Modello per la gestione dei freelance

La gestione dei freelance non deve essere per forza complicata. Assegna, rivedi e monitora gli incarichi in un unico spazio centralizzato con un modello per la gestione dei freelance.

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Se lavori con un team di freelance, sai quanto può essere complicato mantenere tutto organizzato. Devi inviare, ricevere e fornire feedback sugli incarichi, oltre a monitorare le fatture, il budget e assicurarti che i freelance consegnino il lavoro in tempo. Con così tanti elementi in gioco, è difficile avere un quadro chiaro di chi sta facendo cosa. 

Ma non deve essere per forza così complicato. Con un modello per la gestione dei freelance, puoi monitorare ed eseguire il lavoro in un unico posto. 

[Interfaccia utente del prodotto] Esempio di progetto di collaborazione con un'agenzia (Elenchi)

Cos'è un modello per la gestione dei freelance? 

Un modello per la gestione dei freelance è una guida riutilizzabile che ti aiuta ad assegnare, ricevere e monitorare il lavoro dei freelance. Ti mostra tutte le informazioni che devi considerare quando gestisci un team di freelance, ad esempio quale incarico hai assegnato, quali attività sono in corso e chi sta lavorando a cosa. 

Ogni volta che inizi un progetto che coinvolge dei freelance, puoi semplicemente copiare il tuo modello, compilarlo con le informazioni richieste e avviare la tua iniziativa. Non devi incominciare da zero né preoccuparti di perdere informazioni importanti. Al contrario, è tutto lì davanti a te. 

I vantaggi di un modello digitale per la gestione dei freelance

La gestione dei freelance non riguarda solo l'organizzazione della tua parte di lavoro. Devi anche assicurarti che i fornitori possano vedere e portare a termine facilmente gli incarichi a loro assegnati. La creazione di un modello per la gestione dei freelance fa sì che tu e il tuo team di freelance possiate collaborare senza difficoltà. Mentre tu vedi a cosa ciascuno di loro sta lavorando, i freelance possono verificare con esattezza di cosa sono responsabili e quali sono le loro scadenze. Possono anche allegare il lavoro completato direttamente all'attività sul tuo modello, invece di inviarlo tramite email o uno strumento a parte. 

Con un modello digitale per la gestione dei freelance puoi: 

  • semplificare il tuo flusso di lavoro e collaborare direttamente con i freelance in un unico posto

  • disporre di una panoramica con tutti gli incarichi in uscita e in arrivo 

  • visualizzare gli aggiornamenti in tempo reale man mano che i freelance completano e consegnano i lavori 

  • aggiungere incaricati e date di consegna alle attività, in modo che non ci sia alcuna confusione relativa alle scadenze o alle responsabilità 

  • allegare file di Documenti Google, come i brief degli incarichi, i documenti relativi all'ambito di lavoro e il lavoro completato direttamente alle attività

  • organizzare il lavoro in base all'incaricato, alla data di scadenza, allo stato, al tipo, al mese di fatturazione e tanto altro 

  • inviare automaticamente una notifica ai freelance quando assegni o aggiorni un'attività 

Cosa includere nel modello per la gestione dei freelance

Una gestione di successo dei freelance è tutta basata sull'organizzazione e sulla comunicazione. Hai bisogno di un sistema per monitorare gli incarichi a cui ogni collaboratore esterno sta lavorando, non solo per sapere di cosa si sta occupando, ma anche per consentire al freelance di verificare di cosa è responsabile. 

Il modo migliore per fare tutto ciò è creare una sezione del tuo modello per ciascun freelance. Quindi, quando assegni del lavoro, aggiungi le attività nella rispettiva sezione di ciascun membro del team, in modo che sappia con chiarezza a cosa deve lavorare. 

Puoi anche creare delle colonne per monitorare informazioni aggiuntive su ciascun incarico, come: 

  • la descrizione dell'incarico

  • la scadenza dell'incarico

  • il tipo di incarico (ad esempio, gli scrittori freelance potrebbero lavorare ad articoli, descrizioni dei prodotti o landing page) 

  • lo stato dell'incarico, ad esempio "non iniziato", "in corso" o "consegnato"

  • il mese di fatturazione dell'incarico, per chiarire ai freelance come devono emettere la fattura relativa al lavoro svolto 

Una volta definito il layout del tuo modello, aggiungi ulteriori funzionalità in modo da creare un flusso di lavoro chiaro per il tuo team. Ad esempio, aggiungi sottoattività ai singoli incarichi per illustrare i singoli passaggi da seguire per portare a termine il lavoro. Per un team di scrittori freelance gli incarichi potrebbero includere la creazione di una prima stesura, la revisione del lavoro e la pubblicazione su WordPress. 

Funzionalità integrate

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

  • Approvazioni. Talvolta non devi semplicemente completare un'attività, ma hai bisogno di sapere se un risultato finale è stato approvato o meno. Le approvazioni sono un tipo speciale di attività su Asana che possono essere contrassegnate con "Approva", "Richiedi modifiche" o "Rifiuta". In tal modo, il titolare dell'attività riceve istruzioni chiare sulle azioni da attuare e viene a sapere se il suo lavoro è stato approvato o meno. 

  • Correzione. La correzione consente di lasciare un feedback specifico e traducibile in azioni sulle immagini. Scrivi delle note direttamente sulle immagini o sui PDF, in modo che il tuo team sappia esattamente cosa deve essere fatto per completare il lavoro. Quindi, monitora quel feedback in sottoattività, cosicché nessuna azione da attuare venga tralasciata. In definitiva, la correzione rende più semplice e meno frustrante il processo di fornire e ricevere un feedback creativo.

  • Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

App consigliate

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • Adobe Creative Cloud. I team creativi lavorano meglio quando possono concentrarsi sul design. Grazie all'integrazione di Asana per Adobe Creative Cloud, i team creativi e di design possono accedere facilmente alle informazioni necessarie per iniziare il lavoro, ricevere feedback dai revisori e dagli approvatori e consegnare il prodotto finale, senza uscire da Photoshop, Illustrator o InDesign. Visualizza nuove attività, condividi progetti, incorpora collegamenti di condivisione XD e inserisci il feedback fornito su Asana, direttamente su Adobe Creative Cloud.

  • Figma. I team utilizzano Figma per creare flussi di utenti, wireframe, bozze di interfacce utenti, prototipi e molto altro. Ora è possibile incorporare questi progetti grafici su Asana, in modo che il tuo team possa fare riferimento a quelli più recenti nei documenti dei relativi progetti. A differenza degli screenshot, gli elementi incorporati dinamici si aggiornano in tempo reale per mostrare le modifiche effettuate in un file grafico, facendo risparmiare il tempo impiegato a trovare i file giusti e ad aggiornare le immagini.

Domande frequenti

A che tipo di team è adatto un modello per la gestione dei freelance?

Se il tuo team si affida regolarmente ai freelance per portare a termine i progetti, un modello per la gestione dei freelance può esserti d'aiuto. Non importa che tipo di lavoro svolga: web design, social media, progettazione grafica, contenuti di e-commerce, sviluppo o qualcosa di simile. Puoi personalizzare il tuo modello per adattarlo alle esigenze specifiche del tuo team.

Come usare il modello per la gestione dei freelance per pianificare e monitorare il budget del progetto?

Grazie al tuo modello puoi visualizzare tutti gli incarichi che ricadono in uno specifico mese di fatturazione. Ciò ti aiuta a pianificare quanto spendere al mese a seconda del budget a disposizione. Alla fine del mese potrai anche verificare quanti incarichi sono stati completati dai freelance e per quanti è stata emessa una fattura, in modo da ottenere un conteggio accurato. 

Per monitorare l'effettivo ammontare, è una buona idea creare un budget del progetto separato a cui i freelance possono accedere. In tal modo, puoi includere dettagli riservati come le tariffe dei freelance, i prezzi e la spesa per il progetto.

Dove si possono trovare maggiori informazioni sulla gestione dei freelance?

Consulta il nostro articolo sulla gestione dei freelance per un'introduzione approfondita su come gestire un team di freelance, incluse informazioni su come trovare nuovi collaboratori, sull'onboarding, sulla fatturazione, sulla creazione di un modello di fattura e sulla gestione del budget del progetto.

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