Vorlage für Produktkataloge

Wenn Teams mit PDFs, Tabellen und Bildordnern jonglieren, verschwenden sie Zeit und übersehen Details. Mit einer Produktkatalogvorlage zentralisieren sie alles an einem zuverlässigen Ort.

Diese kostenlose Katalogvorlage bietet eine strukturierte, kollaborative Plattform, mit der Sie Ihren Katalog schnell aktualisieren und für Ihre Teams veröffentlichen können. Fügen Sie Artikelnummern einmal hinzu und verwenden Sie sie überall. Verfolgen Sie Versionen, fügen Sie Fotos hinzu, verwalten Sie Preisaktualisierungen und leiten Sie Überprüfungen in einem einzigen Workflow weiter.

Angenommen, Sie benötigen eine kostenlose Produktkatalogvorlage, um loszulegen, eine Online-Produktkatalogvorlage, die Teamkollegen durchsuchen können, oder eine bearbeitbare Produktkatalogvorlage, die Sie an Ihre Prozesse anpassen können. In diesem Fall spart dieses Layout Zeit und reduziert Fehler auf der gesamten Übersichtsseite.

Wer profitiert von Produktkatalogvorlagen?

Im vergangenen Quartal haben die Teams bei Asana einen saisonalen Katalog von einem Patchwork aus Tabellen in ein einziges Projekt umgewandelt. Die Änderung reduzierte Katalogfragen um die Hälfte und beschleunigte die Übergabe von Produktkatalogen.

Eine Produktkatalogvorlage ermöglicht es jedem Team, SKUs, Spezifikationen und Bilder in großem Maßstab zu verwalten. E-Commerce-Teams veröffentlichen Inserate schneller, und Vertriebsteams teilen genaue Produktlisten, Merchandising-Pläne und Sortimente. Operations-Teams können Lagerbestände verfolgen und Marketing-Teams können sofort auf genehmigte Assets zugreifen.

Produktkatalogvorlagen sind vielseitig einsetzbar und können in verschiedenen Branchen verwendet werden. Einzelhändler stellen saisonale Sortimente zusammen, Großhändler teilen aktuelle Daten und Hersteller verfolgen Zertifizierungen. Wenn Sie Artikelnummern, UPCs oder Varianten verwalten, hilft diese Vorlage, Ihren Katalog organisiert und zuverlässig zu halten.

Warum Sie die Produktkatalogvorlage von Asana verwenden sollten

Ein Merchandising-Lead sagte uns: „Sobald die Daten in einem Asana-Projekt gespeichert waren, entsprach unser Katalog endlich dem, was der Kunde sah.“ Das ist das Potenzial eines gemeinsamen, nachvollziehbaren Systems.

Mit Asana verwandelt sich Ihr Katalog von einem statischen Dokument in einen dynamischen Workflow. Sie fügen Produkte einmal hinzu und aktualisieren dann Details im Kontext. Benutzerdefinierte Felder standardisieren Attribute wie Preis, Verfügbarkeit und Varianten. Regeln automatisieren Überprüfungen und Preisanpassungen. Genehmigungen stellen die Qualität sicher, bevor etwas veröffentlicht wird. Da die Zusammenarbeit im Vordergrund steht, vermeiden Sie die Verbreitung von Versionen und Änderungen außerhalb des Katalogs.

• Starten Sie schneller mit einer Online-Produktkatalogvorlage, die Teamkollegen durchsuchen und filtern können.

• Reduzieren Sie Nacharbeit mit einer bearbeitbaren Produktkatalogvorlage, die Felder und Asset-Überprüfungen standardisiert.

• Sparen Sie Zeit, indem Sie Workflow-Regeln verwenden, die automatisch Preise zuweisen oder Aktualisierungen an den entsprechenden Verantwortlichen weiterleiten.

• Minimieren Sie Katalogfehler, indem Sie Felder und Genehmigungen für Spezifikationen und Bilder anfordern.

So verwenden Sie diese Produktkatalogvorlage

Verwenden Sie diese Produktkatalogvorlage, um einen organisierten und benutzerfreundlichen Workflow zu erstellen. Verschieben Sie jeden Eintrag durch die Phasen auf der linken Seite, während die Spalten oben Verantwortlichkeit, Zeitplan, Bereitschaft, Kanäle und Preis anzeigen. Sie können zuverlässige Produktinformationen einmal erfassen und sie dann für einen Verkaufskatalog, einen Online-Katalog oder eine druckbare Katalogbroschüre wiederverwenden, ohne die Arbeit neu aufbauen zu müssen.

Schritt 1. Duplizieren Sie die Vorlage und legen Sie Verantwortliche fest

Erstellen Sie das Projekt aus der Produktkatalogvorlage und weisen Sie eine verantwortliche Person zu, die die Felder und Ansichten verwaltet. Laden Sie Teamkollegen ein, die Texte verfassen, Bilder erstellen, Preise festlegen, Compliance verwalten und Verkäufe abwickeln, damit Updates über ein einziges System erfolgen. Fügen Sie ein Briefing hinzu, in dem erläutert wird, wie jede Rolle die Spalten verwendet und zum Workflow beiträgt.

Erklären Sie, wann Teamkollegen den Inhaltsstatus aktualisieren, was sie im Feedback zur Überprüfung aufzeichnen und wo sie Dateien anhängen. Verweisen Sie auf den Hausstil für Schriftarten und Farbpaletten, um sicherzustellen, dass das Kataloglayout und das Grafikdesign über alle Jahreszeiten hinweg einheitlich sind. Verweisen Sie neue Beteiligte auf kurze Tutorials innerhalb des Projekts, damit jeder den Prozess schnell erlernen kann.

Schritt 2. Produkte in der Kerninhaltsentwicklung hinzufügen

Erstellen Sie eine Aufgabe für jedes Produkt oder jede Variante in der Kerninhaltsentwicklung. Verwenden Sie den Aufgabentitel, um den Produktnamen anzugeben, und geben Sie die Produktkategorie ein, um die Produktlinie nach den Familien zu gruppieren, die Sie tatsächlich verkaufen. Weisen Sie einen Lead für die Texte zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum für den ersten Entwurf fest, damit die Arbeit pünktlich voranschreitet.

Schreiben Sie Produktinformationen in den Aufgabenbereich und fügen Sie spezifische Aufzählungspunkte hinzu, die Sie kanalübergreifend wiederverwenden möchten. Fügen Sie Details wie Materialien, Abmessungen, Funktion und Preis hinzu, damit Teams genaue Seiten erstellen können. Diese Struktur unterstützt einen Bekleidungskatalog, eine Möbelkatalogvorlage oder einen Immobilienservicekatalog mit denselben zuverlässigen Feldern.

Schritt 3. Verfeinern Sie Namen und Grafiken in Design und Branding

Verschieben Sie die Aufgabe in den Abschnitt Design und Branding, sobald der Verfasser den Text eingereicht hat. Bitten Sie Ihren Markenpartner, die Namensregeln, Schriftarten und Farbpalette zu bestätigen, damit Ihr Kataloglayout einheitlich und ansprechend bleibt. Erfassen Sie Fragen in Kommentaren, damit Sie Unklarheiten vor Genehmigungen beseitigen können.

Erfassen Sie Änderungen in Feedback überprüfen, damit der Verlauf mit der Artikelnummer verknüpft bleibt. Wechseln Sie den Inhaltsstatus auf „Bereit zur Überprüfung“, wenn Sie offene Einträge bearbeiten und den nächsten Verantwortlichen zuweisen.

Sie können diese bearbeitbare Produktkatalogvorlage anpassen, wenn sich Ihre Katalogdesignvorlage für ein minimalistisches Lookbook oder eine Broschürenvorlage entwickelt.

Schritt 4. Assets in der Bildsammlung und -bearbeitung verwalten

Verschieben Sie die Aufgabe in den Abschnitt „Bildersammlung und -bearbeitung“, um Fotos aufzunehmen und zu bearbeiten. Weisen Sie den Fotografen oder Bearbeiter zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, das mit Ihrem Startplan übereinstimmt, damit Teams nicht auf Assets warten müssen. Fügen Sie Ihre eigenen Bilder, Rohdateien und Endversionen hinzu, damit der vollständige Datensatz an einem Ort bleibt.

Verfolgen Sie den Fortschritt mit Bildqualitätswerten wie „In Bearbeitung“ oder „Genehmigt“ und speichern Sie Korrekturhinweise direkt auf dem Bild selbst. Designer können einfach auf hochwertige Assets für Mockup-Arbeiten oder Adobe InDesign-Projekte zugreifen, ohne Ordner durchsuchen zu müssen. Teams verwenden dann die duplizierten Dateien für Social Media, eine Broschüre oder eine druckbare Katalogvorlage.

Schritt 5: Preis- und Bestellinformationen eingeben

Verschieben Sie die Aufgabe zu „Preis- und Bestellinformationen“, sobald die Texte und Bilder abgeschlossen sind. Fügen Sie Preispunkte, Großhandelsbedingungen und Bündelregeln in die Felder oder den Aufgabentext ein, damit Vertriebsmitarbeiter nicht raten müssen. Markieren Sie die Finanzabteilung, um die Zahlen bestätigen zu lassen, bevor Sie sie mit Partnern teilen.

Verwenden Sie die Plattformkompatibilität, um Kanäle wie Shopify, Amazon oder eine Großhandelsübersicht zu markieren. Ändern Sie den Inhaltsstatus auf „Preis bestätigt“, sobald die Finanzabteilung die Genehmigung erteilt hat, und benachrichtigen Sie dann die nächste verantwortliche Person. Die Zahlen fließen nun automatisch sowohl in den Verkaufskatalog als auch in den Online-Katalog ein, sodass keine separate Neuerstellung erforderlich ist.

Schritt 6. Genehmigungen in Überprüfung und Genehmigung weiterleiten

Senden Sie die Aufgabe über Überprüfung und Genehmigung, um die endgültigen Genehmigungen zu erhalten. Fügen Sie Genehmigungen für Texte und Bilder hinzu, damit Genehmigende an einem Ort auf „Genehmigen“ oder „Änderungen anfordern“ klicken und Gründe im Kontext hinzufügen können. Erwähnen Sie die nächste verantwortliche Person, um die Dynamik aufrechtzuerhalten.

Verfolgen Sie regulatorische Kontrollen mit dem Zertifizierungsstatus und taggen Sie bei Bedarf Ihre Rechtsabteilung. Erfassen Sie Anfragen in Review Feedback, damit der vollständige Entscheidungsprozess an die SKU angehängt bleibt. Setzen Sie den Status des Inhalts auf „Genehmigt“, wenn die Prüfer zustimmen, und verschieben Sie den Eintrag in die Veröffentlichung.

Schritt 7. Veröffentlichen und verpacken in Fertigstellung und Veröffentlichung

Verschieben Sie genehmigte Produkte in die Finalisierung und den Vertrieb und verpacken Sie sie nach Zielgruppe. Erstellen Sie gespeicherte Ansichten, die nur die Informationen enthalten, die jede Gruppe benötigt, und teilen Sie Links, damit Personen die Daten anzeigen können, ohne die Quelle zu bearbeiten.

Sie pflegen einen Produktkatalog, während jede Zielgruppe ein bestimmtes Segment davon sieht.

• Verkaufskatalog: Filtern Sie nach Status Genehmigter Inhalt und ausgewählter Plattformkompatibilität, damit Vertriebsmitarbeiter Einträge sehen, die sie jetzt verkaufen können, mit sichtbaren Preisen und Produktinformationen, die für schnelle Angebote bereitstehen. Fügen Sie ein Briefing zur Verwendung hinzu, um neuen Mitarbeitern den Einstieg zu erleichtern.

• Website live: Filtern Sie nach der aktuellen Saison in der Produktkategorie und schließen Sie Einträge ohne genehmigte Bildqualität aus, damit die Website genau und konsistent bleibt. Fügen Sie ein Feldset für Abzeichen hinzu, wenn Ihr Team Werbeaktionen in sozialen Medien durchführt.

• Design-Übergabe: Filtern Sie nach genehmigten Einträgen und fügen Sie Links zu Assets hinzu, damit Designer ein Lookbook, eine Produktbroschüre oder einen Katalog ohne zusätzliche Anfragen zusammenstellen können. Teams, die Adobe InDesign- oder PSD-Dateien bevorzugen, können schnell das finden, was sie benötigen.

Führen Sie anschließend eine schnelle Stichprobe durch, bei der die Beteiligten einen kleinen Export überprüfen und Namen und Bilder verifizieren. Sie behalten die Masterdatei als eine einzige Informationsquelle bei, während jede Ansicht genau das bietet, was ein Team benötigt. Diese Methode spart in jedem Zyklus Stunden und sorgt für Konsistenz in der gesamten Produktlinie.

Schritt 8. Verwenden Sie die oberen Spalten als Bedienfeld

Behandeln Sie die Spalten als tägliche Hebel für Geschwindigkeit und Genauigkeit. Weisen Sie jede Aufgabe zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, um die Arbeit in Bewegung zu halten, damit sich niemand fragt, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist. Verwenden Sie die Produktkategorie, um Sortimente und saisonale Rollups zu planen, die eindeutig der Website und den Druckerzeugnissen zugeordnet sind.

• Inhaltsstatus: Zeigen Sie den genauen Fortschritt an und leiten Sie Übergaben in jeder Phase ein, um sicherzustellen, dass niemand auf Updates warten muss.

• Bildqualität: Geben Sie an, wann E-Commerce-Inhalte veröffentlicht werden können und wann Designteams eine auffällige Darstellung oder ein minimalistisches Layout erstellen sollten. Teams können ein Modell aufrufen oder ein Bild per Drag & Drop auf eine Seite ziehen, ohne eine neue Datei anfordern zu müssen.

• Zertifizierungsstatus: Decken Sie Compliance-Anforderungen auf, bevor die Einführungstermine verrutschen, und halten Sie Risiken für regulierte Kategorien sichtbar.

• Feedback überprüfen: Speichern Sie Entscheidungen und Änderungen im Kontext, damit Teams nicht immer wieder dieselben Fragen stellen müssen. Designer können beim Erstellen von Seiten auf Notizen zu Schriftarten und Farbpaletten zugreifen.

• Plattformkompatibilität: Markieren Sie die Kanalbereitschaft und aktivieren Sie eine schreibgeschützte Partneransicht, damit Agenturen nur das sehen, was sie benötigen.

Schritt 9: Übergaben automatisieren

Erstellen Sie Regeln, die automatisch den nächsten Schritt auslösen, sodass keine manuellen Eingriffe erforderlich sind. Wenn der Inhaltsstatus „Bereit zur Überprüfung“ lautet, weisen Sie den Genehmigenden zu und benachrichtigen Sie das Team, damit die Aufgabe nicht ins Stocken gerät. Wenn die Bildqualität genehmigt wurde, benachrichtigen Sie die E-Commerce- und Designteams, damit beide Gruppen rechtzeitig veröffentlichen können.

Benachrichtigen Sie den Vertrieb, wenn die Plattformkompatibilität ihren Kanal hinzufügt, damit die Vertriebsmitarbeiter frühzeitig Pitches vorbereiten können. Veröffentlichen Sie einen Kommentar, wenn der Zertifizierungsstatus „Genehmigt“ lautet, damit die Rechtsabteilung über die Schließung informiert wird. Ihre bearbeitbare Produktkatalogvorlage ermöglicht jetzt eine effizientere Zusammenarbeit mit weniger Aufwand in jeder Funktion.

Schritt 10. Den Katalog organisieren

Archivieren Sie nicht mehr benötigte Einträge oder verschieben Sie sie in einen eigenen Abschnitt unter Fertigstellung und Verteilung. Sortieren Sie jede Woche nach Inhaltsstatus, erkennen Sie blockierte Entwürfe und weisen Sie Verantwortliche neu zu, bevor Fristen überschritten werden. Überprüfen Sie die Felder jedes Quartal und entfernen Sie diejenigen, die Sie nicht verwenden, damit das System einfach und effektiv bleibt.

Fügen Sie in der Projektbeschreibung ein Briefing zu Namensregeln, Schriftarten und Farbpalette hinzu, um die Designkonsistenz zu gewährleisten. Teams, die einen Business-, Service- oder Modekatalog verwalten, folgen den gleichen Richtlinien. Sie behalten ein Framework bei, während sich jede Linie an ihren Markt anpasst.

Schritt 11. Erstellen Sie schnelle Exporte und teilbare Dateien

Öffnen Sie die Vertriebs- oder Business-Katalogansicht und exportieren Sie sie, wenn ein Partner eine Produktliste anfordert. Filter, die auf der Plattformkompatibilität und dem Inhaltsstatus basieren, stellen sicher, dass der Export ohne zusätzliche Schritte korrekt ist. Mitarbeiter senden einen Link für den Lesezugriff, sodass Partner immer aktuelle Einträge sehen.

Designteams verwenden dieselbe Ansicht, um einen druckbaren Produktkatalog, eine Broschüre oder ein Online-Whiteboard zusammenzustellen. Sie können Adobe InDesign- oder PSD-Workflows bevorzugen, und die angehängten Dateien unterstützen beide Pfade. Teams für die Social-Media-Kommunikation können ebenfalls Inhalte aus denselben Aufgaben für einheitliche Beiträge verwenden.

Schritt 12. Bericht über den Gesundheitszustand

Erstellen Sie ein Dashboard, das den Prozentsatz der SKUs mit genehmigter Bildqualität, Einträge nach Zertifizierungsstatus und die durchschnittliche Anzahl der Tage vom Entwurf bis zur Genehmigung anzeigt. Teilen Sie das Dashboard mit der Geschäftsleitung, damit sie häufige Fragen beantworten kann, ohne die projektverantwortliche Person konsultieren zu müssen.

Analysieren Sie Engpässe, indem Sie nach verspäteten Fälligkeitsdaten sortieren oder nach Phasen gruppieren. Passen Sie Verantwortliche oder Regeln an, wenn Sie Verzögerungen sehen, und beobachten Sie, wie sich die Zykluszeit verbessert. Ihre Produktkatalogvorlage läuft jetzt nahtlos von der Anfrage bis zur Auslieferung, sodass keine zusätzlichen Dateien oder fragmentierten Threads erforderlich sind.

Katalogisierungsfunktionen von Asana

Die Funktionen von Asana verwandeln eine Produktkatalogvorlage in mehr als nur eine Liste. Sie bieten Tools, um Details zu organisieren, die Qualität zu kontrollieren und schneller zu veröffentlichen. Hier sind einige unserer Favoriten für die Katalogisierung von Projekten.

Benutzerdefinierte Felder

Verfolgen Sie Artikelnummern, Preise, Varianten und Verfügbarkeit mithilfe strukturierter Felder, um genaue Daten zu gewährleisten. Menüs mit Einzelauswahl sorgen für Konsistenz in den Kategorien, während Zahlenfelder die Preisgestaltung verwalten. Pflichtfelder verhindern fehlende Produktinformationen und halten Ihren Katalog aktuell.

Projektansichten

Wechseln Sie die Ansicht je nach Ihren Anforderungen. Verwenden Sie die Listenansicht, um Produktdetails zu organisieren, die Boardansicht, um den Status zu überwachen, den Kalender, um Startdaten anzuzeigen, und die Zeitleiste, um teamübergreifend zu koordinieren. Ansichten halten Ihr Kataloglayout flexibel und benutzerfreundlich.

Regeln und Automatisierung

Vermeiden Sie sich wiederholende Übergaben. Erstellen Sie Regeln, um einen Prüfer zuzuweisen, wenn sich der Status ändert, den Vertrieb zu benachrichtigen, wenn Preise aktualisiert werden, oder das E-Commerce-Team zu benachrichtigen, wenn Bilder genehmigt werden. Die Automatisierung sorgt dafür, dass Ihr Workflow ohne zusätzlichen Aufwand in Bewegung bleibt.

Genehmigungen und Korrekturhinweise

Sammeln Sie endgültige Genehmigungen in Asana. Genehmigende überprüfen Texte, Bilder oder Modelle direkt in der Aufgabe und hinterlassen Kommentare im Kontext. Dies garantiert qualitativ hochwertige Kataloge, unabhängig davon, ob Sie eine Broschüre, ein Lookbook oder einen Online-Katalog erstellen.

Formulare

Standardisieren Sie den Prozess zum Hinzufügen neuer Produkte zu Ihrem System. Formulare ermöglichen es Teamkollegen oder Lieferanten, SKUs, Spezifikationen oder Bilder konsistent einzureichen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird. Jede Einreichung generiert eine Aufgabe mit vorausgefüllten Feldern, was Zeit spart und Fehler minimiert.

Berichte und Dashboards

Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über den Zustand Ihres Katalogs. Verfolgen Sie die Anzahl der Artikelnummern, die zur Veröffentlichung bereit sind, identifizieren Sie Einträge, bei denen Bilder fehlen, oder messen Sie die durchschnittliche Überprüfungszeit. Dashboards helfen Ihnen, Ihre Produktlinie zu organisieren und eine hohe Qualität aufrechtzuerhalten.

Empfohlene Integrationen für Ihre Produktkatalogvorlage

Integrationen verbinden Ihren Katalog-Workflow mit den Tools, die Sie bereits verwenden. Sie halten Daten korrekt und stellen jedem Team die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, ohne dass sie die Plattform wechseln müssen. Die vollständige Galerie finden Sie unter asana.com/apps.

Google Drive

Fügen Sie Datenblätter, Produktbroschüren oder Bilder aus Drive direkt an Aufgaben an. Teams verwenden immer die neueste Version, unabhängig davon, ob sie Dateien für einen Online-Katalog oder eine druckbare Broschüre benötigen.

Dropbox

Speichern Sie hochauflösende Bilder und Designdateien in Dropbox und verknüpfen Sie diese dann mit Ihrem Katalog. Aktualisierungen werden sofort angezeigt, sodass Marketing-, Vertriebs- und Designteams alle mit denselben Assets arbeiten.

Figma

Verknüpfen Sie Ihren Katalog mit Designarbeiten in Figma. Teams können Layouts, Lookbooks oder Katalogmodelle überprüfen und Feedback an einem Ort hinterlassen. So bleiben Kreativ- und Produktteams auf dem gleichen Stand.

Slack

Senden Sie Katalog-Updates an Slack-Kanäle, um Vertriebs- und E-Commerce-Teams auf dem Laufenden zu halten. Benachrichtigungen können Preisänderungen, neue Produktlinien oder genehmigte Inhalte umfassen. So bleiben Teams ohne zusätzliche Status-Updates auf dem Laufenden.

Zapier

Automatisieren Sie Aktionen zwischen Asana und Ihren E-Commerce- oder Publishing-Tools. Wenn eine SKU beispielsweise den Status „Bereit zur Veröffentlichung“ erreicht, können Sie ein Update in Shopify auslösen oder das Marketing-Team benachrichtigen, um einen Social-Media-Beitrag vorzubereiten.

Häufig gestellte Fragen zu Produktkatalogvorlagen