Una inmersión profunda en los modelos de madurez de la gestión de proyectos

Piensa en cómo eras en la escuela primaria. ¿Tenías una forma madura de ver el mundo? ¿Y cuando estabas en la escuela secundaria? ¿Cómo son tus opiniones y puntos de vista ahora que eres adulto y tienes más experiencia? 

Este concepto de madurez se puede aplicar a muchas cosas, incluidos los negocios y la gestión de proyectos. Cuando una organización comienza a desarrollar el trabajo, es posible que haya poco o ningún proceso estándar para la gestión de proyectos. A medida que el negocio crece, su estilo de gestión de proyectos madura. Este es el concepto básico detrás del modelo de madurez de la gestión de proyectos.

Comprender los componentes del modelo de madurez de la gestión de proyectos puede ayudarte a analizar dónde se encuentra actualmente tu organización y qué tan maduros son tus procesos. Luego, puedes usar este conocimiento para desarrollar y mejorar aún más tus procesos de gestión de proyectos.

¿Qué es un modelo de madurez de gestión de proyectos (PMMM)?

Un modelo de madurez de gestión de proyectos (comúnmente abreviado como PMMM) es una matriz que ilustra cómo evoluciona el proceso de gestión de proyectos de una empresa a lo largo del tiempo. Así como una empresa cambia a medida que se expande, también es necesario que se adapte tu estilo de gestión de proyectos. La idea es que una organización no crece al azar: cuando una empresa crece, crece con un propósito.

El propósito del modelo de madurez de la gestión de proyectos organizacionales es proporcionar al liderazgo una guía de los pasos que pueden seguir para mejorar. Cuando se presenta visualmente, el PMMM se parece a una matriz con cinco columnas que indican los niveles de madurez y 10 filas que indican las áreas de conocimiento.

El PMMM se creó en función de modelos de negocios ya existentes, como el Modelo de Madurez de Capacidades (CMM). Este fue desarrollado por el Instituto de Ingeniería de Software de la Universidad Carnegie-Mellon y el Modelo de Excelencia de la Fundación Europea para la Gestión de la Calidad (EFQM). También toma aspectos del Modelo de Madurez de Riesgos, que describe qué aspectos y actividades pueden crear un programa de gestión de riesgos sostenible y repetible.

Los 5 niveles de madurez del PMMM

Estos cinco niveles de madurez de la gestión de proyectos representan la etapa de madurez en la que puede encontrarse una empresa. Es posible que una organización se encuentre en diferentes niveles de madurez en diferentes áreas de conocimiento. Esto es similar a una rúbrica de calificación o una evaluación de desempeño de un empleado. 

Nivel 1: proceso inicial

Durante este nivel, una organización tiene muy pocos procesos de gestión de proyectos implementados. Lo más probable es que las tareas se realicen al azar y sea difícil predecir el éxito futuro, ya que todo se hace ad hoc. 

Los diferentes equipos pueden usar diferentes procesos de gestión de proyectos, lo que resulta en una falta de responsabilidad y cohesión entre los equipos. Hay muy poca documentación (si es que hay alguna) y las métricas solo se recopilan según sea necesario. Debido a que los equipos de proyectos no miden las métricas, no hay forma de evaluar el éxito del proyecto. 

El proceso inicial no es necesariamente una mala etapa: ¡todos los equipos tienen que empezar por algún lado. La principal conclusión de esta etapa es ser consciente de la falta de procesos y documentación, para que puedas trabajar con tu Equipo en su desarrollo.

Nivel 2: Proceso estructurado y estándares

En este nivel, una organización implementa la gestión básica de proyectos, pero solo para proyectos individuales. Esto significa que puede haber diferentes metodologías de gestión de proyectos en uso en toda la organización. Por ejemplo, el equipo de marketing puede organizar sus proyectos de manera diferente al equipo de ventas. Cuando los equipos de ventas y marketing necesitan colaborar, esta desconexión causa fricciones. 

Dado que no existen prácticas más amplias de gestión de proyectos en la organización, el éxito de todos los proyectos depende de los jefes de proyecto individuales y de los equipos que trabajan en esos proyectos. Las métricas solo se supervisan de la manera más básica para garantizar el éxito del proyecto actual. 

Si tu equipo está en este nivel, ¡vas por buen camino! Estás estandarizando tus procesos de gestión de proyectos a nivel de equipo. Ahora, puedes centrarte en crear prácticas estándar en toda la empresa para promover una mayor colaboración interdisciplinaria.

Nivel 3: Estándares de la organización y procesos institucionalizados

En este nivel de madurez, una organización debe tener un sistema de gestión de proyectos bien definido que sea estándar en toda la organización, a veces denominado oficina de gestión de proyectos (PMO). La gerencia participa regularmente en la implementación de nuevos procesos, incluida la implementación de la gestión de cambios cuando sea necesario para actualizar o modificar los procesos de gestión de proyectos en toda la organización. Mides las métricas, pero solo para establecer una línea de base, no para la planificación estratégica.

La documentación en esta etapa es importante, y hay procesos e información establecidos que indican claramente cómo son los procesos de Business estándar. Si ocurre una emergencia crítica para el negocio, existen planes de contingencia claros para evitar que el negocio fracase por completo.

Nivel 4: Procesos gestionados

En esta etapa, tu organización exhibe todas las características del nivel tres y las lleva un poco más allá. Una organización en el nivel de procesos gestionados tiene procesos claros de gestión de proyectos y documentación establecida. Los líderes de proyectos incorporan regularmente procesos estándar de gestión de proyectos en todos los sistemas corporativos. Durante esta etapa, la dirección comienza a monitorear las métricas y a analizar el desempeño anterior para tomar decisiones para proyectos futuros.

En el nivel cuatro, la gerencia tiene una comprensión clara de cómo lograr el éxito del proyecto. Según las experiencias pasadas, la documentación y las métricas actuales, pueden tomar decisiones informadas para garantizar que los proyectos futuros estén preparados para el éxito.

Nivel 5: optimización del proceso

Una vez que una organización alcanza este nivel de madurez en la gestión de proyectos, puede comenzar a optimizar completamente sus procesos para adaptarse mejor a sus necesidades. Uno de los identificadores clave de esta etapa es la mejora continua. La mejora continua es el proceso de adaptar tus procesos en un esfuerzo por mantener la eficiencia y la productividad. Las organizaciones maduras integran técnicas de mejora continua en sus procesos de gestión de proyectos.

Tu equipo no solo informa regularmente sobre las métricas, sino que también las utiliza para crear un plan estratégico en el futuro. Mientras que las organizaciones en el nivel cuatro de la PMMM revisan las métricas para tomar decisiones de negocios clave, las empresas en el nivel cinco también mejoran activamente los procesos de negocios.

10 áreas de conocimiento de la gestión de proyectos

Si los cinco niveles de madurez del PMMM son las columnas de la matriz, las 10 áreas de conocimiento son las filas. Estas diferentes áreas de conocimiento están identificadas por la guía del Project Management Institute (PMI), la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (la guía PMBOK®). Este es el estándar de la industria para identificar qué áreas de conocimiento son esenciales para la gestión de proyectos. 

• Gestión de la integración de proyectos: la coordinación de las diferentes piezas móviles de los proyectos. Esto incluye tareas individuales, recursos, partes interesadas, entregables y gestión de portafolios. Esta área de conocimiento identifica cómo se comunican todas estas piezas en movimiento a otros miembros del equipo.

• Gestión del alcance: la forma en que el equipo se asegura de que un proyecto se ajuste al alcance del proyecto, ya sea en términos de tiempo, presupuesto o recursos.

• Gestión del tiempo: similar a la gestión del alcance del proyecto, es la forma en que un equipo de gestión de proyectos usa el tiempo durante un proyecto.

• Gestión de costos: es un subconjunto de la gestión del alcance. Se refiere a cómo un equipo gestiona los costos de un proyecto y si está utilizando el presupuesto de manera eficiente.

• Gestión de la calidad: cómo los equipos usan sus procesos para producir productos de calidad.

• Gestión de recursos: cómo los equipos organizan, procesan, gestionan y lideran a los miembros del equipo durante un proyecto.

• Gestión de la comunicación: la forma en que los equipos comunican los proyectos tanto internamente a otros empleados como externamente a los clientes futuros y actuales. Esto puede incluir la comunicación en tiempo real y asíncrona, todo lo cual debe documentarse en un plan de comunicación.

• Gestión de riesgos: cómo un equipo mitiga proactivamente el riesgo del proyecto. Esto incluye cualquier plan de contingencia que un equipo tenga en respuesta a un riesgo potencial. 

• Gestión de adquisiciones: cómo una organización obtiene bienes o servicios de proveedores externos. Esto podría ser a nivel del proyecto o a nivel de la empresa. 

• Gestión de las partes interesadas: la forma en que tu equipo gestiona las expectativas de las diferentes partes interesadas y cómo comunicas las actualizaciones de estado a las diversas partes interesadas.

Cómo pasar de un nivel a otro

Si quieres llevar los procesos de gestión de proyectos de tu equipo del nivel actual al siguiente, es importante comprender que el modelo de madurez de gestión de proyectos no es un conjunto de reglas estrictas. Son más bien pautas y características de cómo es un buen proceso de gestión de proyectos. 

Lamentablemente, no hay una forma estándar de garantizar que tu empresa pueda pasar de un nivel a otro. Hay muchos factores diferentes que influyen en la capacidad de tu organización para avanzar de nivel, incluido el sector en el que te encuentras, la cultura de la empresa y los objetivos de crecimiento.

Si sientes que tu equipo tiene dificultades para pasar de un nivel a otro, echa un vistazo a las 10 áreas de conocimiento para ver cómo está progresando tu equipo. Para cada área de conocimiento, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Has establecido mejores prácticas de gestión de proyectos? Si no es así, es posible que estés en el nivel uno para esta área de conocimiento.

• ¿Tienes documentación sobre cómo tu organización coordina cada área de conocimiento específica? Si no es así, esta área de conocimiento puede estar estancada en el nivel dos.

• ¿Has estandarizado las prácticas en todos los equipos de tu organización? Si no es así, es probable que estés en el nivel tres para esta área de conocimiento.

• ¿Supervisas las métricas y evalúas el éxito del proyecto en función de prácticas estandarizadas? Si no es así, esta área de conocimiento puede estar en el nivel cuatro.

• ¿Reevalúas continuamente qué tan bien tu Equipo está gestionando cada área de conocimiento? Si no es así, enfocarte en la mejora continua puede ayudarte a alcanzar el nivel cinco para esta área de conocimiento.

Cuando haces estas preguntas, puedes identificar en qué procesos deberás centrarte para aumentar la madurez de la gestión de proyectos de tu organización. Por ejemplo, si actualmente estás en el nivel uno, sabes que el acto de crear un proceso de gestión de proyectos es suficiente para llevarte al siguiente nivel.

Beneficios de utilizar el modelo de madurez de gestión de proyectos

Si deseas ver una mejora en el rendimiento de tu Business, optimizar los procesos de gestión de proyectos es un buen paso. A continuación, te presentamos algunos de los motivos por los que esto es beneficioso para tu organización.

Fomenta la escalabilidad

Uno de los principales beneficios de usar el modelo de madurez de gestión de proyectos para analizar tus procesos actuales de gestión de proyectos es crear una base sólida para el crecimiento. Establecer procesos claros de gestión de proyectos ayuda a darle a tu equipo el marco que necesitas para medir claramente el rendimiento y el éxito del proyecto. 

A medida que tu equipo comience a crecer, usa el PMMM para reevaluar si el estilo de gestión de proyectos de tu organización funcionará o no para el tamaño del equipo que tienes. Esta es la razón por la que la mejora continua es un aspecto clave del nivel cinco: le da a tu equipo la capacidad de encontrar lo que funciona mejor para ellos a medida que el equipo cambia y crece. 

Minimiza la falta de comunicación

Cuando tu organización establece una forma estándar de gestión de proyectos, todos en tu equipo tienen todas las herramientas y el lenguaje compartidos necesarios para comunicarse de manera efectiva. Por ejemplo, si tu equipo usa muchas aplicaciones como Slack, Dropbox, Google Drive y el email, puede ser difícil saber cuál es la verdadera fuente de información. Pero si usas una herramienta de gestión del trabajo como Asana como parte de tu proceso de gestión de proyectos, puedes establecer una fuente de referencias y minimizar la falta de comunicación. Asana te ayuda a coordinar los planes, proyectos y procesos en una ubicación central. Además, puedes crear plantillas para estandarizar los procesos en toda tu organización.

Cuando todo está estandarizado y todos usan los mismos procesos, tu equipo no tiene que preocuparse tanto por la falta de archivos y documentos. Cada miembro del equipo sabe exactamente dónde encontrar la información que necesita.

Aumenta el rendimiento empresarial

Cuando tu equipo tiene una estructura estandarizada para gestionar el trabajo, no tiene que preocuparse por cómo comunicarse. Pueden centrarse en lo que es importante: hacer el trabajo. Esto ahorra tiempo y capacidad mental. Tu equipo puede centrarse en el trabajo significativo que ayuda a tu empresa a crecer, en lugar de ocuparse de los pormenores del trabajo, como descifrar cadenas de emails y perseguir aprobaciones. 

Mejora la gestión de proyectos con Asana

Una de las formas más fáciles de comenzar a mejorar los procesos de gestión de proyectos de tu equipo es establecer una fuente central de referencias. Usar una herramienta de gestión del trabajo como Asana puede ayudarte a llevar la gestión de proyectos al siguiente nivel.