Gestire i liberi professionisti? Inizia da qui.

I liberi professionisti sono lavoratori autonomi che non sono impegnati a lungo termine in una singola organizzazione. Sono spesso esperti nel loro mestiere, e affinano le loro competenze in diverse aziende e progetti. 

Se hai molto lavoro specializzato ma non hai abbastanza disponibilità, i liberi professionisti possono aiutarti. Costruire e mantenere un team di freelance può aiutarti a ridurre il sovraccarico di lavoro senza l’impegno di assumere altri dipendenti interni. E con i giusti flussi di lavoro, puoi gestire i consulenti senza creare altro “lavoro superfluo”, come comunicazioni sui progetti, ricerca di informazioni e aggiornamenti di stato. 

Ed è qui che entra in gioco la gestione dei liberi professionisti.  

Cos’è la gestione dei freelance? 

La gestione dei liberi professionisti è il processo di creazione e mantenimento di un team di liberi professionisti. Include tutto ciò che devi fare per mantenere attivo il tuo motore freelance, dalle attività amministrative come il monitoraggio delle fatture a quelle manageriali come l'onboarding e la comunicazione. 

Nella sua forma più semplice, la gestione dei freelance comprende queste cinque responsabilità: 

1. Ricerca di liberi professionisti

2. Onboarding dei liberi professionisti

3. Inviare e ricevere incarichi

4. Monitoraggio delle fatture e del budget

5. Gestire le relazioni con i liberi professionisti

Gestione dei liberi professionisti e dei dipendenti interni: qual è la differenza? 

Gestire i liberi professionisti è diverso dal lavorare con i membri del team interni. Questo perché in genere si assumono liberi professionisti per un’attività o un progetto specifico. Inoltre, i liberi professionisti spesso scelgono di stipulare contratti con più aziende contemporaneamente, quindi il tuo lavoro non è il loro unico obiettivo. Per questo motivo, di solito lavorano con orari più flessibili rispetto ai dipendenti regolari, concentrandosi su incarichi basati sulle scadenze piuttosto che essere disponibili durante specifiche ore di lavoro. 

I dipendenti a tempo pieno, invece, svolgono un ruolo continuativo che può evolversi nel tempo. Sono più un investimento a lungo termine, che richiede un periodo di onboarding significativo per aggiornarli sui processi e sulla cultura aziendale. Grazie a questo investimento iniziale, i dipendenti interni hanno le conoscenze e le risorse necessarie per imparare, crescere e assumersi la responsabilità di progetti complessi. I liberi professionisti, invece, hanno un focus più specifico e dovrebbero entrare in un progetto con le competenze necessarie. Per loro, l’onboarding è molto meno intenso e si concentra maggiormente sulla comprensione dell’incarico per il quale sono stati assunti. 

Gestione dei liberi professionisti: cinque passaggi da padroneggiare, con esempi

Gestire i liberi professionisti può essere scoraggiante, soprattutto se non hai avuto a che fare molto con i consulenti in passato. Ma anche se ci sono molte variabili, puoi suddividere la gestione dei liberi professionisti in cinque passaggi concreti che, una volta padroneggiati, ti aiuteranno a gestire i liberi professionisti in pochissimo tempo. 

1. Trova talenti di qualità

Trovare i liberi professionisti giusti può essere difficile, ma è più facile se sai dove cercare. Ecco come iniziare la ricerca:  

• Usa la tua rete: chiedi ai colleghi informazioni sui liberi professionisti con cui hanno lavorato in passato. Ci sono consulenti che possono consigliarti? 

• Chiedi ai tuoi attuali liberi professionisti: se lavori già con un consulente e stai cercando di assumerne altri, chiedi se ha colleghi disponibili ad accettare più lavoro. I liberi professionisti tendono a conoscere e lavorare con altri liberi professionisti, quindi sono una risorsa straordinaria per i referral. 

• Pubblica sui social media: pubblicizza la tua ricerca di liberi professionisti su LinkedIn, Twitter o un’altra piattaforma. Siti come Facebook spesso hanno gruppi specifici per i freelance, dove possono entrare in contatto e condividere il loro mestiere, ad esempio gruppi per scrittori freelance. Prova a iscriverti e a pubblicare la tua offerta di collaborazione.

• Esternalizza la tua ricerca: grazie alla gig economy, le piattaforme freelance come Upwork e Fiverr sono in crescita. Se hai poco tempo e hai bisogno di aiuto in fretta, queste piattaforme specializzate ti aiutano a entrare in contatto con talenti freelance in tutto il mondo. 

Quando contatti potenziali liberi professionisti, è utile essere molto specifici sul progetto per il quale stai assumendo. Per definire le aspettative ed evitare problemi di comunicazione in futuro, assicurati di comunicare una panoramica del ruolo, le qualifiche richieste e una cronologia approssimativa del progetto. Ecco un esempio di messaggio di contatto da parte di un'azienda che cerca di assumere copywriter freelance: 

Acme Company sta cercando di assumere altri copywriter freelance in previsione di un aumento delle richieste di progetti. Stiamo cercando in particolare persone con esperienza nella scrittura di contenuto nel settore software, in grado di abbinare il tono e la voce della nostra azienda. Si tratta di un’opportunità di collaborazione continuativa, con la possibilità di oltre 40 ore al mese di lavoro costante. 

I copywriter devono essere in grado di: 

• Fornire testi puliti in linea con la nostra guida di stile e la voce aziendale. 

• Scrivere email e testi per l’interfaccia utente delle app per dispositivi mobili.

• Incorporare il feedback dei product manager.

Se pensi di essere la persona giusta, invia il tuo curriculum e qualsiasi esempio pertinente a daniela.vargas@acmecompany.com. 

Quando contatti un libero professionista, è una buona idea chiedere referenze, esempi di lavoro o un incarico di prova. In questo modo, puoi verificare che i liberi professionisti abbiano le qualifiche richieste prima di inserirli nella bacheca. 

2. Imposta un processo di onboarding per i liberi professionisti

Sebbene l’onboarding dei liberi professionisti sia meno impegnativo di quello dei dipendenti, è comunque necessario un certo impegno iniziale per aggiornare i collaboratori. Creare un processo standard di inserimento dei liberi professionisti può farti risparmiare tempo e stress in futuro. Invece di iniziare da zero ogni volta che un libero professionista si unisce al team, segui un processo predefinito per assicurarti che i nuovi collaboratori dispongano delle informazioni necessarie per soddisfare con successo i requisiti del progetto. 

Ecco alcuni elementi chiave da includere nel processo di inserimento dei freelance: 

• Un contratto: utilizza un modello di accordo di collaborazione per delineare i risultati finali del progetto, i termini di pagamento e la cronologia del progetto. Far firmare ai liberi professionisti un contratto dettagliato aiuta a evitare incomprensioni in futuro. 

• Istruzioni per la fatturazione: ogni azienda gestisce la fatturazione dei liberi professionisti in modo leggermente diverso. Per semplificare il processo di fatturazione, fornisci istruzioni su come e quando i liberi professionisti devono inviare le fatture, nonché su come inviare i moduli fiscali e i dettagli di pagamento necessari. Puoi anche includere un modello di fattura per assicurarti che i consulenti forniscano tutte le informazioni necessarie. 

• Un brief di progetto: il tuo brief delinea tutte le informazioni che un libero professionista deve conoscere per iniziare un progetto. Dovrebbe includere una descrizione del progetto, un elenco di risultati finali, la scadenza del progetto, le linee guida per l’esecuzione del progetto e le istruzioni per l’invio del lavoro finito. Più informazioni fornisci sulle tue aspettative e sui tuoi requisiti, più è probabile che i liberi professionisti siano in grado di produrre ciò che stai cercando.

Quando si tratta di assumere liberi professionisti, i modelli sono tuoi alleati. Per esempio, puoi collaborare con il team legale della tua azienda per creare un modello di contratto e un brief di progetto, quindi inserire i dettagli chiave per ogni nuovo libero professionista. È anche utile creare un modello per le comunicazioni di onboarding, per ridurre al minimo i botta e risposta e assicurarti di fornire ai consulenti tutte le informazioni di cui hanno bisogno. 

Di seguito è riportato un esempio di messaggio di onboarding, ma consulta sempre i team interni delle Risorse umane e legale prima di implementare qualsiasi contratto. 

Gentile [NOME DEL CONSULENTE],

siamo entusiasti di averti nel team del progetto [NOME DEL PROGETTO]. [INFO DI BASE SECONDO NECESSITÀ]. 

BRIEF + INCARICHI

Ecco un link al [BRIEF DI PROGETTO], a cui puoi accedere anche tramite Google Documenti. Le tue assegnazioni sono disponibili nel progetto Asana collegato [QUI]. 

NUMERI

Il tempo di completamento stimato è di [#] minuti per elemento, per un totale di

TARIFFA

[$] per unità, che equivale a una tariffa oraria leggermente superiore di [$]. Ecco un link alle nostre [ISTRUZIONI DI FATTURAZIONE]. 

SCADENZA

[DATA], [ORA, FUSO ORARIO].

NOTA

• [PRIORITÀ PER QUESTO PROGETTO, SE NECESSARIO]

• Vedi [A] e [B] del brief per gli esempi. 

Non esitare a contattarmi in caso di domande. Se hai bisogno di contattarmi, inviami un messaggio su Asana. 

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME]

3. Crea un sistema per inviare e ricevere incarichi

L’invio e la ricezione di incarichi è una parte importante della gestione dei liberi professionisti. Per far sì che tutto fili liscio, crea un processo standard che tutti i liberi professionisti possono utilizzare per visualizzare le loro attività e inviare il lavoro completato. Su Asana, ad esempio, puoi condividere un progetto con i tuoi liberi professionisti e quindi assegnare loro attività con scadenze specifiche, in modo che sia chiaro cosa deve essere fatto entro quando. 

Su Asana, con un modello di monitoraggio degli incarichi, non devi ricominciare da zero. Il modello ti offre un modo semplice per registrare le assegnazioni, impostare le scadenze e vedere chiaramente lo stato di avanzamento.

La creazione di un sistema di gestione delle assegnazioni aiuta a evitare comunicazioni e lavoro extra. Invece di inviare email separate per ogni nuovo incarico, puoi semplicemente aggiungere e assegnare il lavoro nel tuo strumento di gestione delle attività. In seguito, i consulenti possono allegare il lavoro completato a ogni attività. Inoltre, questo ti offre anche una panoramica delle attività assegnate e completate, in modo da poter vedere l'avanzamento del progetto in tempo reale. 

4. Standardizza il processo di monitoraggio del budget

Il monitoraggio del budget è un pilastro della gestione dei freelance. Devi essere in grado di determinare quanti soldi hai da spendere all’inizio di ogni mese, quindi assegnare il lavoro freelance di conseguenza. E alla fine del mese, è altrettanto importante confrontare le fatture con il budget previsto per assicurarti di non spendere troppo. 

Creare un processo standardizzato di monitoraggio del budget ti aiuta a spuntare tutte queste caselle ogni mese. Ecco come iniziare: 

1. Determina la frequenza di fatturazione. Ad esempio, puoi chiedere ai liberi professionisti di inviare le fatture ogni due settimane o alla fine di ogni mese. Quando tutti i liberi professionisti inviano le loro fatture contemporaneamente, è più facile prevedere e tenere traccia delle spese. 

2. Crea un documento di budget del progetto. Questo dovrebbe avere spazio per monitorare la spesa prevista rispetto a quella effettiva per ogni periodo di fatturazione (ogni due settimane se i liberi professionisti inviano fatture bisettimanali o ogni mese se inviano fatture mensili). 

3. Assegna gli incarichi in base alla quantità di denaro che hai a disposizione. È facile da calcolare se paghi i liberi professionisti per risultato finale o progetto. Se paghi a ore, assicurati di fornire indicazioni su quante ore dovrebbero lavorare i liberi professionisti. 

4. Ricorda al tuo team di freelance di inviare le fatture al termine di ogni periodo di fatturazione. 

Raccogli le fatture e usale per documentare quanto hai effettivamente speso, rispetto alla spesa stimata nel tuo budget.

5. Gestisci le relazioni con i liberi professionisti

I liberi professionisti hanno la flessibilità di scegliere per quali clienti vogliono lavorare. Ciò significa che è nel tuo interesse coltivare una solida relazione con i consulenti, perché migliore è il rapporto, più vorranno lavorare con te. 

Ecco come creare un rapporto di fiducia con il tuo team di freelance: 

• Pratica l’intelligenza emotiva: l’intelligenza emotiva ti aiuta a capire come si sentono gli altri, in modo da poter collaborare in modo più efficace. Quando applichi le abilità di intelligenza emotiva alle tue interazioni con i liberi professionisti, puoi comunicare con empatia e costruire relazioni più forti nel tempo. 

• Non fare micromanaging: i liberi professionisti lavorano secondo i propri orari, quindi non è realistico aspettarsi che siano sempre disponibili. Va bene controllare di tanto in tanto, ma in fin dei conti devi fidarti che i liberi professionisti completeranno il loro lavoro in tempo. 

• Incorpora il feedback nel processo: niente è perfetto al primo tentativo. Quando lavori con i liberi professionisti, è importante integrare almeno un ciclo di feedback nel tuo flusso di lavoro. Ad esempio, chiedi ai liberi professionisti di inviare una prima bozza, in modo da poter fornire tutte le note necessarie prima che il progetto vada avanti. 

• Crea linee guida per la comunicazione: indica chiaramente quali canali di comunicazione devono utilizzare i liberi professionisti, come possono contattarti e come intendi condividere le informazioni con loro. Per esempio, puoi utilizzare sia email che messaggi istantanei, oppure consolidare tutte le comunicazioni in un’unica piattaforma di gestione dei progetti. Questo è particolarmente importante se gestisci un team da remoto e non puoi incontrare i liberi professionisti di persona. 

Definisci scadenze concrete: la chiarezza è estremamente importante quando si tratta di liberi professionisti, perché una comunicazione errata può far perdere tempo e denaro a entrambe le parti. Quando inizi un progetto, indica chiaramente le scadenze e le modalità di consegna degli incarichi.

Monitora le tue relazioni: crea un database di freelance

Quando si mette così tanto impegno nella creazione di connessioni solide, è importante monitorare tutte quelle relazioni. In questo modo, quando si presentano nuovi progetti, puoi facilmente contattare i consulenti con cui hai lavorato in passato. 

Creare un database di liberi professionisti ti aiuta a creare e monitorare la tua rete di liberi professionisti. È un'unica fonte di riferimento in cui puoi vedere tutti i professionisti con cui stai attualmente lavorando, le persone con cui hai lavorato in passato e tutti i potenziali nuovi liberi professionisti con cui non hai ancora lavorato. In questo modo, puoi sempre trovare la persona giusta per un determinato incarico. 

Ecco cosa includere nel database dei freelance: 

• Nome e informazioni di contatto di ogni libero professionista 

• Tariffe preferite

• Punti di forza e aree di competenza

• Progetti a cui hanno lavorato in passato

Semplifica la gestione dei freelance

La gestione dei liberi professionisti non deve essere un processo scoraggiante. Se disponi dei processi e dell’infrastruttura giusti, puoi creare e mantenere un team di liberi professionisti efficiente. Basta un po’ di pianificazione e una buona dose di fiducia.