Silos organizacionales: 4 problemáticas comunes y cómo prevenirlas

Las empresas suelen organizarse de acuerdo con las funciones específicas de cada equipo. Esto se conoce como estructura organizativa, y este tipo de estructura no necesariamente es algo malo. Sin embargo, sin las herramientas e integraciones adecuadas, la segmentación de la empresa por función puede causar silos organizacionales. Si bien los silos organizacionales profundamente marcados pueden generar problemas de comunicación, estos no son necesariamente un componente negativo para la empresa.

¿Qué es un silo organizacional?

Un silo organizacional es un equipo, departamento o grupo de personas que está aislado del flujo de información de otras áreas de la empresa. Esto puede ocurrir tanto de forma intencionada o involuntaria. Los silos organizacionales generalmente ocurren debido a que cada equipo crea sus propios procesos y usa sus propias herramientas específicas para realizar el trabajo. Como consecuencia, el flujo de trabajo del equipo de ingeniería se ve diferente al del equipo de marketing. Sin querer, estos equipos terminan aislados unos de otros.

Los silos también pueden involucrar a individuos específicos. Cuando un miembro de una empresa tiene información esencial sobre un equipo u organización, puede contribuir a una mentalidad de silo, en la que las personas o los equipos no comparten conocimientos entre sí, lo que puede generar problemas de comunicación y dificultar la colaboración. Sin embargo, la mayoría de las veces, los individuos no crean silos de forma intencional. Esto sucede a menudo cuando los equipos pequeños comienzan a expandirse, donde la persona con mayor antigüedad o experiencia puede convertirse en un silo de información si el equipo no estandariza ni documenta sus procesos.

Los silos organizacionales se pueden formar de varias maneras, algunas de las cuales son intencionales y otras no. A continuación, compartimos algunos ejemplos comunes de silos organizacionales:

• Silos departamentales u horizontales: ocurre cuando un departamento está separado del otro. Dado que las empresas generalmente se estructuran por función laboral, este es el silo organizacional más común.

• Silos verticales de rango o nivel: este tipo de silo se produce cuando las personas o los equipos ocultan la estrategia, los objetivos u otra información importante a los miembros del equipo que se encuentran en un nivel superior o inferior en la empresa.

• Silos geográficos o por ubicación: estos silos surgen cuando los equipos se segmentan en diferentes ubicaciones. Las personas que trabajan juntas en la misma oficina pueden compartir información en persona o ad hoc; sin embargo, se olvidan de compartirla con los empleados en otras ubicaciones.

• Silos por horarios de trabajo: pueden surgir silos de información en los equipos que trabajan en diferentes turnos o en diferentes horarios, según el turno en el que trabajen los miembros del equipo. Suele suceder, por ejemplo, que se comparta información nueva con los que trabajan en el turno diurno, pero no con los compañeros del turno nocturno.

¿Los silos pueden ser beneficiosos para los negocios?

Los silos no necesariamente son malos para los negocios. De hecho, es importante proporcionar una estructura organizativa a los diferentes departamentos. Los silos buenos pueden contribuir a una cultura corporativa positiva, una comunicación eficaz y a prácticas de trabajo más eficientes.

Sin embargo, los silos se pueden potenciar de manera negativa por las rivalidades internas, la visión poco clara y la falta de comunicación, lo que puede conducir a una disminución de las interacciones entre los equipos involucrados, a una duplicación del trabajo y una resistencia al cambio. Si este es el caso, es importante romper con estos silos y reconstruir la comunicación entre ambos equipos.

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¿Qué causa los silos organizacionales?

Los silos organizacionales pueden surgir de varias maneras. A continuación compartimos algunas de las causas y las soluciones para romper los silos y promover una mayor colaboración en el trabajo.

Mentalidad de silo en el liderazgo

Cuando los líderes de equipo tienen una mentalidad de silo, suelen transmitir esa actitud a sus subordinados directos. Predicar con el ejemplo es contagioso, y si un líder emite juicios negativos sobre un determinado equipo, puede influir rápidamente en el resto de sus empleados directos. Esto conduce a una competencia innecesaria, problemas de comunicación y un ambiente de trabajo más hostil.

Cómo solucionarlo: cuando trabajes con equipos directivos, asegúrate de establecer objetivos claros para toda la empresa. De esta manera, los gerentes tienen una idea clara de cuál es el objetivo global y cómo los objetivos específicos de su equipo contribuyen a una parte del panorama general. Esto permite comprender con facilidad cómo cada equipo es responsable de una pequeña parte de la meta final y por qué necesitan trabajar juntos. La atención se centra en lograr un objetivo más amplio en lugar de competir entre sí.

Falta de procesos definidos para la colaboración entre equipos

Sin herramientas centralizadas, cada equipo incorporará sus propias herramientas y procesos para realizar el trabajo, lo cual puede estar bien para el trabajo interno de un departamento específico, pero puede causar problemas cuando se trabaja de forma transversal. Dado que los equipos externos no necesariamente tienen el mismo proceso, esto puede causar que la información quede aislada.

Sin un sistema central de registros, los equipos interdisciplinarios no pueden compartir información ni comunicarse con otros de manera eficaz. Se pierde información a través de las diferentes plataformas de comunicación y debido a la falta de comunicación. Esto puede dar lugar al incumplimiento de los plazos, a la pérdida de documentación y a la duplicación de trabajo.

Cómo solucionarlo: establece un sistema central de registros a través de una plataforma de gestión del trabajo. Si tu equipo aún no tiene procesos establecidos para la comunicación, te recomendamos implementar las mejores prácticas de gestión de cambios para garantizar que todos en la empresa entiendan cómo usar la plataforma. Una vez implementada la herramienta, asegúrate de organizar capacitaciones sobre el uso de la herramienta cada vez que se incorporen empleados nuevos. De esta manera, se deja en claro dónde y cómo colaboran los equipos.

Incentivos exclusivamente extrínsecos

Establecer incentivos es una forma común de motivar a los miembros del equipo a alcanzar un objetivo común. Sin embargo, si el trabajo que promueve el incentivo no se alinea con los objetivos de la empresa, los miembros del equipo podrían estar contribuyendo únicamente para obtener dicho incentivo.

Imagina, por ejemplo, que un gerente establece un incentivo para el equipo de marketing. Este les informa a los miembros del equipo que recibirán una pequeña bonificación por cada registro que obtengan en un webinar específico. Si bien suena como una buena estrategia para alentar a los miembros del equipo a obtener nuevas inscripciones, estos pueden aprovechar el sistema para animar a tantas personas como sea posible a inscribirse en el webinar, independientemente de cuán calificadas estén. Esta forma de motivación extrínseca no es necesariamente mala, pero no debería ser la única motivación de un equipo.

Cómo solucionarlo: si estás pensando en implementar alguna forma de motivación extrínseca, como un incentivo, asegúrate de que sean lo suficientemente específicas para alinearse con los objetivos generales de la empresa. También es importante fomentar la motivación intrínseca individual del equipo. Si percibes que los miembros del equipo muestran interés en un proyecto o trabajo específico, asegúrate de promover esa curiosidad y apoyar sus intereses.

Objetivos aislados

Un equipo que no tiene un objetivo común es como un barco a la deriva sin ningún equipamiento que lo guíe. Sin un objetivo común, los departamentos individuales desarrollan estrategias individuales sin colaborar con otros equipos. Esta falta de visión general conduce a trabajos duplicados, procesos ineficientes y un entorno de trabajo desorganizado.

Cómo solucionarlo: establece objetivos de equipo e indica claramente cómo contribuyen a los objetivos más generales de la empresa. La mejor manera de hacerlo es implementando herramientas de colaboración que conecten el trabajo que realiza el equipo con los objetivos de la empresa.

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5 consejos para evitar silos organizacionales en tu empresa

Estos son algunos consejos que puedes seguir para organizar tu empresa de un modo que evite la formación de silos dañinos y promueva la comunicación colaborativa.

1. Impulsa la comunicación transparente

Una de las formas más sencillas de romper los silos organizacionales es simplemente tender un puente mediante una comunicación clara. Cuando esto comienza con el equipo directivo, toda la empresa tiene un buen ejemplo de cómo debe ser el flujo de información, cómo funciona la colaboración en equipo y cómo la cultura corporativa contribuye al logro de los objetivos. Si el equipo directivo predica con el ejemplo, sus subordinados directos replicarán dicho comportamiento y, cuantas más personas se comuniquen de manera efectiva en la empresa, mejor.

2. Fomenta la colaboración interdisciplinaria periódica

Si quieres que tu equipo se sienta cómodo trabajando y conectándose con otros equipos, asegúrate de que tengan oportunidades para hacerlo. Forma equipos tigre interdisciplinarios para proyectos específicos, o comunícate periódicamente con colegas de otros departamentos para garantizar vínculos estrechos. Define las mejores prácticas sobre cómo comunicarse con otros departamentos y sienta las bases para una colaboración duradera.

3. Establece un sistema de registros consecuente

Una de las formas más fáciles de garantizar que los diferentes equipos compartan información es establecer un sistema central de registros. Si todos tienen acceso a los diferentes proyectos en los que están trabajando los equipos interdisciplinarios, es mucho más difícil que se formen silos. Este tipo de transparencia ayuda a los equipos que colaboran entre sí a diseñar mejor las estrategias para trabajar juntos.

4. Conecta el trabajo con objetivos medibles

No se trata solo de establecer objetivos, se trata de establecer objetivos que el equipo realmente pueda lograr. Asegúrate de usar técnicas de definición de objetivos medibles como objetivos SMART u OKR para que los gerentes de equipos interdisciplinarios puedan desarrollar estrategias complementarias y evitar la duplicación de trabajo. Una vez que se definan los objetivos, conecta el trabajo que realiza tu equipo con esos resultados medibles, para ayudar a los empleados a comprender cómo su trabajo es importante para la empresa.

5. Establece un sistema de control equilibrado

Ningún equipo debe tener el control total en la toma de decisiones. Establece alguna forma de control, para que los equipos que comúnmente trabajan juntos tengan un equilibrio y no haya un monopolio en la toma de decisiones. Si bien no es algo común, es posible que un equipo domine a otro si tiene más recursos o un mayor interés en el tema. Una forma de garantizar que todos participen, independientemente del equipo al que pertenezcan, es usar técnicas de toma de decisiones en grupo.

Une los silos organizacionales para aumentar la productividad

Promueve la colaboración interdisciplinaria y optimiza tu estructura organizativa para ayudar a los equipos a mantenerse alineados. De esa forma, los equipos pueden centrarse menos en el trabajo duplicado y en la gestión de las relaciones interpersonales entre equipos, y más en el trabajo de conocimiento que se requiere para alcanzar los objetivos.

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