Seguimiento de errores

Cómo crear un proyecto para seguimiento de errores en Asana

Hay algunas formas posibles para crear tu proyecto. Para comenzar rápido:

  1. Comienza con nuestra plantilla para seguimiento de errores y personalízala según las necesidades de tu equipo.
  2. Importa la hoja de cálculo con la que actualmente das seguimiento a los errores.

Si quieres dar seguimiento a errores sobre funciones específicas, productos o páginas, crea un proyecto para cada uno, así, los errores se informarán en el lugar correcto.

Cómo acceder a todas las plantillas de Asana

GIF demostrando cómo acceder a las plantillas en Asana con el botón + de la barra superior

Si eres usuario de una versión gratis, prefieres crear tu propio proyecto para seguimiento de errores desde cero o si quieres conocer las mejores prácticas para los proyectos de Asana, ingresa aquí.

Consejos para dar seguimiento y administrar errores

1. A los errores, dales seguimiento de manera uniforme e identifica fácilmente las tendencias con los campos personalizados

Si usaste una plantilla, ya habrás visto algunos campos personalizados, pero si quieres cambiarlos o agregar otros, simplemente haz clic en el botón azul para Agregar campos personalizados que está en la parte superior de tu proyecto.

Los campos personalizados te ayudan a darle seguimiento a los detalles principales de cada tarea y también a filtrar y ordenar tu proyecto, como en las columnas de una hoja de cálculo. Campos como los de fuente y prioridad pueden ayudar a que tu equipo les encuentre el sentido a los comentarios y que se aseguren de que las correcciones efectivamente se hagan.

Para evaluar rápido los errores de mayor prioridad, puedes ordenar tus proyectos según los campos personalizados. Entonces, podrás asignar los compañeros de equipo encargados de corregirlos.

2. Captura los detalles principales más rápido con los formularios

Los informes de errores son cruciales para resolver problemas y aprender más acerca de las necesidades de los clientes, pero nada de esto sería posible si les dieras seguimiento de formas diferentes o desde lugares distintos. En cambio, puedes crear un formulario para seguimiento de errores que se conecte directamente con tu proyecto. El formulario garantizará que los errores se capturen de manera uniforme para que tu equipo tenga todos los detalles para actuar y corregirlos.

Captura de pantalla de un formulario de seguimiento de errores creado en Asana

Sigue estas instrucciones para crear un formulario. Y agrega reglas a los proyectos para asignar automáticamente tareas y enviar formularios a un compañero del equipo técnico, para así asegurarte de que se establezcan las prioridades de los errores una vez enviados.

3. Haz que sea fácil para tus clientes enviar errores con tu formulario

Cualquier persona puede enviar un formulario, incluso sin usar Asana, si compartes el enlace del formulario. Asegúrate de que los equipos que atienden al público no tendrán que basarse en emails y que los clientes se sentirán escuchados, todo, sin que tu equipo tenga que lidiar con una bandeja de entrada ingobernable.

GIF acerca de copiar el enlace de un formulario desde un proyecto de Asana para compartirlo con cualquier persona

Si se incluye una captura de pantalla del error, los equipos podrán usar la verificación de imágenes para hacer comentarios directamente en la imagen de modo que los problemas se informen dentro de su contexto. Los comentarios que se hacen en la verificación se convierten en subtareas que también se pueden asignar.

4. Transforma en acciones concretas los errores que están en las conversaciones y en los emails

Si recibes muchas solicitudes mediante chat o email, puedes enviarle al solicitante el enlace a tu formulario o también usar las integraciones para transformar las conversaciones en tareas prácticas rápidamente.

Captura de pantalla de las integraciones de email de Outlook y Gmail con Asana

Para los emails, usa los complementos de Asana para Gmail, Outlook u otros clientes de email. Para chats, usa la integración de Asana para Slack.

GIF de creación de una tarea de Asana desde un mensaje de Slack con la integración

5. Mantén los errores organizados a través del tiempo

A pesar de que los campos personalizados y los formularios te ayudan a empezar con un proyecto organizado, designar un Encargado del proyecto responsable de evaluar los errores que ingresen con regularidad es lo que mantiene todo organizado. Puedes asignarles una tarea recurrente para priorizar los errores por triaje.

Durante el triaje, si notan que un tipo similar de errores ya se ha informado, pueden combinar las tareas para eliminar el seguimiento duplicado.

6. Actúa más rápido sobre los errores

No para todos los comentarios hace falta que se tomen medidas de inmediato, pero si es necesario, el encargado del proyecto puede asignar la tarea y darle una fecha de entrega. La tarea ya tendrá todo el contexto que necesiten los responsables, y lo que se espere de ellos estará claro. Así, los equipos ahorran toneladas de tiempo, ya que no tienen que ir de un lado a otro para entender lo que sucede y los clientes están más satisfechos porque ven que los problemas se resuelven más rápido.

Recursos para seguimiento de errores

¿Quieres más consejos? ¿Más aprendizaje visual? ¿Quieres ver cómo otros clientes como tú les dan seguimiento a los errores? Revisa estos recursos:

Recursos para seguimiento de errores Enlace
Plantilla de seguimiento de errores Usar plantilla
Tutorial de video Mira Cómo usar Asana
Casos de uso y webinars Mira cómo StyleHaul les da seguimiento a los errores con Asana
Blog con consejos para seguimiento de errores Leer el blog
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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe Tab+N al final del título de cualquier tarea para convertirla en sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.