自由職業者管理範本

若您與一支自由職業者團隊合作，您就會明白讓一切井然有序有多困難。您需要傳送、接收指派內容以及提供回饋，還要追蹤發票、監控預算，確保自由職業者按時提交工作。需要處理的變動部分如此之多，要瞭解誰在做什麼就會非常困難。

但問題並非無解。藉助自由職業者管理範本，您就可以在一處集中位置追蹤並執行工作。 

什麼是自由職業者管理範本？ 

自由職業者管理範本是一種可以重複使用的指南，用於協助您指派、接收和追蹤自由職業者的工作內容。範本中列出了您在管理自由職業者團隊時需要考慮的全部資訊，例如您指派的內容、進行中的內容以及誰在做什麼。 

每次啟動一個有自由職業者參與的專案時，只需複製您的範本，填入所需資訊，即可讓您的計劃開始進行。您不必從頭開始，也不必擔心錯失重要資訊。相反，所有內容都已為您準備妥當。

數位自由職業者管理範本的優點

自由職業者管理不僅僅是組織您的工作，還需要確保承包商能夠輕鬆查看並提交其工作。使用專案管理軟體建立您的自由職業者管理範本，您和自由職業者就能輕鬆協作。不僅可以看到每個人目前進行的工作，而且自由職業者也能確切看到他們需要負責什麼、何時截止。他們甚至還能將其完成後的工作指派內容直接附加到範本中的任務，而無需透過電子郵件或單獨的工具傳送。

藉助數位自由職業者管理範本，您可以：

• 簡化工作流程，並且在一處集中位置與自由職業者直接協作。

• 以鳥瞰式檢視查看所有派出與提交的工作內容。 

• 當自由職業者完成並提交工作時，即時檢視更新內容。 

• 將指派對象和截止日期新增至任務，使期限或權責清楚明晰。 

• 將任務簡介、工作範疇文件及已完成的工作等 Google 文件直接附加至任務。

• 依據指派對象、截止日期、狀態、類型、帳務月份等組織工作。 

• 指派或更新任務時自動通知自由職業者。 

自由職業者管理範本中應包含什麼內容

成功的自由職業者管理範本重點在於組織與溝通。您需要一個系統來持續追蹤每個獨立承包商手頭上的任務，這樣不僅能讓您知道他們目前的工作是什麼，也能讓自由職業者看到他們需要負責什麼。 

最好的方法就是在您的範本中為每一位自由職業者建立一個區段。然後在指派工作時，將任務新增至每一個團隊成員對應的區段，這樣就能明確大家需要處理的內容。

你還可以建立欄，用以追蹤關於每一個指派內容的其他資訊，例如： 

• 任務描述。

• 任務期限。

• 任務類型 (例如：自由撰稿人可能需要處理文章、產品描述或登陸頁面)。 

• 指派內容狀態，例如「未開始」、「進行中」或「已交付」。

• 指派內容的帳務月份，以便明確自由職業者應如何為其工作開立發票。 

完成範本的版面配置後，不妨新增其他功能，為您的團隊建立清晰的工作流程。例如，將子任務新增至獨立的指派內容中，其中列出團隊完成工作前需要執行的每一個步驟。對於自由撰稿人團隊而言，指派內容可以是創作初稿、審查工作以及在 WordPress 中發佈。 

整合功能

• 自訂欄位。自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。此外，您還可以跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。

• 核准。有時候，您需要的不僅只是完成任務而已，您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型，提供「核准」、「請求變更」或「拒絕」任務等選項。這樣一來，任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動，以及他們的工作是否已獲核准。

• 校訂。 藉助校訂功能，您可以在圖片上輕鬆留下具體、可據以行動的回饋。直接在圖片和 PDF 檔上撰寫註解，以便團隊確切知道需要做些什麼來完成工作。然後，在子任務中追蹤該回饋，以免遺漏行動項目。最終，藉由校訂功能，提出及接收創意回饋的流程可以更順暢，且能減少挫敗感。

• 自動化。 將手動工作自動化，以便您的團隊減少花費在虛功上的時間，並將更多的時間花在您僱用他們完成的任務上。Asana 中的規則依觸發條件和動作運作，本質上就是「當 X 發生時，執行 Y」。您可以使用規則自動指派工作、調整截止日期、設定自訂欄位、通知專案關係人等。從個别自動化到整個工作流程的管理，您的團隊都能藉由規則功能留出時間執行需要應用技能和策略性的工作。

推薦的應用程式

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

• Dropbox。 使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至 Asana 中的任務，該工具內建於 Asana 任務窗格中。

• Adobe Creative Cloud。創意團隊必須能夠專注在設計上，才能完成最出色的作品。藉助 Asana for Adobe Creative Cloud 整合，創意和設計團隊皆無需離開 Photoshop、Illustrator 或 InDesign，即可輕鬆存取啟動工作所需要的資訊、取得審查者與核准者的回饋，以及交付最終資產。在 Asana 中查看新任務、分享設計、嵌入 XD 分享連結並統整收集到的回饋，一切都可以在 Adobe Creative Cloud 中完成。

• Figma。團隊運用 Figma 建立使用者流程、線框圖、使用者介面模型、原型等。現在，您可以將這些設計嵌入到 Asana 中，這樣您的團隊就可以藉助相關專案文件，參考情境中的最新設計成果。而且，區別於螢幕擷取畫面，即時嵌入內容會即時更新，以反映在設計檔案中作出的變更，從而消除尋找正確檔案與更新圖片方面的功夫。

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