asana para CRM, los clientes se convierten en la tarea o el proyecto (o incluso en una etiqueta). Los equipos pueden mantener un registro de cada interacción, desde la generación de clientes potenciales hasta el mantenimiento de relaciones con clientes fieles, en la sección de notas y comentarios.

Las personas usan Asana de muchas maneras creativas. Varias empresas nos han dicho lo mucho que les gusta usar Asana como una solución liviana para la gestión de relaciones con los clientes o CRM. Aquí te contamos un poco sobre lo que les funciona.

Configurar Asana para la gestión de relaciones con los clientes

Dependiendo de la cantidad de clientes con los que trabajes a la vez y la complejidad de su ciclo de vida, hay dos formas principales de configurar Asana:

Una tarea por cliente o un proyecto por cliente.

Una tarea por cliente

Si tienes muchos clientes y una persona de tu equipo suele trabajar con el mismo cliente durante todo su ciclo de vida, es bueno usar una tarea por cliente. Crea un proyecto llamado “Clientes” y luego coloca a cada cliente como una línea en ese proyecto.

Piensa en las etapas de tu embudo de ventas y en cómo querrás filtrar y ver a tus clientes. Puedes usar encabezados de prioridad para las etapas y etiquetas para los filtros.

Por ejemplo: imaginemos que vendes artículos de papelería personalizados. Cuando los clientes potenciales te llaman por primera vez, se muestran como clientes potenciales, lo que se indica con un encabezado de prioridad. Puedes marcar si están interesados en artículos de papelería para empresas, personales o para bodas mediante el uso de etiquetas.

Cuando se convierten en una oportunidad, se asignan a un representante de ventas. El representante de ventas trabaja con el cliente para elegir los artículos de papelería, lo que puede tener lugar a lo largo de varias conversaciones.

Cada vez que alguien de tu equipo envíe un email o llame al cliente, puede actualizar la información en Asana con un comentario en la tarea para que tengas un registro de cada interacción.

Después de que se solicita la prueba y el cliente la aprueba, se realiza el pedido final y luego se entrega el pedido completo. Las tareas del cliente avanzan a través de las etapas y del proyecto hasta que se finaliza.

Como jefe, puedes ver qué proyectos están activos, en qué etapa se encuentran, cuál es el siguiente paso y quién es el responsable de ese paso. Si un cliente llama, puedes buscarlo rápidamente y hacerle saber cómo va su pedido.

Un proyecto por cliente

Si el ciclo de vida de tu cliente es más complejo, por ejemplo, si requiere varios pasos de muchas personas diferentes de tu Equipo, puedes crear un proyecto por cliente. Si los pasos son muy similares cada vez, puedes usar la opción “Duplicar proyecto” para usar un cliente anterior como plantilla. Ahora puedes asignar cada tarea, establecer fechas de entrega y ver el progreso.

Debido a que los clientes se pueden asignar a personas como cualquier otra tarea, puedes mantener todo en un solo lugar, en lugar de tener que recordar iniciar sesión en una aplicación de CRM separada y más complicada.

¿Tienes alguna mejor práctica de CRM con Asana? ¡Cuéntanos!