Vorlage für das Management von Freiberuflern

Wenn Sie mit einem Team aus Freiberuflern arbeiten, wissen Sie nur zu gut, wie herausfordernd die Organisation aller Arbeiten sein kann. Sie müssen Feedback zu Arbeitsaufträgen senden und erhalten und obendrauf natürlich Rechnungen erfassen, Ihr Budget im Blick behalten und sicherstellen, dass alle Freiberufler ihre Aufträge fristgerecht erledigen. Bei so vielen laufenden Vorgängen ist es ganz schön schwierig, den Überblick darüber zu behalten, wer woran arbeitet.

Aber wir haben eine gute Nachricht: dafür gibt es eine Lösung. Mit einer Vorlage für das Management von Freiberuflern können Sie Arbeitsvorgänge an einem zentralen Ort nachverfolgen und ausführen.

Was ist eine Vorlage für das Management von Freiberuflern? 

Eine Vorlage für die Verwaltung von Freiberuflern ist ein wiederverwendbarer Leitfaden, mit dem Sie Freiberufler zuweisen, empfangen und nachverfolgen können. Es enthält alle Informationen, die Sie bei der Verwaltung eines Teams von Freiberuflern berücksichtigen müssen – z. B. was Sie zugewiesen haben, was in Bearbeitung ist und wer woran arbeitet. 

Jedes Mal, wenn Sie ein neues Projekt starten, in das auch Freiberufler involviert sind, können Sie Ihre Vorlage einfach kopieren, die erforderlichen Informationen ausfüllen und direkt mit der Arbeit loslegen. So müssen Sie nicht jedes Mal von null anfangen oder sich den Kopf darüber zerbrechen, ob Sie nicht wichtige Informationen vergessen. Diese Sorgen gehören der Vergangenheit an, denn mit der Vorlage ist schon alles vorbereitet. 

Die Vorteile einer digitalen Vorlage für das Management von Freiberuflern

Bei der Verwaltung von Freiberuflern geht es nicht nur darum, die Arbeit an Ihrem Ende zu organisieren – Sie müssen auch sicherstellen, dass Auftragnehmer ihre Aufgaben leicht sehen und einreichen können. Wenn Sie Ihre Vorlage für das Management von Freiberuflern mit einer Projektmanagement-Software erstellen, können Sie und Ihr freiberufliches Team problemlos zusammenarbeiten. Sie können nicht nur sehen, woran jeder Einzelne arbeitet, sondern Ihre Freiberufler können auch genau sehen, wofür sie verantwortlich sind und wann die Aufgaben fällig sind. Sie können ihre erledigten Arbeiten sogar direkt an Aufgaben in Ihrer Vorlage anhängen, anstatt sie per E-Mail oder einem separaten Tool zu senden. 

Mit einer digitalen Vorlage für das Management von Freiberuflern können Sie: 

• Ihren Workflow optimieren und an einem zentralen Ort direkt mit Ihren Freiberuflern zusammenarbeiten.

• Sich einen guten Überblick über alle aus- und eingehenden Arbeitsaufträge verschaffen. 

• Updates zur Fertigstellung und Abgabe von Arbeiten in Echtzeit mitverfolgen. 

• Aufgaben mit Fälligkeitsdaten erstellen und an die verantwortlichen Personen zuweisen, damit es keine Unklarheiten hinsichtlich der Fristen und Verantwortlichkeiten mehr gibt.  

• Hängen Sie Google Docs wie Aufgabenbeschreibungen, Dokumente über den Arbeitsumfang und abgeschlossene Arbeiten direkt an Aufgaben an.

• Organisieren Sie die Arbeit nach verantwortlicher Person, Fälligkeitsdatum, Status, Typ, Abrechnungsmonat und mehr. 

• Benachrichtigen Sie Freiberufler automatisch, wenn Sie eine Aufgabe zuweisen oder aktualisieren. 

Diese Punkte sollte Ihre Vorlage für das Management von Freiberuflern enthalten

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit Freiberuflern ist vor allem gekennzeichnet von Organisation und Kommunikation. Sie benötigen ein durchdachtes System, um die einzelnen Aufträge eines jeden Freiberuflers im Blick zu behalten; nicht nur, damit Sie ihr Arbeitspensum kennen, sondern auch, damit Ihre Auftragnehmer genau wissen, wofür sie verantwortlich sind. 

Am besten erstellen Sie deshalb in Ihrer Vorlage für jeden Freiberufler einen eigenen Abschnitt. Wenn Sie Aufträge zuweisen, fügen Sie die Aufgaben zur Spalte des jeweiligen Freiberuflers hinzu und schaffen dadurch einen guten Überblick darüber, wer woran arbeitet. 

Wenn Sie zusätzliche Informationen erfassen möchten, können Sie auch Spalten erstellen, zum Beispiel für folgende Kategorien: 

• Die Beschreibung des Auftrags

• Die Abgabefrist

• Die Art des Auftrags (z. B. könnten freiberufliche Redakteure an Artikeln, Produktbeschreibungen oder Landingpages arbeiten) 

• Der Status des Auftrags, z. B. „Noch nicht begonnen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“

• Der Abrechnungsmonat des Auftrags, damit Freiberufler alle Informationen zur Abrechnung ihrer Arbeit zur Verfügung haben

Sobald Sie das Grundgerüst für Ihre Vorlage erstellt haben, fügen Sie zusätzliche Funktionen hinzu, um einen klaren Workflow für Ihr Team aufzubauen. Zum Beispiel können Sie zu einzelnen Aufträgen Unteraufgaben hinzufügen, die für die einzelnen Schritte stehen, die Ihr Team abarbeiten muss, um einen Auftrag erfolgreich zu erledigen. Bei einem Team aus freiberuflichen Redakteuren kann das bedeuten, dass ein Auftrag aus den Unteraufgaben „Erster Entwurf“, „Überprüfung“ und „Veröffentlichung in WordPress“ besteht. 

Enthaltene Funktionen

• Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, Arbeit zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend mit anderen teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

• Genehmigungen. Manchmal müssen Sie nicht nur eine Aufgabe erledigen, sondern auch wissen, ob deren Ergebnis genehmigt wurde oder nicht. In Asana sind Genehmigungen ein spezieller Aufgabentyp mit den Optionen „Genehmigen“, „Überarbeiten“ oder „Verwerfen“ der Aufgabe. So erhalten die Aufgabenverantwortlichen klare Anweisungen, welche Maßnahmen sie ergreifen sollten und ob ihre Arbeit genehmigt wurde oder nicht. 

• Korrekturhinweise. Damit können Sie ganz einfach spezifisches, umsetzbares Feedback zu Bildern hinterlassen. Versehen Sie Bilder und PDFs mit Anmerkungen, damit Ihr Team genau weiß, was zu tun ist, um die Aufgaben zu erledigen. Verfolgen Sie dieses Feedback dann in Unteraufgaben, damit keine Aktionspunkte vergessen werden. Auf diese Weise verläuft der Feedbackprozess reibungslos und ist weniger frustrierend.

• Automatisierung. Automatisieren Sie manuelle Arbeit, damit Ihr Team weniger Zeit mit hinderlichen Koordinierungstätigkeiten und mehr Zeit mit den Aufgaben verbringt, für die Sie sie eingestellt haben. Regeln in Asana funktionieren auf der Grundlage von Auslösern und Aktionen°– im Wesentlichen „Wenn X geschieht, mache Y.“ Mit Regeln können Sie automatisch Arbeiten zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Stakeholder benachrichtigen und weitere Aktionen durchführen. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu kompletten Workflows – Regeln geben Ihrem Team Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit zurück.

Empfohlene Apps

• Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

• Dropbox. Mit der Dropbox-Dateiauswahl, die in das Asana-Aufgabenfenster integriert ist, können Sie Dateien direkt an Aufgaben in Asana anhängen.

• Adobe Creative Cloud. Kreative Teams leisten ihr Bestes, wenn sie sich ganz der Inhaltserstellung widmen können. Mit der Integration von Asana für Adobe Creative Cloud können Kreativ- und Designteams ganz einfach auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen, um mit der Arbeit zu beginnen, Feedback durch Prüfung und Genehmigung einzuholen und endgültige Inhalte zu liefern, ohne Photoshop, Illustrator oder InDesign zu verlassen. Neue Aufgaben anzeigen, Designs teilen, XD-Freigabelinks einbetten und Feedback aus Asana einarbeiten – alles, ohne die Adobe Creative Cloud zu verlassen.

• Figma. Teams nutzen Figma, um Nutzer-Flows, Wireframes, UI Mocks, Prototypen und mehr zu erstellen. Jetzt können Sie diese Designs in Asana einbetten, damit Ihr Team die aktuellen Designarbeiten jederzeit in Verbindung mit den dazugehörigen Projektdokumenten einsehen kann. Und im Gegensatz zu Screenshots werden Live-Einbettungen in Echtzeit aktualisiert und zeigen immer die letzten Änderungen, die an einer Design-Datei vorgenommen wurden. Damit entfällt der Aufwand für die Suche nach den richtigen Dateien und die Aktualisierung der Bilder.

FAQs