Los 16 mejores gráficos para visualizar la eficacia del proyecto

Ser un gerente de proyectos significa encontrar formas de ejecutar el trabajo de manera más efectiva. Para los equipos, la visualización de las tareas puede ayudar a optimizar la comunicación y crear transparencia.

Los gráficos de proyectos ayudan a los miembros del equipo a visualizar las tareas y a comprender cómo ese trabajo se conecta con los objetivos más amplios de la empresa. Desde los diagramas de Gantt hasta los diagramas de flujo, existen muchos tipos diferentes de gráficos para elegir; como por ejemplo: gráficos para la planificación y asignación de recursos, como los diagramas de Gantt, WBS y CPM; para la ejecución, como los tableros Kanban y los cronogramas; y para la emisión de informes, como los gráficos de barras y los gráficos burndown.

Descubre 16 de los gráficos de proyectos más efectivos en cada una de estas categorías que te ayudarán a lograr tus objetivos y aumentar la productividad de tu equipo.

Gráficos de proyectos para la planificación y asignación de recursos

Una idea errónea común en la gestión de proyectos es que los gráficos de proyectos solo son útiles para la emisión de informes. De hecho, algunos de los gráficos de proyectos más valiosos son los que se utilizan para preparar al proyecto y a tu equipo para el éxito.

El uso de gráficos de proyectos para la planificación y asignación de recursos puede beneficiar a tu equipo en todos los niveles:

• Los colaboradores individuales tienen una forma clara de visualizar los próximos trabajos.

• Los líderes de equipo pueden garantizar que cuentan con los recursos suficientes para cumplir sus objetivos a tiempo.

• Los participantes obtienen una vista general del trabajo que vendrá después, lo que aumenta el compromiso y la aceptación.

Echa un vistazo a los siete mejores gráficos de proyectos para la planificación y la asignación de recursos:

1. Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontal que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto al poder ver las tareas a lo largo del tiempo. En este tipo de gráfico, cada barra representa una tarea o iniciativa, y la longitud de la barra determina la cantidad de tiempo necesaria para su ejecución. Usa los diagramas de Gantt para visualizar el cronograma, las tareas y los objetivos de un proyecto en particular. 

Si bien no fue su inventor original, el diagrama de Gantt se volvió popular gracias a Henry Gantt en la década de 1910. Estos diagramas han sufrido una gran transformación desde su uso original para registrar las horas de trabajo en las fábricas. Actualmente, se utilizan para dar seguimiento al progreso de los proyectos en tiempo real, visualizar las dependencias de las tareas y representar hitos importantes. 

Ideal para: Equipos que desean representar visualmente el plan del proyecto para poder coordinar las tareas dependientes y cumplir con los plazos. Los diagramas de Gantt son muy útiles para la planificación y la programación de los proyectos de principio a fin. 

2. Estructura de desglose del trabajo (WBS)

La estructura de desglose del trabajo es un método que se utiliza para desglosar visualmente las tareas del proyecto en unidades más pequeñas. Tú y el equipo del proyecto pueden usar una WBS para visualizar los entregables que se requieren y las dependencias, y a la vez optimizar la comunicación.

Hay tres niveles dentro de una WBS: las tareas madre, las dependencias y las subdependencias. Estos niveles desglosan las tareas en su forma más simple para mostrar el trabajo que se necesita para luego realizar la tarea madre.

Ideal para: Equipos que trabajan en proyectos complejos y quieren dividir las tareas en partes más pequeñas. Una WBS ayuda a visualizar las dependencias y conecta las tareas a objetivos más amplios.

3. Método de la ruta crítica

Una ruta crítica es la secuencia más larga de actividades que tu equipo debe finalizar a tiempo para completar todo el proyecto. El método de la ruta crítica es una técnica que se utiliza para identificar la cantidad de tiempo que requiere cada una de estas actividades. 

Dado que el retraso en las tareas críticas puede afectar todo el proyecto, este método ayuda a facilitar una mejor asignación de recursos y a evitar los cuellos de botella. Una vez que identifiques la ruta crítica, puedes programar las tareas con tiempo suficiente para garantizar que tu equipo pueda finalizar los entregables del proyecto según lo planificado. 

Ideal para: Equipos que buscan llevar a cabo un proyecto con el cronograma más eficiente posible. Este método ayuda a programar los entregables y las fechas de entrega del proyecto. 

4. Diagrama de PERT

El acrónimo PERT significa “Program Evaluation and Review Technique”, que traducido es Técnica de revisión y evaluación de programas. El diagrama de PERT es una herramienta que se utiliza para programar, organizar y planificar en detalle las tareas de un proyecto. Proporciona una representación visual del cronograma de un proyecto que desglosa las tareas individuales.

Puedes usar este tipo de diagrama para comprender mejor cómo conectar las tareas entre sí y contar con un elemento visual claro de las dependencias. Es útil para evaluar los recursos necesarios y estimar la duración de cada tarea y la asignación del equipo.

Ideal para: Equipos que trabajan en un proyecto con subdependencias complejas. Este diagrama ayuda a designar recursos con precisión para mantener los plazos bajo control. 

5. Diagrama de flujo

En el diagrama de flujo se representan todos los pasos, las secuencias y las decisiones de un flujo de trabajo. Se utiliza para planificar, visualizar y documentar los pasos importantes de un proceso. 

Puede incorporar diferentes herramientas de visualización, como un diagrama de PERT o un diagrama de flujo de carriles; y es útil para muchos fines diversos, como simplificar flujos de trabajo complejos, organizar tareas e identificar cuellos de botella. 

Ideal para: Equipos que tienen dificultades para resolver los cuellos de botella y mantener las tareas organizadas. Este tipo de diagrama permite visualizar fácilmente los problemas y las soluciones del proyecto. 

6. Diagrama de red

El diagrama de red consiste en cuadros y flechas que representan las tareas, y te ayudan a visualizar qué es crítico y que no. Es una de las muchas herramientas de nivelación de recursos que se utilizan para ajustar las fechas de los proyectos y evaluar los recursos disponibles. 

Usa un diagrama de red para trazar la cronología y el programa de las tareas del proyecto. Planifica la duración de los proyectos y controla el progreso con la ayuda de este diagrama.

Ideal para: Equipos que tienen dificultades para mantener los proyectos al día y priorizar los entregables. Este tipo de diagrama te ayuda a priorizar las tareas críticas. 

7. Diagrama de matriz

El diagrama de matriz ayuda a comprender la relación entre los conjuntos de datos, las funciones y los elementos del proyecto. Puedes usar este diagrama para identificar los problemas, asignar recursos y evaluar las áreas de oportunidad dentro de un proyecto.

Existen muchos tipos diferentes de diagramas de matriz, como el diagrama en forma de L, en forma de Y, en forma de C, en forma de T y en forma de X. Analiza el objetivo y los puntos de datos de tu proyecto para determinar cuál es el diagrama apropiado para tu equipo.

Ideal para: Equipos que trabajan en proyectos centrados en los datos y necesitan ayuda para conectar las tareas con los objetivos. Un diagrama de matriz ayuda a que tu equipo comprenda la relación entre los datos y los objetivos. 

Gráficos de proyectos para la ejecución

Cuando hayas finalizado el proceso de planificación, usa los gráficos de proyectos para ejecutar tu trabajo. Realiza un seguimiento exacto de quién está haciendo qué, para cuándo y por qué. Mantén a tu equipo encaminado con una fuente central de información y notifícales de cualquier cambio en tiempo real.

Echemos un vistazo a los cinco mejores gráficos de proyectos para la ejecución del trabajo:

8. Tablero Kanban

Los tableros Kanban permiten visualizar el trabajo que se debe realizar, especialmente cuando el trabajo avanza a través de las distintas etapas. Probablemente los has visto elaborados con notas adhesivas o en una pizarra.

Las herramientas de tableros Kanban virtuales son más dinámicas: te permiten dar seguimiento al progreso del trabajo a través de las diferentes etapas en tiempo real. Si bien estas etapas varían de un equipo a otro, algunas pueden ser Nuevo, Listo, En progreso, Borrador, En espera y Finalizado.

Ideal para: Equipos que adoptan la mejora continua y prefieren trabajar en etapas sucesivas con entregables claros. Estos tableros ayudan a visualizar las etapas dentro de un proyecto. 

9. Diagrama de Pareto

El principio de Pareto establece que aproximadamente el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas. Usa un diagrama de Pareto para visualizar las tareas del proyecto en función de esta regla 80/20. 

Puedes usar un diagrama de Pareto para identificar prioridades y tomar las mejores decisiones para tu equipo. Ten en cuenta qué tareas tendrán el mayor impacto con solo el 20 % del tiempo de tu equipo. Esto te ayudará a alinear tareas pequeñas con objetivos más amplios y a darle a tu equipo una orientación clara.

Ideal para: Equipos que tengan una carga laboral pesada y necesiten ayuda para priorizar los proyectos. Un diagrama de Pareto te ayuda a organizar las tareas según su prioridad para que puedas lograr el mayor impacto. 

10. Cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto te ayuda a mantenerte al día para que puedas cumplir con tus plazos. Te permite trazar el progreso del proyecto y conectar tareas pequeñas con los objetivos más amplios de la empresa.

Para empezar, crea el cronograma de un proyecto: enumera las acciones pendientes, estima la duración de cada iniciativa y establece las dependencias. Una vez que el cronograma esté listo, compártelo con todos los participantes del proyecto para que puedan tener información en tiempo real sobre las iniciativas y los plazos; así como de cualquier cambio que surja. 

Ideal para: Equipos que buscan mantenerse al día con plazos ajustados. Los cronogramas de los proyectos ayudan a visualizar el trabajo necesario para alcanzar los objetivos.

11. Diagrama de cola de pescado

Usa un diagrama de cola de pescado (Ishikawa) para representar los problemas o cuellos de botella dentro de un proyecto. Este tipo de diagrama también se conoce comúnmente como diagrama de causa-efecto. La cabeza del pez representa el problema o el cuello de botella que estás intentando resolver y las costillas representan las diferentes categorías y tareas asociadas. 

Puedes usar un diagrama de cola de pescado para encontrar soluciones a las causas de origen de los problemas mediante la ayuda de los miembros del equipo. Algunos ejemplos de problemas son la falta de recursos y datos incorrectos del proyecto.

Ideal para: Equipos que tienen dificultades para resolver los problemas del proyecto en tiempo real. El diagrama de cola de pescado ayuda a conectar los problemas con posibles soluciones para que puedas identificar cuáles son las mejores acciones a seguir. 

12. Gráfico de control

Un gráfico de control es una forma de visualizar los cambios en el proyecto. Puedes utilizarlo para comprender cuánto tiempo se necesita para finalizar las tareas en función de los recursos asignados. Esto te dará un panorama real del progreso del proyecto a lo largo del tiempo.

Para crear un gráfico de control, comienza por determinar un límite máximo y mínimo (como la duración de las tareas y la cantidad de recursos) para representar los hitos establecidos. Los cambios erráticos que superan estos límites simbolizan fluctuaciones drásticas. Una vez que hayas identificado esas fluctuaciones gracias al gráfico de control, podrás abordarlas y resolverlas rápidamente.

Ideal para: Equipos que tienen dificultades para resolver los problemas que afectan o hacen posponer los proyectos. Este tipo de gráfico te ayuda a mantenerte al día con los recursos asignados.

Gráficos de proyectos para la emisión de informes

Una parte fundamental, pero que a veces se pasa por alto, de la gestión de proyectos es la emisión de informes sobre el trabajo que se finaliza. Es magnífico que logres cumplir con los objetivos del proyecto, pero si no cuentas con una manera de brindar información sobre el trabajo, tu equipo no podrá aprender de los éxitos, ni de los errores.

Los gráficos de proyectos efectivos te brindan una oportunidad de aprender lecciones valiosas a partir del proyecto, y de aplicar esas lecciones en el futuro.

Para comenzar, analicemos estos cuatro tipos de gráficos de proyecto para la emisión de informes:

13. Gráfico de barras

El gráfico de barras es un enfoque tradicional para visualizar los datos del proyecto. Se utiliza para medir las variables del proyecto en función de los hitos. Con un formato simple y componentes versátiles, no es de extrañarse que tantos equipos utilicen este tipo de gráfico.

Para crear un gráfico de barras, puedes trazar las variables que elijas, como las horas de la tarea o el costo del proyecto, en los ejes X e Y. Este diseño te permite asimilar rápidamente los datos del proyecto y compartirlos con los participantes clave.

Si bien puedes hacerlo a mano, la mejor forma de generar este tipo de gráficos es con una herramienta de Informes universales. Cuando el gráfico está conectado directamente con el trabajo de tu equipo, esto te ayudará a reducir el trabajo manual y duplicado, y te permitirá dedicar más tiempo a las iniciativas de alto impacto.

Ideal para: Equipos que buscan una forma simple de visualizar los componentes del proyecto. Este tipo de gráfico es útil para analizar las distintas variables del proyecto en función de los objetivos. 

14. Gráfico burndown

El gráfico burndown es una representación visual del trabajo pendiente con respecto al tiempo necesario para finalizarlo. Puedes utilizarlo para estimar la duración de cada tarea, analizar los problemas y determinar la fecha de finalización del proyecto.

El propósito de este tipo de gráfico es planificar con precisión los recursos futuros en función de los datos. Para crearlo debes trazar la duración estimada de la tarea en comparación con el tiempo real en un gráfico. Esto te dará una visualización de la duración ideal del trabajo frente a la real.

Ideal para: Equipos que buscan analizar el tiempo de trabajo estimado frente al real. Es útil para determinar las fechas de entrega del proyecto. 

15. Gráfico burn-up

La diferencia entre un gráfico burn-up y un gráfico burndown es que el primero representa la cantidad de trabajo que queda por hacer, en lugar de la duración. En resumen, da seguimiento al progreso del proyecto en lugar de al tiempo. 

Para crear este tipo de gráfico, traza las tareas ideales restantes frente a la cantidad real de tareas restantes. Esto te permitirá comprender claramente dónde necesitas asignar más recursos. Puedes usar un gráfico burndown y un gráfico burn-up juntos para tener un panorama general de la eficiencia del equipo.

Ideal para: Equipos que buscan analizar la cantidad de trabajo estimada frente a la cantidad de trabajo real. Es útil para determinar la asignación de recursos. 

16. Gráfico circular

El gráfico circular es un diseño tradicional similar a un gráfico de barras, aunque la representación visual es diferente. En este tipo de gráfico se desglosan diferentes componentes dentro de un proyecto. Por ejemplo, si anticipas que la fase de investigación representará el 10 % del proyecto pero, finalmente, supera el 20 %, sabrás dónde empezar a analizar las áreas a mejorar.

Puedes usar un gráfico circular para dar seguimiento a los componentes fundamentales dentro de un proyecto grande y así comprender mejor la asignación de recursos y las métricas y datos importantes.

Ideal para: Equipos que buscan comprender el desglose de un proyecto determinado. Este tipo de gráfico ayuda a tu equipo a visualizar varios componentes y compararlos entre sí a fin de determinar en qué se invierte más tiempo o recursos. 

Visualiza el trabajo para aumentar la claridad

Un gráfico de proyecto puede resultar útil para que tu equipo asimile mejor la información del proyecto a través de elementos visuales simples. Esto te permitirá simplificar la planificación del proyecto y establecer expectativas claras desde un principio.

Si bien existen muchos tipos diferentes de gráficos de proyectos para elegir, el software de gestión de proyectos facilita la elaboración de los diagramas. Desde la posibilidad de cambiar entre diferentes proyectos y tareas hasta mantener los comentarios y la comunicación del equipo en un solo lugar, una herramienta de gestión de proyectos puede ayudarte a alcanzar tus objetivos.