Modèle de gestion des indépendants

La gestion des indépendants n’est pas aussi compliquée qu’elle en a l’air. Attribuez, vérifiez et suivez les missions en un seul endroit grâce à un modèle adapté.

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Vous travaillez avec une équipe de prestataires indépendants ? Dans ce cas, vous devez savoir à quel point il est laborieux de rester organisé. Avec autant de variables à prendre en compte (gestion du feedback, suivi du budget et de la facturation, contrôle du respect des délais…), il n’est jamais évident de visualiser les responsabilités de chacun.

Toutefois, ceci est loin d’être une fatalité. Grâce à un modèle de gestion des indépendants, suivez et réalisez le travail au même endroit.

[Interface produit] Projet de gestion des indépendants sur Asana - vue Liste façon feuille de calcul

Qu’est-ce qu’un modèle de gestion des indépendants ?

Un modèle de gestion des indépendants est un guide réutilisable qui vous permet d’attribuer, de recevoir et de suivre le travail de vos prestataires indépendants. Il indique toutes les informations que vous devez prendre en compte lorsque vous coordonnez une équipe de freelances : les tâches attribuées et en cours, ainsi que les échéances et responsabilités.

Pour démarrer du bon pied, rien de plus simple : il vous suffit de dupliquer ce modèle et de le remplir chaque fois que vous commencez un projet pour lequel vous ferez appel à des travailleurs indépendants. Plus besoin de repartir de zéro ou de vous soucier de manquer des informations importantes, Asana s’occupe de tout !

Les avantages d’un modèle numérique de gestion des indépendants

La gestion des indépendants ne se résume pas simplement à l’organisation du travail, vos prestataires doivent être en mesure de voir les tâches qui leur sont attribuées et d’envoyer leur travail une fois celles-ci terminées. La création d’un modèle de gestion des indépendants dans un logiciel de gestion de projet facilite la collaboration entre vous et votre équipe de freelances. Tout le monde y gagne : vous bénéficiez d’une vue globale sur l’avancée du travail et vos prestataires seront au clair sur les responsabilités et les échéances. Ils pourront même joindre leurs travaux terminés directement sur les tâches au lieu de les envoyer par e-mail ou un autre outil.

Avec un modèle numérique de gestion des indépendants, vous pouvez :

  • Simplifier votre processus et collaborer directement avec vos prestataires indépendants en un seul endroit.

  • Bénéficier d’une vue d’ensemble sur les missions entrantes et sortantes.

  • Visualiser les mises à jour en temps réel lorsque les indépendants terminent et envoient leurs travaux.

  • Ajouter des responsables et des échéances aux tâches pour déterminer clairement les échéances et les responsabilités.

  • Joindre des documents Google Docs directement aux tâches : briefs de mission, documents liés à la portée du projet, travaux terminés, etc.

  • Organiser le travail selon le responsable, l’échéance, le statut, le type de contenu, le mois de facturation, etc.

  • Envoyer une notification automatique lors de l’attribution ou de la mise à jour d’une tâche.

[Interface produit] Base de données d’indépendants (listes)

Les éléments à inclure dans votre modèle de gestion des indépendants

Une gestion des indépendants réussie est le fruit d’une organisation et d’une communication optimales. Il vous faut donc un système qui vous donne la possibilité de suivre les tâches de chaque prestataire indépendant afin de mieux connaître leur charge de travail et leur permettre de mieux visualiser leurs responsabilités.

Pour cela, créez une section pour chaque prestataire indépendant dans votre modèle. Lorsque vous attribuez le travail, ajoutez les tâches dans la section qui convient pour que chacun sache sur quoi travailler.

Vous pouvez également créer des colonnes pour garder le fil des informations supplémentaires sur chaque tâche. Par exemple :

  • Description de la tâche

  • Échéance de la tâche

  • Nature de la tâche (ex. : articles, descriptions de produit ou texte de page d’accueil pour les rédacteurs indépendants).

  • Le statut de la tâche : en attente, en cours, terminée.

  • Le mois de facturation pour la tâche : assurez-vous de fournir à vos travailleurs indépendants des instructions claires concernant les modalités de facturation.

Une fois la structure de votre modèle définie, ajoutez des fonctionnalités supplémentaires afin d’établir un processus clair pour votre équipe. Par exemple, avec l’ajout de sous-tâches aux tâches individuelles, pour détailler chaque étape à suivre par votre équipe de prestataires indépendants avant que le travail ne soit considéré comme terminé. Dans le cas d’une équipe de rédacteurs indépendants, ces tâches pourraient concerner la rédaction initiale, la relecture des textes et la publication sur WordPress.

Fonctionnalités intégrées

  • Champs personnalisés : les champs personnalisés sont le meilleur moyen d’étiqueter, de trier et de filtrer votre travail. Créez des champs personnalisés uniques pour chaque information dont vous souhaitez garder la trace (priorité, statut, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.). Vous pourrez ensuite vous en servir pour trier et planifier vos tâches afin de déterminer sur quoi travailler en premier. Partageables sur plusieurs projets et tâches, ces champs garantissent un maximum de cohérence à l’échelle de l’entreprise.

  • Approbations : dans certaines situations, vous n’avez pas seulement besoin d’accomplir une tâche, mais aussi de savoir si un livrable est approuvé ou non. Les approbations sont un type de tâche sur Asana dont les options visent à « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » la tâche en question. Le responsable reçoit ainsi des instructions claires sur les actions à entreprendre et sur l’approbation ou non de son travail.

  • Révision : la révision facilite l’ajout de commentaires précis et exploitables sur les images, pour un processus de feedback créatif simple et fluide. Laissez des annotations directement sur des fichiers image ou documents PDF ; de cette façon, votre équipe dispose de consignes claires pour terminer son travail. Ces retours sont ensuite automatiquement suivis dans des sous-tâches pour ne jamais rien oublier. À terme, la révision permet de rendre le processus de transmission et de réception de feedback plus fluide et moins frustrant.

  • Automatisation  : grâce aux règles, automatisez les étapes manuelles afin que votre équipe consacre moins de temps aux tâches d’organisation et davantage à son cœur de métier. Sur Asana, les règles sont basées sur des déclencheurs et des actions : par exemple, « quand l’événement X survient, déclencher Y ». Utilisez les règles pour attribuer automatiquement du travail, définir des champs personnalisés, envoyer des informations aux parties prenantes, etc. Que vous cherchiez à automatiser des tâches ponctuelles ou des processus complets, les règles aideront votre équipe à se dégager plus de temps pour le travail qualifié et stratégique.

Applications recommandées

  • Google Workplace : le sélecteur de fichiers Google Workplace est intégré au volet des tâches d’Asana, vous permettant de joindre directement des fichiers aux tâches, en toute simplicité.

  • Dropbox. Utilisez le sélecteur de fichiers Dropbox intégré au volet des détails de tâche Asana pour joindre des fichiers en toute simplicité.

  • Adobe Creative Cloud. les équipes créatives donnent le meilleur d’elles-mêmes lorsqu’elles peuvent se concentrer sur la conception. Avec l’intégration Asana pour Adobe Creative Cloud, les équipes de création et de design peuvent facilement accéder aux informations dont elles ont besoin pour bien démarrer, obtenir le feedback des réviseurs et des approbateurs, et livrer les ressources finales. Le tout, sans quitter Photoshop, Illustrator ou InDesign. Affichez les nouvelles tâches, partagez des designs, intégrez des liens de partage Adobe XD et prenez en compte le feedback communiqué sur Asana... tout cela, sans quitter Adobe Creative Cloud.

  • Figma : de nombreuses équipes utilisent Figma pour créer des flux d’utilisateurs, simulations d’interfaces utilisateurs, prototypes et bien plus encore. Vous pouvez désormais intégrer ces designs à Asana pour communiquer le contexte et les documents clés à votre équipe. Contrairement aux captures d’écran, les intégrations dynamiques reflètent les changements apportés au fichier de design en temps réel, vous épargnant des recherches et mises à jour d’images chronophages.

FAQ

Quels types d’équipes ont le plus intérêt à utiliser un modèle de gestion des indépendants ?

Votre équipe fait régulièrement appel à des prestataires indépendants pour ses projets ? Un modèle de gestion des indépendants lui sera d’une grande aide. Conception Web, réseaux sociaux, conception graphique, e-commerce, ingénierie… Quel que soit le domaine, il s’adapte à tout type de besoin.

Comment puis-je planifier et suivre le budget de mon projet avec un modèle de gestion des indépendants ?

Votre modèle vous permet de visualiser l’ensemble des tâches d’un mois de facturation pour une meilleure planification de vos dépenses mensuelles au regard du budget disponible. À la fin du mois, vous pourrez également consulter le nombre de tâches terminées et facturées par les travailleurs indépendants et obtenir des données précises.

Pour ce qui est du suivi des montants, nous vous conseillons d’établir un budget de projet séparé auquel vous seul avez accès. Ainsi, vous pourrez inclure certains détails confidentiels comme les tarifs des indépendants, vos prix et les dépenses du projet.

Comment puis-je en savoir plus sur la gestion des indépendants ?

Vous souhaitez obtenir plus de conseils pour mieux gérer vos prestataires indépendants ? Consultez notre article dédié à ce sujet et retrouvez toutes les étapes indispensables au processus : recrutement, intégration, création d’un modèle de facturation et gestion de votre budget de projet.

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